Hàng tồn theo mùa: cách chuẩn bị cho mùa cao điểm mà không dư thừa

Hàng tồn theo mùa là lượng hàng bạn chuẩn bị trước cho một giai đoạn cao điểm có thể dự đoán được, để đáp ứng đủ nhu cầu mà không bị hết hàng. Mục tiêu nói thì dễ nhưng làm thì khó: có đủ hàng trên kệ khi nhu cầu tăng, rồi bán hết hoặc dùng hết trước khi mùa kết thúc, để không phải trả tiền lưu kho cho phần dư thừa. Cách để đạt được điều đó là lập kế hoạch dựa trên các mùa trước của chính bạn, nhập hàng theo từng đợt thay vì một lần, và quyết định trước cách bạn sẽ giảm dần khi hết mùa.

Hướng dẫn này dành cho bất kỳ ai có lượng hàng biến động theo lịch: một cửa hàng trước mùa quà tặng, một quán cà phê trước mùa hè, một trường học trước năm học mới, một phòng khám bước vào mùa cúm, hay một xưởng sản xuất bận rộn hơn khi thời tiết thay đổi. Mùa vụ và ngày lễ khác nhau theo bán cầu và văn hóa, vì vậy hãy xem các ví dụ ở đây là khuôn mẫu, không phải ngày tháng cụ thể.

Hàng tồn theo mùa là gì (và điều gì được coi là một “mùa”)

Hàng tồn theo mùa là bất kỳ loại hàng nào có nhu cầu tăng giảm theo một chu kỳ lặp lại, có thể dự đoán trước. Thời tiết là yếu tố rõ ràng nhất: kem chống nắng và đồ uống lạnh vào mùa hè, dung dịch chống đóng băng và túi sưởi tay vào mùa đông. Nhưng nhiều “mùa” chẳng liên quan gì đến thời tiết.

• Ngày lễ và sự kiện: giấy gói quà, đồ trang trí, bao bì đặc biệt, nguyên liệu cho món ăn ngày lễ.
• Lịch học: văn phòng phẩm, đồng phục, vật tư phòng thí nghiệm, thiết bị lớp học vào đầu học kỳ.
• Chu kỳ kinh doanh: đơn hàng cuối năm tài chính, vật tư hội chợ, bộ dụng cụ cho sự kiện.
• Sự kiện địa phương: mùa thu hoạch, mùa du lịch, một giải đấu thể thao ở thành phố bạn.

Nếu bạn có thể đánh dấu nó trên lịch và nó làm thay đổi những gì rời khỏi kệ hàng của bạn, thì đó là một mùa đáng để lên kế hoạch.

Vì sao hàng tồn theo mùa dễ đi sai hướng

Hàng tồn theo mùa đi sai theo hai hướng, và cả hai đều tốn kém. Nếu thiếu hàng vào lúc cao điểm, bạn mất doanh thu hoặc phải cuống cuồng đặt hàng gấp vào thời điểm tồi tệ nhất. Nếu nhập quá nhiều, hàng dư nằm trên kệ, chiếm dụng tiền và không gian cho đến năm sau hoặc đến khi phải giảm giá.

Nguyên nhân gốc rễ thường giống nhau: đơn hàng dựa trên trí nhớ thay vì dựa trên số liệu ghi chép. Trí nhớ thường phóng đại những lúc khó khăn và quên đi những tuần yên ả. Không có lịch sử ghi chép về việc thứ gì thực sự đã rời khỏi kệ, và vào lúc nào, mỗi mùa lại bắt đầu từ con số không.

Bắt đầu từ những gì thực sự xảy ra ở mùa trước

Dự báo đáng tin cậy nhất cho một mùa chính là những gì đã xảy ra vào cùng mùa đó lần trước. Trước khi đặt bất kỳ đơn hàng nào, hãy nhìn lại và trả lời một vài câu hỏi cho từng mặt hàng theo mùa:

• Nhu cầu bắt đầu tăng khi nào, và đạt đỉnh khi nào?
• Bạn đã dùng hoặc bán bao nhiêu trong suốt cả mùa?
• Bạn có bị hết hàng không? Nếu có, vào ngày nào, và mất bao lâu để nhập bổ sung?
• Còn lại gì vào cuối mùa, và điều gì đã xảy ra với số đó?

Sau đó, điều chỉnh theo những gì đã thay đổi: một chi nhánh mới, một dòng sản phẩm mới, một ngày lễ rơi vào tuần khác. Một sự điều chỉnh nhỏ, trung thực dựa trên số liệu thật vẫn tốt hơn một phỏng đoán đầy tự tin.

Nếu bạn chưa có dữ liệu lịch sử nào, không sao cả. Hãy bắt đầu ghi chép từ bây giờ, giữ kế hoạch mùa này ở mức khiêm tốn, và bạn sẽ có một cơ sở thực sự cho năm sau.

Lập kế hoạch cho mùa theo từng đợt, không dồn vào một đơn hàng lớn

Xây dựng hàng tồn theo mùa theo từng đợt giúp giảm rủi ro ở cả hai đầu. Chia mùa thành các giai đoạn và quyết định giữ bao nhiêu hàng ở mỗi giai đoạn.

Giai đoạn	Việc cần làm	Điều cần theo dõi
Xây dựng	Đặt một lô hàng đầu tiên, đủ cho những tuần đầu. Xác nhận thời gian giao hàng của nhà cung cấp.	So sánh doanh số hoặc mức sử dụng ban đầu với tốc độ của mùa trước.
Cao điểm	Bổ sung bằng các đơn hàng nhỏ hơn, nhanh hơn, dựa trên những gì thực sự đang bán chạy.	Các mặt hàng đang tiến gần mức sắp hết hàng; sự chậm trễ của nhà cung cấp.
Giảm dần	Ngừng đặt lại các mặt hàng theo mùa. Để hàng tồn giảm dần tự nhiên.	Những mặt hàng nào vẫn còn đầy, và còn bao nhiêu ngày nữa là hết mùa.
Xử lý cuối mùa	Bán, gộp thành combo, trả lại, quyên góp hoặc lưu kho phần còn lại.	Còn lại gì, ở đâu, và vì sao.

Quyết định quan trọng nhất là ngày đặt hàng cuối cùng: mốc thời gian mà sau đó, bất kỳ hàng mới nào cũng khó có thể bán hết trước khi mùa kết thúc. Tính mốc này dựa trên thời gian giao hàng của nhà cung cấp và ngày kết thúc mùa, rồi đánh dấu vào lịch trước khi bước vào giai đoạn bận rộn, lúc vẫn còn dễ đặt hàng lại theo thói quen.

Nâng ngưỡng sắp hết hàng cho mùa cao điểm, rồi hạ lại sau đó

Ngưỡng sắp hết hàng (hay điểm đặt hàng lại) là số lượng mà bạn muốn được nhắc nhở đặt hàng thêm. Với hàng theo mùa, mức phù hợp sẽ thay đổi theo từng giai đoạn của mùa.

Trong giai đoạn xây dựng và cao điểm, hãy nâng ngưỡng lên để đặt hàng sớm hơn; hàng bán chạy hơn, và nhà cung cấp thường giao chậm hơn khi ai cũng đặt hàng cùng lúc. Khi mùa dịu xuống, hạ ngưỡng trở lại, hoặc tắt hẳn với những mặt hàng bạn sẽ không nhập thêm nữa. Nếu để nguyên mức ngưỡng cao điểm suốt cả năm, nó sẽ liên tục nhắc bạn đặt hàng những thứ bạn không còn cần nữa.

Một quy tắc đơn giản: ngưỡng sắp hết hàng nên đủ để trang trải lượng dùng dự kiến trong lúc chờ lô hàng tiếp theo, cộng thêm một khoảng đệm nhỏ phòng bất trắc. Khi mức tiêu thụ nhanh hơn hoặc giao hàng chậm hơn, ngưỡng cần được nâng lên.

Dọn chỗ trước khi hàng về

Hàng tồn theo mùa cần một chỗ để chứa, và không gian thường là giới hạn thực sự. Trước giai đoạn xây dựng, hãy dọn ra một kệ riêng, một kho phía sau hoặc một loạt thùng có dán nhãn, và để các mặt hàng theo mùa cùng một chỗ, để bất kỳ ai cũng thấy được còn lại bao nhiêu.

Việc chia hàng tồn thành kho dự trữ (kho phía sau hoặc nhà kho) và khu vực tiền tuyến (quầy bán hàng, phòng điều trị, tủ trong lớp học) cũng rất hữu ích. Ghi lại mỗi số lượng đang nằm ở kho nào. Khi khu vực tiền tuyến gần hết, bạn có thể chuyển hàng từ kho dự trữ thay vì đặt thêm, và bạn sẽ biết tổng số thực sự trên cả hai nơi.

Lên kế hoạch giảm dần trước khi mùa bắt đầu

Thời điểm tốt nhất để quyết định làm gì với hàng tồn dư là trước khi bạn đặt hàng. Với mỗi mặt hàng theo mùa, hãy xác định điều nào trong số này áp dụng:

1. Chuyển sang mùa sau: những mặt hàng bền, không có hạn sử dụng và thiết kế ổn định (một món trang trí, một máy sưởi, một dụng cụ) có thể lưu kho để dùng cho mùa tiếp theo. Đếm số lượng, dán nhãn thùng và ghi lại nơi cất giữ.
2. Bán dần cho hết: gộp combo, giảm giá hoặc quảng bá phần còn lại trong những tuần cuối, khi nhu cầu vẫn còn.
3. Trả lại: một số nhà cung cấp chấp nhận nhận lại hàng theo mùa chưa bán được. Nắm rõ điều khoản và thời hạn trước khi đặt hàng.
4. Tái sử dụng hoặc quyên góp: những mặt hàng sẽ không bán được thường có thể dùng nội bộ hoặc đem tặng.

Dù bạn chọn cách nào, hãy kiểm đếm đầy đủ vào cuối mùa. Con số đó sẽ trở thành điểm khởi đầu cho mùa tiếp theo.

Khi nào một cuốn sổ hoặc bảng tính là đủ

Không phải đội nhóm nào cũng cần một hệ thống cho hàng tồn theo mùa. Nếu bạn chỉ có vài mặt hàng theo mùa, một người phụ trách toàn bộ việc đặt hàng, và mọi thứ nằm trên một kệ, thì một cuốn sổ hoặc bảng tính đơn giản vẫn hoạt động tốt. Ghi lại những gì bạn đã đặt, những gì còn lại, và khi nào hết hàng. Bản ghi đó đã mang lại phần lớn giá trị rồi.

Cách làm cũ bắt đầu bộc lộ hạn chế khi nhiều người cùng lấy hàng từ nhiều địa điểm, khi mùa cao điểm quá bận rộn để ai đó kịp cập nhật bảng tính, hoặc khi không ai có thể nói được còn lại bao nhiêu nếu không đi đếm trực tiếp. Đó là lúc các con số được chia sẻ, cập nhật theo thời gian thực bắt đầu phát huy giá trị.

Danh sách kiểm tra cho hàng tồn theo mùa

• Liệt kê mọi mặt hàng theo mùa và mùa mà nó thuộc về.
• Xem lại mức sử dụng, thời điểm cao điểm, tình trạng hết hàng và hàng tồn dư của mùa trước.
• Điều chỉnh theo những thay đổi trong năm nay.
• Xác nhận thời gian giao hàng của nhà cung cấp và đặt ngày đặt hàng cuối cùng.
• Đặt lô hàng xây dựng ban đầu; lên kế hoạch bổ sung cho mùa cao điểm.
• Nâng ngưỡng sắp hết hàng cho mùa cao điểm.
• Dọn dẹp và dán nhãn không gian; tách riêng kho dự trữ và khu vực tiền tuyến.
• Quyết định trước: chuyển sang mùa sau, bán dần cho hết, trả lại hay quyên góp.
• Hạ hoặc tắt ngưỡng sắp hết hàng khi mùa kết thúc.
• Kiểm đếm tất cả vào cuối mùa và ghi lại nơi hàng tồn dư đã đi về đâu.

Tana hỗ trợ ở đâu

Tana là ứng dụng quản lý hàng tồn kho dùng chung cho cả đội nhóm, và nó đảm nhận phần ghi chép trong việc lập kế hoạch theo mùa. Mọi người đều thấy cùng một con số cập nhật theo thời gian thực trên iPhone, iPad, Mac hoặc trình duyệt web, nên người ở tuyến đầu và người đặt hàng đều nhìn thấy cùng một số lượng.

Đối với hàng tồn theo mùa nói riêng:

• Lịch sử của mọi thay đổi: ai đã thay đổi số lượng nào, khi nào, và ở kho nào. Đó chính là bản ghi về thời điểm mùa bắt đầu tăng tốc và khi nào hết hàng. Các gói trả phí lưu giữ lịch sử trong nhiều năm, nên dữ liệu mùa trước vẫn còn đó khi bạn lên kế hoạch cho mùa tiếp theo.
• Cảnh báo sắp hết hàng cho từng mặt hàng, hiển thị trên trang chủ và gửi qua email cùng thông báo đẩy, hoặc tùy chọn gửi tới một kênh Slack. Nâng ngưỡng cho mùa cao điểm và hạ lại sau đó. Ghi chú “cách đặt hàng lại” trên mỗi mặt hàng giúp giữ thông tin nhà cung cấp ở một chỗ.
• Lô hàng dự kiến: lên lịch cho một đợt giao hàng bạn đang chờ, kèm lời nhắc vào đúng ngày.
• Kho chứa cho khu vực phía sau, quầy bán hàng hay một chiếc xe tải, với hàng tồn có thể chuyển giữa các kho chỉ bằng một thao tác chạm.
• Thẻ gắn nhãn để nhóm các mặt hàng theo mùa lại với nhau, giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng.
• Kiểm kê bằng nút = để nhập đúng số lượng bạn đã đếm được vào cuối mùa.
• Xuất file CSV dữ liệu hàng tồn kho, mở được trên bất kỳ phần mềm bảng tính nào, phục vụ cho việc lập kế hoạch của riêng bạn.

Tana có gói miễn phí không cần thẻ, và các gói trả phí tính theo đội nhóm.

Câu hỏi thường gặp

Hàng tồn theo mùa là gì?

Hàng tồn theo mùa là lượng hàng bạn chuẩn bị trước một giai đoạn cao điểm có thể dự đoán được, như một ngày lễ, một năm học mới hay sự thay đổi thời tiết, để đáp ứng nhu cầu tăng cao mà không bị hết hàng, rồi giảm dần sau khi qua đỉnh điểm.

Nên đặt hàng theo mùa trước bao lâu?

Tính ngược lại từ thời điểm nhu cầu bắt đầu tăng ở mùa trước, sau đó trừ đi thời gian giao hàng của nhà cung cấp và một khoảng an toàn cho các chậm trễ trong giai đoạn bận rộn. Đặt một lô hàng đầu tiên cho những tuần đầu và bổ sung dần trong mùa cao điểm, thay vì đặt hết một lần.

Làm sao để tránh nhập quá nhiều hàng cho một mùa?

Dựa đơn hàng vào mức sử dụng thực tế của mùa trước, đặt hàng theo từng đợt, xác định ngày đặt hàng cuối cùng, và quyết định trước khi vào mùa xem sẽ làm gì với hàng tồn dư. Hạ ngưỡng sắp hết hàng khi mùa sắp kết thúc để dừng việc đặt hàng thêm.

Nên làm gì với hàng tồn theo mùa còn dư lại?

Chuyển những mặt hàng bền sang mùa sau, bán dần hoặc gộp combo phần còn lại khi nhu cầu vẫn còn, trả lại hàng ở nơi nhà cung cấp cho phép, và quyên góp hoặc tái sử dụng những gì sẽ không bán được. Đếm và ghi lại bất cứ thứ gì bạn giữ lại.

Có thể quản lý hàng tồn theo mùa bằng bảng tính không?

Có, nếu bạn chỉ có ít mặt hàng theo mùa và một người phụ trách tất cả. Bảng tính sẽ khó cập nhật kịp thời khi nhiều người cùng lấy hàng từ nhiều địa điểm trong giai đoạn cao điểm bận rộn.