Jak obniżyć koszty magazynowania: gdzie naprawdę uciekają pieniądze

Najszybszy sposób na obniżenie kosztów magazynowych to nie szukanie jednej wielkiej oszczędności, tylko zatkanie małych wycieków. Pieniądze uciekają przez towar, który leży zbyt długo, rzeczy, które kończą się w najgorszym momencie, przedmioty kupowane po raz drugi, bo nikt nie wiedział, że już są na półce, oraz godziny spędzone na ich szukaniu. Każdy z tych wycieków z osobna wydaje się drobny. Razem dają realny koszt, który rzadko widać w jakimkolwiek raporcie.

Ten artykuł pokazuje, skąd biorą się te straty, jak wyglądają w zwykły dzień pracy i jakie proste nawyki je zatrzymują. Żaden z nich nie wymaga magazynu ani działu finansowego. Sprawdza się tak samo w magazynku przychodni, w warsztacie, w sekretariacie szkoły czy w małym sklepie internetowym.

Skąd naprawdę biorą się koszty magazynowe

Koszty magazynowe to wszystko, co płacisz za posiadanie zapasów, poza ceną z faktury. Część jest oczywista, jak miejsce na półce. Większość ukrywa się w czasie, marnotrawstwie i naprawianiu sytuacji na ostatnią chwilę. Oto mapa typowych wycieków i nawyk, który zamyka każdy z nich.

Wyciek	Jak to wygląda w praktyce	Nawyk, który to zatrzymuje
Nadmierne zapasy	Kartony tego samego towaru, których nikt nie otwierał od miesięcy	Sprawdź, co masz, zanim zamówisz
Braki towarowe	Praca staje, ktoś jedzie w pośpiechu do sklepu	Próg niskiego stanu na ważnych przedmiotach
Podwójne zakupy	„Nie wiedziałem, że mamy już trzy takie”	Jedna wspólna lista, którą każdy może sprawdzić
Czas spędzony na szukaniu	Długie poszukiwania ładowarki albo części zamiennej	Nazwane miejsce przechowywania dla każdego przedmiotu
Straty i uszkodzenia	Rzeczy giną, psują się lub niszczeją w kącie	Historia zmian – kto co zmienił – i regularne inwentaryzacje
Powolna inwentaryzacja	Spis z natury zajmujący cały weekend	Liczenie według magazynu, według stałej procedury

Nadmierne zapasy: pieniądze cicho leżące na półce

Nadmierne zapasy to towar kupiony, zanim był potrzebny, i każdy dzień, kiedy czeka na półce, coś kosztuje. Zwykle nazywa się to kosztem utrzymania zapasów: miejsce, które zajmuje, gotówka w nim zamrożona oraz ryzyko, że towar się uszkodzi, przeterminuje albo po prostu przestanie się przydawać.

Nadmierne zapasy rzadko biorą się ze złej decyzji. Biorą się z niepewności. Kiedy nikt nie jest pewien, ile kartonów papieru do drukarki jeszcze zostało, bezpiecznym wyborem wydaje się zamówić więcej.

Aby ograniczyć nadmierne zapasy:

• Sprawdzaj przed zamówieniem. Spraw, by pytanie „ile mamy teraz?” każdy mógł zadać i odpowiedzieć w kilka sekund.
• Patrz na to, co faktycznie zużywacie. Przybliżone tempo, w jakim schodzi dany przedmiot, wystarczy, by zamawiać sensownie.
• Uważaj na zakupy hurtowe. Rabat oszczędza pieniądze tylko wtedy, gdy zdążysz zużyć towar, zanim się zepsuje, uszkodzi albo wyjdzie z użytku.
• Wyczyść martwy zapas. Przedmioty, które od dawna się nie ruszają, zajmują miejsce, które mogłoby pomieścić coś użytecznego.

Braki towarowe kosztują więcej niż sam towar

Braki towarowe to problem odwrotny – i często droższy. Kiedy kończą się rękawice, taśma pakowa albo kluczowa część zamienna, cena samego przedmiotu jest najmniejszym elementem kosztu. Prawdziwy koszt to zatrzymana praca, pilny wyjazd do sklepu, dostawa ekspresowa, klient, który czeka albo rezygnuje, czy termin, który trzeba przełożyć.

Braki towarowe pojawiają się wtedy, gdy nikt nie zauważa spadającego stanu. Ostatnia osoba, która wzięła karton, zakłada, że ktoś inny zamówi więcej. Nikt tego nie robi.

Rozwiązaniem jest punkt ponownego zamówienia: ilość dla każdego ważnego przedmiotu, przy której ktoś zamawia więcej. Sprawdź, ile zwykle trwa dostawa uzupełnienia i ile zużywacie w tym czasie, a potem dodaj niewielki zapas bezpieczeństwa. Zapisz tę liczbę i upewnij się, że właściwa osoba dostaje sygnał, gdy zapas do niej dochodzi.

Podwójne zakupy: kupowanie tego, co już macie

Podwójne zakupy to jeden z najłatwiejszych do zatrzymania wycieków i jeden z najczęstszych. Ktoś potrzebuje kabla HDMI, nie może go znaleźć, więc kupuje nowy. Dwa tygodnie później w szufladzie w innym pokoju znajdują się trzy kable.

Dzieje się tak, bo informacja o zapasach żyje w czyjejś głowie albo w arkuszu, który aktualizuje tylko jedna osoba. Kiedy lista nie budzi zaufania, ludzie najpierw kupują, a pytają później.

Aby przestać kupować dwa razy to samo:

• Prowadź jedną listę, którą widzi i aktualizuje cały zespół, a nie kopie na różnych komputerach.
• Nadaj każdemu przedmiotowi jedną nazwę, żeby „kabel HDMI”, „przewód HDMI” i „kabel do monitora” nie trafiały jako trzy osobne wpisy.
• Zapisuj gdzie przedmiot jest przechowywany, a nie tylko ile go jest.
• Spraw, by sprawdzenie listy było szybsze niż zamówienie nowego egzemplarza.

Czas spędzony na szukaniu też kosztuje

Każda minuta poświęcona na szukanie czegoś jest opłacana, nawet jeśli nigdy nie pojawi się na fakturze. Technik szukający części albo nauczyciel szukający rzutnika – drobne opóźnienia, które powtarzają się codziennie.

Czas na szukanie bierze się głównie z tego, że nikt nie wie, gdzie dana rzecz się znajduje. Sama liczba nie wystarczy. „Mamy cztery rzutniki” niczego nie ułatwia, jeśli nie wiadomo, w którym są pomieszczeniu.

Daj każdemu przedmiotowi swoje miejsce. Nazwij magazyny jasno: półka, karton, pomieszczenie, samochód dostawczy. Zapisuj stan według magazynu i oznacz sam magazyn, żeby można było sprawdzić, co powinno się w nim znajdować. Kiedy coś się przemieszcza, zapisz to przesunięcie. Celem jest, żeby każdy, także nowa osoba w zespole, mógł znaleźć przedmiot bez pytania nikogo.

Straty, uszkodzenia i zapas, którego nikt nie umie wytłumaczyć

Część towaru po prostu znika. Ktoś go pożycza i nie oddaje, ktoś zużywa go bez zapisania, coś się uszkadza i trafia do kosza, coś przeterminowuje się w kącie na półce. Kiedy spis nie zgadza się z listą, a nikt nie wie dlaczego, ta różnica to po prostu utracone pieniądze.

Pomagają tu dwa nawyki. Po pierwsze, prowadź historię zmian: kto co wziął, kiedy i skąd. Pokazuje ona wzorce, na przykład magazyn, w którym zawsze czegoś brakuje. Po drugie, licz regularnie. Krótkie, częste liczenie najważniejszych przedmiotów wyłapuje problemy, zanim staną się duże.

Przy towarach, które mogą się przeterminować, ustaw najstarszy zapas z przodu i zużywaj go najpierw. To prosta zasada, ale zapobiega sporej ilości niepotrzebnych strat.

Szybsza inwentaryzacja to niższe koszty pracy

Spis z natury, który zajmuje cały dzień kilku osobom, jest kosztowny, a kiedy jest uciążliwy, bywa pomijany. Wtedy dane rozjeżdżają się z rzeczywistością i wszystkie pozostałe wycieki się pogłębiają.

Zrób z liczenia coś mniejszego i częstszego:

• Licz jeden magazyn naraz, a nie cały budynek jednocześnie.
• Licz częściej przedmioty drogie i szybko rotujące, a rzadziej te tanie i wolno schodzące.
• Zapisuj policzoną liczbę od razu, zamiast wyliczać różnicę na kartce i wpisywać ją później.
• Korzystaj z etykiet lub kodów kreskowych, żeby właściwy przedmiot pojawiał się od razu, bez przeszukiwania długiej listy.

Kiedy arkusz albo kartka na klipsie w zupełności wystarczą

Nie każdy zespół potrzebuje systemu magazynowego, żeby obniżyć koszty. Jeśli jedna osoba zarządza niewielką liczbą przedmiotów w jednym miejscu i nikt inny nie potrzebuje tych liczb, arkusz kalkulacyjny albo kartka na półce mogą działać dobrze. Nawyki opisane w tym artykule liczą się bardziej niż samo narzędzie.

Stary sposób zaczyna kosztować, gdy więcej osób pobiera towar, niż aktualizuje listę, gdy zapasy leżą w kilku pomieszczeniach lub lokalizacjach, albo gdy jedyna osoba znająca stan jest nieobecna. Wtedy podwójne zakupy, braki towarowe i czas na szukanie zaczynają rosnąć, bo lista przestaje być wiarygodna.

Gdzie w tym wszystkim jest Tana

Tana to wspólna aplikacja magazynowa dla zespołów. Wspiera powyższe nawyki bez zmieniania sposobu pracy:

• Wszyscy widzą te same, aktualne liczby. Kiedy ktoś zapisuje stan jednym dotknięciem − lub +, widzi to od razu cały zespół, co eliminuje większość powodów podwójnych zakupów.
• Stan jest zapisywany według magazynu, na przykład półki, kartonu, pomieszczenia czy pojazdu, a zapasy można przenosić między magazynami. Łączna liczba przedmiotu to ich suma, więc wiesz zarówno ile go jest, jak i gdzie się znajduje.
• Alerty niskiego stanu uruchamiają się przy progu ustawionym dla każdego przedmiotu – na stronie głównej, e-mailem i push, a opcjonalnie także na kanale Slack. Każdy przedmiot może mieć notatkę „jak zamówić ponownie”.
• Nazwy przedmiotów są unikalne w obrębie zespołu, więc ta sama rzecz nie trafia na listę trzy razy.
• Historia pokazuje, kto zmienił jaką ilość, kiedy i w którym magazynie.
• Inwentaryzacja korzysta z operatora =, żeby ustawić dokładnie policzoną ilość. Etykiety QR wydrukowane z aplikacji webowej oraz zwykłe kody kreskowe produktów otwierają właściwy przedmiot lub magazyn po zeskanowaniu aparatem iPhone’a, iPada lub przeglądarki.
• Eksport CSV otwiera się w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym, jeśli chcesz przejrzeć stan gdzie indziej.

Tana działa na iPhonie, iPadzie, Macu i w przeglądarce, a plan darmowy nie wymaga podania karty.

Najczęściej zadawane pytania

Czym są koszty utrzymania zapasów?

To koszty posiadania zapasów w czasie, poza ceną zakupu: miejsce, które zajmują, gotówka w nich zamrożona oraz ryzyko uszkodzenia, straty, przeterminowania lub tego, że staną się niepotrzebne.

Czy taniej jest trzymać więcej zapasów, czy mniej?

Żadna skrajność nie jest najtańsza. Zbyt duży zapas podnosi koszty utrzymania i straty; zbyt mały powoduje braki towarowe, pilne zakupy i przestoje w pracy. Cel to zapas wystarczający na czas dostawy uzupełnienia, plus niewielki bufor, dla przedmiotów, które mają znaczenie.

Jak sprawić, żeby zespół nie kupował tego, co już mamy?

Prowadźcie jedną wspólną listę, którą każdy może szybko sprawdzić, nadajcie każdemu przedmiotowi jedną jasną nazwę i zapisujcie, gdzie jest przechowywany. Kiedy sprawdzenie jest szybsze niż zakup, podwójne zakupy same maleją.

Jak często robić inwentaryzację?

Przedmioty drogie i szybko rotujące licz często, a tanie i wolno schodzące – rzadziej. Krótkie liczenia jednego magazynu naraz łatwiej utrzymać w rytmie i wcześniej wychwytują problemy.

Czy do obniżenia kosztów magazynowych potrzebne jest oprogramowanie?

Nie zawsze. Jedna osoba zarządzająca kilkoma przedmiotami w jednym miejscu poradzi sobie z arkuszem kalkulacyjnym. Oprogramowanie pomaga, gdy zapasy dzieli kilka osób, przedmioty leżą w więcej niż jednym miejscu albo potrzebne są alerty i historia zmian.