Δωρεάν λογισμικό διαχείρισης αποθήκης: πώς να διαλέξετε, και τι κρύβουν τα δωρεάν πλάνα

Το τετράδιο ή το κοινόχρηστο excel δεν σας βγάζουν πια, και ψάχνετε δωρεάν λογισμικό διαχείρισης αποθήκης να τα αντικαταστήσει. Η καλύτερη δωρεάν επιλογή δεν είναι αυτή με τη μεγαλύτερη λίστα λειτουργιών. Είναι αυτή που το δωρεάν πλάνο της συνεχίζει να δουλεύει όταν μπει μέσα όλη σας η ομάδα, όλα σας τα είδη και μερικών μηνών ιστορικό.

Αυτό ακριβώς παραλείπουν οι περισσότερες συγκρίσεις. Ένα δωρεάν πλάνο μπορεί να δείχνει γενναιόδωρο την πρώτη μέρα και σιωπηλά να πάψει να ταιριάζει την εξηκοστή. Αυτός ο οδηγός σας δίνει τα κριτήρια για να κρίνετε οποιαδήποτε δωρεάν εφαρμογή αποθήκης, τους περιορισμούς που πρέπει να προσέξετε πριν δεσμευτείτε, και έναν απλό τρόπο να δοκιμάσετε μία μέσα σε ένα απόγευμα.

Ξεκινήστε με αυτό που πραγματικά χρειάζεται να παρακολουθείτε

Πριν συγκρίνετε εργαλεία, γράψτε τη μορφή του αποθέματός σας. Παίρνει δέκα λεπτά και σας γλιτώνει από το να διαλέξετε βάσει λειτουργιών που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ.

• Τι μετράτε. Αναλώσιμα που τελειώνουν (γάντια, ταινία συσκευασίας, τόνερ εκτυπωτή), εξοπλισμό που δανείζετε και επιστρέφει (ένα projector, ένα δράπανο), ή προϊόντα που πουλάτε.
• Πού βρίσκεται. Ένα ντουλάπι, πολλά ράφια σε μια αποθήκη, ένα φορτηγάκι, ή περισσότερα από ένα κτίρια.
• Ποιος το αγγίζει. Μόνο εσείς, ή μια ομάδα που παίρνει πράγματα και θα έπρεπε να το καταγράφει.
• Τι πάει στραβά σήμερα. Το απόθεμα τελειώνει χωρίς προειδοποίηση, κανείς δεν ξέρει ποιος πήρε το τελευταίο κουτί, ή όλα μετριούνται δύο φορές επειδή κανείς δεν εμπιστεύεται τους αριθμούς.

Αν η απάντησή σας είναι «ένα άτομο, ένα ράφι, μερικές δεκάδες είδη», ένα excel μπορεί ακόμα να αρκεί. Αν πολλά άτομα αλλάζουν τους αριθμούς, ή το απόθεμα βρίσκεται σε περισσότερα από ένα μέρη, χρειάζεστε λογισμικό που δείχνει σε όλους τον ίδιο, ζωντανό αριθμό.

Τα κριτήρια που μετράνε σε δωρεάν λογισμικό αποθήκης

Αυτές είναι ερωτήσεις που αξίζει να θέσετε σε κάθε εργαλείο, δωρεάν ή επί πληρωμή. Το δωρεάν πλάνο πρέπει να απαντά «ναι» σε όσες έχουν σημασία για εσάς, όχι μόνο σε όσες βρίσκονται στη σελίδα τιμολόγησης.

Μπορεί όλη η ομάδα να το χρησιμοποιήσει δωρεάν;

Η διαχείριση αποθήκης είναι δουλειά ομάδας. Το άτομο που παίρνει το τελευταίο ρολό ταινίας σπάνια είναι αυτό που το παραγγέλνει ξανά. Ένα δωρεάν πλάνο με έναν μόνο χρήστη μετατρέπει ένα κοινόχρηστο εργαλείο ξανά σε προσωπικό, και επιστρέφετε στο να ζητάτε από τους συναδέλφους να σας γράφουν όταν παίρνουν κάτι.

Καταγράφεται το απόθεμα ανά τοποθεσία, όχι μόνο ανά είδος;

Το «έχουμε 40 κουτιά» είναι λιγότερο χρήσιμο από το «30 στην αποθήκη, 10 στο φορτηγάκι». Ψάξτε για έναν τρόπο να καταγράφετε ποσότητα σε κάθε ράφι, δωμάτιο ή όχημα, με το σύνολο του είδους να προστίθεται μόνο του. Η μετακίνηση αποθέματος ανάμεσα σε τοποθεσίες πρέπει να είναι μία ενέργεια, όχι αφαίρεση εδώ και πρόσθεση εκεί.

Είναι η καταγραφή μιας αλλαγής αρκετά γρήγορη ώστε να τη κάνει ο κόσμος;

Ο αριθμός είναι σωστός μόνο όταν ο κόσμος καταγράφει τις αλλαγές τη στιγμή που συμβαίνουν. Αν το να πάρεις ένα είδος σημαίνει να ανοίξεις μια φόρμα και να πληκτρολογήσεις, αυτό δεν θα γίνει μπροστά στο ράφι. Δείτε πόσα πατήματα χρειάζεται για να αφαιρέσετε ένα, να προσθέσετε ένα, ή να ορίσετε ακριβή αριθμό μετά από απογραφή.

Σας ειδοποιεί πριν τελειώσει το απόθεμα;

Μια ειδοποίηση χαμηλού αποθέματος είναι ο κύριος λόγος που πολλές ομάδες φεύγουν από το excel. Ψάξτε για ένα όριο ανά είδος και ειδοποιήσεις που φτάνουν στον κόσμο εκεί που ήδη κοιτάζουν, όπως email ή ειδοποιήσεις στο κινητό, όχι μόνο μια σελίδα που πρέπει να θυμηθείτε να ανοίξετε.

Μπορείτε να σκανάρετε αντί να ψάχνετε;

Το σκανάρισμα barcode και QR με την κάμερα του κινητού μετατρέπει το «βρες το είδος σε μια μακριά λίστα» σε «δείξε και πάτα». Ελέγξτε αν το σκανάρισμα περιλαμβάνεται στο δωρεάν πλάνο, και αν μπορείτε να τυπώσετε τις δικές σας ετικέτες για πράγματα χωρίς barcode.

Μπορείτε να βγάλετε τα δεδομένα σας έξω;

Θα πρέπει να μπορείτε να εξάγετε το απόθεμά σας σε ένα αρχείο που ανοίγει σε οποιοδήποτε πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, οποιαδήποτε στιγμή, σε οποιοδήποτε πλάνο. Αν το να φύγετε είναι δύσκολο, το να μείνετε δεν είναι πραγματικά επιλογή.

Οι κρυμμένοι περιορισμοί των δωρεάν πλάνων

Τα δωρεάν πλάνα είναι σχεδιασμένα να τα ξεπερνάτε — αυτό είναι δίκαιο, η εταιρεία πρέπει κάπως να πληρώνεται. Το πρόβλημα είναι μόνο όταν ο περιορισμός είναι τέτοιος που δεν τον προσέχετε μέχρι τα αρχεία σας να εξαρτώνται ήδη από το εργαλείο. Αυτοί είναι οι πιο συνηθισμένοι που πρέπει να προσέξετε.

Περιορισμός	Πώς μοιάζει	Γιατί έχει σημασία
Όριο ειδών	Ένας μέγιστος αριθμός ειδών ή προϊόντων	Το φτάνετε στη μέση της καταχώρισης του αποθέματός σας, και το εργαλείο είναι μόνο μισό χρήσιμο
Όριο χρηστών	Δωρεάν μόνο για ένα ή δύο άτομα	Η υπόλοιπη ομάδα δεν μπορεί να καταγράψει τι παίρνει
Όριο τοποθεσιών	Ένας μόνο χώρος αποθήκευσης ή μία τοποθεσία	Δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε το φορτηγάκι, το δεύτερο δωμάτιο ή το άλλο γραφείο
Πληρωμένο σκανάρισμα	Σκανάρισμα barcode ή QR ως πρόσθετο	Ο ταχύτερος τρόπος καταγραφής αλλαγών είναι πίσω από πληρωμή
Πληρωμένες ειδοποιήσεις	Ειδοποιήσεις χαμηλού αποθέματος μόνο σε επί πληρωμή πλάνα	Ο κύριος λόγος για αλλαγή λείπει
Δοκιμαστική περίοδος μεταμφιεσμένη σε δωρεάν	Όλες οι λειτουργίες για περιορισμένο αριθμό ημερών	Τα δεδομένα σας έχουν μπει, και μετά η αντίστροφη μέτρηση τελειώνει
Απαιτείται κάρτα	Στοιχεία πληρωμής κατά την εγγραφή	Μια ξεχασμένη ακύρωση γίνεται χρέωση
Σύντομο ιστορικό	Διατηρούνται μόνο πρόσφατες αλλαγές	Δεν μπορείτε να απαντήσετε «ποιος το πήρε, και πότε» για το προηγούμενο τρίμηνο
Καμία εξαγωγή	Τα δεδομένα μένουν μέσα στο εργαλείο	Η μετακόμιση σημαίνει να τα ξαναπληκτρολογήσετε όλα

Διαβάστε τη σελίδα τιμολόγησης και τη σύγκριση πλάνων έχοντας αυτόν τον πίνακα δίπλα σας. Ένας περιορισμός από μόνος του δεν είναι λόγος απόρριψης. Ένας περιορισμός που δεν περιμένατε, είναι.

Δωρεάν πλάνο εναντίον δωρεάν δοκιμαστικής περιόδου

Είναι δύο διαφορετικά πράγματα, και η διατύπωση στις σελίδες εγγραφής μπορεί να τα μπερδέψει.

Ένα δωρεάν πλάνο δεν έχει ημερομηνία λήξης. Ορισμένες λειτουργίες ή χωρητικότητα είναι κρατημένες για τα επί πληρωμή πλάνα, αλλά ό,τι είναι δωρεάν παραμένει δωρεάν. Μια δωρεάν δοκιμαστική περίοδος σας δίνει τα πάντα για μια καθορισμένη περίοδο, και μετά σας ζητά να πληρώσετε ή να χάσετε την πρόσβαση.

Μια δοκιμαστική περίοδος είναι χρήσιμη για να δοκιμάσετε ένα επί πληρωμή πλάνο που ούτως ή άλλως σκοπεύετε να αγοράσετε. Για μια μικρή ομάδα που ψάχνει δωρεάν λογισμικό αποθήκης, μια δοκιμαστική περίοδος είναι λάθος αφετηρία: κάνετε τη δουλειά της ρύθμισης, και η απόφαση σας επιβάλλεται από μια ημερομηνία και όχι από πραγματική ανάγκη.

Πώς να δοκιμάσετε μια δωρεάν εφαρμογή αποθήκης σε ένα απόγευμα

Μην κρίνετε ένα εργαλείο από το demo του. Βάλτε μέσα ένα πραγματικό κομμάτι του αποθέματός σας και χρησιμοποιήστε το για μία εβδομάδα.

1. Διαλέξτε ένα ράφι ή ένα ντουλάπι με δέκα έως τριάντα είδη, συμπεριλαμβανομένου κάτι που τελειώνει συχνά.
2. Προσθέστε τα είδη, ορίστε όριο χαμηλού αποθέματος σε δύο ή τρία, και τυπώστε ετικέτες για μερικά.
3. Καλέστε τους ανθρώπους που πραγματικά παίρνουν πράγματα, όχι μόνο το άτομο που αξιολογεί.
4. Καταγράψτε πραγματικές αλλαγές για μία εβδομάδα: βγάλτε είδη, αναπληρώστε, μετακινήστε κάτι σε άλλο μέρος.
5. Ελέγξτε το αποτέλεσμα: είναι σωστοί οι αριθμοί, έφτασε μια ειδοποίηση, μπορείτε να δείτε ποιος άλλαξε τι, μπορείτε να το εξάγετε;

Αν η ομάδα συνεχίζει να το χρησιμοποιεί χωρίς να τους θυμίζετε, έχετε την απάντησή σας. Αν επιστρέψουν στο να φωνάζουν από άκρη σε άκρη του δωματίου, το εργαλείο είναι πολύ αργό στο ράφι, όσο καλή κι αν φαίνεται η λίστα λειτουργιών.

Πότε ένα excel ή το χαρτί είναι ακόμα εντάξει

Το λογισμικό δεν είναι πάντα η απάντηση. Ένα excel ή ένα χαρτί κολλημένο στην πόρτα του ντουλαπιού είναι ακόμα λογική επιλογή όταν:

• ένα άτομο διαχειρίζεται το απόθεμα και κανείς άλλος δεν αλλάζει τους αριθμούς·
• υπάρχουν μόνο μερικές δεκάδες είδη σε ένα μέρος·
• μετράτε μία φορά τον μήνα και δεν χρειάζεστε ειδοποιήσεις ενδιάμεσα·
• κανείς δεν χρειάζεται να ξέρει ποιος άλλαξε έναν αριθμό, μόνο ποιος είναι ο αριθμός.

Μόλις εμπλακούν περισσότεροι άνθρωποι, ή όταν το να μείνετε από απόθεμα έχει πραγματικό κόστος, το χάσμα ανάμεσα στο «το χαρτί λέει 5» και το «υπάρχουν 2 στο ράφι» είναι εκεί που χάνονται χρόνος και χρήμα. Αυτό είναι το σημείο για αλλαγή.

Πού ταιριάζει το Tana

Το Tana είναι κοινόχρηστη διαχείριση αποθέματος για μια ομάδα, με δωρεάν πλάνο σχεδιασμένο για να χρησιμοποιείται, όχι μόνο για να δοκιμάζεται.

• Καμία κάρτα, καμία αντίστροφη μέτρηση δοκιμής. Το δωρεάν πλάνο δεν έχει ημερομηνία λήξης.
• Τίποτα ουσιώδες δεν είναι κλειδωμένο. Είδη, αποθήκες, τοποθεσίες, ετικέτες και μέλη περιλαμβάνονται όλα στο δωρεάν πλάνο.
• Απόθεμα ανά τοποθεσία. Καταγράψτε ποσότητα ανά αποθήκη (ράφι, κουτί, δωμάτιο, όχημα)· το σύνολο του είδους είναι το άθροισμα. Μετακινήστε απόθεμα ανάμεσα σε αποθήκες με μία ενέργεια.
• Καταγραφή με ένα πάτημα. − και + για να πάρετε ή να προσθέσετε, = για να ορίσετε ακριβή αριθμό μετά από απογραφή.
• Σκανάρισμα barcode, ειδοποιήσεις χαμηλού αποθέματος και webhooks σε κάθε πλάνο. Σκανάρετε με την κάμερα iPhone ή iPad, ή με την κάμερα του browser στην web εφαρμογή, και τυπώστε ετικέτες QR για είδη και αποθήκες. Οι ειδοποιήσεις φτάνουν στην αρχική σελίδα, με email και push, και προαιρετικά σε ένα κανάλι Slack.
• Ιστορικό του ποιος άλλαξε τι. Το δωρεάν πλάνο διατηρεί 30 ημέρες ιστορικού δραστηριότητας· τα επί πληρωμή πλάνα έως 10 χρόνια.
• Εξαγωγή CSV του αποθέματός σας που ανοίγει σε οποιοδήποτε πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων.

Το Tana τρέχει σε iPhone, iPad και Mac από το App Store, και σε browser σε οποιονδήποτε υπολογιστή· το Android χρησιμοποιεί την web εφαρμογή. Κάθε μέλος μπορεί να το χρησιμοποιεί στη δική του γλώσσα. Δεν καλύπτει παραγγελίες προμηθευτών, λογιστική, ταμειακή μηχανή ή αυτόματη παραγγελία — αν τα χρειάζεστε αυτά, ψάξτε ένα εργαλείο φτιαγμένο γύρω από αυτά.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιο είναι το καλύτερο δωρεάν λογισμικό διαχείρισης αποθήκης;

Το καλύτερο είναι αυτό του οποίου το δωρεάν πλάνο καλύπτει όλη σας την ομάδα, όλα σας τα είδη και κάθε μέρος όπου τα αποθηκεύετε, χωρίς αντίστροφη μέτρηση δοκιμής. Ελέγξτε τον παραπάνω πίνακα περιορισμών για κάθε επιλογή, και μετά δοκιμάστε την πρώτη σας επιλογή με ένα πραγματικό ράφι για μία εβδομάδα.

Υπάρχει πραγματικά δωρεάν λογισμικό αποθήκης, ή είναι πάντα δοκιμαστική περίοδος;

Υπάρχουν και τα δύο. Ένα δωρεάν πλάνο δεν έχει ημερομηνία λήξης και συνεχίζει να δουλεύει· μια δωρεάν δοκιμαστική περίοδος τελειώνει μετά από συγκεκριμένο αριθμό ημερών. Ψάξτε για τις λέξεις «δωρεάν πλάνο» και αν ζητείται κάρτα κατά την εγγραφή.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω μια δωρεάν εφαρμογή αποθήκης με την ομάδα μου;

Μόνο αν το δωρεάν πλάνο περιλαμβάνει πολλά μέλη. Μερικά εργαλεία περιορίζουν τη δωρεάν χρήση σε ένα άτομο. Το δωρεάν πλάνο του Tana περιλαμβάνει μέλη, οπότε όλοι μπορούν να καταγράφουν τι παίρνουν.

Οι δωρεάν εφαρμογές αποθήκης περιλαμβάνουν σκανάρισμα barcode;

Κάποιες ναι και κάποιες χρεώνουν γι’ αυτό. Στο Tana, το σκανάρισμα barcode και QR περιλαμβάνεται σε κάθε πλάνο, ακόμα και στο δωρεάν.

Τι χάνω στο δωρεάν πλάνο σε σχέση με ένα επί πληρωμή;

Εξαρτάται από το εργαλείο. Στο Tana, είδη, αποθήκες, τοποθεσίες, ετικέτες, μέλη, σκανάρισμα και ειδοποιήσεις περιλαμβάνονται όλα στο δωρεάν πλάνο· μια ξεκάθαρη διαφορά είναι πόσο καιρό διατηρείται το ιστορικό δραστηριότητας: 30 ημέρες στο δωρεάν πλάνο, έως 10 χρόνια στα επί πληρωμή πλάνα.