Pidä jokainen tuoli valmiina.

Hammashoitolan päivittäinen työ riippuu siitä, että monet pienet tarvikkeet ovat oikeassa paikassa. Hansikkaat, potilasliinat, kertakäyttömukit ja puhdistusaineet jakautuvat hoitohuoneiden ja keskuskaapin kesken. Täydennys tapahtuu usein aikojen välissä, kun kenelläkään ei ole aikaa etsiä. Tana auttaa tiimiä pitämään ymmärrettävää merkintää tavallisista kulutustarvikkeista, jolloin saatavuuden tarkistaminen tulee osaksi huoneen valmistelua eikä ole joka kerta erillinen keskustelu.

Järjestä nimikkeet niiden säilytyspaikkojen ympärille, jotka henkilöstö tunnistaa: tuolin vieressä oleva kaappi, valmistelualue ja päähylly. Käytä nimiä, jotka erottavat koot ja pakkaukset, ja liitä kuvia siellä, missä ne helpottavat tunnistamista. Kirjaa kukin määrä siihen, missä se oikeasti on. Nimikkeen kokonaismäärä auttaa yleisessä tarkastelussa, kun taas säilytyspaikan tiedot näyttävät, onko tarvike tuolin lähellä vai vielä takahuoneessa odottamassa esiin tuomista.

Päivitä määrät, kun tarvikkeita saapuu ja kun niitä kuluu. Yhteinen sopimus merkitsee tässä: jos yksi laskee laatikoita ja toinen kappaleita, lukuihin on vaikea luottaa. Aseta rajat nimikkeille, joita tiimi täydentää rutiininomaisesti, ja ota ilmoitus syyksi katsoa hyllyille. Se heijastaa kirjattua kokonaismäärää kaikissa säilytyspaikoissa, joten yksittäisen huoneen tarkistukset ovat yhä osa valmistelua. Päätökset tilaamisesta ja sopivasta varastotasosta jäävät hoitolalle.

Aloita hallittavasta ryhmästä arkisia kulutustarvikkeita ja käy se läpi tavallisen inventoinnin yhteydessä. Hae nimikkeitä, käytä säilytyspaikkojen QR-tarroja ja vie suodatettu CSV, jos kirjallinen laskentalista auttaa tiimiä. Tana pysyy pienessä ja selkeässä alueessa: tavalliset kulutustarvikkeet, laskettu määrä ja säilytyspaikka, johon kukin kuuluu. Sen tehtävä on yksinkertainen — antaa jokaista hoitotilaa valmisteleville yhteinen näkymä tarvikkeisiin, jotka tekevät valmistelun mahdolliseksi.