Ilmainen varastonhallintaohjelma: miten valita, ja mitä ilmaiset versiot jättävät kertomatta

Vihko tai jaettu taulukko ei enää riitä, ja etsit ilmaista varastonhallintaohjelmaa korvaamaan sen. Paras ilmainen vaihtoehto ei ole se, jossa on pisin ominaisuuslista. Se on se, jonka ilmainen versio toimii yhä, kun koko tiimisi, kaikki tavarasi ja muutaman kuukauden historia ovat mukana.

Juuri tämän useimmat vertailut jättävät huomiotta. Ilmainen versio voi näyttää anteliaalta ensimmäisenä päivänä ja lakata hiljalleen sopimasta kuudentenakymmenentenä. Tämä opas antaa kriteerit, joilla arvioida mitä tahansa ilmaista varastosovellusta, rajoitukset joita kannattaa etsiä ennen sitoutumista, ja yksinkertaisen tavan testata sovellusta yhden iltapäivän aikana.

Aloita siitä, mitä sinun oikeasti pitää seurata

Ennen kuin vertailet työkaluja, kirjoita ylös varastosi muoto. Se vie kymmenen minuuttia ja säästää sinut valitsemasta ominaisuuksien perusteella, joita et koskaan käytä.

• Mitä lasket. Kuluvia tarvikkeita (käsineitä, pakkausteippiä, tulostimen väriainetta), lainattavaa kalustoa joka palautuu (projektori, porakone), tai tuotteita joita myyt.
• Missä se on. Yksi kaappi, useita hyllyjä varastossa, pakettiauto tai useampi rakennus.
• Kuka sitä käsittelee. Vain sinä, tai tiimi joka ottaa tavaraa ja jonka pitäisi kirjata se.
• Mikä nyt mättää. Tavara loppuu ilman varoitusta, kukaan ei tiedä kuka otti viimeisen laatikon, tai kaikki lasketaan kahteen kertaan koska numeroihin ei luoteta.

Jos vastauksesi on “yksi ihminen, yksi hylly, muutama kymmenen tavaraa”, taulukko voi vielä riittää. Jos useampi ihminen muuttaa lukuja, tai varasto on useammassa paikassa, tarvitset ohjelman joka näyttää kaikille saman, ajantasaisen määrän.

Kriteerit joilla on väliä ilmaisessa varasto-ohjelmassa

Nämä kysymykset kannattaa esittää mille tahansa työkalulle, ilmaiselle tai maksulliselle. Ilmaisen version pitäisi vastata “kyllä” niihin, joilla on väliä sinulle, ei vain niihin jotka löytyvät hinnoittelusivulta.

Voiko koko tiimi käyttää sitä ilmaiseksi?

Varastonhallinta on tiimin työtä. Se joka ottaa viimeisen teippirullan, ei useinkaan ole se joka tilaa lisää. Ilmainen versio joka sallii vain yhden käyttäjän, muuttaa yhteisen työkalun taas henkilökohtaiseksi, ja palaat pyytämään kollegoita viestimään sinulle kun he ottavat jotain.

Kirjataanko varastoa paikan mukaan, ei vain tavaran mukaan?

“Meillä on 40 laatikkoa” on vähemmän hyödyllistä kuin “30 varastossa, 10 autossa”. Etsi tapaa kirjata määrä jokaiselle hyllylle, huoneelle tai ajoneuvolle, niin että tavaran kokonaismäärä laskee itsensä yhteen. Varaston siirtämisen paikasta toiseen pitäisi olla yksi toiminto, ei vähennystä täällä ja lisäystä siellä.

Onko muutoksen kirjaaminen tarpeeksi nopeaa, että ihmiset tekevät sen?

Luku on oikein vain jos ihmiset kirjaavat muutokset silloin kun ne tapahtuvat. Jos yhden tavaran ottaminen tarkoittaa lomakkeen avaamista ja kirjoittamista, sitä ei tehdä hyllyn ääressä. Tarkista kuinka monta napautusta tarvitaan yhden vähentämiseen, yhden lisäämiseen, tai tarkan määrän asettamiseen inventaarion jälkeen.

Varoittaako se ennen kuin tavara loppuu?

Vähissä olevan varaston hälytys on pääsyy, miksi moni tiimi siirtyy pois taulukosta. Etsi tavarakohtaista kynnysarvoa ja hälytyksiä jotka tavoittavat ihmiset siellä missä he jo katsovat, kuten sähköpostissa tai puhelimen ilmoituksissa, ei vain sivulla jonka pitää muistaa avata.

Voiko etsimisen sijaan skannata?

Viivakoodin ja QR-koodin skannaus puhelimen kameralla muuttaa “etsi tavara pitkästä listasta” muotoon “osoita ja napauta”. Tarkista sisältyykö skannaus ilmaiseen versioon, ja voitko tulostaa omat tarrat asioille joissa ei ole viivakoodia.

Saatko datasi ulos?

Sinun pitäisi voida viedä varastosi tiedostoon, joka avautuu missä tahansa taulukkolaskentaohjelmassa, milloin tahansa, millä tahansa versiolla. Jos lähteminen on vaikeaa, jääminen ei oikeastaan ole valinta.

Ilmaisten versioiden piilotetut rajoitukset

Ilmaiset versiot on suunniteltu niin, että niistä kasvetaan ulos — se on reilua, yrityksen on saatava tulonsa jostain. Ongelma syntyy vasta kun rajoitus on sellainen, jota et huomaa ennen kuin tietosi jo riippuvat työkalusta. Nämä ovat yleisimmät joita kannattaa etsiä.

Rajoitus	Miltä se näyttää	Miksi sillä on väliä
Tavaramäärän katto	Tavaroiden tai tuotteiden enimmäismäärä	Osut siihen kesken varastosi syöttämisen, ja työkalu on vain puoliksi hyödyllinen
Käyttäjämäärän katto	Ilmainen vain yhdelle tai kahdelle henkilölle	Muu tiimi ei voi kirjata mitä ottaa
Paikkojen katto	Yksi varastopaikka tai yksi sijainti	Et voi seurata pakettiautoa, toista huonetta tai toista toimistoa
Maksullinen skannaus	Viivakoodin tai QR:n skannaus lisämaksusta	Nopein tapa kirjata muutoksia on maksumuurin takana
Maksulliset hälytykset	Vähissä olevan varaston hälytykset vain maksullisissa versioissa	Pääsyy vaihtaa puuttuu
Kokeilujakso ilmaiseksi naamioituna	Kaikki ominaisuudet rajatun päivämäärän ajan	Tietosi on syötetty, ja sitten laskuri loppuu
Kortti vaaditaan	Maksutiedot jo rekisteröityessä	Unohdettu peruutus muuttuu veloitukseksi
Lyhyt historia	Vain viimeaikaiset muutokset säilyvät	Et voi vastata “kuka otti sen ja milloin” viime vuosineljännekseltä
Ei vientiä	Data pysyy työkalun sisällä	Pois siirtyminen tarkoittaa kaiken uudelleenkirjoittamista

Lue hinnoittelusivu ja versiovertailu tämä taulukko vieressäsi. Rajoitus itsessään ei ole este. Rajoitus jota et osannut odottaa, on.

Ilmainen versio vastaan ilmainen kokeilujakso

Nämä ovat kaksi eri asiaa, ja rekisteröitymissivujen sanamuoto voi hämärtää eron.

Ilmaisella versiolla ei ole päättymispäivää. Osa ominaisuuksista tai kapasiteetista on varattu maksullisille versioille, mutta se mikä on ilmaista, pysyy ilmaisena. Ilmainen kokeilujakso antaa sinulle kaiken tietyksi ajaksi, ja pyytää sitten maksamaan tai menettämään pääsyn.

Kokeilujakso on hyödyllinen kun testaat maksullista versiota, jonka joka tapauksessa aiot ostaa. Pienelle tiimille joka etsii ilmaista varasto-ohjelmaa, kokeilujakso on väärä lähtökohta: teet käyttöönoton työn, ja päätös pakotetaan sinulle päivämäärän eikä todellisen tarpeen mukaan.

Miten testata ilmainen varastosovellus yhden iltapäivän aikana

Älä arvioi työkalua sen demon perusteella. Syötä siihen todellinen siivu varastostasi ja käytä sitä viikon ajan.

1. Valitse yksi hylly tai yksi kaappi, jossa on kymmenestä kolmeenkymmeneen tavaraa, mukaan lukien jotain mikä loppuu usein.
2. Lisää tavarat, aseta vähissä olevan varaston kynnysarvo kahdelle tai kolmelle, ja tulosta tarrat muutamalle.
3. Kutsu mukaan ihmiset jotka oikeasti ottavat tavaroita, ei vain arvioijaa.
4. Kirjaa todellisia muutoksia viikon ajan: ota tavaroita, täydennä, siirrä jotain toiseen paikkaan.
5. Tarkista lopputulos: täsmäävätkö luvut, tuliko hälytys, näetkö kuka muutti mitä, voitko viedä datan ulos?

Jos tiimi jatkaa käyttöä ilman muistuttamista, vastauksesi on selvä. Jos he palaavat huutelemaan huoneen toiselta puolelta, työkalu on liian hidas hyllyllä, vaikka ominaisuuslista näyttäisi kuinka hyvältä tahansa.

Milloin taulukko tai paperi vielä riittää

Ohjelma ei ole aina vastaus. Taulukko tai kaapin oveen kiinnitetty paperiarkki on yhä järkevä valinta, kun:

• yksi ihminen hoitaa varastoa eikä kukaan muu muuta lukuja;
• yhdessä paikassa on vain muutama kymmenen tavaraa;
• lasket kerran kuussa etkä tarvitse hälytyksiä siinä välissä;
• kenenkään ei tarvitse tietää kuka muutti lukua, vain mikä luku on.

Kun mukaan tulee useampi ihminen, tai kun tavaran loppuminen maksaa oikeasti, kuilu jonka “lapussa lukee 5” ja “hyllyllä on 2” jättävät väliinsä, on paikka jossa aika ja raha valuvat hukkaan. Silloin on oikea hetki vaihtaa.

Mihin Tana sopii

Tana on tiimin yhteinen varastonhallinta, jonka ilmainen versio on suunniteltu käytettäväksi, ei vain kokeiltavaksi.

• Ei korttia, ei kokeilujakson laskuria. Ilmaisella versiolla ei ole päättymispäivää.
• Mitään olennaista ei ole lukittu pois. Tavarat, varastot, sijainnit, tarrat ja jäsenet kuuluvat kaikki ilmaiseen versioon.
• Varasto paikan mukaan. Kirjaa määrä jokaiselle varastolle (hylly, laatikko, huone, ajoneuvo); tavaran kokonaismäärä on niiden summa. Siirrä varastoa varastojen välillä yhdellä toiminnolla.
• Kirjaaminen yhdellä napautuksella. − ja + tavaran ottamiseen tai lisäämiseen, = tarkan määrän asettamiseen inventaarion jälkeen.
• Viivakoodin skannaus, vähissä olevan varaston hälytykset ja webhookit kaikissa versioissa. Skannaa iPhonen tai iPadin kameralla, tai selaimen kameralla verkkosovelluksessa, ja tulosta QR-tarrat tavaroille ja varastoille. Hälytykset tulevat etusivulle, sähköpostiin ja push-ilmoituksena, ja valinnaisesti Slack-kanavaan.
• Historia siitä kuka muutti mitä. Ilmainen versio säilyttää 30 päivää toimintahistoriaa; maksulliset versiot jopa 10 vuotta.
• CSV-vienti varastostasi, joka avautuu missä tahansa taulukkolaskentaohjelmassa.

Tana toimii iPhonessa, iPadissa ja Macissa App Storesta ladattuna, ja selaimessa millä tahansa tietokoneella; Android käyttää verkkosovellusta. Jokainen jäsen voi käyttää sitä omalla kielellään. Se ei kata ostotilauksia, kirjanpitoa, kassajärjestelmää tai automaattista tilaamista — jos tarvitset niitä, etsi työkalu joka on rakennettu niitä varten.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on paras ilmainen varastonhallintaohjelma?

Paras on se, jonka ilmainen versio kattaa koko tiimisi, kaikki tavarasi ja jokaisen paikan johon varastoit, ilman kokeilujakson laskuria. Tarkista yllä oleva rajoitustaulukko jokaista vaihtoehtoa vasten, ja testaa sitten suosikkiasi yhdellä todellisella hyllyllä viikon ajan.

Onko oikeasti ilmaista varasto-ohjelmaa, vai onko se aina kokeilujakso?

Molempia löytyy. Ilmaisella versiolla ei ole päättymispäivää ja se toimii jatkuvasti; ilmainen kokeilujakso päättyy tietyn päivämäärän jälkeen. Etsi sanoja “ilmainen versio” ja tarkista, pyydetäänkö rekisteröityessä korttia.

Voinko käyttää ilmaista varastosovellusta tiimini kanssa?

Vain jos ilmainen versio sisältää useita jäseniä. Jotkin työkalut rajoittavat ilmaisen käytön yhteen henkilöön. Tanan ilmainen versio sisältää jäsenet, joten kaikki voivat kirjata mitä ottavat.

Sisältyykö ilmaisiin varastosovelluksiin viivakoodin skannaus?

Joihinkin sisältyy, joistakin veloitetaan siitä erikseen. Tanassa viivakoodin ja QR-koodin skannaus sisältyy jokaiseen versioon, myös ilmaiseen.

Mitä menetän ilmaisessa versiossa verrattuna maksulliseen?

Se riippuu työkalusta. Tanassa tavarat, varastot, sijainnit, tarrat, jäsenet, skannaus ja hälytykset kuuluvat kaikki ilmaiseen versioon; selkeä ero on se, kuinka pitkään toimintahistoria säilyy: 30 päivää ilmaisessa versiossa, jopa 10 vuotta maksullisissa versioissa.