Tee jokainen oppitunti valmiiksi.

Luokan kaappiin voi mahtua vuosien hyödyllinen materiaali, mutta sen löytäminen riippuu usein siitä, tietääkö kuka opettaja käytti sitä viimeksi. Kuvataidetarvikkeet kiertävät huoneiden välillä, opetuslaatikot palaavat eri hyllyille, ja varalaitteet voivat olla toisessa rakennuksessa. Kun valmisteluaikaa on vähän, tuo epävarmuus muuttuu yhdeksi tehtäväksi lisää ennen opetuksen alkua. Tana auttaa henkilöstöä kirjaamaan yhteiset materiaalit paikkaan, jota kollegat voivat katsoa, ja tuo koulun arjen varaston lähemmäs niitä huoneita ja kaappeja, joissa se oikeasti on.

Aloita yhdestä aineryhmästä, luokasta tai yhteisestä materiaalitilasta. Luo nimikkeet maaleille, paperille, askartelutarvikkeille, opetusvälineille ja uudelleen käytettäville laitteille, ja kirjaa sitten määrät nimettyihin säilytyspaikkoihin. Kuvat auttavat kollegaa erottamaan samankaltaiset laatikot tai tunnistamaan setin, jota hän ei ole käyttänyt. Sijainnit ryhmittelevät säilytyspaikat rakennuksen tai kerroksen mukaan. Käyttäkää nimiä, jotka koululle uusi ymmärtää, eikä epävirallisia merkintöjä, jotka merkitsevät jotain vain kaapin aikoinaan järjestäneelle.

Pidä merkintä ajan tasalla, kun materiaalia saapuu, kuluu tai kun laite palaa varastoon. Sopikaa, tarkoittaako määrä pakkausta, yksittäistä esinettä vai kokonaista settiä. Aseta rajat säännöllisesti käytetyille kulutustarvikkeille, jotta kirjatut kokonaismäärät voivat käynnistää täydennyksen tarkastelun. Uudelleen käytettävien opetusvälineiden kohdalla hyödyllinen kysymys on usein vain se, missä ne ovat ja montako niitä on — ja merkintä vastaa ennen kuin kenenkään tarvitsee kysyä.

Käytännöllinen aloitus voisi olla inventointi ennen seuraavaa jaksoa. Lisää QR-tarrat yhteisiin kaappeihin, tee suodatettu CSV laskentaa varten ja kutsu kollegat kokeilemaan, löytävätkö he materiaalin sen merkinnän perusteella. Laajenna vasta, kun nimeämisen ja päivittämisen tapa tuntuu tutulta. Tana antaa lähtevälle opettajalle tavan jättää hyödyllistä tietoa ja uudelle paikan aloittaa, jotta yhteisten materiaalien arvo jatkuu yli sen, joka ne aikoinaan luokkaan toi.