Cara mengatur peralatan dan perlengkapan kantor (dan menjaganya tetap rapi)

Untuk mengatur peralatan dan perlengkapan kantor agar tetap rapi, beri setiap barang satu tempat tetap, kelompokkan tempat-tempat itu menjadi zona yang jelas, beri label pada rak dan kotak agar siapa pun bisa menemukan dan mengembalikan barang, singkirkan yang tidak dipakai siapa pun, dan sepakati rutinitas mingguan ringan yang mengembalikan semuanya ke tempatnya. Merapikan untuk pertama kali adalah bagian yang mudah. Menjaganya tetap rapi adalah topik sisa artikel ini.

Kebanyakan tim pernah mengalami ini: lemari dirapikan sebelum kunjungan atau setelah pindah kantor, dan sebulan kemudian selotipnya hilang lagi, kabel cadangan tersebar di tiga laci, dan seseorang sudah memesan printer label yang keempat. Bukan karena ada yang ceroboh; ruangnya saja tidak punya aturan yang bisa bertahan menghadapi minggu yang sibuk.

Mengapa peralatan selalu berantakan lagi

Penyimpanan menjadi berantakan ketika mengembalikan sesuatu ke tempatnya membutuhkan lebih banyak pemikiran daripada sekadar meletakkannya di mana saja. Jika meteran tidak punya tempat yang jelas, ia akan berakhir di permukaan datar terdekat. Jika kotak baterai tidak diberi label, baterai akan berakhir di kotak yang terlihat kurang lebih cocok.

Biaya sebenarnya adalah waktu yang dihabiskan untuk mencari, dan pembelian ganda karena tidak ada yang bisa menemukan yang asli. Organisasi tempat kerja yang baik menghilangkan keputusan-keputusan kecil ini, sehingga pilihan yang rapi juga menjadi pilihan yang paling cepat.

Mulai dengan memilah yang tidak diperlukan

Sebelum merancang penyimpanan apa pun, kosongkan satu area dan pilah isinya. Mengatur barang yang tidak Anda butuhkan hanya memberi kekacauan tempat yang lebih rapi.

Gunakan tiga tumpukan:

• Simpan: digunakan secara rutin, masih berfungsi, dan milik tim ini.
• Pindahkan: berguna, tapi tempatnya di tempat lain, seperti lantai lain, lokasi lain, atau ruang arsip.
• Lepaskan: rusak, usang, terlalu banyak duplikat, atau tidak dipakai sejak lama sehingga tidak ada yang ingat.

Beberapa barang memerlukan keputusan dari orang lain, seperti peralatan yang tercatat dalam pembukuan perusahaan atau barang yang perlu dibuang dengan aman. Masukkan barang-barang ini ke kotak yang diberi label jelas dengan catatan dan tanggal, dan tugaskan satu orang untuk mendapatkan jawaban. Jangan biarkan kotak “belum diputuskan” menjadi penyimpanan permanen.

Kerjakan satu lemari dalam satu waktu. Seluruh kantor dalam satu sore jarang selesai.

Beri setiap barang satu tempat tetap

Aturan paling berguna untuk menjaga peralatan tetap rapi adalah setiap barang punya tepat satu tempat tinggalnya. Bukan “di suatu tempat di gudang”, tapi “rak paling atas lemari B, kotak bertuliskan kabel”.

Tentukan tempat berdasarkan cara barang digunakan, bukan berdasarkan bentuknya:

• Barang yang sering digunakan diletakkan setinggi pinggang hingga mata, dekat tempat penggunaannya. Stapler dan kertas printer diletakkan dekat printer.
• Barang berat diletakkan di bawah. Kotak kertas dan kotak perkakas berada di rak paling bawah.
• Barang yang jarang digunakan diletakkan di atas atau lebih jauh. Spanduk acara dan monitor cadangan bisa disimpan di rak paling atas atau di ruang belakang.
• Barang yang digunakan bersama, disimpan bersama. Proyektor, remote-nya, adaptor, dan kabel ekstensi berbagi satu kotak.

Ketika suatu barang punya satu tempat, barang yang hilang langsung terlihat. Ruang kosong di rak berlabel mengatakan lebih banyak daripada daftar apa pun.

Bagi penyimpanan menjadi zona agar orang bisa menebak letak barang

Zonasi berarti membagi penyimpanan menjadi area berdasarkan fungsinya, sehingga rekan baru bisa menebak di mana sesuatu berada sebelum membuka pintu. Susunan zona sederhana untuk kantor pada umumnya:

Zona	Yang disimpan di sana	Di mana meletakkannya
Perlengkapan sehari-hari	Pulpen, selotip, catatan tempel, staples	Rak terbuka dekat meja kerja
Cetak dan pos	Kertas, toner, amplop, selotip pengemas	Di samping printer
IT dan kabel	Charger, adaptor, mouse, keyboard, kabel yang digulung	Lemari tertutup, satu kotak per jenis
Dapur dan kebersihan	Cangkir, sabun cuci piring, kantong sampah, tisu	Lemari dapur, jauh dari kertas
Keselamatan dan P3K	Kotak P3K, senter, baterai cadangan	Mudah dijangkau, diberi label jelas
Peralatan pinjaman	Proyektor, kamera, laptop cadangan, perkakas	Lemari yang bisa dikunci
Arsip dan musiman	Perlengkapan acara, suku cadang furnitur, dekorasi	Rak paling atas atau ruang belakang

Zona Anda akan berbeda. Yang penting adalah zona itu tertulis dan konsisten di semua ruangan dan lokasi.

Beri label pada rak dan kotak, bukan hanya kotak kemasan

Label adalah yang mengubah lemari rapi menjadi lemari yang tetap rapi, karena label memberi tahu orang ke mana mengembalikan barang. Label pada kotak membantu Anda menemukannya sekali. Label pada rak membantu Anda mengembalikannya setiap kali.

Label yang baik singkat dan menggunakan kata-kata yang sudah dipakai tim Anda: “Kabel: USB-C”, “Selotip pengemas”, “Pinjaman: satu set proyektor”. Letakkan label di tempat yang tetap terlihat saat kotak dikeluarkan.

Kode QR di setiap rak atau kotak bisa melangkah lebih jauh: memindainya membuka catatan untuk tempat penyimpanan itu, menunjukkan apa yang seharusnya ada di sana dan berapa jumlahnya. Ini berguna saat menghitung stok, dan memungkinkan siapa pun mengetahui fungsi suatu kotak tanpa membukanya.

Siapkan lemari perlengkapan bersama untuk swalayan

Lemari perlengkapan bersama berfungsi ketika siapa pun bisa mengambil yang mereka butuhkan tanpa perlu bertanya, dan orang yang memesan tahu sebelum barangnya habis. Kedua hal ini sama pentingnya.

Untuk swalayan, letakkan kemasan yang sudah dibuka di depan dan stok cadangan di belakang atau di bawahnya, sehingga orang selalu mengambil dari kemasan yang sudah dibuka terlebih dahulu.

Untuk pengisian ulang, tentukan siapa yang memesan dan pada titik apa. Aturan sederhana, seperti “saat kamu membuka kotak staples terakhir, catat”, memberi sinyal kepada orang yang memesan tanpa harus berkeliling rak. Catat cara memesan ulang setiap barang, agar tugasnya bisa dialihkan ke orang lain saat cuti.

Meminjam dan mengembalikan tanpa lembar tanda tangan

Peralatan bersama, seperti proyektor, kamera bagus, laptop cadangan, atau bor nirkabel, sering hilang karena tidak ada yang tahu siapa yang membawanya. Anda tidak perlu sistem peminjaman resmi untuk mengatasinya. Anda hanya perlu satu kebiasaan: mencatat ke mana barang itu pergi.

Dua praktik sederhana ini bekerja dengan baik:

• Jadikan nama peminjam sebagai sebuah tempat. Perlakukan setiap orang, tim, atau kendaraan sebagai tempat: “Van 2”, “Tim penjualan”, “Ani”. Saat kamera keluar dari lemari, catat sebagai dipindahkan ke tempat itu. Saat kembali, pindahkan lagi. Siapa pun yang memeriksa lemari bisa melihat di mana setiap barang berada.
• Tinggalkan catatan singkat. Untuk peminjaman sekali pakai, catatan pada data barang (“dipakai Tomi untuk acara Jumat, kembali Senin”) sudah cukup.

Ruang kosong yang berlabel untuk set proyektor juga menjadi pengingat tenang bahwa barang itu masih dipinjam.

Jaga kerapian dengan rutinitas ringan

Kerapian sedikit demi sedikit memburuk setiap hari, sehingga solusinya adalah reset kecil yang rutin, bukan bersih-bersih besar sekali setahun. Buat rutinitas cukup singkat agar benar-benar terlaksana.

Rutinitas mingguan atau dua mingguan untuk ruang bersama:

1. Kembalikan barang. Lima menit untuk mengembalikan barang ke tempat berlabelnya.
2. Periksa celah kosong. Tempat berlabel yang kosong berarti ada barang yang sedang dipinjam atau habis. Tindak lanjuti keduanya.
3. Hitung yang mulai habis. Periksa barang yang menghentikan pekerjaan saat habis, dan perbarui jumlahnya.
4. Kosongkan kotak “belum diputuskan”. Apa pun yang sudah lebih dari sebulan di sana harus diputuskan.
5. Perbaiki satu gangguan. Label yang hilang, kotak yang selalu meluap, zona yang tidak dipahami siapa pun.

Bergiliran mengerjakan tugas ini, agar semua orang belajar di mana barang-barang tinggal, dan ruang itu tidak bergantung pada satu-satunya orang rapi di kantor.

Kapan pendekatan sederhana sudah cukup

Tidak semua ruang butuh sistem. Kantor kecil dengan satu lemari perlengkapan dan sedikit orang bisa berjalan dengan rak berlabel, buku catatan yang ditempel di dalam pintu, dan pengecekan cepat setiap Jumat. Jika tidak ada yang keluar gedung dan orang yang sama selalu memesan, itu mungkin sudah cukup untuk selamanya.

Catatan bersama mulai memberi manfaat ketika peralatan tersebar di berbagai ruangan, lantai, lokasi, atau kendaraan, ketika beberapa orang meminjam dan mengembalikan barang, atau ketika Anda terus-menerus baru mengetahui barang habis setelah benar-benar habis.

Di mana Tana berperan

Tana adalah aplikasi inventaris bersama untuk tim. Tana tidak merapikan lemari untuk Anda, tetapi menyimpan catatan tentang apa yang ada di mana setelah Anda melakukannya.

• Penyimpanan untuk setiap tempat. Buat penyimpanan untuk setiap lemari, rak, kotak, ruangan, atau kendaraan. Stok dicatat per penyimpanan, dan total suatu barang adalah jumlah dari semuanya. Lokasi mengelompokkan penyimpanan berdasarkan gedung atau lokasi.
• Perpindahan dalam satu langkah. Pindahkan barang dari “Lemari B” ke “Van 2” dan kembali lagi saat barang itu kembali. Tana tidak memiliki fitur peminjaman dan pengembalian, jadi penyimpanan yang dinamai sesuai orang, tim, atau kendaraan adalah cara sederhana untuk menunjukkan siapa yang membawa sesuatu.
• Label QR untuk rak dan kotak. Cetak label QR untuk penyimpanan dan barang dari aplikasi web. Memindainya dengan kamera iPhone atau iPad, atau kamera browser, akan membuka penyimpanan atau barang tersebut.
• Foto dan tag. Tambahkan foto agar orang mengenali barang, dan tag seperti “pinjaman” atau “IT” untuk mengelompokkannya di berbagai ruangan.
• Peringatan stok menipis. Tetapkan ambang batas untuk setiap barang seperti toner dan selotip pengemas, dan dapatkan peringatan di halaman utama, lewat email dan push, atau di kanal Slack. Setiap barang bisa diberi catatan tentang cara memesannya kembali.
• Riwayat. Lihat siapa yang memindahkan atau mengubah apa, kapan, dan di penyimpanan mana.

Tana berjalan di iPhone, iPad, dan Mac, di Android, dan di browser komputer mana pun. Ada paket gratis tanpa perlu kartu.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana cara mengatur perlengkapan kantor di lemari bersama?

Singkirkan yang tidak Anda perlukan, bagi sisanya menjadi zona, beri setiap barang satu tempat berlabel, dan simpan stok cadangan di belakang kemasan yang sudah dibuka. Sepakati siapa yang memesan dan kapan, agar lemari tidak diam-diam kehabisan isi.

Apa cara terbaik untuk menjaga peralatan kantor tetap rapi dalam jangka panjang?

Buat mengembalikan barang lebih mudah daripada membiarkannya di luar: satu tempat tetap untuk setiap barang, label di rak bukan hanya di kotak, dan rutinitas mingguan singkat yang mengembalikan barang dan memeriksa celah kosong. Bergiliranlah dalam rutinitas ini.

Bagaimana kami melacak siapa yang meminjam peralatan bersama?

Catat ke mana barang itu pergi. Perlakukan setiap orang, tim, atau kendaraan sebagai tempat, dan catat perpindahan barang ke sana dan kembali, atau tinggalkan catatan singkat pada barang tersebut. Tempat berlabel yang kosong juga langsung menunjukkan bahwa ada barang yang sedang dipinjam.

Apa yang harus dibuang saat mengatur peralatan?

Semua yang rusak, usang, terlalu banyak duplikat, atau sudah lama tidak dipakai. Barang yang tercatat dalam pembukuan perusahaan, atau yang perlu dibuang secara khusus, harus disisihkan dengan catatan sampai orang yang tepat memutuskan.