Ofis ekipmanları ve malzemeleri nasıl düzenlenir (ve düzenli tutulur)

Ofis ekipmanlarını ve malzemelerini düzenlemek ve düzenli tutmak için, her eşyaya sabit bir yer verin, bu yerleri net bölgelerde toplayın, herkesin eşyaları bulup yerine koyabilmesi için rafları ve kutuları etiketleyin, kimsenin kullanmadığı şeylerden kurtulun, ve her hafta eşyaları yerine koyan hafif bir rutin üzerinde anlaşın. İlk toparlama kolay kısımdır. Bu düzeni korumak ise bu yazının geri kalanının konusu.

Çoğu ekip bunu yaşamıştır: dolap bir ziyaret öncesinde ya da taşınma sonrasında düzenlenir, ve bir ay sonra bant yine kayıptır, yedek kablolar üç farklı çekmeceye dağılmıştır, ve biri dördüncü etiket yazıcısını sipariş etmiştir. Kimse özensiz değildir; alanda sadece yoğun bir haftayı atlatacak kurallar yoktur.

Ekipman neden yeniden dağılır

Depo düzensizleşir çünkü bir şeyi yerine koymak, onu herhangi bir yere bırakmaktan daha fazla düşünmeyi gerektirir. Şerit metrenin belirgin bir yeri yoksa en yakın düz yüzeye konur. Pil kutusunun etiketi yoksa piller, yaklaşık olarak doğru görünen kutuya girer.

Asıl maliyet, arama için harcanan zaman ve orijinalini kimsenin bulamamasından kaynaklanan mükerrer satın almadır. İyi bir ofis düzeni bu küçük kararları ortadan kaldırır, böylece düzenli seçenek aynı zamanda en hızlı seçenek olur.

İhtiyacınız olmayanları ayıklayarak başlayın

Herhangi bir depolama sistemi tasarlamadan önce, bir alanı boşaltın ve içinden çıkanları sınıflandırın. İhtiyacınız olmayan şeyleri düzenlemek, dağınıklığa daha güzel bir ev vermekten başka bir şey değildir.

Üç yığın kullanın:

• Sakla: düzenli kullanılıyor, çalışıyor, ve bu ekibe ait.
• Taşı: kullanışlı ama başka bir yere ait, örneğin başka bir kat, başka bir konum veya arşiv odası.
• Elden çıkar: bozuk, eskimiş, çok sayıda tekrarlanmış, veya kimsenin hatırlayamayacağı kadar uzun süredir kullanılmamış.

Şirket defterlerinde kayıtlı ekipman veya güvenli imha gerektiren eşyalar gibi bazı şeyler için başka birinin kararı gerekir. Bunları not ve tarih içeren, açıkça işaretlenmiş bir kutuya koyun ve bir cevap almayı bir kişinin sorumluluğuna verin. “Belirsiz” kutusunun kalıcı bir depolama alanına dönüşmesine izin vermeyin.

Bir seferde bir dolabı halledin. Bütün ofisi bir öğleden sonrada bitirmek nadiren mümkün olur.

Her eşyaya sabit bir yer verin

Ekipmanı düzenli tutmanın en yararlı kuralı, her eşyanın yaşadığı tam olarak bir yerinin olmasıdır. “Depoda bir yerde” değil, “B dolabının üst rafı, kablolar yazan kutu” gibi.

Yerleri eşyaların nasıl göründüğüne değil, nasıl kullanıldığına göre belirleyin:

• Sık kullanılan eşyalar bel ile göz hizası arasına, kullanıldıkları yere yakın konulmalı. Zımba ve yazıcı kağıdı yazıcının yanında olmalı.
• Ağır eşyalar aşağıya konulmalı. Kağıt kutuları ve alet kutuları en alt rafta durmalı.
• Nadiren kullanılan eşyalar yukarıya veya daha uzağa konulmalı. Etkinlik afişleri ve yedek monitörler en üst rafta veya arka bir odada durabilir.
• Birlikte kullanılan eşyalar bir arada tutulmalı. Projektör, kumandası, adaptörü ve uzatma kablosu aynı kutuyu paylaşmalı.

Bir eşyanın tek bir yeri olduğunda, eksik olduğu hemen fark edilir. Etiketli bir raftaki boş bir alan, herhangi bir listeden daha fazlasını anlatır.

İnsanların eşyaların yerini tahmin edebilmesi için depoyu bölgelere ayırın

Bölgelere ayırmak, depolama alanını amacına göre bölümlere ayırmak demektir, böylece yeni bir çalışma arkadaşı kapıyı açmadan önce bir şeyin nerede olduğunu tahmin edebilir. Tipik bir ofis için basit bir bölge seti:

Bölge	Orada ne bulunur	Nereye konulmalı
Günlük malzemeler	Kalemler, bant, yapışkan notlar, zımba teli	Masalara yakın açık raf
Baskı ve posta	Kağıt, toner, zarflar, paketleme bandı	Yazıcının yanında
Bilgi işlem ve kablolar	Şarj cihazları, adaptörler, fareler, klavyeler, sarılmış kablolar	Kapalı dolap, tür başına bir kutu
Mutfak ve temizlik	Bardaklar, bulaşık deterjanı, çöp poşetleri, ıslak mendiller	Mutfak dolabı, kağıttan uzak
Güvenlik ve ilk yardım	İlk yardım çantası, el feneri, yedek piller	Kolay ulaşılabilir ve açıkça işaretli
Ödünç ekipman	Projektör, kamera, yedek dizüstü bilgisayarlar, aletler	Kilitli dolap
Arşiv ve mevsimlik eşyalar	Etkinlik malzemeleri, yedek mobilya parçaları, süslemeler	Üst raflar veya arka bir oda

Sizin bölgeleriniz farklı olacaktır. Önemli olan, bunların yazılı olması ve odalar ile konumlar arasında tutarlı kalmasıdır.

Sadece kutuları değil, rafları ve kutuları da etiketleyin

Düzenli bir dolabı düzenli kalan bir dolaba dönüştüren şey etiketlerdir, çünkü insanlara eşyaları nereye koyacaklarını söylerler. Kutu üzerindeki etiket onu bir kez bulmanıza yardımcı olur. Raf üzerindeki etiket ise onu her seferinde yerine koymanıza yardımcı olur.

İyi etiketler kısadır ve ekibinizin zaten kullandığı kelimeleri içerir: “Kablolar: USB-C”, “Paketleme bandı”, “Ödünç: projektör seti”. Etiketi, kutu çıkarıldığında bile görünür kalacağı bir yere yapıştırın.

Her raf veya kutudaki bir QR kod bunu bir adım öteye taşıyabilir: taramak, o depolama yerinin kaydını açar ve orada ne olması gerektiğini ve ne kadar olması gerektiğini gösterir. Bu, stok kontrolü yaparken faydalıdır ve herkesin bir kutuyu açmadan ne için olduğunu görmesini sağlar.

Ortak malzeme dolabını self servis için hazırlayın

Ortak bir malzeme dolabı, herkes sormadan ihtiyacı olanı alabildiğinde ve sipariş veren kişi bir şey bitmeden önce bunu öğrendiğinde işe yarar. Her ikisi de önemlidir.

Self servis için, açık paketi önde, yedek stoğu ise arkada veya altında tutun, böylece insanlar her zaman önce açık paketten alsın.

Yeniden stoklama için, kimin ne zaman sipariş vereceğine karar verin. “Son zımba teli kutusunu açtığında bunu kaydet” gibi basit bir kural, sipariş veren kişiye rafları dolaşmadan bir sinyal verir. Tatil sırasında görevin başka birine geçebilmesi için her ürünün nasıl yeniden sipariş edileceğini yazın.

Bir imza listesi olmadan ödünç alıp verme

Projektör, iyi kamera, yedek dizüstü bilgisayar veya kablosuz matkap gibi paylaşılan ekipmanlar çoğunlukla kimin elinde olduğu bilinmediği için kaybolur. Bunu düzeltmek için resmi bir ödünç verme sistemine ihtiyacınız yok. İhtiyacınız olan tek şey bir alışkanlık: nereye gittiğini kaydetmek.

İyi işleyen iki basit yöntem vardır:

• Ödünç alan kişinin adını bir yer haline getirin. Her kişiyi, ekibi veya aracı bir yer olarak ele alın: “Araç 2”, “Satış ekibi”, “Aiko”. Kamera dolaptan çıktığında, o yere taşındığını kaydedin. Geri döndüğünde ise onu geri taşıyın. Dolabı kontrol eden herkes, her eşyanın nerede olduğunu görebilir.
• Kısa bir not bırakın. Tek seferlik ödünç almalar için, eşyanın kaydına bir not yazmak yeterlidir (“Cuma etkinliğinde Tom’da, pazartesi geri gelecek”).

Projektör setinin boş, etiketli yeri de, onun hâlâ dışarıda olduğunu sessizce hatırlatır.

Hafif bir rutinle düzeni koruyun

Düzen her gün biraz bozulur, bu yüzden çözüm yılda bir kez yapılan büyük bir temizlik değil, küçük ve düzenli bir sıfırlamadır. Rutini, gerçekten uygulanacak kadar kısa tutun.

Ortak bir alan için haftalık veya iki haftada bir rutin:

1. Eşyaları yerine koyun. Eşyaları etiketli yerlerine koymak için beş dakika.
2. Boşlukları kontrol edin. Etiketli boş alanlar, bir şeyin dışarıda olduğu veya bittiği anlamına gelir. Her ikisini de takip edin.
3. Biteni sayın. İşi durduran eşyaları kontrol edin ve sayıları güncelleyin.
4. Belirsiz kutuyu boşaltın. Bir aydan uzun süredir orada olan her şey için bir karar verilmeli.
5. Bir rahatsızlığı düzeltin. Eksik bir etiket, her zaman taşan bir kutu, kimsenin anlamadığı bir bölge.

Bu görevi insanlar arasında sırayla yapın, böylece herkes eşyaların yerini öğrenir ve alan, ofisteki tek düzenli kişiye bağlı olmaktan çıkar.

Basit bir yaklaşımın yeterli olduğu durumlar

Her alanın bir sisteme ihtiyacı yoktur. Tek bir malzeme dolabı ve birkaç kişisi olan küçük bir ofis, etiketli raflar, kapının içine yapıştırılmış bir not defteri ve her cuma hızlı bir bakışla idare edebilir. Hiçbir şey binadan çıkmıyorsa ve sipariş her zaman aynı kişi tarafından veriliyorsa, ihtiyacınız olan tek şey bu olabilir.

Ortak bir kayıt, ekipman odalar, katlar, konumlar veya araçlar arasında dağıldığında, birkaç kişi eşya ödünç alıp geri verdiğinde, veya bir şeyin ancak bittikten sonra bittiğini öğrenmeye devam ettiğinizde işe yaramaya başlar.

Tana nereye uyuyor

Tana, ekipler için ortak bir stok yönetimi uygulamasıdır. Dolabı sizin yerinize düzenlemez, ama siz düzenledikten sonra neyin nerede olduğunun kaydını tutar.

• Her yer için bir depo. Her dolap, raf, kutu, oda veya araç için bir depo oluşturun. Stok her depo için ayrı ayrı kaydedilir ve bir ürünün toplamı bunların toplamıdır. Konumlar, depoları bina veya yere göre gruplandırır.
• Tek adımda taşıma. Bir ürünü “B Dolabı”ndan “Araç 2”ye taşıyın ve geri döndüğünde tekrar taşıyın. Tana’da giriş-çıkış (check-in/check-out) özelliği yoktur, bu yüzden bir kişinin, ekibin veya aracın adını taşıyan bir depo, kimde ne olduğunu göstermenin basit yoludur.
• Raf ve kutular için QR etiketleri. Web uygulamasından depolar ve ürünler için QR etiketleri yazdırın. Bunlardan birini iPhone veya iPad kamerasıyla, ya da tarayıcı kamerasıyla taramak, ilgili depoyu veya ürünü açar.
• Fotoğraflar ve etiketler. İnsanların eşyaları tanıyabilmesi için fotoğraf ekleyin, ve odalar arasında gruplamak için “ödünç” veya “BT” gibi etiketler kullanın.
• Düşük stok uyarıları. Toner ve paketleme bandı gibi malzemeler için ürün başına bir eşik belirleyin ve ana sayfada, e-posta ve push bildirimiyle, veya bir Slack kanalında uyarı alın. Her ürüne nasıl yeniden sipariş edileceğine dair bir not eklenebilir.
• Geçmiş. Kimin, ne zaman, hangi depoda neyi taşıdığını veya değiştirdiğini görün.

Tana; iPhone, iPad ve Mac’te, Android’de, ve herhangi bir bilgisayarda tarayıcı üzerinden çalışır. Kart gerektirmeyen ücretsiz bir plan bulunur.

Sıkça sorulan sorular

Ortak bir dolapta ofis malzemelerini nasıl düzenlerim?

İhtiyacınız olmayanları elden çıkarın, geri kalanını bölgelere ayırın, her eşyaya etiketli sabit bir yer verin, ve yedek stoğu açık paketin arkasında tutun. Dolabın fark edilmeden boşalmaması için kimin ne zaman yeniden sipariş vereceğini kararlaştırın.

Ofis ekipmanını uzun vadede düzenli tutmanın en iyi yolu nedir?

Eşyaları yerine koymayı, ortada bırakmaktan daha kolay hale getirin: eşya başına sabit bir yer, sadece kutularda değil raflarda etiketler, ve eşyaları yerine koyan, boşlukları kontrol eden kısa bir haftalık rutin. Bu rutini insanlar arasında sırayla uygulayın.

Paylaşılan ekipmanı kimin ödünç aldığını nasıl takip ederiz?

Nereye gittiğini kaydedin. Her kişiyi, ekibi veya aracı bir yer olarak ele alın ve eşyanın oraya taşınmasını ve geri gelmesini kaydedin, ya da eşyaya kısa bir not bırakın. Boş, etiketli bir yer de bir şeyin dışarıda olduğunu bir bakışta gösterir.

Ekipmanı düzenlerken ne atılmalı?

Bozuk, eskimiş, aşırı derecede tekrarlanmış, veya uzun süredir kullanılmayan her şey. Şirket defterlerinde kayıtlı olan veya özel imha gerektiren eşyalar, doğru kişi karar verene kadar bir notla bir kenara ayrılmalıdır.