Kako organizovati kancelarijsku opremu i materijal (i održati red)

Da biste organizovali kancelarijsku opremu i materijal i održali taj red, dodelite svakom predmetu jedno stalno mesto, grupišite ta mesta u jasne zone, obeležite police i kutije etiketama kako bi svako mogao da pronađe i vrati stvari, uklonite ono što niko ne koristi, i uvedite laku nedeljnu rutinu koja vraća stvari na mesto. Prvo sređivanje je lakši deo. Održati taj red je ono o čemu govori ostatak ovog članka.

Većina timova je ovo doživela: ormar se sredi pred posetu ili posle selidbe, a mesec dana kasnije lepljiva traka je opet nestala, rezervni kablovi su razbacani po tri fioke, i neko je već poručio četvrti štampač za etikete. Niko nije neuredan – prostoru jednostavno nedostaju pravila koja prežive napornu nedelju.

Zašto se oprema ponovo razbaca

Skladište postaje neuredno kada je vraćanje nečega na mesto zahtevnije od toga da se jednostavno negde ostavi. Ako metar nema očigledno mesto, završava na najbližoj ravnoj površini. Ako kutija za baterije nije obeležena, baterije završavaju u kutiji koja izgleda otprilike odgovarajuće.

Prava cena nije sam nered, već vreme provedeno u traženju i duplirana kupovina jer niko nije mogao da pronađe original. Dobra organizacija radnog prostora uklanja te sitne odluke, tako da uredna opcija postane i najbrža.

Počnite tako što ćete odvojiti ono što vam ne treba

Pre nego što osmislite bilo kakav sistem skladištenja, ispraznite jednu oblast i razvrstajte ono što iz nje izađe. Sređivanje stvari koje vam ne trebaju samo daje neredu lepši dom.

Koristite tri gomile:

• Zadržati: koristi se redovno, radi ispravno i pripada ovom timu.
• Preseliti: korisno, ali pripada nekom drugom mestu, kao što je drugi sprat, druga lokacija ili arhiva.
• Odbaciti: pokvareno, zastarelo, duplirano više puta, ili nekorišćeno toliko dugo da niko ne pamti kada.

Za neke stvari odluku mora doneti neko drugi, na primer opremu koja je u knjigovodstvu firme ili predmete kojima je potrebno bezbedno odlaganje. Stavite ih u jasno obeleženu kutiju sa napomenom i datumom, i odredite jednu osobu da dobije odgovor. Ne dozvolite da kutija “neodlučeno” postane trajno skladište.

Radite jedan ormar po jedan. Cela kancelarija za jedno popodne retko bude završena.

Dodelite svakom predmetu jedno stalno mesto

Najkorisnije pravilo za održavanje reda u opremi jeste da svaki predmet ima tačno jedno mesto na kome živi. Ne “negde u magacinu”, već “gornja polica ormana B, kutija označena kablovi”.

Mesta odredite prema tome kako se stvari koriste, a ne kako izgledaju:

• Predmeti koji se često koriste idu na visinu od struka do očiju, blizu mesta upotrebe. Heftalica i papir za štampač pripadaju pored štampača.
• Teški predmeti idu nisko. Kutije papira i sanduci s alatom stoje na najnižoj polici.
• Retko korišćeni predmeti idu visoko ili dalje. Baneri za događaje i rezervni monitori mogu stajati na najgornjoj polici ili u zadnjoj prostoriji.
• Stvari koje se koriste zajedno stoje zajedno. Projektor, njegov daljinski, adapter i produžni kabl dele jednu kutiju.

Kada predmet ima jedno mesto, njegovo odsustvo se odmah primeti. Prazan prostor na obeleženoj polici govori više od bilo kog spiska.

Podelite skladište na zone da bi ljudi mogli da pogode gde je šta

Podela na zone znači deljenje prostora za skladištenje po nameni, tako da novi kolega može da pogodi gde je nešto pre nego što otvori vrata. Jednostavan set zona za tipičnu kancelariju:

Zona	Šta se tu nalazi	Gde to staviti
Svakodnevni materijal	Olovke, traka, lepljivi listići, spajalice	Otvorena polica blizu stolova
Štampanje i pošta	Papir, toner, koverte, traka za pakovanje	Pored štampača
IT i kablovi	Punjači, adapteri, miševi, tastature, smotani kablovi	Zatvoreni ormar, po jedna kutija za svaku vrstu
Kuhinja i čišćenje	Šolje, sredstvo za sudove, kese za smeće, vlažne maramice	Kuhinjski ormarić, dalje od papira
Bezbednost i prva pomoć	Kutija za prvu pomoć, baterijska lampa, rezervne baterije	Lako dostupno i jasno obeleženo
Oprema za pozajmljivanje	Projektor, kamera, rezervni laptopovi, alat	Ormar sa bravom
Arhiva i sezonske stvari	Oprema za događaje, rezervni delovi nameštaja, ukrasi	Gornje police ili zadnja prostorija

Vaše zone će biti drugačije. Bitno je da budu zapisane i dosledne u svim prostorijama i lokacijama.

Obeležite police i kutije, ne samo pakovanja

Etikete su ono što pretvara sređen ormar u ormar koji ostaje sređen, jer govore ljudima gde da vrate stvari. Etiketa na pakovanju pomaže da ga pronađete jednom. Etiketa na polici pomaže da ga vratite svaki put.

Dobre etikete su kratke i koriste reči koje vaš tim već koristi: “Kablovi: USB-C”, “Traka za pakovanje”, “Pozajmica: set projektora”. Postavite etiketu tako da ostane vidljiva i kada se kutija izvadi.

QR kod na svakoj polici ili kutiji može otići korak dalje: skeniranjem se otvara zapis za to mesto, koji pokazuje šta bi trebalo da bude tu i koliko. To je korisno prilikom provere zaliha, i omogućava svakome da vidi čemu kutija služi bez otvaranja.

Podesite zajedničko skladište materijala za samouslugu

Zajedničko skladište materijala funkcioniše kada svako može da uzme šta mu treba bez pitanja, a osoba koja poručuje zna pre nego što nešto ponestane. Bitno je oboje.

Za samouslugu, držite otvoreno pakovanje napred, a rezervnu zalihu pozadi ili ispod, tako da ljudi uvek prvo uzimaju iz otvorenog pakovanja.

Za dopunu zaliha, odredite ko poručuje i u kom trenutku. Jednostavno pravilo, poput “kada otvoriš poslednju kutiju spajalica, zabeleži to”, daje osobi koja poručuje signal bez obilaska polica. Zapišite kako se svaka stavka ponovo poručuje, kako bi zadatak mogao da preuzme neko drugi tokom odmora.

Pozajmljivanje i vraćanje bez sveske za evidenciju

Deljena oprema, poput projektora, dobre kamere, rezervnog laptopa ili akumulatorske bušilice, najčešće nestaje jer niko ne zna ko je ima. Ne treba vam formalan sistem pozajmljivanja da to rešite. Treba vam jedna navika: zabeležite gde je otišlo.

Dve jednostavne prakse dobro funkcionišu:

• Nazovite mesto po onome ko pozajmljuje. Tretirajte svaku osobu, tim ili vozilo kao mesto: “Kombi 2”, “Prodajni tim”, “Aiko”. Kada kamera napusti ormar, zabeležite da je premeštena na to mesto. Kada se vrati, premestite je nazad. Svako ko proveri ormar može da vidi gde je svaki predmet.
• Ostavite kratku napomenu. Za jednokratne pozajmice dovoljna je napomena u zapisu predmeta (“kod Toma na petkovnom događaju, vraća se u ponedeljak”).

Prazan, obeležen prostor za set projektora takođe je tiha podsetnik da je i dalje napolju.

Održavajte red lakom rutinom

Organizacija svakog dana pomalo popušta, pa je rešenje malo, redovno resetovanje umesto velikog čišćenja jednom godišnje. Neka rutina bude dovoljno kratka da se zaista sprovodi.

Nedeljna ili dvonedeljna rutina za zajednički prostor:

1. Vratite stvari na mesto. Pet minuta za vraćanje predmeta na njihova obeležena mesta.
2. Proverite praznine. Prazna obeležena mesta znače da je nešto pozajmljeno ili potrošeno. Reagujte na oba slučaja.
3. Prebrojte ono što se troši. Proverite predmete koji zaustavljaju posao kada ponestanu, i ažurirajte brojeve.
4. Ispraznite kutiju “neodlučeno”. Sve što je tu duže od mesec dana dobija odluku.
5. Ispravite jednu sitnicu. Nedostajuću etiketu, kutiju koja stalno preliva, zonu koju niko ne razume.

Rotirajte tu ulogu među ljudima, tako da svako nauči gde je šta, a prostor prestane da zavisi samo od jedne uredne osobe u kancelariji.

Kada je jednostavan pristup dovoljan

Ne treba svakom prostoru sistem. Mala kancelarija sa jednim skladištem materijala i nekoliko ljudi može da funkcioniše uz obeležene police, blok za beleške zalepljen sa unutrašnje strane vrata, i brz pogled svakog petka. Ako ništa ne napušta zgradu, a poručuje uvek ista osoba, to može biti sve što će vam ikada trebati.

Zajednička evidencija počinje da se isplati kada je oprema razbacana po prostorijama, spratovima, lokacijama ili vozilima, kada nekoliko ljudi pozajmljuje i vraća stvari, ili kada stalno ispada da nešto ponestane tek pošto se to već dogodi.

Gde se Tana uklapa

Tana je zajednička aplikacija za upravljanje zalihama za timove. Ne sređuje ormar umesto vas, ali čuva zapis o tome šta je gde nakon što to uradite.

• Skladište za svako mesto. Napravite skladište za svaki orman, policu, kutiju, prostoriju ili vozilo. Zalihe se beleže po skladištu, a ukupna količina predmeta je zbir svih njih. Lokacije grupišu skladišta po zgradi ili mestu.
• Premeštanje u jednom koraku. Premestite predmet iz “Ormana B” u “Kombi 2” i nazad kada se vrati. Tana nema funkciju prijave i odjave, pa je skladište nazvano po osobi, timu ili vozilu jednostavan način da se pokaže ko šta ima.
• QR etikete za police i kutije. Štampajte QR etikete za skladišta i predmete iz veb aplikacije. Skeniranje kamerom iPhone-a ili iPad-a, ili kamerom pregledača, otvara to skladište ili predmet.
• Fotografije i oznake. Dodajte fotografije da bi ljudi prepoznali predmete, i oznake poput “pozajmica” ili “IT” da biste ih grupisali kroz prostorije.
• Upozorenja o niskim zalihama. Podesite prag za svaki predmet, poput tonera ili trake za pakovanje, i dobijajte obaveštenje na početnoj stranici, imejlom i push obaveštenjem, ili u Slack kanalu. Svaki predmet može imati napomenu o tome kako se ponovo poručuje.
• Istorija. Vidite ko je premestio ili promenio šta, kada, i u kom skladištu.

Tana radi na iPhone-u, iPad-u i Mac-u, na Android-u, i u pregledaču na bilo kom računaru. Postoji besplatan plan bez potrebe za karticom.

Često postavljana pitanja

Kako da organizujem kancelarijski materijal u zajedničkom ormanu?

Odbacite ono što vam ne treba, podelite ostatak na zone, dodelite svakom predmetu jedno obeleženo, stalno mesto, i držite rezervnu zalihu iza otvorenog pakovanja. Dogovorite se ko ponovo poručuje i u kom trenutku, kako se orman ne bi ispraznio neopaženo.

Koji je najbolji način da se kancelarijska oprema dugoročno održi organizovanom?

Učinite da je vraćanje stvari na mesto lakše nego njihovo ostavljanje napolju: jedno stalno mesto po predmetu, etikete na policama, a ne samo na kutijama, i kratka nedeljna rutina koja vraća stvari i proverava praznine. Rotirajte tu rutinu među ljudima.

Kako da pratimo ko je pozajmio deljenu opremu?

Beležite gde je otišla. Tretirajte svaku osobu, tim ili vozilo kao mesto i beležite premeštanje predmeta tamo i nazad, ili ostavite kratku napomenu na predmetu. Prazan, obeležen prostor takođe na prvi pogled pokazuje da nešto nedostaje.

Šta baciti prilikom organizovanja opreme?

Sve što je pokvareno, zastarelo, jako duplirano, ili dugo nekorišćeno. Predmete koji su u knjigovodstvu firme, ili kojima je potrebno posebno odlaganje, treba odvojiti sa napomenom dok odgovorna osoba ne donese odluku.