如何整理办公用品和设备(并长期保持整洁)

要整理好办公设备和用品并长期保持整洁,关键是给每件物品固定一个位置,把这些位置归入清晰的区域,给货架和收纳盒贴上标签,让任何人都能找到并归还物品,清理掉没人用的东西,并约定一个每周把物品放回原位的简单习惯。第一次整理是最容易的部分。这篇文章接下来要讲的,是如何保持这种整洁。

很多团队都遇到过这种情况:储物柜在客人来访前或搬家后被整理过,一个月后胶带又不见了,备用的线缆散落在三个抽屉里,又有人订购了第四台标签打印机。这不是谁粗心,只是那个空间没有能扛过忙碌一周的规则。

为什么设备总是又变乱

当把东西放回原位比随手一放需要更多思考时,储物空间就会变乱。如果卷尺没有明确的位置,它就会被放在最近的平面上。如果电池盒没有标签,电池就会被塞进看起来大致合适的盒子里。

真正的代价不是杂乱本身,而是找东西花的时间,以及因为没人能找到原件而重复购买。良好的办公室整理能消除这些细小的决定,让整洁的做法同时也是最快的做法。

先把不需要的东西挑出来

在设计任何收纳方式之前,先清空一个区域,把里面的东西分类。整理不需要的东西,只是给杂物找了个更好看的家。

分成三堆:

• 保留： 经常使用、状态良好、属于这个团队的物品。
• 转移： 有用,但应该放在别处,比如别的楼层、别的据点或者档案室。
• 处理掉： 已损坏、过时、重复太多份,或者久到没人记得上次用是什么时候。

有些东西需要别人来决定,比如已经记入公司账目的设备,或者需要安全处理的物品。把它们放进一个标注清楚的箱子里,附上便条和日期,并指定一个人负责跟进答案。不要让“待定”箱变成永久的储藏地。

一次只整理一个储物柜。想在一个下午搞定整个办公室,通常很难完成。

给每件物品一个固定的位置

保持设备整洁最有效的规则,就是每件物品都有确切的一个归属地。不是“仓库里的某个地方”,而是“B柜最上层,标着”线缆“的盒子”。

根据使用方式而不是外观来决定位置:

• 常用的物品放在腰部到眼睛的高度,靠近使用地点。订书机和打印纸应该放在打印机旁边。
• 重的物品放在低处。 纸箱和工具箱放在最下层。
• 不常用的物品放在高处或更远的地方。 活动横幅和备用显示器可以放在最上层或后备房间。
• 一起使用的物品放在一起。 投影仪、遥控器、转接头和延长线共用一个盒子。

当一件物品有固定位置时,少了它会立刻被发现。贴了标签的货架上出现的空位,比任何清单都更能说明问题。

把存放空间划分成区域,让大家能猜到东西在哪里

划分区域,是指按用途把存放空间分成不同的部分,这样新同事在打开柜门之前就能猜到东西大概在哪里。一个典型办公室的简单分区方式:

区域	存放的物品	放置位置
日常办公用品	笔、胶带、便利贴、订书钉	靠近工位的开放货架
打印与邮寄	纸张、墨粉、信封、打包胶带	打印机旁边
IT和线缆	充电器、转接头、鼠标、键盘、收好的线缆	带门的柜子,每种类型一个盒子
茶水间与清洁用品	杯子、洗洁精、垃圾袋、湿巾	茶水间柜子,远离纸张
安全与急救	急救箱、手电筒、备用电池	便于取用,标识清楚
外借设备	投影仪、相机、备用笔记本电脑、工具	带锁的柜子
存档与季节性物品	活动用品、备用家具零件、装饰品	最上层货架或后备房间

你们的分区方式会有所不同。重要的是把它们写下来,并在各个房间和据点保持一致。

给货架和收纳盒贴标签,不只是包装盒

标签才是把一个整理好的储物柜变成始终保持整洁的储物柜的关键,因为它告诉大家东西该放回哪里。包装盒上的标签帮你找到它一次;货架上的标签帮你每次都能放回原位。

好的标签要简短,并使用团队本来就在用的词:“线缆:USB-C”“打包胶带”“外借:投影仪套件”。把标签贴在取出盒子后仍然能看到的位置。

每个货架或收纳盒上贴一个二维码,还能更进一步:扫一下就能打开该存放点的记录,显示应该有什么、有多少。这在盘点时很有用,也能让任何人不用打开盒子就知道它是做什么用的。

把公共物资柜设置成自助模式

公共物资柜运作良好的前提是,任何人都能不问自取需要的东西,而负责采购的人也能在东西用完之前就知道。这两点都很重要。

为了方便自取,把已开封的一包放在前面,备用库存放在后面或下面,这样大家总是先用已开封的那包。

为了及时补货,要确定由谁在什么时候下单。一个简单的规则,比如“打开最后一盒订书钉时就记录下来”,能在不用巡查货架的情况下给负责采购的人一个信号。把每样东西的补货方式写下来,这样休假时也能交给别人接手。

不用签借表也能借出和归还

共享设备,比如投影仪、好相机、备用笔记本电脑或充电式电钻,消失的主要原因是没人知道它现在在谁手上。要解决这个问题,不需要正式的借用系统,只需要一个习惯:记录它去了哪里。

两个简单的做法效果都不错:

• 把借用人变成一个“存放点”。 把每个人、每个团队或每辆车都当作一个存放点:“2号车”“销售团队”“爱子”。相机离开柜子时,记录它已移动到那个存放点;回来时,再移回原处。任何检查柜子的人都能看出每件物品在哪里。
• 留一条简短的备注。 对于一次性的外借,只需在该物品的记录上写一条备注就够了(“周五活动上由Tom使用,周一归还”)。

投影仪套件那个贴了标签的空位,本身也在无声地提醒它还没回来。

用轻量级的习惯保持整洁

整洁每天都会有一点点被磨损,所以解决办法是小而规律的重置,而不是一年一次的大扫除。把这个习惯保持得足够简短,才能真正坚持下去。

一个共享空间每周或每两周的例行安排:

1. 把东西放回原位。 花五分钟把物品放回贴了标签的位置。
2. 检查空位。 贴了标签的空位意味着东西被借走或用完了。两种情况都要跟进。
3. 清点快用完的东西。 检查那些一旦用完就会耽误工作的物品,并更新数量。
4. 清空“待定”箱。 放在里面超过一个月的东西,都要做出决定。
5. 解决一个小麻烦。 一个脱落的标签、一个总是溢出的盒子、一个没人明白的分区。

让这个任务在大家之间轮流负责,这样每个人都能学会东西放在哪里,整洁也就不再只依赖办公室里那一个爱整理的人。

什么时候简单的方法就足够了

不是每个空间都需要一套系统。一个只有一个物资柜、人数不多的小办公室,靠贴了标签的货架、贴在柜门内侧的记事本,再加上每周五快速看一眼,就足够运转了。如果没有东西离开这栋楼,而且总是同一个人负责采购,这可能就是你们永远需要的全部。

当设备分散在多个房间、楼层、据点或车辆中,当好几个人都在借出和归还东西,或者你们总是事后才发现某样东西已经用完时,共享记录就开始真正发挥价值。

Tana能提供什么帮助

Tana是一款面向团队的共享库存管理应用。它不会替你整理储物柜,但一旦你整理好了,它会帮你记录什么东西在哪里。

• 为每个位置建立存放点。 为每个柜子、货架、收纳盒、房间或车辆创建一个存放点。库存按存放点分别记录,一件物品的总数就是各存放点数量之和。位置可以按楼栋或据点对存放点进行分组。
• 一步完成移动。 把一件物品从“B柜”移到“2号车”,归还时再移回来。Tana没有单独的签入签出功能,所以用人、团队或车辆的名字命名存放点,是显示“谁手上有什么”的简单方法。
• 货架和收纳盒的二维码标签。 可以在网页应用中为存放点和物品打印二维码标签。用iPhone、iPad摄像头或浏览器摄像头扫描,就能打开对应的存放点或物品。
• 照片和标签。 添加照片让大家能认出物品,用“外借”或“IT”之类的标签,把跨房间的物品归到一起。
• 库存偏低提醒。 为墨粉、打包胶带这类消耗品的每件物品设置一个阈值,就能在主页、邮件和推送通知,或Slack频道中收到提醒。每件物品都可以附上补货方式的备注。
• 历史记录。 查看谁在什么时候、在哪个存放点移动或修改了什么。

Tana可以在iPhone、iPad和Mac上使用,也支持Android,以及任何电脑上的浏览器。有一个无需绑卡的免费版。

常见问题

如何整理公共物资柜里的办公用品?

清理掉不需要的东西,把剩下的划分成区域,给每件物品一个贴了标签的固定位置,并把备用库存放在已开封的一包后面。约定好由谁在什么时候补货,这样物资柜就不会在不知不觉中变空。

长期保持办公设备整洁最好的方法是什么?

让把东西放回原位比随手放在外面更容易:每件物品一个固定位置,不只是包装盒上,货架上也要贴标签,再加上每周一次简短的整理和检查空位的习惯。让这个习惯在大家之间轮流进行。

如何追踪谁借用了共享设备?

记录它去了哪里。把每个人、每个团队或每辆车都当作一个存放点,记录物品移到那里、又移回来,或者在物品上留一条简短备注。贴了标签的空位,也能让人一眼看出东西被借走了。

整理设备时应该丢弃什么?

任何已损坏、过时、重复太多份,或者长期未使用的东西。已经记入公司账目的物品,或者需要特殊处理的物品,应该附上备注单独放置,直到负责人做出决定。