Как навести порядок в офисных принадлежностях и поддерживать его

Чтобы навести порядок в офисном оборудовании и расходных материалах и сохранить его, нужно дать каждой вещи одно постоянное место, объединить эти места в понятные зоны, подписать полки и коробки, чтобы любой мог найти вещь и вернуть её обратно, избавиться от того, чем никто не пользуется, и завести лёгкую привычку возвращать всё на место каждую неделю. Первая уборка — это самая простая часть. Остальная часть статьи о том, как удержать этот порядок.

Знакомая многим командам ситуация: шкаф с расходниками разбирают перед визитом гостей или после переезда, а через месяц снова нет скотча, запасные кабели разбросаны по трём ящикам, а кто-то уже заказал четвёртый принтер для этикеток. Дело не в чьей-то небрежности — просто в этом месте нет правил, которые выдерживают загруженную неделю.

Почему оборудование снова превращается в хаос

Порядок в хранилище нарушается, когда вернуть вещь на место требует больше усилий, чем просто бросить её где придётся. Если у рулетки нет очевидного места, она окажется на ближайшей плоской поверхности. Если коробка с батарейками не подписана, батарейки попадают в коробку, которая выглядит примерно подходящей.

Настоящая цена беспорядка — это время на поиски и повторные покупки, потому что никто не смог найти оригинал. Хорошая организация рабочего пространства убирает эти мелкие решения, и аккуратный вариант становится ещё и самым быстрым.

Начните с того, чтобы избавиться от лишнего

Прежде чем продумывать систему хранения, освободите одну зону и рассортируйте всё, что из неё вышло. Раскладывать по местам вещи, которые вам не нужны, — значит просто дать беспорядку более уютный дом.

Разделите вещи на три стопки:

• Оставить: используется регулярно, исправно и принадлежит этой команде.
• Переместить: полезно, но должно находиться в другом месте — на другом этаже, в другом филиале или в архиве.
• Избавиться: сломано, устарело, дублируется много раз или не использовалось так долго, что никто и не вспомнит.

Некоторые вещи требуют решения кого-то другого — например, оборудование, числящееся на балансе компании, или предметы, которым нужна безопасная утилизация. Положите их в чётко подписанную коробку с запиской и датой и назначьте одного человека ответственным за получение ответа. Не позволяйте коробке «на рассмотрении» превратиться в постоянное место хранения.

Разбирайте по одному шкафу за раз. Весь офис за один вечер разобрать получается редко.

Дайте каждой вещи одно постоянное место

Самое полезное правило для поддержания порядка в оборудовании — у каждой вещи должно быть ровно одно место, где она живёт. Не «где-то на складе», а «верхняя полка шкафа Б, коробка с подписью «кабели»».

Определяйте места по тому, как вещи используются, а не по тому, как они выглядят:

• Часто используемые вещи держите на уровне от пояса до глаз, ближе к месту использования. Степлер и бумага для принтера должны быть рядом с принтером.
• Тяжёлые вещи держите внизу. Коробки с бумагой и ящики с инструментами стоят на нижней полке.
• Редко используемые вещи держите наверху или подальше. Баннеры для мероприятий и запасные мониторы могут стоять на верхней полке или в подсобке.
• Вещи, которые используются вместе, храните вместе. Проектор, пульт, адаптер и удлинитель делят одну коробку.

Когда у вещи одно место, её отсутствие сразу заметно. Пустое место на подписанной полке говорит больше, чем любой список.

Разделите хранилище на зоны, чтобы люди могли догадаться, где что лежит

Зонирование значит разделение хранения на области по назначению, чтобы новый коллега мог догадаться, где что находится, ещё до того, как откроет дверцу. Простой набор зон для типичного офиса:

Зона	Что там хранится	Куда класть
Повседневные принадлежности	Ручки, скотч, стикеры, скобы	Открытая полка рядом со столами
Печать и почта	Бумага, тонер, конверты, упаковочный скотч	Рядом с принтером
ИТ и кабели	Зарядки, адаптеры, мыши, клавиатуры, смотанные кабели	Закрытый шкаф, по одной коробке на тип
Кухня и уборка	Кружки, средство для мытья посуды, пакеты для мусора, салфетки	Кухонный шкаф, отдельно от бумаги
Безопасность и первая помощь	Аптечка, фонарик, запасные батарейки	Легко доступно, чётко обозначено
Оборудование напрокат	Проектор, камера, запасные ноутбуки, инструменты	Запираемый шкаф
Архив и сезонные вещи	Инвентарь для мероприятий, запасные детали мебели, украшения	Верхние полки или подсобка

У вас зоны будут другими. Важно, чтобы они были записаны и одинаковы во всех комнатах и филиалах.

Подписывайте полки и коробки, а не только упаковки

Именно этикетки превращают убранный шкаф в шкаф, который остаётся убранным, потому что они подсказывают, куда возвращать вещи. Этикетка на упаковке помогает найти её один раз. Этикетка на полке помогает возвращать её туда каждый раз.

Хорошие этикетки короткие и используют слова, которые уже говорит ваша команда: «Кабели: USB-C», «Упаковочный скотч», «Напрокат: комплект проектора». Клейте этикетку так, чтобы она оставалась видна, даже когда коробку вынимают.

QR-код на каждой полке или коробке может пойти дальше: при сканировании открывается запись об этом месте хранения, показывая, что там должно быть и в каком количестве. Это удобно при проверке остатков и позволяет любому увидеть назначение коробки, не открывая её.

Настройте общую кладовую на самообслуживание

Общая кладовая работает хорошо, когда любой может взять то, что нужно, не спрашивая, а тот, кто заказывает расходники, узнаёт об их нехватке заранее. Важны обе части.

Для самообслуживания держите открытую упаковку впереди, а запас — сзади или снизу, чтобы люди всегда брали сначала из открытой упаковки.

Для пополнения запасов решите, кто и в какой момент заказывает. Простое правило, например «когда открываешь последнюю коробку скоб, запиши это», даёт заказчику сигнал без обхода полок. Запишите, как заказывать каждую позицию, чтобы задачу можно было передать другому человеку на время отпуска.

Как одалживать и возвращать вещи без журнала выдачи

Общее оборудование — проектор, хорошая камера, запасной ноутбук или аккумуляторная дрель — пропадает в основном потому, что никто не знает, у кого оно сейчас. Формальная система выдачи для решения этой проблемы не нужна. Нужна одна привычка: записывать, куда вещь ушла.

Хорошо работают два простых приёма:

• Назовите местом того, кто взял вещь. Относитесь к каждому человеку, команде или машине как к отдельному месту: «Фургон 2», «Отдел продаж», «Айко». Когда камера покидает кладовую, отметьте, что она переместилась в это место. Когда она возвращается, переместите её обратно. Любой, кто заглянет в кладовую, сразу увидит, где находится каждая вещь.
• Оставьте короткую запись. Для разовых заимствований достаточно записи в карточке вещи: «у Тома на пятничном мероприятии, вернётся в понедельник».

Пустое подписанное место для комплекта проектора тоже тихо напоминает, что он всё ещё не вернулся.

Поддерживайте порядок лёгкой рутиной

Порядок понемногу разрушается каждый день, поэтому решение — небольшой регулярный сброс, а не большая генеральная уборка раз в год. Держите рутину достаточно короткой, чтобы она действительно выполнялась.

Еженедельная или раз в две недели рутина для общего пространства:

1. Верните вещи на место. Пять минут на возврат вещей на их подписанные места.
2. Проверьте пробелы. Пустые подписанные места означают, что что-то взяли или что-то закончилось. Разберитесь с обоими случаями.
3. Пересчитайте расходники. Проверьте вещи, без которых работа останавливается, и обновите количество.
4. Разберите коробку «на рассмотрении». Всё, что лежит там больше месяца, требует решения.
5. Исправьте одну неприятность. Отклеившуюся этикетку, вечно переполненную коробку, зону, которую никто не понимает.

Меняйте ответственного по очереди, чтобы каждый узнал, где что лежит, и порядок в офисе не зависел от одного аккуратного человека.

Когда достаточно простого подхода

Не каждому пространству нужна система. Небольшой офис с одной кладовой и несколькими сотрудниками вполне может обойтись подписанными полками, блокнотом, приклеенным изнутри двери, и быстрым взглядом каждую пятницу. Если ничего не покидает здание и заказы всегда делает один и тот же человек, этого может быть достаточно навсегда.

Общий учёт начинает окупаться, когда оборудование разбросано по комнатам, этажам, филиалам или машинам, когда несколько человек одалживают и возвращают вещи, или когда вы то и дело узнаёте, что что-то закончилось, уже после того, как это произошло.

Чем здесь может помочь Tana

Tana — это общее приложение для учёта запасов для команд. Оно не разберёт кладовую за вас, но сохранит запись о том, что где лежит, после того как вы это сделаете.

• Хранилище для каждого места. Создайте хранилище для каждого шкафа, полки, коробки, комнаты или машины. Остатки записываются по каждому хранилищу отдельно, а общее количество товара — это их сумма. Локации группируют хранилища по зданию или филиалу.
• Перемещение в одно действие. Переместите вещь из «Шкафа Б» в «Фургон 2» и обратно, когда она вернётся. В Tana нет функции выдачи и возврата, поэтому хранилище, названное в честь человека, команды или машины, — простой способ показать, у кого что находится.
• QR-этикетки для полок и коробок. Печатайте QR-этикетки для хранилищ и товаров прямо из веб-приложения. При сканировании камерой iPhone, iPad или камерой браузера открывается соответствующее хранилище или товар.
• Фото и теги. Добавляйте фото, чтобы люди узнавали вещи, и теги вроде «напрокат» или «ИТ», чтобы объединять их между комнатами.
• Оповещения о низком запасе. Задайте порог для каждого товара — например, для тонера или упаковочного скотча — и получайте уведомления на главной странице, по почте и push, или в канале Slack. У каждого товара можно оставить заметку о том, как его заказывать заново.
• История. Смотрите, кто, когда и в каком хранилище что переместил или изменил.

Tana работает на iPhone, iPad и Mac, на Android и в браузере на любом компьютере. Есть бесплатный тариф без привязки карты.

Часто задаваемые вопросы

Как навести порядок в офисных принадлежностях в общей кладовой?

Избавьтесь от лишнего, разделите остальное на зоны, дайте каждой вещи одно подписанное постоянное место и держите запас позади открытой упаковки. Договоритесь, кто и в какой момент делает повторный заказ, чтобы кладовая не опустела незаметно.

Как лучше всего поддерживать порядок в офисном оборудовании долгое время?

Сделайте так, чтобы возвращать вещи на место было проще, чем оставлять их снаружи: одно постоянное место для каждой вещи, этикетки на полках, а не только на коробках, и короткая еженедельная рутина, которая возвращает вещи на место и проверяет пробелы. Меняйте ответственного по очереди.

Как отследить, кто взял общее оборудование?

Записывайте, куда оно ушло. Относитесь к каждому человеку, команде или машине как к отдельному месту и фиксируйте перемещение вещи туда и обратно, либо оставляйте короткую заметку на карточке вещи. Пустое подписанное место тоже сразу показывает, что чего-то не хватает.

Что выбрасывать при наведении порядка в оборудовании?

Всё сломанное, устаревшее, сильно продублированное или не использовавшееся долгое время. Вещи, числящиеся на балансе компании, или требующие особой утилизации, стоит отложить с запиской до решения ответственного человека.