Cách sắp xếp thiết bị và vật dụng văn phòng gọn gàng (và giữ được lâu dài)

Để sắp xếp thiết bị và vật dụng văn phòng và giữ được sự gọn gàng đó, hãy cho mỗi món đồ một chỗ cố định, gom các chỗ đó thành từng khu vực rõ ràng, dán nhãn lên kệ và hộp để ai cũng có thể tìm và trả đồ về đúng chỗ, loại bỏ những gì không ai dùng đến, và thống nhất một thói quen nhẹ nhàng để đưa đồ về chỗ mỗi tuần. Lần dọn dẹp đầu tiên là phần dễ. Phần còn lại của bài viết này nói về cách giữ được sự gọn gàng đó.

Nhiều đội nhóm đã từng gặp tình huống này: tủ đồ được dọn trước một chuyến thăm hoặc sau khi chuyển văn phòng, rồi một tháng sau, băng keo lại biến mất, dây cáp dự phòng nằm rải rác ở ba ngăn kéo khác nhau, và ai đó đã đặt mua chiếc máy in nhãn thứ tư. Không ai bất cẩn cả; chỉ là không gian đó chưa có quy tắc nào đủ sức trụ qua một tuần bận rộn.

Vì sao thiết bị lại bừa bộn trở lại

Kho đồ trở nên lộn xộn khi việc cất đồ về chỗ cũ đòi hỏi suy nghĩ nhiều hơn là chỉ đặt tạm ở đâu đó. Nếu thước dây không có chỗ rõ ràng, nó sẽ nằm trên bề mặt phẳng gần nhất. Nếu hộp pin không có nhãn, pin sẽ bị bỏ vào hộp nào trông có vẻ đúng.

Cái giá thực sự không phải là sự bừa bộn, mà là thời gian đi tìm và việc mua trùng vì không ai tìm được món đồ gốc. Sắp xếp nơi làm việc tốt sẽ loại bỏ những quyết định nhỏ nhặt này, khiến việc dọn gọn cũng trở thành lựa chọn nhanh nhất.

Bắt đầu bằng việc loại bỏ những gì không cần

Trước khi nghĩ đến bất kỳ cách sắp xếp nào, hãy dọn trống một khu vực và phân loại những gì lấy ra từ đó. Sắp xếp gọn gàng những món đồ không cần thiết chỉ là cho sự bừa bộn một ngôi nhà đẹp hơn mà thôi.

Chia thành ba nhóm:

• Giữ lại: dùng thường xuyên, còn hoạt động tốt, và thuộc về đội nhóm này.
• Chuyển đi: hữu ích, nhưng thuộc về nơi khác, chẳng hạn tầng khác, chi nhánh khác, hoặc phòng lưu trữ.
• Bỏ đi: hỏng, lỗi thời, trùng lặp quá nhiều lần, hoặc không ai nhớ nổi lần cuối được sử dụng là khi nào.

Một số món đồ cần người khác quyết định, chẳng hạn thiết bị đã được ghi vào sổ sách tài sản công ty, hoặc những thứ cần được xử lý an toàn. Hãy để chúng vào một hộp được đánh dấu rõ ràng kèm ghi chú và ngày tháng, và giao cho một người phụ trách tìm câu trả lời. Đừng để hộp “chưa quyết định” trở thành nơi lưu trữ vĩnh viễn.

Dọn từng tủ một. Cả văn phòng trong một buổi chiều thường khó mà xong được.

Cho mỗi món đồ một chỗ cố định

Quy tắc hữu ích nhất để giữ thiết bị luôn gọn gàng là mỗi món đồ có đúng một chỗ để ở. Không phải là “đâu đó trong kho”, mà là “kệ trên cùng của tủ B, hộp ghi nhãn cáp”.

Xác định chỗ để dựa trên cách sử dụng, chứ không phải hình dáng:

• Đồ dùng thường xuyên nên đặt ở độ cao từ ngang hông đến ngang mắt, gần nơi sử dụng. Bấm kim và giấy in nên để cạnh máy in.
• Đồ nặng để thấp. Thùng giấy và hộp dụng cụ để ở kệ thấp nhất.
• Đồ hiếm khi dùng để cao hoặc xa hơn. Băng rôn sự kiện và màn hình dự phòng có thể để trên kệ cao nhất hoặc trong phòng phía sau.
• Đồ dùng cùng nhau thì để chung. Máy chiếu, điều khiển từ xa, bộ chuyển đổi và dây nối dài dùng chung một hộp.

Khi một món đồ có một chỗ cố định, nếu thiếu sẽ thấy ngay. Một khoảng trống trên kệ có dán nhãn nói lên nhiều điều hơn bất kỳ danh sách nào.

Chia kho thành các khu vực để mọi người có thể đoán được đồ ở đâu

Chia khu vực nghĩa là chia không gian lưu trữ thành các phần theo mục đích sử dụng, để đồng nghiệp mới có thể đoán được đồ ở đâu trước cả khi mở cửa tủ. Một bộ khu vực đơn giản cho văn phòng điển hình:

Khu vực	Đồ vật ở đó	Nơi đặt
Vật dụng hằng ngày	Bút, băng keo, giấy note, ghim bấm	Kệ mở gần bàn làm việc
In ấn và bưu chính	Giấy, mực in, phong bì, băng keo đóng gói	Cạnh máy in
CNTT và dây cáp	Sạc, bộ chuyển đổi, chuột, bàn phím, dây cáp cuộn gọn	Tủ có cửa, mỗi loại một hộp
Bếp và vệ sinh	Cốc, nước rửa chén, túi rác, khăn ướt	Tủ bếp, tách xa giấy
An toàn và sơ cứu	Hộp sơ cứu, đèn pin, pin dự phòng	Dễ lấy, được đánh dấu rõ ràng
Thiết bị cho mượn	Máy chiếu, máy ảnh, laptop dự phòng, dụng cụ	Tủ có khóa
Lưu trữ và đồ theo mùa	Đồ dùng sự kiện, phụ tùng nội thất dự phòng, đồ trang trí	Kệ trên cùng hoặc phòng phía sau

Các khu vực của bạn sẽ khác đi. Điều quan trọng là chúng được ghi lại và nhất quán giữa các phòng, chi nhánh.

Dán nhãn lên kệ và hộp, không chỉ trên bao bì

Chính nhãn dán biến một tủ đồ gọn gàng thành một tủ đồ luôn gọn gàng, vì nó cho mọi người biết cần trả đồ về đâu. Nhãn trên bao bì giúp bạn tìm được nó một lần. Nhãn trên kệ giúp bạn trả nó về đúng chỗ mỗi lần.

Nhãn tốt nên ngắn gọn và dùng đúng từ ngữ mà đội nhóm bạn đang dùng: “Dây cáp: USB-C”, “Băng keo đóng gói”, “Cho mượn: bộ máy chiếu”. Dán nhãn ở vị trí vẫn còn nhìn thấy được khi hộp đã được lấy ra.

Mã QR trên mỗi kệ hoặc hộp có thể tiến thêm một bước: quét mã sẽ mở ra thông tin của nơi lưu trữ đó, cho biết ở đó nên có gì và bao nhiêu. Điều này hữu ích khi kiểm kê, và giúp bất kỳ ai cũng biết một hộp dùng để làm gì mà không cần mở ra.

Thiết lập tủ đồ dùng chung theo kiểu tự phục vụ

Một tủ đồ dùng chung hoạt động tốt khi ai cũng có thể lấy thứ mình cần mà không cần hỏi, và người phụ trách đặt hàng biết trước khi đồ hết. Cả hai điều đều quan trọng.

Để tự phục vụ, hãy đặt gói đã mở ở phía trước và số lượng dự trữ ở phía sau hoặc bên dưới, để mọi người luôn lấy từ gói đã mở trước.

Để bổ sung hàng, hãy quyết định ai là người đặt hàng và vào thời điểm nào. Một quy tắc đơn giản, như “khi bạn mở hộp ghim bấm cuối cùng, hãy ghi lại”, sẽ cho người đặt hàng một tín hiệu mà không cần phải đi kiểm tra từng kệ. Hãy ghi lại cách đặt lại mỗi món đồ, để công việc có thể chuyển cho người khác trong kỳ nghỉ.

Mượn và trả đồ mà không cần sổ ghi mượn

Thiết bị dùng chung, như máy chiếu, chiếc máy ảnh tốt, laptop dự phòng hay máy khoan dùng pin, thường biến mất chủ yếu vì không ai biết ai đang giữ nó. Bạn không cần một hệ thống cho mượn chính thức để giải quyết việc này. Bạn chỉ cần một thói quen: ghi lại nó đã đi đâu.

Hai cách làm đơn giản sau hoạt động rất tốt:

• Biến người mượn thành một “địa điểm”. Coi mỗi người, mỗi đội nhóm hoặc mỗi xe là một địa điểm: “Xe 2”, “Đội kinh doanh”, “Aiko”. Khi máy ảnh rời khỏi tủ, ghi lại là nó đã được chuyển đến địa điểm đó. Khi nó quay lại, chuyển nó về chỗ cũ. Bất kỳ ai kiểm tra tủ đều có thể thấy mỗi món đồ đang ở đâu.
• Để lại một ghi chú ngắn. Với những lần mượn một lần, chỉ cần một ghi chú trên thông tin của món đồ (“Tom đang dùng cho sự kiện thứ Sáu, sẽ trả lại thứ Hai”) là đủ.

Một khoảng trống có dán nhãn cho bộ máy chiếu cũng là lời nhắc nhở âm thầm rằng nó vẫn đang được mượn.

Duy trì sự gọn gàng bằng một thói quen nhẹ nhàng

Sự gọn gàng bị xói mòn dần mỗi ngày, vì vậy giải pháp là những lần thiết lập lại nhỏ, đều đặn, thay vì một đợt tổng vệ sinh lớn mỗi năm một lần. Hãy giữ thói quen này đủ ngắn để nó thực sự được thực hiện.

Một thói quen hằng tuần hoặc hai tuần một lần cho không gian chung:

1. Trả đồ về chỗ cũ. Năm phút để đưa đồ về đúng chỗ đã dán nhãn.
2. Kiểm tra các khoảng trống. Chỗ trống có dán nhãn nghĩa là có món đồ đang được mượn hoặc đã dùng hết. Xử lý cả hai trường hợp.
3. Đếm những thứ sắp hết. Kiểm tra những món đồ khiến công việc bị gián đoạn khi hết, và cập nhật số lượng.
4. Xử lý hộp “chưa quyết định”. Bất cứ thứ gì nằm trong đó quá một tháng cần được đưa ra quyết định.
5. Sửa một điều bất tiện. Một cái nhãn bị mất, một cái hộp lúc nào cũng đầy tràn, một khu vực không ai hiểu.

Hãy luân phiên công việc này giữa các thành viên, để ai cũng biết đồ ở đâu, và không gian không còn phụ thuộc vào một người gọn gàng duy nhất trong văn phòng.

Khi nào một cách làm đơn giản là đủ

Không phải không gian nào cũng cần một hệ thống. Một văn phòng nhỏ chỉ có một tủ đồ dùng chung và vài người có thể hoạt động tốt chỉ với những chiếc kệ dán nhãn, một cuốn sổ tay dán bên trong cửa tủ và một cái nhìn nhanh mỗi thứ Sáu. Nếu không có gì rời khỏi tòa nhà, và luôn là một người đặt hàng, thì đó có thể là tất cả những gì bạn từng cần.

Một hệ thống ghi chép chung bắt đầu phát huy tác dụng khi thiết bị nằm rải rác ở nhiều phòng, tầng, chi nhánh hoặc xe, khi nhiều người cùng mượn và trả đồ, hoặc khi bạn cứ liên tục phát hiện ra một thứ đã hết chỉ sau khi nó thực sự hết.

Tana phù hợp ở đâu

Tana là ứng dụng quản lý kho dùng chung cho đội nhóm. Nó không dọn tủ đồ thay bạn, nhưng nó lưu lại thông tin về vị trí của mọi thứ sau khi bạn đã dọn xong.

• Kho chứa cho mỗi vị trí. Tạo một kho chứa cho mỗi tủ, kệ, hộp, phòng hoặc xe. Số lượng tồn kho được ghi nhận theo từng kho chứa, và tổng số lượng của một vật phẩm là tổng của tất cả các kho. Vị trí giúp gom nhóm các kho chứa theo tòa nhà hoặc địa điểm.
• Di chuyển chỉ trong một bước. Chuyển một vật phẩm từ “Tủ B” sang “Xe 2” và chuyển lại khi nó quay về. Tana không có tính năng nhận và trả đồ riêng, vì vậy đặt tên kho chứa theo tên người, đội nhóm hoặc xe là cách đơn giản để thể hiện ai đang giữ thứ gì.
• Nhãn QR cho kệ và hộp. In nhãn QR cho kho chứa và vật phẩm ngay từ ứng dụng web. Quét nhãn bằng camera iPhone, iPad, hoặc camera trình duyệt sẽ mở ra kho chứa hoặc vật phẩm đó.
• Ảnh và thẻ gắn nhãn. Thêm ảnh để mọi người nhận ra vật phẩm, và các thẻ như “cho mượn” hoặc “CNTT” để gom nhóm chúng qua các phòng.
• Cảnh báo sắp hết hàng. Đặt ngưỡng cho từng vật phẩm, như mực in hoặc băng keo đóng gói, và nhận thông báo trên trang chủ, qua email và push, hoặc trên một kênh Slack. Mỗi vật phẩm có thể có ghi chú về cách đặt lại hàng.
• Lịch sử. Xem ai đã di chuyển hoặc thay đổi thứ gì, khi nào, và ở kho chứa nào.

Tana hoạt động trên iPhone, iPad và Mac, trên Android, và trên trình duyệt của bất kỳ máy tính nào. Có gói miễn phí, không cần thẻ.

Câu hỏi thường gặp

Làm sao để sắp xếp vật dụng văn phòng trong một tủ đồ dùng chung?

Loại bỏ những gì không cần, chia phần còn lại thành các khu vực, cho mỗi món đồ một chỗ cố định có dán nhãn, và giữ số lượng dự trữ ở phía sau gói đã mở. Thống nhất ai sẽ đặt hàng lại và vào lúc nào, để tủ đồ không âm thầm trở nên trống rỗng.

Cách tốt nhất để giữ thiết bị văn phòng gọn gàng lâu dài là gì?

Làm cho việc trả đồ về chỗ cũ dễ dàng hơn là để chúng bừa ra ngoài: mỗi món đồ một chỗ cố định, dán nhãn lên kệ chứ không chỉ trên hộp, và một thói quen ngắn hằng tuần để trả đồ về chỗ và kiểm tra các khoảng trống. Hãy luân phiên thói quen này giữa mọi người.

Làm sao để theo dõi ai đang mượn thiết bị dùng chung?

Ghi lại nó đã đi đâu. Coi mỗi người, mỗi đội nhóm hoặc mỗi xe là một địa điểm và ghi lại việc món đồ được chuyển đến đó rồi quay về, hoặc để lại một ghi chú ngắn trên món đồ. Một khoảng trống có dán nhãn cũng cho thấy ngay là có thứ đang được mượn.

Nên bỏ đi những gì khi sắp xếp thiết bị?

Bất cứ thứ gì hỏng, lỗi thời, trùng lặp quá nhiều, hoặc không dùng đến trong thời gian dài. Những món đồ đã được ghi vào sổ sách tài sản công ty, hoặc cần được xử lý đặc biệt, nên được để riêng kèm ghi chú cho đến khi người phụ trách đưa ra quyết định.