Como organizar equipamentos e materiais de escritório (e manter a organização)

Para organizar equipamentos e materiais de escritório e manter essa organização, dê a cada item um lugar fixo, agrupe esses lugares em zonas claras, coloque etiquetas em prateleiras e caixas para que qualquer pessoa consiga encontrar e devolver as coisas, descarte o que ninguém usa e adote uma rotina leve que devolva tudo ao lugar toda semana. A primeira arrumação é a parte fácil. Manter assim é o assunto do resto deste artigo.

A maioria das equipes já passou por isso: o armário é organizado antes de uma visita ou depois de uma mudança, e um mês depois a fita adesiva sumiu de novo, os cabos reserva estão espalhados em três gavetas, e alguém já pediu a quarta impressora de etiquetas. Ninguém é descuidado; o espaço simplesmente não tem regras que resistam a uma semana corrida.

Por que os equipamentos voltam a se desorganizar

O estoque fica desorganizado quando devolver algo ao lugar exige mais esforço mental do que simplesmente largar em qualquer canto. Se a trena não tem um lugar óbvio, ela acaba na superfície plana mais próxima. Se a caixa de pilhas não tem etiqueta, as pilhas vão parar na caixa que parece mais ou menos certa.

O custo real é o tempo gasto procurando e a compra duplicada porque ninguém conseguiu achar o item original. Uma boa organização do espaço de trabalho elimina essas pequenas decisões, fazendo com que a opção organizada também seja a mais rápida.

Comece separando o que você não precisa

Antes de pensar em qualquer sistema de armazenamento, esvazie uma área e separe o que sair dela. Organizar coisas que você não precisa só dá uma casa mais bonita para a bagunça.

Use três pilhas:

• Manter: usado com frequência, funciona e pertence a esta equipe.
• Realocar: útil, mas pertence a outro lugar, como outro andar, outra unidade ou o arquivo.
• Descartar: quebrado, obsoleto, duplicado várias vezes, ou sem uso há tanto tempo que ninguém se lembra.

Algumas coisas exigem uma decisão de outra pessoa, como equipamentos registrados no patrimônio da empresa ou itens que precisam de descarte adequado. Coloque-os em uma caixa claramente identificada, com um bilhete e uma data, e designe uma pessoa responsável por buscar uma resposta. Não deixe a caixa de “pendências” virar um depósito permanente.

Organize um armário por vez. Um escritório inteiro em uma tarde raramente é concluído.

Dê a cada item um lugar fixo

A regra mais útil para manter os equipamentos organizados é que cada item tenha exatamente um lugar onde ele mora. Não “em algum lugar do depósito”, mas “prateleira de cima do armário B, na caixa marcada como cabos”.

Defina os lugares pela forma como as coisas são usadas, não pela aparência delas:

• Itens usados com frequência ficam entre a altura da cintura e dos olhos, perto de onde são usados. O grampeador e o papel da impressora ficam perto da impressora.
• Itens pesados ficam embaixo. Caixas de papel e caixas de ferramentas ficam na prateleira de baixo.
• Itens usados raramente ficam no alto ou mais longe. Banners de eventos e monitores reserva podem ficar na prateleira de cima ou em uma sala nos fundos.
• Itens usados juntos ficam juntos. O projetor, o controle remoto, o adaptador e a extensão dividem a mesma caixa.

Quando um item tem um único lugar, a falta dele fica visível na hora. Um espaço vazio em uma prateleira etiquetada diz mais do que qualquer lista.

Divida o estoque em zonas para que as pessoas consigam adivinhar onde as coisas estão

Dividir em zonas significa separar o estoque em áreas por finalidade, para que um novo colega consiga adivinhar onde algo está antes mesmo de abrir uma porta. Um conjunto simples de zonas para um escritório típico:

Zona	O que fica ali	Onde colocar
Materiais do dia a dia	Canetas, fita, notas adesivas, grampos	Prateleira aberta perto das mesas
Impressão e correspondência	Papel, toner, envelopes, fita de embalagem	Ao lado da impressora
TI e cabos	Carregadores, adaptadores, mouses, teclados, cabos enrolados	Armário fechado, uma caixa por tipo
Cozinha e limpeza	Copos, detergente, sacos de lixo, lenços umedecidos	Armário da cozinha, longe do papel
Segurança e primeiros socorros	Kit de primeiros socorros, lanterna, pilhas reserva	Fácil acesso e bem identificado
Equipamentos de empréstimo	Projetor, câmera, notebooks reserva, ferramentas	Armário com chave
Arquivo e itens sazonais	Kit de eventos, peças reserva de móveis, decorações	Prateleiras altas ou sala dos fundos

As suas zonas vão ser diferentes. O que importa é que fiquem registradas e sejam consistentes entre salas e unidades.

Etiquete prateleiras e caixas, não só as embalagens

São as etiquetas que transformam um armário organizado em um armário que continua organizado, porque mostram às pessoas onde devolver as coisas. Uma etiqueta na embalagem ajuda a encontrá-la uma vez. Uma etiqueta na prateleira ajuda a devolvê-la sempre.

Boas etiquetas são curtas e usam as palavras que a sua equipe já usa: “Cabos: USB-C”, “Fita de embalagem”, “Empréstimo: kit do projetor”. Coloque a etiqueta onde ela continue visível mesmo com a caixa removida.

Um código QR em cada prateleira ou caixa pode ir um passo além: ao escanear, abre-se o registro daquele local, mostrando o que deveria estar ali e em que quantidade. Isso é útil na hora de conferir o estoque, e permite que qualquer pessoa veja para que serve uma caixa sem precisar abri-la.

Deixe o armário de suprimentos compartilhado pronto para o autoatendimento

Um armário de suprimentos compartilhado funciona quando qualquer pessoa consegue pegar o que precisa sem pedir, e a pessoa responsável pela reposição sabe antes que algo acabe. As duas coisas importam.

Para o autoatendimento, mantenha o pacote aberto na frente e o estoque reserva atrás ou embaixo, para que as pessoas sempre peguem primeiro do pacote aberto.

Para a reposição, defina quem faz os pedidos e em que momento. Uma regra simples, como “quando você abrir a última caixa de grampos, registre isso”, dá um sinal para quem faz os pedidos sem precisar ficar checando as prateleiras. Anote como cada item é reposto, para que a tarefa possa passar para outra pessoa durante as férias.

Empréstimos e devoluções sem uma planilha de controle

Equipamentos compartilhados, como o projetor, a câmera boa, o notebook reserva ou a furadeira sem fio, somem principalmente porque ninguém sabe quem está com eles. Você não precisa de um sistema formal de empréstimos para resolver isso. Você precisa de um hábito: registrar para onde o item foi.

Duas práticas simples funcionam bem:

• Dê o nome de quem pegou emprestado a um lugar. Trate cada pessoa, equipe ou veículo como um lugar: “Van 2”, “Equipe de vendas”, “Aiko”. Quando a câmera sai do armário, registre que ela foi movida para esse lugar. Quando ela volta, mova-a de volta. Qualquer pessoa que verifique o armário consegue ver onde está cada item.
• Deixe um bilhete curto. Para empréstimos pontuais, um bilhete no registro do item (“com o Tom no evento de sexta-feira, volta na segunda”) já é suficiente.

Um espaço vazio e etiquetado para o kit do projetor também é um lembrete silencioso de que ele ainda está fora.

Mantenha tudo em ordem com uma rotina leve

A organização se desgasta um pouco a cada dia, então a solução é um pequeno reset regular, em vez de uma grande faxina uma vez por ano. Mantenha a rotina curta o suficiente para que ela realmente aconteça.

Uma rotina semanal ou quinzenal para um espaço compartilhado:

1. Devolva as coisas ao lugar. Cinco minutos devolvendo os itens aos seus lugares etiquetados.
2. Confira os espaços vazios. Espaços etiquetados vazios significam que algo está emprestado ou acabou. Dê seguimento aos dois casos.
3. Conte o que está acabando. Verifique os itens que travam o trabalho quando acabam, e atualize as quantidades.
4. Esvazie a caixa de pendências. Qualquer coisa que esteja ali há mais de um mês precisa de uma decisão.
5. Resolva um incômodo. Uma etiqueta faltando, uma caixa sempre transbordando, uma zona que ninguém entende.

Revezem essa tarefa entre as pessoas, para que todo mundo aprenda onde as coisas ficam e o espaço deixe de depender só daquela pessoa organizada do escritório.

Quando uma abordagem simples é suficiente

Nem todo espaço precisa de um sistema. Um escritório pequeno, com um único armário de suprimentos e poucas pessoas, pode funcionar bem com prateleiras etiquetadas, um bloco de notas colado por dentro da porta e uma olhada rápida toda sexta-feira. Se nada sai do prédio e a mesma pessoa sempre faz os pedidos, isso pode ser tudo o que você vai precisar.

Um registro compartilhado começa a valer a pena quando os equipamentos estão espalhados por salas, andares, unidades ou veículos, quando várias pessoas pegam e devolvem itens emprestados, ou quando você continua descobrindo que algo acabou só depois que já acabou.

Onde a Tana entra

A Tana é um aplicativo de estoque compartilhado para equipes. Ela não organiza o armário por você, mas mantém o registro de onde as coisas estão depois que você organiza.

• Um estoque para cada lugar. Crie um estoque para cada armário, prateleira, caixa, sala ou veículo. A quantidade é registrada por estoque, e o total de um item é a soma entre eles. Locais agrupam estoques por prédio ou unidade.
• Movimentações em uma única etapa. Mova um item do “Armário B” para a “Van 2” e de volta quando ele retornar. A Tana não tem uma função de check-in e check-out, então um estoque com o nome de uma pessoa, equipe ou veículo é a forma mais simples de mostrar quem está com algo.
• Etiquetas QR para prateleiras e caixas. Imprima etiquetas QR para estoques e itens direto do aplicativo web. Ao escanear uma delas com a câmera do iPhone ou iPad, ou pela câmera do navegador, o estoque ou item correspondente é aberto.
• Fotos e tags. Adicione fotos para que as pessoas reconheçam os itens, e tags como “empréstimo” ou “TI” para agrupá-los entre salas.
• Alertas de estoque baixo. Defina um limite por item para suprimentos como toner e fita de embalagem, e receba um alerta na página inicial, por e-mail e push, ou em um canal do Slack. Cada item pode ter uma nota sobre como repô-lo.
• Histórico. Veja quem moveu ou alterou o quê, quando, e em qual estoque.

A Tana funciona no iPhone, iPad e Mac, no Android, e no navegador de qualquer computador. Há um plano gratuito, sem necessidade de cartão.

Perguntas frequentes

Como organizar os materiais de escritório em um armário compartilhado?

Descarte o que você não precisa, divida o restante em zonas, dê a cada item um lugar fixo e etiquetado, e mantenha o estoque reserva atrás do pacote aberto. Combine quem faz a reposição e em que momento, para que o armário não esvazie sem ninguém perceber.

Qual é a melhor forma de manter os equipamentos de escritório organizados ao longo do tempo?

Torne devolver as coisas ao lugar mais fácil do que deixá-las largadas: um lugar fixo por item, etiquetas nas prateleiras e não só nas caixas, e uma rotina semanal curta que devolve os itens e confere os espaços vazios. Revezem essa rotina entre as pessoas.

Como controlar quem pegou emprestado um equipamento compartilhado?

Registre para onde ele foi. Trate cada pessoa, equipe ou veículo como um lugar, e registre a movimentação do item para lá e de volta, ou deixe um bilhete curto no item. Um espaço vazio e etiquetado também mostra rapidamente que algo está emprestado.

O que descartar ao organizar os equipamentos?

Qualquer coisa quebrada, obsoleta, muito duplicada ou sem uso há muito tempo. Itens registrados no patrimônio da empresa, ou que precisam de descarte especial, devem ser separados com um bilhete até que a pessoa responsável decida.