Hogyan rendszerezd az irodai eszközöket és kellékeket (és tartsd is rendben)

Ahhoz, hogy az irodai eszközök és kellékek rendszerezettek maradjanak, minden tárgynak adj egy állandó helyet, ezeket a helyeket csoportosítsd egyértelmű zónákba, címkézd fel a polcokat és dobozokat, hogy bárki megtalálja és visszategye a dolgokat, dobd ki, amit senki sem használ, és egyezzetek meg egy egyszerű heti rutinban, amely mindent visszatesz a helyére. Az első rendrakás a könnyű rész. Hogy ez így is maradjon, arról szól a cikk hátralévő része.

A legtöbb csapat ismeri ezt a helyzetet: a szekrényt kitakarítják egy látogatás előtt vagy egy költözés után, egy hónappal később pedig újra hiányzik a ragasztószalag, a tartalék kábelek három fiókban hevernek, és valaki már a negyedik címkenyomtatót rendelte meg. Senki nem hanyag – a térnek egyszerűen nincsenek olyan szabályai, amelyek túlélnek egy zsúfolt hetet.

Miért lesz újra rendetlen az eszközpark

A tárolás akkor válik rendetlenné, amikor egy dolog visszatétele több gondolkodást igényel, mint hogy csak letegyük valahová. Ha a mérőszalagnak nincs egyértelmű helye, a legközelebbi sík felületen köt ki. Ha az elemek doboza nincs felcímkézve, az elemek abba a dobozba kerülnek, amelyik nagyjából megfelelőnek tűnik.

A valódi költség a keresgéléssel töltött idő, és a duplán megvásárolt eszköz, mert senki sem találta meg az eredetit. A jó munkahelyi rendszerezés megszünteti ezeket az apró döntéseket, így a rendes választás lesz a leggyorsabb is.

Kezdd azzal, hogy kiválogatod, amire nincs szükség

Mielőtt bármilyen tárolást kialakítanátok, ürítsetek ki egy területet, és válogassátok szét, ami kikerül belőle. A felesleges dolgok rendszerezése csak szebb otthont ad a rendetlenségnek.

Használjatok három kupacot:

• Megtartani: rendszeresen használt, működik, és ehhez a csapathoz tartozik.
• Áthelyezni: hasznos, de máshová tartozik, például egy másik emeletre, telephelyre vagy az archívumba.
• Megválni tőle: törött, elavult, sokszorosan megduplázódott, vagy olyan régóta használatlan, hogy senki sem emlékszik rá.

Néhány dolog más döntését igényli, például a cég könyveiben nyilvántartott eszközök, vagy biztonságos ártalmatlanítást igénylő tárgyak. Tegyétek ezeket egy jól megjelölt dobozba egy jegyzettel és dátummal, és bízzatok meg valakit, hogy szerezzen választ. Ne engedjétek, hogy az “eldöntetlen” doboz állandó tárolóhellyé váljon.

Egyszerre egy szekrénnyel foglalkozzatok. Egy egész iroda egy délután alatt ritkán készül el.

Adj minden tárgynak egy állandó helyet

A legjobban működő szabály az eszközök rendben tartásához az, hogy minden tárgynak pontosan egy helye van, ahol “lakik”. Nem “valahol a raktárban”, hanem “a B szekrény felső polca, a kábelek feliratú doboz”.

A helyeket aszerint döntsd el, hogyan használják a dolgokat, ne pedig a kinézetük szerint:

• A gyakran használt tárgyak derék- és szemmagasságban vannak, közel a felhasználás helyéhez. A tűzőgép és a nyomtatópapír a nyomtató mellé való.
• A nehéz tárgyak lent vannak. A papírdobozok és a szerszámosládák az alsó polcon állnak.
• A ritkán használt tárgyak fent vagy távolabb vannak. Az eseménybannerek és a tartalék monitorok maradhatnak a felső polcon vagy egy hátsó helyiségben.
• Az együtt használt dolgok együtt is laknak. A projektor, a távirányítója, az adapter és a hosszabbító egy dobozban van.

Ha egy tárgynak egy helye van, a hiánya azonnal látszik. Egy üres hely egy felcímkézett polcon többet mond bármilyen listánál.

Oszd zónákra a tárolót, hogy mindenki kitalálhassa, mi hol van

A zónázás azt jelenti, hogy a tárolást célja szerint területekre osztjátok, így egy új kolléga kitalálhatja, hol van valami, mielőtt ajtót nyitna. Egy egyszerű zónarendszer egy tipikus irodához:

Zóna	Mi tartozik ide	Hova kerüljön
Napi kellékek	Tollak, ragasztószalag, öntapadós jegyzetek, tűzőkapcsok	Nyitott polc az íróasztalok közelében
Nyomtatás és posta	Papír, festékkazetta, borítékok, csomagolószalag	A nyomtató mellett
IT és kábelek	Töltők, adapterek, egerek, billentyűzetek, feltekert kábelek	Zárt szekrény, típusonként egy doboz
Konyha és takarítás	Bögrék, mosogatószer, szemeteszsákok, törlőkendők	Konyhaszekrény, távol a papíroktól
Biztonság és elsősegély	Elsősegélydoboz, zseblámpa, tartalék elemek	Könnyen elérhető, jól megjelölt
Kölcsönözhető eszközök	Projektor, kamera, tartalék laptopok, szerszámok	Zárható szekrény
Archívum és szezonális	Rendezvényfelszerelés, bútor pótalkatrészek, dekoráció	Felső polcok vagy hátsó helyiség

A ti zónáitok mások lesznek. Az számít, hogy le legyenek írva, és következetesek legyenek a helyiségek és telephelyek között.

Címkézd fel a polcokat és dobozokat, ne csak a csomagolást

A címkék azok, amik egy rendbe tett szekrényből olyat csinálnak, amely rendben is marad, mert megmondják az embereknek, hova tegyék vissza a dolgokat. A dobozon lévő címke egyszer segít megtalálni. A polcon lévő címke minden alkalommal segít visszatenni.

A jó címkék rövidek, és azokat a szavakat használják, amiket a csapat már úgyis mond: “Kábelek: USB-C”, “Csomagolószalag”, “Kölcsön: projektorkészlet”. A címkét oda tedd, ahol a doboz kivétele után is látható marad.

Egy QR-kód minden polcon vagy dobozon egy lépéssel tovább mehet: beolvasva megnyitja az adott tároló nyilvántartását, megmutatva, mi legyen ott és mennyi. Ez hasznos a leltározásnál, és bárki megnézheti, mire való egy doboz anélkül, hogy kinyitná.

Állítsd be a közös kellékszekrényt önkiszolgálásra

Egy közös kellékszekrény akkor működik, ha bárki elviheti, amire szüksége van, kérdés nélkül, és aki rendel, tudja, mielőtt elfogyna. Mindkét fele számít.

Az önkiszolgáláshoz a bontott csomagot tartsátok elöl, a tartalék készletet pedig mögötte vagy alatta, hogy mindig először a bontott csomagból vegyenek.

Az utántöltéshez döntsétek el, ki rendel, és mikor. Egy egyszerű szabály, mint “amikor kinyitod az utolsó doboz tűzőkapcsot, jegyezd fel”, jelzést ad a rendelést végző személynek anélkül, hogy körbe kellene járnia a polcokat. Írjátok le, hogyan kell újrarendelni az egyes cikkeket, hogy a feladat átadható legyen valaki másnak a szabadságok alatt.

Kölcsönzés és visszaadás aláírási lap nélkül

A közös eszközök, mint a projektor, a jó fényképezőgép, a tartalék laptop vagy az akkumulátoros fúrógép, leginkább azért tűnnek el, mert senki sem tudja, kinél vannak. Nem kell hivatalos kölcsönzési rendszer a megoldáshoz. Egy szokásra van szükség: jegyezzétek fel, hova ment.

Két egyszerű gyakorlat jól működik:

• Tegyétek a kölcsönvevő nevét egy hellyé. Kezeljetek minden személyt, csapatot vagy járművet helyként: “2-es kisteherautó”, “Értékesítési csapat”, “Anna”. Amikor a fényképezőgép elhagyja a szekrényt, jegyezzétek fel, hogy oda költözött. Amikor visszakerül, mozgassátok vissza. Bárki, aki ellenőrzi a szekrényt, láthatja, hol van minden tárgy.
• Hagyjatok egy rövid jegyzetet. Egyszeri kölcsönzéseknél elég egy jegyzet a tárgy nyilvántartásában (“Tomnál a pénteki eseményen, hétfőn jön vissza”).

Egy üres, felcímkézett hely a projektorkészlet számára szintén csendes emlékeztető arra, hogy még mindig kint van.

Tartsd rendben egy könnyű rutinnal

A rend minden nap egy kicsit lebomlik, ezért a megoldás egy kis, rendszeres visszaállítás, nem pedig egy nagy évi rendrakás. Tartsátok elég röviden a rutint ahhoz, hogy valóban megtörténjen.

Egy heti vagy kétheti rutin egy közös térhez:

1. Tegyétek vissza a dolgokat. Öt perc, hogy visszategyétek a tárgyakat a felcímkézett helyükre.
2. Ellenőrizzétek a hiányokat. Az üres, felcímkézett helyek azt jelentik, hogy valami kint van vagy elfogyott. Mindkettőt kövessétek nyomon.
3. Számoljátok meg, ami fogy. Ellenőrizzétek azokat a dolgokat, amelyek hiánya megállítja a munkát, és frissítsétek a számokat.
4. Ürítsétek ki az “eldöntetlen” dobozt. Bármi, ami egy hónapnál tovább ott van, döntést kap.
5. Javítsatok ki egy bosszúságot. Egy hiányzó címkét, egy dobozt, ami mindig túlcsordul, egy zónát, amit senki sem ért.

Váltsátok egymást ebben a feladatban, hogy mindenki megtanulja, hol laknak a dolgok, és a tér ne az iroda egyetlen rendszerető emberétől függjön.

Mikor elég az egyszerű megoldás

Nem minden térnek van szüksége rendszerre. Egy kis iroda, egyetlen kellékszekrénnyel és néhány emberrel, elboldogul felcímkézett polcokkal, egy az ajtó belsejére ragasztott jegyzettömbbel, és egy gyors pillantással minden pénteken. Ha semmi sem hagyja el az épületet, és mindig ugyanaz a személy rendel, lehet, hogy ez minden, amire valaha szükségetek lesz.

Egy közös nyilvántartás akkor kezd megtérülni, amikor az eszközök szét vannak szórva helyiségek, emeletek, telephelyek vagy járművek között, amikor több ember kölcsönöz és ad vissza dolgokat, vagy amikor újra és újra csak azután derül ki, hogy valami elfogyott, miután már megtörtént.

Hol illeszkedik ide a Tana

A Tana egy közös készletnyilvántartó alkalmazás csapatoknak. Nem takarítja ki helyettetek a szekrényt, de nyilvántartja, hogy mi hol van, miután ezt megtettétek.

• Tároló minden helyhez. Hozzatok létre egy tárolót minden szekrényhez, polchoz, dobozhoz, helyiséghez vagy járműhöz. A készletet tárolónként rögzítik, és egy tétel teljes mennyisége ezek összege. A helyszínek épület vagy telephely szerint csoportosítják a tárolókat.
• Áthelyezések egy lépésben. Helyezz át egy tételt a “B szekrényből” a “2-es kisteherautóba”, majd vissza, amikor visszakerül. A Tanában nincs kölcsönzési és visszaadási funkció, ezért egy személy, csapat vagy jármű nevét viselő tároló az egyszerű módja annak, hogy megmutassátok, kinél van valami.
• QR-címkék polcokhoz és dobozokhoz. Nyomtassatok QR-címkéket a tárolókhoz és tételekhez a webalkalmazásból. Beolvasásuk iPhone- vagy iPad-kamerával, vagy a böngésző kamerájával, megnyitja azt a tárolót vagy tételt.
• Fotók és címkék (tagek). Adjatok hozzá fotókat, hogy az emberek felismerjék a tételeket, és olyan tageket, mint “kölcsön” vagy “IT”, hogy helyiségek között csoportosíthassátok őket.
• Alacsonykészlet-riasztások. Állítsatok be egy küszöbértéket minden tételhez, például a festékkazettához és a csomagolószalaghoz, és kapjatok értesítést a kezdőlapon, e-mailben és push üzenetben, vagy egy Slack csatornán. Minden tételhez fűzhető egy jegyzet arról, hogyan kell újrarendelni.
• Előzmények. Nézzétek meg, ki mit mozgatott vagy változtatott, mikor, és melyik tárolóban.

A Tana fut iPhone-on, iPad-en és Mac-en, Androidon, és bármelyik számítógép böngészőjében. Van ingyenes csomag kártya nélkül.

Gyakran ismételt kérdések

Hogyan rendszerezzem az irodai kellékeket egy közös szekrényben?

Dobjátok ki, amire nincs szükség, osszátok fel a maradékot zónákra, adjatok minden tételnek egy felcímkézett helyet, és tartsátok a tartalék készletet a bontott csomag mögött. Egyezzetek meg, ki rendel és mikor, hogy a szekrény ne fogyjon ki észrevétlenül.

Mi a legjobb módja annak, hogy az irodai eszközök hosszú távon is rendezettek maradjanak?

Tegyétek könnyebbé a dolgok visszatevését, mint a kint hagyását: egy állandó hely minden tárgynak, címkék a polcokon, nem csak a dobozokon, és egy rövid heti rutin, amely visszateszi a tételeket és ellenőrzi a hiányokat. Váltsátok egymást a rutinban.

Hogyan követjük nyomon, ki kölcsönözte a közös eszközöket?

Jegyezzétek fel, hova megy. Kezeljetek minden személyt, csapatot vagy járművet helyként, és jegyezzétek fel a tétel odaköltözését és visszatérését, vagy hagyjatok egy rövid jegyzetet a tárgynál. Egy üres, felcímkézett hely szintén első pillantásra megmutatja, hogy valami kint van.

Mit dobjunk ki, amikor rendszerezzük az eszközöket?

Mindent, ami törött, elavult, sokszorosan megduplázódott, vagy régóta használatlan. A cég könyveiben nyilvántartott tárgyakat, vagy amelyek különleges ártalmatlanítást igényelnek, félre kell tenni egy jegyzettel, amíg a megfelelő személy nem dönt.