Si të organizoni pajisjet dhe furnizimet e zyrës (dhe ta mbani të organizuar)

Për të organizuar pajisjet dhe furnizimet e zyrës dhe për ta mbajtur kështu, jepini çdo sendi një vend fiks, grupojini këto vende në zona të qarta, vendosni etiketa te raftet dhe kutitë që kushdo t’i gjejë e t’i kthejë sendet, hiqni atë që askush nuk e përdor, dhe bini dakord për një rutinë të lehtë që i kthen sendet në vend çdo javë. Rregullimi i parë është pjesa e lehtë. Ta mbash kështu është ajo për të cilën flet pjesa tjetër e këtij artikulli.

Shumica e ekipeve e kanë kaluar këtë: dollapi rregullohet para një vizite ose pas një zhvendosjeje, dhe një muaj më vonë, shiriti zhduket sërish, kabllot rezervë janë të shpërndara në tri sirtarë, dhe dikush ka porositur printerin e katërt të etiketave. Askush s’është i pakujdesshëm; hapësira thjesht s’ka rregulla që i mbijetojnë një jave të ngarkuar.

Pse pajisjet çrregullohen përsëri

Magazina bëhet e çrregullt kur ta kthesh diçka në vendin e vet kërkon më shumë mendim sesa ta lësh diku. Nëse metri s’ka vend të qartë, përfundon në sipërfaqen e sheshtë më të afërt. Nëse kutia e baterive s’ka etiketë, bateritë përfundojnë në kutinë që duket afërsisht e duhur.

Kostoja e vërtetë është koha e humbur duke kërkuar dhe blerja e dyfishtë sepse askush nuk gjeti dot origjinalin. Organizimi i mirë i vendit të punës i heq këto vendime të vogla, kështu që zgjedhja e rregullt bëhet edhe më e shpejta.

Filloni duke hequr atë që s’ju duhet

Para se të dizajnoni ndonjë sistem ruajtjeje, zbrazni një zonë dhe ndani ç’del prej saj. Organizimi i gjërave që s’ju duhen i jep vetëm çrregullimit një shtëpi më të bukur.

Përdorni tre grumbuj:

• Mbaj: përdoret rregullisht, funksionon dhe i përket këtij ekipi.
• Zhvendos: i dobishëm, por i takon diku tjetër, si një kat tjetër, një vend tjetër, ose dhoma e arkivit.
• Hiq: i thyer, i vjetëruar, i dyfishuar shumë herë, ose i papërdorur për aq kohë sa askush nuk kujton.

Disa gjëra kërkojnë vendim nga dikush tjetër, si pajisje që janë në librat e kompanisë ose sende që kërkojnë asgjësim të sigurt. Vendosini në një kuti të shënuar qartë me një shënim dhe një datë, dhe jepini një personi detyrën për të marrë përgjigje. Mos e lini kutinë “e papërcaktuar” të bëhet magazinim i përhershëm.

Punoni një dollap në herë. Gjithë zyra në një pasdite rrallëherë përfundon.

Jepini çdo sendi një vend fiks

Rregulli më i dobishëm për të mbajtur pajisjet e organizuara është që çdo send të ketë saktësisht një vend ku jeton. Jo “diku në magazinë”, por “rafti sipër i dollapit B, kutia e shënuar kabllo”.

Vendosini vendet sipas mënyrës si përdoren gjërat, jo si duken:

• Sendet e përdorura shpesh shkojnë në lartësinë nga beli te sytë, afër vendit ku përdoren. Stapleri dhe letra e printerit i takojnë pranë printerit.
• Sendet e rënda shkojnë poshtë. Kutitë me letër dhe kutitë e veglave qëndrojnë në raftin e fundit.
• Sendet e përdorura rrallë shkojnë lart ose më larg. Banderolat e eventeve dhe monitorët rezervë mund të jenë në raftin e sipërm ose në një dhomë prapa.
• Sendet e përdorura bashkë qëndrojnë bashkë. Projektori, telekomanda, adaptori dhe zgjatuesi ndajnë të njëjtën kuti.

Kur një send ka një vend, mungesa e tij shihet menjëherë. Një hapësirë bosh në një raft të shënuar tregon më shumë se çdo listë.

Ndajeni magazinën në zona që njerëzit ta marrin me mend ku janë gjërat

Ndarja në zona do të thotë ndarja e hapësirës së ruajtjes në pjesë sipas qëllimit, që një koleg i ri ta marrë me mend ku është diçka para se të hapë një derë. Një grup i thjeshtë zonash për një zyrë tipike:

Zona	Çfarë mban aty	Ku ta vendosësh
Furnizime të përditshme	Stilolapsa, shirit, fletë ngjitëse, stapla	Raft i hapur pranë tavolinave
Printim dhe postë	Letër, toner, zarfe, shirit paketimi	Pranë printerit
IT dhe kabllo	Karikues, adaptorë, mi, tastierë, kabllo të mbledhur	Dollap i mbyllur, një kuti për çdo lloj
Kuzhinë dhe pastrim	Gota, lëng pjatash, thasë plehrash, leckat me lagështi	Dollapi i kuzhinës, larg letrës
Siguria dhe ndihma e parë	Kutia e ndihmës së parë, elektrik dore, bateri rezervë	Lehtësisht e arritshme dhe qartë e shënuar
Pajisje me huazim	Projektor, kamerë, laptopë rezervë, vegla	Dollap me bravë
Arkivi dhe sendet sezonale	Pajisje eventesh, pjesë rezervë mobiljesh, dekorime	Raftet e sipërme ose një dhomë prapa

Zonat tuaja do të jenë të ndryshme. E rëndësishme është që të jenë të shkruara dhe konsistente nëpër dhoma dhe vende.

Etiketoni raftet dhe kutitë, jo vetëm paketimet

Etiketat janë ato që e kthejnë një dollap të rregullt në një dollap që mbetet i rregullt, sepse i thonë njerëzve ku t’i kthejnë gjërat. Etiketa mbi kuti të ndihmon ta gjesh njëherë. Etiketa mbi raft të ndihmon ta kthesh çdo herë.

Etiketat e mira janë të shkurtra dhe përdorin fjalët që ekipi juaj thotë tashmë: “Kabllo: USB-C”, “Shirit paketimi”, “Huazim: set projektori”. Vendoseni etiketën aty ku mbetet e dukshme edhe kur kutia hiqet.

Një kod QR në çdo raft ose kuti mund ta çojë një hap më tej: skanimi hap regjistrin për atë vend ruajtjeje, duke treguar çfarë duhet të jetë atje dhe sa. Kjo është e dobishme kur kontrolloni stokun, dhe i lejon kujtdo të shohë për çfarë shërben një kuti pa e hapur.

Rregulloni dollapin e përbashkët të furnizimeve për vetëshërbim

Një dollap i përbashkët furnizimesh funksionon kur kushdo mund të marrë çfarë i duhet pa pyetur, dhe personi që porosit e di para se të mbarojë. Të dyja gjërat kanë rëndësi.

Për vetëshërbim, mbajeni paketimin e hapur përpara dhe stokun rezervë prapa ose poshtë, që njerëzit të marrin gjithmonë së pari nga paketimi i hapur.

Për rimbushjen, vendosni kush porosit dhe në ç’moment. Një rregull i thjeshtë, si “kur hap kutinë e fundit të staplave, shënoje”, i jep personit që porosit një sinjal pa u dashur të kontrollojë raftet. Shënoni si riporositet çdo send, që detyra t’i kalojë dikujt tjetër gjatë pushimeve.

Huazimi dhe kthimi pa fletë nënshkrimi

Pajisjet e përbashkëta, si projektori, kamera e mirë, laptopi rezervë ose trapani me bateri, humbasin kryesisht sepse askush nuk e di kush i ka. S’ju duhet një sistem formal huazimi për ta rregulluar këtë. Ju duhet një zakon: shënoni ku shkoi.

Dy praktika të thjeshta funksionojnë mirë:

• Emërtoni një vend me emrin e huazuesit. Trajtoni çdo person, ekip ose automjet si një vend: “Furgoni 2”, “Ekipi i shitjes”, “Aiko”. Kur kamera del nga dollapi, shënojeni si të zhvendosur në atë vend. Kur kthehet, zhvendoseni prapa. Kushdo që kontrollon dollapin mund të shohë ku është çdo send.
• Lini një shënim të shkurtër. Për huazime njëherëshe, mjafton një shënim te regjistri i sendit (“me Tomin në eventin e së premtes, kthehet të hënën”).

Një hapësirë bosh dhe e shënuar për setin e projektorit është edhe një kujtesë e heshtur se ende është jashtë.

Mbajeni të rregullt me një rutinë të lehtë

Organizimi shkatërrohet pak çdo ditë, kështu që zgjidhja është një rivendosje e vogël dhe e rregullt, jo një pastrim i madh një herë në vit. Mbajeni rutinën aq të shkurtër sa vërtet të ndodhë.

Një rutinë javore ose çdo dy javë për një hapësirë të përbashkët:

1. Kthejini gjërat në vend. Pesë minuta duke i kthyer sendet në vendet e tyre të shënuara.
2. Kontrolloni boshllëqet. Hapësirat bosh të shënuara do të thotë se diçka është huazuar ose ka mbaruar. Ndiqni të dyja rastet.
3. Numëroni ç’po mbaron. Kontrolloni sendet që ndalojnë punën kur mbarojnë, dhe përditësoni numrat.
4. Zbrazni kutinë e papërcaktuar. Çdo gjë që qëndron aty më shumë se një muaj merr një vendim.
5. Rregulloni një bezdi. Një etiketë që mungon, një kuti që gjithmonë vërshon, një zonë që askush nuk e kupton.

Ndërrojeni detyrën mes njerëzve, që të gjithë të mësojnë ku janë gjërat dhe hapësira të mos varet vetëm nga një person i rregullt në zyrë.

Kur mjafton një qasje e thjeshtë

Jo çdo hapësirë ka nevojë për një sistem. Një zyrë e vogël me një dollap furnizimesh dhe pak njerëz mund të funksionojë me rafte të shënuara, një bllok shënimesh të ngjitur brenda derës dhe një shikim të shpejtë çdo të premte. Nëse asgjë nuk del nga ndërtesa dhe i njëjti person porosit gjithmonë, mund të jetë e gjitha çfarë do t’ju duhet ndonjëherë.

Një regjistër i përbashkët fillon të japë fryte kur pajisjet janë të shpërndara nëpër dhoma, kate, vende ose automjete, kur disa njerëz huazojnë dhe kthejnë gjëra, ose kur vazhdimisht zbuloni se diçka mbaroi vetëm pasi kishte mbaruar.

Ku përshtatet Tana

Tana është një aplikacion i përbashkët inventari për ekipe. Nuk e rregullon dollapin për ju, por mban regjistrin e asaj që është ku, pasi ta keni bërë vetë.

• Magazina për çdo vend. Krijoni një magazinë për çdo dollap, raft, kuti, dhomë ose automjet. Stoku regjistrohet për çdo magazinë veç e veç, dhe totali i një sendi është shuma e tyre. Vendndodhjet i grupojnë magazinat sipas ndërtesës ose vendit.
• Zhvendosje me një hap. Zhvendosni një send nga “Dollapi B” te “Furgoni 2” dhe mbrapsht kur kthehet. Tana s’ka veçori check-in dhe check-out, kështu që një magazinë e emërtuar me emrin e një personi, ekipi ose automjeti është mënyra e thjeshtë për të treguar kush ka çfarë.
• Etiketa QR për raftet dhe kutitë. Printoni etiketa QR për magazinat dhe sendet nga aplikacioni web. Skanimi me kamerën e iPhone-it ose iPad-it, ose kamerën e shfletuesit, hap atë magazinë ose send.
• Foto dhe etiketa. Shtoni foto që njerëzit t’i njohin sendet, dhe etiketa si “huazim” ose “IT” për t’i grupuar nëpër dhoma.
• Alarme për stok të ulët. Vendosni një prag për çdo send, si tonerin ose shiritin e paketimit, dhe merrni njoftim në faqen kryesore, me email dhe push, ose në një kanal Slack. Çdo send mund të mbajë një shënim se si riporositet.
• Historiku. Shihni kush zhvendosi ose ndryshoi çfarë, kur, dhe në cilën magazinë.

Tana punon në iPhone, iPad dhe Mac, në Android, dhe në shfletuesin e çdo kompjuteri. Ka një plan falas pa kërkuar kartë.

Pyetje të shpeshta

Si t’i organizoj furnizimet e zyrës në një dollap të përbashkët?

Hiqni atë që s’ju duhet, ndajeni pjesën tjetër në zona, jepini çdo sendi një vend fiks e të shënuar, dhe mbani stokun rezervë pas paketimit të hapur. Bini dakord kush riporositet dhe kur, që dollapi të mos mbetet bosh pa u vënë re.

Cila është mënyra më e mirë për të mbajtur pajisjet e zyrës të organizuara me kalimin e kohës?

Bëjeni kthimin e gjërave në vend më të lehtë sesa lënien e tyre jashtë: një vend fiks për çdo send, etiketa në rafte jo vetëm në kuti, dhe një rutinë e shkurtër javore që kthen sendet dhe kontrollon boshllëqet. Ndërrojeni rutinën mes njerëzve.

Si të gjurmojmë kush ka huazuar pajisje të përbashkëta?

Shënoni ku shkon. Trajtoni çdo person, ekip ose automjet si një vend dhe shënoni zhvendosjen e sendit atje dhe mbrapsht, ose lini një shënim të shkurtër te sendi. Një hapësirë bosh dhe e shënuar tregon gjithashtu me një shikim se diçka është jashtë.

Çfarë të hedhim kur organizojmë pajisjet?

Çdo gjë të thyer, të vjetëruar, të dyfishuar rëndë, ose të papërdorur për shumë kohë. Sendet që janë në librat e kompanisë, ose që kërkojnë asgjësim të veçantë, duhen vënë mënjanë me një shënim derisa personi i duhur të vendosë.