Näin organisoit toimiston tarvikkeet ja laitteet (ja pidät ne järjestyksessä)

Jotta toimiston tarvikkeet ja laitteet pysyvät järjestyksessä, anna jokaiselle tavaralle yksi vakiopaikka, kokoa nämä paikat selkeiksi vyöhykkeiksi, merkitse hyllyt ja laatikot tarroilla niin, että kuka tahansa löytää ja palauttaa tavarat, karsi pois se, mitä kukaan ei käytä, ja sopikaa kevyestä viikkorutiinista, joka palauttaa kaiken paikoilleen. Ensimmäinen siivous on helppo osa. Se, miten järjestys pidetään yllä, on tämän artikkelin varsinainen aihe.

Useimmat tiimit tunnistavat tämän: kaappi siivotaan vierailua tai muuttoa varten, ja kuukauden päästä teippi on taas kadoksissa, varakaapelit ovat kolmessa eri laatikossa, ja joku on tilannut jo neljännen tarratulostimen. Kukaan ei ole huolimaton – tilassa vain ei ole sääntöjä, jotka kestäisivät kiireisen viikon.

Miksi laitteet sotkeutuvat aina uudelleen

Varasto sotkeutuu, kun tavaran palauttaminen vaatii enemmän ajattelua kuin sen jättäminen mihin tahansa. Jos mittanauhalla ei ole selkeää paikkaa, se päätyy lähimmälle tasaiselle pinnalle. Jos paristolaatikossa ei ole tarraa, paristot päätyvät laatikkoon, joka näyttää suunnilleen oikealta.

Todellinen kustannus on etsimiseen kuluva aika ja tuplaostokset, kun alkuperäistä ei löydy. Hyvä työpaikan järjestäminen poistaa nämä pienet päätökset, jolloin siisti vaihtoehto on myös nopein.

Aloita karsimalla se, mitä ette tarvitse

Ennen kuin suunnittelette mitään säilytysjärjestelmää, tyhjentäkää yksi alue ja lajitelkaa sen sisältö. Turhien tavaroiden järjestäminen antaa sekasotkulle vain nätimmän kodin.

Käyttäkää kolmea kasaa:

• Pidetään: käytössä säännöllisesti, toimii ja kuuluu tälle tiimille.
• Siirretään: hyödyllinen, mutta kuuluu muualle, esimerkiksi toiseen kerrokseen, toimipisteeseen tai arkistoon.
• Luovutaan: rikki, vanhentunut, monta kertaa päällekkäinen, tai käyttämätön niin kauan, ettei kukaan muista.

Jotkin asiat vaativat päätöksen joltain muulta, esimerkiksi yrityksen kirjanpidossa oleva laitteisto tai turvallista hävittämistä vaativat esineet. Laittakaa nämä selvästi merkittyyn laatikkoon lapun ja päivämäärän kanssa, ja antakaa yhdelle henkilölle tehtäväksi saada vastaus. Älkää antako “ei päätetty” -laatikon muuttua pysyväksi säilytykseksi.

Käsitelkää yksi kaappi kerrallaan. Koko toimisto yhdessä iltapäivässä harvoin valmistuu.

Anna jokaiselle tavaralle yksi vakiopaikka

Hyödyllisin sääntö laitteiden järjestyksen ylläpitämiseksi on, että jokaisella tavaralla on täsmälleen yksi paikka, jossa se asuu. Ei “jossain varastossa”, vaan “kaapin B ylähylly, kaapeleiksi merkitty laatikko”.

Päätä paikat sen mukaan, miten tavaroita käytetään, ei siltä, miltä ne näyttävät:

• Usein käytetyt tavarat kuuluvat vyötärön ja silmien korkeudelle, lähelle käyttöpaikkaa. Nitoja ja tulostuspaperi kuuluvat tulostimen lähelle.
• Painavat tavarat kuuluvat alas. Paperilaatikot ja työkalulaatikot ovat alahyllyllä.
• Harvoin käytetyt tavarat kuuluvat ylös tai kauemmas. Tapahtumabannerit ja varamonitorit voivat asua ylähyllyllä tai takahuoneessa.
• Yhdessä käytettävät tavarat asuvat yhdessä. Projektori, sen kaukosäädin, sovitin ja jatkojohto jakavat saman laatikon.

Kun tavaralla on yksi paikka, puuttuva kappale näkyy heti. Tyhjä kohta merkityllä hyllyllä kertoo enemmän kuin mikään lista.

Jaa varasto vyöhykkeisiin, jotta ihmiset voivat arvata, missä mikäkin on

Vyöhykkeisiin jakaminen tarkoittaa varaston jakamista alueisiin käyttötarkoituksen mukaan, jotta uusi kollega voi arvata, missä jokin on, ennen kuin hän avaa oven. Yksinkertainen vyöhykejaottelu tyypilliselle toimistolle:

Vyöhyke	Mitä siellä on	Minne se laitetaan
Päivittäiset tarvikkeet	Kynät, teippi, tarralaput, niitit	Avohylly lähellä työpisteitä
Tulostus ja posti	Paperi, väriaine, kirjekuoret, pakkausteippi	Tulostimen vieressä
IT ja kaapelit	Laturit, sovittimet, hiiret, näppäimistöt, käärityt kaapelit	Suljettu kaappi, yksi laatikko per tyyppi
Keittiö ja siivous	Mukit, astianpesuaine, roskapussit, liinat	Keittiökaappi, erillään paperista
Turvallisuus ja ensiapu	Ensiapulaukku, taskulamppu, varaparistot	Helposti saatavilla, selvästi merkitty
Lainattava laitteisto	Projektori, kamera, varalaptopit, työkalut	Lukittava kaappi
Arkisto ja kausituotteet	Tapahtumatarvikkeet, huonekalujen varaosat, koristeet	Ylähyllyt tai takahuone

Teidän vyöhykkeenne eroavat tästä. Tärkeintä on, että ne on kirjattu ylös ja ne ovat yhtenäiset huoneiden ja toimipisteiden välillä.

Merkitse tarroilla hyllyt ja laatikot, ei vain rasioita

Tarrat ovat se, mikä muuttaa siistin kaapin sellaiseksi, joka pysyy siistinä, koska ne kertovat ihmisille, minne tavarat palautetaan. Rasiassa oleva tarra auttaa löytämään sen kerran. Hyllyssä oleva tarra auttaa palauttamaan sen joka kerta.

Hyvät tarrat ovat lyhyitä ja käyttävät sanoja, joita tiimi jo käyttää: “Kaapelit: USB-C”, “Pakkausteippi”, “Laina: projektorisetti”. Aseta tarra niin, että se pysyy näkyvissä, kun laatikko otetaan pois.

QR-koodi jokaisessa hyllyssä tai laatikossa voi mennä askeleen pidemmälle: sen skannaaminen avaa kyseisen varastopaikan tiedot, näyttäen mitä siellä pitäisi olla ja kuinka paljon. Tämä on hyödyllistä inventoinnissa, ja se antaa kenen tahansa nähdä, mihin laatikko on tarkoitettu, avaamatta sitä.

Ota yhteinen tarvikekaappi itsepalveluun

Yhteinen tarvikekaappi toimii, kun kuka tahansa voi ottaa tarvitsemansa kysymättä, ja tilaava henkilö tietää ennen kuin tavara loppuu. Molemmat puolet ovat tärkeitä.

Itsepalvelua varten pitäkää avattu pakkaus edessä ja varasto sen takana tai alla, jotta ihmiset ottavat aina ensin avatusta pakkauksesta.

Täydennystä varten päättäkää, kuka tilaa ja missä vaiheessa. Yksinkertainen sääntö, kuten “kun avaat viimeisen niittilaatikon, merkitse se muistiin”, antaa tilaajalle signaalin ilman hyllyjen kiertämistä. Kirjatkaa, miten kukin tavara tilataan uudelleen, jotta tehtävä voi siirtyä toiselle lomien aikana.

Lainaaminen ja palauttaminen ilman allekirjoituslistaa

Yhteiskäyttöiset laitteet, kuten projektori, hyvä kamera, varalaptop tai akkuporakone, katoavat useimmiten siksi, ettei kukaan tiedä, kenellä ne ovat. Tämän ratkaisemiseen ei tarvita virallista lainausjärjestelmää. Tarvitaan yksi tapa: kirjatkaa, minne tavara meni.

Kaksi yksinkertaista käytäntöä toimii hyvin:

• Tee lainaajan nimestä paikka. Kohdelkaa jokaista henkilöä, tiimiä tai ajoneuvoa paikkana: “Pakettiauto 2”, “Myyntitiimi”, “Anna”. Kun kamera lähtee kaapista, kirjatkaa se siirretyksi kyseiseen paikkaan. Kun se palautuu, siirtäkää se takaisin. Kuka tahansa kaappia tarkistava näkee, missä jokainen tavara on.
• Jättäkää lyhyt muistiinpano. Kertaluontoisissa lainoissa riittää muistiinpano tavaran tiedoissa (“Tomilla perjantain tapahtumassa, palaa maanantaina”).

Tyhjä, merkitty paikka projektorisetille muistuttaa myös hiljaisesti siitä, että se on yhä lainassa.

Pidä järjestys yllä kevyellä rutiinilla

Järjestys rapistuu hieman joka päivä, joten ratkaisu on pieni, säännöllinen nollaus vuosittaisen suursiivouksen sijaan. Pitäkää rutiini tarpeeksi lyhyenä, jotta se todella toteutuu.

Viikoittainen tai joka toinen viikko toistuva rutiini yhteiselle tilalle:

1. Palauttakaa tavarat. Viisi minuuttia tavaroiden palauttamiseen merkityille paikoilleen.
2. Tarkistakaa aukot. Tyhjät merkityt paikat tarkoittavat, että jokin on lainassa tai loppunut. Selvittäkää molemmat.
3. Laskekaa loppuvat tavarat. Tarkistakaa tavarat, joiden loppuminen pysäyttää työn, ja päivittäkää määrät.
4. Tyhjentäkää “ei päätetty” -laatikko. Kaikki, mitä siellä on ollut yli kuukauden, saa päätöksen.
5. Korjatkaa yksi ärsyttävä asia. Puuttuva tarra, laatikko, joka vuotaa aina yli, vyöhyke, jota kukaan ei ymmärrä.

Vaihtakaa tehtävää ihmisten kesken, jotta kaikki oppivat, missä tavarat asuvat, eikä tila ole riippuvainen toimiston ainoasta siististä ihmisestä.

Milloin yksinkertainen tapa riittää

Kaikki tilat eivät tarvitse järjestelmää. Pieni toimisto, jossa on yksi tarvikekaappi ja muutama ihminen, voi pärjätä merkityillä hyllyillä, oven sisäpuolelle teipatulla muistilapulla ja nopealla katsauksella joka perjantai. Jos mikään ei poistu rakennuksesta ja sama henkilö tilaa aina, se saattaa olla kaikki, mitä ikinä tarvitsette.

Yhteinen kirjanpito alkaa kannattaa, kun laitteisto on hajallaan huoneissa, kerroksissa, toimipisteissä tai ajoneuvoissa, kun useat ihmiset lainaavat ja palauttavat tavaroita, tai kun huomaatte toistuvasti tavaran loppuneen vasta sen jo loputtua.

Mihin Tana sopii

Tana on tiimeille tarkoitettu yhteinen varastosovellus. Se ei siivoa kaappia puolestanne, mutta se pitää kirjaa siitä, mitä on missä, kun olette sen kerran tehneet.

• Varasto jokaiselle paikalle. Luokaa varasto jokaiselle kaapille, hyllylle, laatikolle, huoneelle tai ajoneuvolle. Saldo kirjataan varastokohtaisesti, ja tavaran kokonaismäärä on niiden summa. Sijainnit ryhmittelevät varastot rakennuksen tai toimipisteen mukaan.
• Siirrot yhdellä askeleella. Siirtäkää tavara “Kaappi B:stä” “Pakettiauto 2:een” ja takaisin, kun se palautuu. Tanassa ei ole erillistä lainaus- ja palautustoimintoa, joten henkilön, tiimin tai ajoneuvon nimeä kantava varasto on yksinkertainen tapa näyttää, kenellä jokin on.
• QR-tarrat hyllyille ja laatikoille. Tulostakaa QR-tarrat varastoille ja tavaroille verkkosovelluksesta. Niiden skannaaminen iPhonen tai iPadin kameralla, tai selaimen kameralla, avaa kyseisen varaston tai tavaran.
• Kuvat ja tagit. Lisätkää kuvia, jotta ihmiset tunnistavat tavarat, ja tageja kuten “laina” tai “IT” ryhmitelläksenne niitä huoneiden välillä.
• Vähäisen saldon hälytykset. Asettakaa raja-arvo jokaiselle tavaralle, kuten väriaineelle ja pakkausteipille, ja saakaa ilmoitus etusivulla, sähköpostilla ja push-viestillä, tai Slack-kanavassa. Jokaisella tavaralla voi olla muistiinpano siitä, miten se tilataan uudelleen.
• Historia. Katsokaa, kuka siirsi tai muutti mitä, milloin, ja missä varastossa.

Tana toimii iPhonessa, iPadissa ja Macissa, Androidissa, ja minkä tahansa tietokoneen selaimessa. Tarjolla on ilmainen versio ilman korttivaatimusta.

Usein kysytyt kysymykset

Miten järjestän toimistotarvikkeet yhteisessä kaapissa?

Karsikaa se, mitä ette tarvitse, jakakaa loput vyöhykkeisiin, antakaa jokaiselle tavaralle yksi merkitty paikka, ja pitäkää varasto avatun pakkauksen takana. Sopikaa, kuka tilaa ja milloin, jotta kaappi ei tyhjene huomaamatta.

Mikä on paras tapa pitää toimiston laitteet järjestyksessä pitkällä aikavälillä?

Tehkää tavaroiden palauttamisesta helpompaa kuin niiden jättämisestä esille: yksi vakiopaikka jokaiselle tavaralle, tarrat hyllyissä eikä vain laatikoissa, ja lyhyt viikoittainen rutiini, joka palauttaa tavarat ja tarkistaa aukot. Vaihtakaa rutiinia ihmisten kesken.

Miten seuraamme, kuka on lainannut yhteiskäyttöistä laitteistoa?

Kirjatkaa, minne se menee. Kohdelkaa jokaista henkilöä, tiimiä tai ajoneuvoa paikkana ja kirjatkaa tavaran siirtyminen sinne ja takaisin, tai jättäkää lyhyt muistiinpano tavaraan. Tyhjä, merkitty paikka näyttää myös yhdellä silmäyksellä, että jokin on lainassa.

Mistä pitäisi luopua laitteita järjestäessä?

Kaikesta rikkinäisestä, vanhentuneesta, moninkertaisesti päällekkäisestä tai pitkään käyttämättömänä olleesta. Yrityksen kirjanpidossa olevat tai erityistä hävittämistä vaativat tavarat tulisi laittaa syrjään muistiinpanon kanssa, kunnes oikea henkilö päättää.