Як навести лад в офісному обладнанні та приладді і підтримувати його

Щоб навести лад в офісному обладнанні та приладді і підтримувати цей порядок, дайте кожній речі одне постійне місце, об’єднайте ці місця в зрозумілі зони, підпишіть полиці та коробки, щоб будь-хто міг знайти річ і повернути її на місце, позбавтеся того, чим ніхто не користується, і заведіть легку звичку повертати все на місце щотижня. Перше прибирання — найпростіша частина. Решта цієї статті — про те, як утримати цей порядок.

Знайома багатьом командам ситуація: шафу з приладдям розбирають перед візитом гостей або після переїзду, а через місяць знову немає скотчу, запасні кабелі розкидані по трьох шухлядах, а хтось уже замовив четвертий принтер для етикеток. Річ не в чиїйсь недбалості — просто в цьому місці немає правил, які витримують завантажений тиждень.

Чому обладнання знову перетворюється на хаос

Лад у сховищі порушується, коли повернути річ на місце вимагає більше зусиль, ніж просто кинути її деінде. Якщо в рулетки немає очевидного місця, вона опиниться на найближчій рівній поверхні. Якщо коробка з батарейками не підписана, батарейки потраплять у коробку, яка виглядає приблизно підхожою.

Справжня ціна безладу — це час на пошуки та повторні покупки, бо ніхто не зміг знайти оригінал. Хороша організація робочого простору прибирає ці дрібні рішення, і охайний варіант стає ще й найшвидшим.

Почніть із того, щоб позбутися зайвого

Перш ніж продумувати систему зберігання, звільніть одну зону і розсортуйте все, що з неї вийшло. Розкладати по місцях речі, які вам не потрібні, — це просто дати безладу гарніший дім.

Поділіть речі на три купи:

• Залишити: використовується регулярно, справне і належить цій команді.
• Перемістити: корисне, але має бути в іншому місці — на іншому поверсі, в іншій філії або в архіві.
• Позбутися: зламане, застаріле, дублюється багато разів або не використовувалося так довго, що ніхто й не пригадає.

Деякі речі потребують рішення когось іншого — наприклад, обладнання, що обліковується на балансі компанії, або предмети, яким потрібна безпечна утилізація. Покладіть їх у чітко підписану коробку із запискою та датою і призначте одну людину відповідальною за отримання відповіді. Не дозволяйте коробці “на розгляді” перетворитися на постійне місце зберігання.

Розбирайте по одній шафі за раз. Весь офіс за один вечір розібрати вдається рідко.

Дайте кожній речі одне постійне місце

Найкорисніше правило для підтримання порядку в обладнанні — у кожної речі має бути рівно одне місце, де вона живе. Не “десь на складі”, а “верхня полиця шафи Б, коробка з підписом “кабелі”.

Визначайте місця за тим, як речі використовуються, а не за тим, як вони виглядають:

• Часто використовувані речі тримайте на рівні від пояса до очей, ближче до місця використання. Степлер і папір для принтера мають бути біля принтера.
• Важкі речі тримайте внизу. Коробки з папером і ящики з інструментами стоять на нижній полиці.
• Рідко використовувані речі тримайте нагорі або подалі. Банери для заходів і запасні монітори можуть стояти на верхній полиці або в підсобці.
• Речі, які використовуються разом, зберігайте разом. Проєктор, пульт, адаптер і подовжувач діляться однією коробкою.

Коли в речі одне місце, її відсутність одразу помітна. Порожнє місце на підписаній полиці говорить більше, ніж будь-який список.

Поділіть сховище на зони, щоб люди могли здогадатися, де що лежить

Зонування означає поділ зберігання на області за призначенням, щоб новий колега міг здогадатися, де що знаходиться, ще до того, як відкриє дверцята. Простий набір зон для типового офісу:

Зона	Що там зберігається	Куди класти
Повсякденне приладдя	Ручки, скотч, стікери, скоби	Відкрита полиця біля столів
Друк і пошта	Папір, тонер, конверти, пакувальний скотч	Біля принтера
ІТ і кабелі	Зарядки, адаптери, миші, клавіатури, змотані кабелі	Закрита шафа, по одній коробці на тип
Кухня та прибирання	Кухлі, засіб для миття посуду, пакети для сміття, серветки	Кухонна шафа, окремо від паперу
Безпека та перша допомога	Аптечка, ліхтарик, запасні батарейки	Легко доступно, чітко позначено
Обладнання напрокат	Проєктор, камера, запасні ноутбуки, інструменти	Шафа із замком
Архів і сезонні речі	Інвентар для заходів, запасні деталі меблів, прикраси	Верхні полиці або підсобка

У вас зони будуть інші. Важливо, щоб вони були записані й однакові в усіх кімнатах і філіях.

Підписуйте полиці та коробки, а не лише упаковки

Саме етикетки перетворюють прибрану шафу на шафу, яка залишається прибраною, бо підказують, куди повертати речі. Етикетка на упаковці допомагає знайти її один раз. Етикетка на полиці допомагає повертати її туди щоразу.

Хороші етикетки короткі й використовують слова, які вже говорить ваша команда: “Кабелі: USB-C”, “Пакувальний скотч”, “Напрокат: комплект проєктора”. Клейте етикетку так, щоб вона залишалася видимою, навіть коли коробку виймають.

QR-код на кожній полиці чи коробці може піти ще далі: під час сканування відкривається запис про це місце зберігання, який показує, що там має бути і в якій кількості. Це зручно під час перевірки залишків і дає змогу будь-кому побачити призначення коробки, не відкриваючи її.

Налаштуйте спільну шафу з приладдям на самообслуговування

Спільна шафа з приладдям працює добре, коли будь-хто може взяти те, що потрібно, не питаючи, а той, хто замовляє, дізнається про нестачу заздалегідь. Важливі обидві частини.

Для самообслуговування тримайте відкриту упаковку спереду, а запас — ззаду або знизу, щоб люди завжди брали спочатку з відкритої упаковки.

Для поповнення запасів вирішіть, хто і в який момент замовляє. Просте правило, наприклад “коли відкриваєш останню коробку скоб, запиши це”, дає замовнику сигнал без обходу полиць. Запишіть, як замовляти кожну позицію, щоб завдання можна було передати іншій людині на час відпустки.

Як позичати і повертати речі без журналу видачі

Спільне обладнання — проєктор, хороша камера, запасний ноутбук чи акумуляторний дриль — зникає здебільшого тому, що ніхто не знає, у кого воно зараз. Формальна система видачі для вирішення цієї проблеми не потрібна. Потрібна одна звичка: записувати, куди річ пішла.

Добре працюють два простих прийоми:

• Назвіть місцем того, хто взяв річ. Ставтеся до кожної людини, команди чи машини як до окремого місця: “Фургон 2”, “Відділ продажів”, “Айко”. Коли камера залишає шафу, зазначте, що вона перемістилася в це місце. Коли вона повертається, перемістіть її назад. Будь-хто, хто загляне в шафу, одразу побачить, де знаходиться кожна річ.
• Залиште коротку записку. Для разових позик достатньо запису в картці речі: “у Тома на п’ятничному заході, повернеться в понеділок”.

Порожнє підписане місце для комплекту проєктора теж тихо нагадує, що він досі не повернувся.

Підтримуйте лад легкою рутиною

Порядок потроху руйнується щодня, тому рішення — невеликий регулярний скидання, а не велике генеральне прибирання раз на рік. Тримайте рутину достатньо короткою, щоб вона справді виконувалася.

Щотижнева або раз на два тижні рутина для спільного простору:

1. Поверніть речі на місце. П’ять хвилин на повернення речей на їхні підписані місця.
2. Перевірте пробіли. Порожні підписані місця означають, що щось узяли або щось закінчилося. Розберіться з обома випадками.
3. Порахуйте те, що закінчується. Перевірте речі, без яких робота зупиняється, і оновіть кількість.
4. Розберіть коробку “на розгляді”. Все, що лежить там більше місяця, потребує рішення.
5. Виправте одну незручність. Відклеєну етикетку, вічно переповнену коробку, зону, яку ніхто не розуміє.

Змінюйте відповідального по черзі, щоб кожен дізнався, де що лежить, і порядок в офісі не залежав від однієї охайної людини.

Коли достатньо простого підходу

Не кожному простору потрібна система. Невеликий офіс з однією шафою приладдя і кількома співробітниками цілком може обійтися підписаними полицями, блокнотом, приклеєним зсередини дверей, і швидким поглядом щоп’ятниці. Якщо ніщо не залишає будівлю, а замовляє завжди та сама людина, цього може бути достатньо назавжди.

Спільний облік починає окупатися, коли обладнання розкидане по кімнатах, поверхах, філіях чи машинах, коли кілька людей позичають і повертають речі, або коли ви постійно дізнаєтеся, що щось закінчилося, вже після того, як це сталося.

Де тут може допомогти Tana

Tana — це спільний застосунок для обліку запасів для команд. Він не розбере шафу за вас, але збереже запис про те, що де лежить, після того як ви це зробите.

• Сховище для кожного місця. Створіть сховище для кожної шафи, полиці, коробки, кімнати чи машини. Залишки записуються по кожному сховищу окремо, а загальна кількість товару — це їх сума. Локації групують сховища за будівлею чи філією.
• Переміщення в одну дію. Перемістіть річ із “Шафи Б” у “Фургон 2” і назад, коли вона повернеться. У Tana немає функції видачі та повернення, тому сховище, назване на честь людини, команди чи машини, — простий спосіб показати, у кого що знаходиться.
• QR-етикетки для полиць і коробок. Друкуйте QR-етикетки для сховищ і товарів прямо з веб-застосунку. Під час сканування камерою iPhone, iPad чи камерою браузера відкривається відповідне сховище або товар.
• Фото й теги. Додавайте фото, щоб люди впізнавали речі, і теги на кшталт “напрокат” чи “ІТ”, щоб об’єднувати їх між кімнатами.
• Сповіщення про низький запас. Задайте поріг для кожного товару — наприклад, для тонера чи пакувального скотчу — і отримуйте сповіщення на головній сторінці, поштою і push, або в каналі Slack. У кожного товару можна залишити нотатку про те, як його замовляти знову.
• Історія. Дивіться, хто, коли і в якому сховищі що перемістив або змінив.

Tana працює на iPhone, iPad і Mac, на Android і в браузері на будь-якому комп’ютері. Є безплатний тариф без прив’язки картки.

Часті запитання

Як навести лад в офісному приладді у спільній шафі?

Позбудьтеся зайвого, поділіть решту на зони, дайте кожній речі одне підписане постійне місце і тримайте запас позаду відкритої упаковки. Домовтеся, хто і коли робить повторне замовлення, щоб шафа не спорожніла непомітно.

Як найкраще підтримувати лад в офісному обладнанні тривалий час?

Зробіть так, щоб повертати речі на місце було простіше, ніж залишати їх зовні: одне постійне місце для кожної речі, етикетки на полицях, а не лише на коробках, і коротка щотижнева рутина, яка повертає речі на місце і перевіряє пробіли. Змінюйте відповідального по черзі.

Як відстежити, хто взяв спільне обладнання?

Записуйте, куди воно пішло. Ставтеся до кожної людини, команди чи машини як до окремого місця і фіксуйте переміщення речі туди й назад, або залишайте коротку нотатку на картці речі. Порожнє підписане місце теж одразу показує, що чогось не вистачає.

Що викидати під час наведення ладу в обладнанні?

Усе зламане, застаріле, сильно продубльоване або не використовуване тривалий час. Речі, що обліковуються на балансі компанії, або ті, що потребують особливої утилізації, варто відкласти з нотаткою до рішення відповідальної людини.