Как да организирате офис оборудването и материалите (и да поддържате реда)

За да организирате офис оборудването и материалите и да поддържате реда, дайте на всеки предмет едно постоянно място, обединете тези места в ясни зони, поставете етикети на рафтовете и кутиите, за да може всеки да намери и върне нещата, изхвърлете това, което никой не използва, и се разберете за лек седмичен ритуал, който връща всичко на мястото му. Първото разчистване е лесната част. Как да остане така, е темата на останалата част от тази статия.

Повечето екипи са преживявали това: шкафът се подрежда преди посещение или след преместване, а месец по-късно лентата отново липсва, резервните кабели са в три чекмеджета и някой е поръчал четвърти принтер за етикети. Никой не е небрежен — просто пространството няма правила, които да издържат на натоварена седмица.

Защо оборудването отново се разбърква

Складирането се разбърква, когато връщането на нещо на мястото му изисква повече мислене, отколкото просто оставянето му някъде. Ако рулетката няма очевидно място, тя завършва на най-близката равна повърхност. Ако кутията за батерии няма етикет, батериите отиват в кутията, която изглежда горе-долу подходяща.

Истинската цена е времето, прекарано в търсене, и повторната покупка, защото никой не е могъл да намери оригинала. Добрата организация на работното място премахва тези малки решения, така че подреденият избор да е и най-бързият.

Започнете с разчистване на ненужното

Преди да проектирате каквото и да е съхранение, изпразнете една зона и разсортирайте съдържанието. Организирането на неща, които не са ви нужни, само дава на безпорядъка по-хубав дом.

Използвайте три купчини:

• Запазете: използва се редовно, работи и принадлежи на този екип.
• Преместете: полезно, но мястото му е другаде — друг етаж, обект или архивно помещение.
• Изхвърлете: повредено, остаряло, дублирано многократно или неизползвано толкова отдавна, че никой не помни.

Някои неща изискват решение от друг — например оборудване, заведено в счетоводните книги на компанията, или предмети, нуждаещи се от безопасно изхвърляне. Поставете ги в ясно обозначена кутия с бележка и дата и възложете на един човек задачата да получи отговор. Не позволявайте кутията „нерешено“ да се превърне в постоянно съхранение.

Работете по един шкаф наведнъж. Цял офис за един следобед рядко се довършва.

Дайте на всеки предмет едно постоянно място

Най-полезното правило за поддържане на реда е всеки предмет да има точно едно място, на което живее. Не „някъде в склада“, а „горния рафт на шкаф Б, кутията с надпис кабели“.

Определяйте местата според това как се използват нещата, а не как изглеждат:

• Често използваните предмети отиват на височина между кръста и очите, близо до мястото на употреба. Телбодът и хартията за принтер стоят до принтера.
• Тежките предмети стоят долу. Кутиите с хартия и сандъците с инструменти — на долния рафт.
• Рядко използваните предмети отиват нагоре или по-надалеч. Банерите за събития и резервните монитори могат да живеят на горния рафт или в задно помещение.
• Нещата, използвани заедно, живеят заедно. Проекторът, дистанционното му, адаптерът и удължителят споделят една кутия.

Когато даден предмет има едно място, липсата му се вижда веднага. Празно място на етикетиран рафт казва повече от всеки списък.

Разделете склада на зони, за да могат хората да отгатват къде е всичко

Зонирането означава разделяне на съхранението на области по предназначение, така че нов колега да може да отгатне къде е нещо, преди да отвори врата. Прост набор от зони за типичен офис:

Зона	Какво съдържа	Къде да я поставите
Ежедневни материали	Химикалки, лента, лепящи листчета, телбод	Отворен рафт близо до бюрата
Печат и поща	Хартия, тонер, пликове, опаковъчна лента	До принтера
ИТ и кабели	Зарядни, адаптери, мишки, клавиатури, навити кабели	Затворен шкаф, по една кутия за всеки вид
Кухня и почистване	Чаши, препарат за съдове, торби за боклук, кърпи	Кухненски шкаф, далеч от хартия
Безопасност и първа помощ	Аптечка, фенер, резервни батерии	Лесно достъпно, ясно обозначено
Оборудване за заемане	Проектор, камера, резервни лаптопи, инструменти	Заключващ се шкаф
Архив и сезонни артикули	Оборудване за събития, резервни части за мебели, декорации	Горни рафтове или задно помещение

Вашите зони ще се различават. Важното е да са записани и еднакви във всички помещения и обекти.

Етикетирайте рафтовете и кутиите, не само кутиите

Етикетите превръщат подредения шкаф в такъв, който остава подреден, защото казват на хората къде да върнат нещата. Етикетът на кутията помага да я намерите веднъж. Етикетът на рафта помага да я върнете всеки път.

Добрите етикети са кратки и използват думите, които екипът вече казва: „Кабели: USB-C“, „Опаковъчна лента“, „Заемане: комплект проектор“. Поставете етикета така, че да остава видим, когато кутията е извадена.

QR код на всеки рафт или кутия може да отиде една стъпка по-нататък: сканирането му отваря записа за това място, показвайки какво трябва да има там и в какво количество. Това е полезно при проверка на наличностите и позволява на всеки да разбере за какво служи кутията, без да я отваря.

Настройте споделения шкаф с материали за самообслужване

Споделеният шкаф с материали работи, когато всеки може да вземе нужното, без да пита, а човекът, който поръчва, знае преди то да свърши. И двете половини имат значение.

За самообслужване дръжте отворения пакет отпред, а резервния запас — зад или под него, така че хората винаги вземат първо от отворения пакет.

За презареждане решете кой поръчва и кога. Просто правило, като „когато отвориш последната кутия телбодчета, отбележи го“, дава на поръчващия сигнал, без да обикаля рафтовете. Запишете как се поръчва всеки артикул, за да може задачата да премине към друг човек по време на отпуски.

Заемане и връщане без лист за подпис

Споделено оборудване, като проектор, добрата камера, резервният лаптоп или безжичната бормашина, изчезва най-вече защото никой не знае у кого е. Не ви трябва официална система за заемане, за да го решите. Трябва ви един навик: записвайте къде е отишло.

Работят добре два прости похвата:

• Направете мястото на заемащия „място“. Третирайте всеки човек, екип или превозно средство като място: „Бус 2“, „Екип продажби“, „Мария“. Когато камерата напусне шкафа, отбележете я преместена в това място. Когато се върне, преместете я обратно. Всеки, който провери шкафа, вижда къде е всеки предмет.
• Оставете кратка бележка. За еднократни заеми бележка в записа на предмета („у Иван за петъчното събитие, връща се в понеделник“) е достатъчна.

Празното, етикетирано място за комплекта на проектора също е тих напомен, че той все още е навън.

Поддържайте реда с лек ритуал

Организацията се руши малко всеки ден, затова решението е малко, редовно нулиране, а не голямо разчистване веднъж годишно. Дръжте ритуала достатъчно кратък, за да се случва наистина.

Седмичен или двуседмичен ритуал за споделено пространство:

1. Върнете нещата. Пет минути за връщане на предметите по етикетираните им места.
2. Проверете празнините. Празните етикетирани места означават, че нещо е навън или е свършило. Проверете и двете.
3. Преброите свършващото. Проверете предметите, чиято липса спира работата, и актуализирайте количествата.
4. Разчистете кутията „нерешено“. Всичко, което стои в нея повече от месец, получава решение.
5. Оправете едно дразнещо нещо. Липсващ етикет, кутия, която винаги прелива, зона, която никой не разбира.

Разменяйте задачата между хората, за да научи всеки къде живеят нещата и пространството да не зависи от единствения подреден човек в офиса.

Кога прост подход е достатъчен

Не всяко пространство се нуждае от система. Малък офис с един шкаф с материали и няколко души може да работи с етикетирани рафтове, бележник, залепен от вътрешната страна на вратата, и бърз поглед всеки петък. Ако нищо не напуска сградата и винаги един и същ човек поръчва, това може да е всичко, от което имате нужда.

Споделен запис започва да се изплаща, когато оборудването е разпръснато по помещения, етажи, обекти или превозни средства, когато няколко души заемат и връщат неща, или когато постоянно откривате, че нещо е свършило едва след като вече е свършило.

Как се вписва Tana

Tana е споделено приложение за инвентар за екипи. Не подрежда шкафа вместо вас, но пази записа какво къде е, след като вие сте го подредили.

• Склад за всяко място. Създайте склад за всеки шкаф, рафт, кутия, стая или превозно средство. Наличността се записва по склад, а общото количество на артикула е сборът от всички тях. Локациите групират складове по сграда или обект.
• Преместване в една стъпка. Преместете артикул от „Шкаф Б“ във „Бус 2“ и обратно, когато се върне. Tana няма функция за регистриране на вземане и връщане, затова склад, наименуван на човек, екип или превозно средство, е простият начин да покажете у кого е нещо.
• QR етикети за рафтове и кутии. Отпечатайте QR етикети за складове и артикули от уеб приложението. Сканирането им с камерата на iPhone или iPad, или камерата на браузъра, отваря съответния склад или артикул.
• Снимки и тагове. Добавете снимки, за да разпознават хората артикулите, и тагове като „заем“ или „ИТ“, за да ги групирате в различни помещения.
• Аларми за ниска наличност. Задайте праг за всеки артикул, като тонер и опаковъчна лента, и получавайте известие на началната страница, по имейл и push, или в канал в Slack. Всеки артикул може да носи бележка как се поръчва наново.
• История. Вижте кой какво е преместил или променил, кога и в кой склад.

Tana работи на iPhone, iPad и Mac, на Android и в браузъра на всеки компютър. Има безплатен план без нужда от карта.

Често задавани въпроси

Как да организирам офис материалите в споделен шкаф?

Изхвърлете ненужното, разделете останалото на зони, дайте на всеки артикул едно етикетирано място и дръжте резервния запас зад отворения пакет. Разберете се кой поръчва и кога, за да не свърши шкафът незабелязано.

Кой е най-добрият начин да се поддържа реда в офис оборудването с времето?

Направете връщането на нещата по-лесно от оставянето им навън: едно постоянно място за всеки предмет, етикети на рафтовете, не само на кутиите, и кратък седмичен ритуал, който връща артикулите и проверява празнините. Разменяйте ритуала между хората.

Как проследяваме кой е заел споделено оборудване?

Записвайте къде отива. Третирайте всеки човек, екип или превозно средство като място и отбелязвайте преместването на предмета натам и обратно, или оставете кратка бележка на предмета. Празно етикетирано място също показва на пръв поглед, че нещо е навън.

Какво трябва да изхвърлим при организиране на оборудването?

Всичко повредено, остаряло, силно дублирано или неизползвано дълго време. Артикулите, заведени в счетоводните книги на компанията, или изискващи специално изхвърляне, трябва да се отделят с бележка, докато подходящият човек не вземе решение.