Apa itu manajemen inventaris aset? Cara melacak peralatan dan aset yang Anda miliki

Manajemen inventaris aset adalah praktik menjaga catatan yang selalu diperbarui tentang barang fisik yang dimiliki organisasi Anda: laptop, proyektor, alat, furnitur, peralatan elektronik, kendaraan, dan suku cadang yang membuatnya tetap berfungsi. Catatan yang baik menjawab tiga pertanyaan tentang barang apa pun dalam hitungan detik: apakah ini milik kita, di mana sekarang, dan bagaimana kondisinya?

Kebanyakan tim sudah punya semacam versi daftar ini. Biasanya berupa spreadsheet yang dibuat saat pindah kantor atau audit, dan sejak itu perlahan menyimpang dari kenyataan. Artikel ini membahas apa yang perlu ada di daftar, cara menyusunnya agar tetap akurat, dan kapan spreadsheet sederhana masih menjadi alat yang tepat.

Inventaris aset berbeda dari stok

Stok terpakai dan dipesan ulang. Aset tetap ada. Sekotak kertas printer habis dalam beberapa minggu; printernya sendiri berada di sudut ruangan selama bertahun-tahun. Perbedaan ini mengubah apa yang perlu Anda lacak.

Untuk stok, pertanyaannya adalah “berapa sisanya, dan kapan harus pesan lagi?”. Untuk aset, pertanyaannya adalah “di mana barangnya, siapa yang memindahkannya, dan apakah masih ada?”. Daftar aset, yaitu daftar peralatan dan aset yang Anda miliki, sebagian besar berkaitan dengan lokasi dan identitas, dan jauh lebih sedikit soal jumlah.

Banyak tim membutuhkan keduanya sekaligus. Tim fasilitas mengurus bor dan tangga (aset) sekaligus sekrup, filter, dan bohlam yang menyertainya (stok). Akan lebih mudah jika keduanya berada di satu tempat, sehingga tidak ada yang perlu menyimpan dua daftar terpisah.

Apa saja yang perlu ada di daftar aset

Lacak barang yang akan membuang waktu atau uang Anda jika hilang atau rusak tanpa disadari siapa pun. Daftar aset yang praktis biasanya mencakup kelompok berikut:

Kelompok	Contoh	Alasan dilacak
Peralatan IT	Laptop, monitor, tablet, router	Berpindah dari satu orang ke orang lain; mudah kehilangan jejaknya
Peralatan AV dan acara	Proyektor, speaker, mikrofon, meja lipat	Keluar dari gedung dan harus kembali
Alat	Bor, tangga, mesin cuci bertekanan tinggi, alat ukur	Dipakai bersama di berbagai lokasi dan kendaraan
Furnitur dan perlengkapan	Meja, kursi, rak, papan tulis	Dipindahkan antar ruangan saat ada perubahan tata ruang
Peralatan elektronik	Kulkas, pemanas, mesin kopi, mesin cuci	Perlu servis; sering berada di ruang sewa atau ruang bersama
Suku cadang	Filter, bohlam, sabuk, kunci	Kecil, tapi jika satu hilang bisa menghentikan perbaikan

Jangan masukkan hal yang tidak akan dirindukan siapa pun. Daftar yang berusaha mencatat setiap stapler akan menjadi terlalu panjang untuk tetap diperbarui, dan akhirnya tidak ada yang mempercayainya.

Detail yang layak dicatat untuk setiap barang

Untuk aset, sekumpulan detail yang singkat dan konsisten lebih baik daripada lembar lebar dengan tiga puluh kolom yang tidak diisi siapa pun. Untuk setiap barang, catat:

• Nama yang jelas. Sesuatu yang langsung dikenali rekan kerja: “Proyektor, ruang rapat” atau “Laptop 07”. Jika Anda punya beberapa unit identik yang ingin dilacak satu per satu, beri masing-masing nomornya sendiri dalam nama.
• Deskripsi. Apa pun yang membedakan dua barang serupa: ukuran, warna, model, nomor part, nomor seri yang tercetak di bagian belakang.
• Lokasinya. Ruangan, rak, lemari, atau kendaraan tempat barang itu berada, misalnya “Ruang 204” atau “Van 2”, serta gedung atau lokasi tempat area itu berada.
• Foto. Foto menunjukkan kondisi dan memudahkan barang dikenali. Foto juga menjawab pertanyaan “goresan itu sudah ada dari dulu?”.
• Tag. Label singkat untuk mengelompokkan barang lintas ruangan: “IT”, “peralatan acara”, “perlu servis”, “dipinjamkan”.
• Label pada barang itu sendiri. Label QR atau barcode menghubungkan barang fisik dengan catatannya.

Barang identik yang tidak pernah perlu dibedakan, seperti empat puluh kursi lipat, bisa tetap menjadi satu entri dengan jumlah tertentu. Pisahkan barang menjadi entri bernomor hanya jika Anda perlu tahu di mana setiap unitnya berada.

Beri nama setiap tempat, lalu beri label

Pelacakan peralatan paling sering gagal karena “di mana lokasinya” masih kabur. “Gudang” bukan lokasi yang jelas kalau gudang itu punya enam rak dan satu kandang penyimpanan.

Mulailah dengan mendaftar tempat-tempat Anda sebelum barang-barangnya. Beri nama setiap ruangan, lemari, rak, kandang penyimpanan, dan kendaraan dengan cara yang sudah biasa dipakai tim Anda. Kelompokkan tempat-tempat itu berdasarkan gedung atau lokasi. Lalu beri label pada setiap tempat, sama seperti pada setiap barang. Ketika seseorang memindai rak, mereka melihat semua yang seharusnya ada di sana; ketika memindai barang, mereka melihat di mana seharusnya barang itu berada.

Ini juga memudahkan pencatatan perpindahan. Ketika proyektor berpindah dari Ruang 204 ke aula utama, catatannya harus berubah dalam satu langkah, langsung dari ponsel di tangan, bukan di meja pada akhir minggu.

Simpan riwayat, bukan hanya kondisi saat ini

Daftar yang hanya menunjukkan kondisi hari ini tidak bisa menjawab pertanyaan yang muncul belakangan: kapan barang ini keluar dari gudang, siapa yang memindahkannya, dan kapan terakhir kali terlihat?

Riwayat perubahan menjawab pertanyaan-pertanyaan itu tanpa perlu ada yang mengingat-ingat. Setiap perubahan mencatat apa yang berubah, siapa yang melakukannya, dan kapan. Jika laptop hilang, Anda bisa melihat lokasi terakhir yang tercatat dan orang terakhir yang mengubah catatannya. Ini mengubah percakapan yang canggung menjadi pemeriksaan cepat.

Riwayat juga membantu ketika orang keluar dari tim. Catatan tentang apa yang mereka ubah harus tetap ada setelah mereka pergi, sehingga pengetahuan mereka tentang peralatan tidak ikut hilang bersama mereka.

Lakukan penghitungan sesuai jadwal

Bahkan daftar yang baik pun akan menyimpang seiring waktu. Barang dipindahkan tanpa ada yang memperbarui catatannya, dipinjam dan tidak dikembalikan, atau dibuang saat rusak. Pemeriksaan rutin mengembalikan daftar agar sesuai dengan kenyataan.

Rutinitas sederhana yang berhasil untuk kebanyakan tim:

1. Pilih siklus. Periksa barang bernilai tinggi atau yang sering dipindahkan lebih sering, dan furnitur lebih jarang.
2. Kunjungi satu tempat pada satu waktu. Pindai label rak atau ruangan, lihat daftarnya, dan pastikan setiap barang ada di sana.
3. Perbaiki perbedaan di tempat. Tetapkan jumlah yang tepat, catat perpindahannya, atau catat bahwa ada yang hilang.
4. Tindak lanjuti kekurangan. Apa pun yang hilang diberi tag atau catatan, dan satu orang ditugaskan untuk mencarinya.
5. Perbarui foto saat kondisi berubah. Foto baru adalah laporan kondisi tercepat.

Membagi pemeriksaan berdasarkan tempat, alih-alih memeriksa seluruh gedung dalam satu hari, membuatnya cukup kecil agar benar-benar dilakukan.

Kapan spreadsheet masih cukup

Spreadsheet adalah daftar aset yang baik jika dikelola oleh satu orang, daftarnya pendek, semuanya berada di satu gedung, dan barang jarang berpindah. Jika Anda hanya menambah baris saat membeli sesuatu dan menghapusnya saat membuangnya, spreadsheet sudah cukup dan tidak menambah biaya baru.

Ini mulai kesulitan ketika beberapa orang perlu memperbaruinya, ketika peralatan berpindah antar ruangan, lokasi, atau kendaraan, ketika Anda ingin foto, atau ketika Anda perlu tahu siapa yang mengubah apa. Spreadsheet juga tidak melekat pada peralatan itu sendiri. Label yang membuka catatan barang di ponsel sulit dibangun di atas sebuah file.

Di mana peran Tana

Tana adalah aplikasi inventaris bersama untuk tim. Dibuat untuk stok, tetapi bagian yang sama juga mencakup daftar aset yang praktis untuk peralatan dan aset.

• Barang, penyimpanan, dan lokasi. Setiap peralatan adalah barang dengan nama, deskripsi, foto, dan tag. Penyimpanan adalah tempat barang berada, seperti rak, ruangan seperti “Ruang 204”, atau kendaraan seperti “Van 2”. Lokasi mengelompokkan penyimpanan berdasarkan gedung atau lokasi, lengkap dengan alamat dan pin peta.
• Label QR. Cetak label QR untuk barang dan penyimpanan dari aplikasi web. Memindainya dengan kamera iPhone atau iPad, atau kamera browser di aplikasi web, akan membuka barang atau penyimpanan tersebut. Anda juga bisa melampirkan barcode pabrikan ke sebuah barang.
• Perpindahan dan penghitungan. Pindahkan barang antar penyimpanan dalam satu langkah, atau tetapkan jumlah yang tepat saat pemeriksaan.
• Riwayat. Tana mencatat siapa yang mengubah apa, kapan, dan di penyimpanan mana, dan menyimpan catatan itu setelah anggota keluar dari tim. Paket gratis menyimpan riwayat selama 30 hari; paket berbayar menyimpannya hingga 10 tahun.
• Satu daftar langsung untuk seluruh tim. Semua orang melihat angka yang sama, dan Anda bisa mengekspor CSV yang bisa dibuka di spreadsheet mana pun.

Agar jelas apa yang tidak dilakukan Tana: Tana tidak menghitung penyusutan, tidak menyimpan catatan akuntansi, tidak mengelola peminjaman dengan pengembalian, dan tidak melacak nomor seri sebagai kolom terpisah. Jika Anda membutuhkan hal-hal itu untuk keperluan pajak atau akuntansi, simpan di alat yang digunakan akuntan Anda, dan gunakan Tana untuk pertanyaan sehari-hari tentang apa yang Anda miliki dan di mana lokasinya. Tersedia paket gratis, tanpa perlu kartu.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu manajemen inventaris aset?

Manajemen inventaris aset adalah menjaga catatan yang akurat dan selalu diperbarui tentang peralatan fisik dan aset yang dimiliki organisasi, termasuk di mana setiap barang berada dan bagaimana kondisinya. Ini berbeda dari manajemen stok, yang berfokus pada jumlah barang yang terpakai dan dipesan ulang.

Apa perbedaan antara daftar aset dan daftar aset tetap?

Dalam penggunaan sehari-hari, keduanya adalah daftar peralatan dan aset yang Anda miliki. Daftar aset tetap untuk akuntansi biasanya mencakup detail keuangan, seperti biaya pembelian dan penyusutan, yang dikelola oleh akuntan Anda. Daftar aset operasional berfokus pada lokasi, kondisi, dan siapa yang mengurus setiap barang. Banyak organisasi menyimpan keduanya, dan mencocokkannya satu sama lain.

Bagaimana cara memulai pelacakan peralatan?

Daftar dulu tempat-tempat Anda: ruangan, rak, lemari, dan kendaraan. Lalu tambahkan barang yang kehilangannya akan membuang waktu atau uang Anda, dengan nama, deskripsi, foto, dan lokasi tetap. Beri label pada tempat maupun barang agar siapa pun bisa memindai dan memeriksanya.

Seberapa sering kami harus memeriksa inventaris peralatan kami?

Periksa barang bernilai tinggi dan yang sering dipindahkan lebih sering, dan furnitur lebih jarang. Memeriksa satu ruangan atau rak dalam satu waktu, dengan siklus rutin, lebih mudah dipertahankan daripada satu penghitungan besar setahun sekali.

Bisakah saya menggunakan Tana sebagai daftar aset?

Ya, untuk sisi praktisnya: apa yang Anda miliki, di mana lokasinya, seperti apa bentuknya, dan siapa yang mengubah catatannya. Tana tidak menangani penyusutan, akuntansi, atau peminjaman, jadi simpan itu di alat akuntansi Anda.