Çfarë është regjistri i pasurive? Si të mbani gjurmët e pajisjeve dhe pasurive të kompanisë

Regjistri i pasurive është praktika e mbajtjes së një regjistrimi të përditësuar për gjërat fizike që organizata juaj zotëron: laptopë, projektorë, vegla, mobilje, pajisje shtëpiake, automjete dhe pjesët e këmbimit që i mbajnë ato në punë. Një regjistër i mirë u përgjigjet brenda sekondash tri pyetjeve për çdo artikull: a e zotërojmë, ku ndodhet tani dhe në çfarë gjendjeje është.

Shumica e ekipeve kanë tashmë ndonjë version të kësaj liste. Zakonisht është një fletëllogaritëse e krijuar gjatë një zhvendosjeje zyre ose një auditimi, dhe që që atëherë është larguar gradualisht nga realiteti. Ky artikull trajton çfarë duhet të përfshihet në listë, si ta strukturoni që të mbetet e saktë dhe kur një fletëllogaritëse e thjeshtë është ende mjeti i duhur.

Regjistri i pasurive nuk është njësoj si stoku

Stoku përdoret dhe riporositet. Pasuria mbetet. Një kuti letër printeri zhduket brenda pak javësh; printeri qëndron në cep për vite. Ky ndryshim ndryshon se çfarë ia vlen të gjurmohet.

Me stokun, pyetja është “sa na kanë mbetur dhe kur riporosisim?”. Me pasuritë, pyetjet janë “ku ndodhet, kush e ka lëvizur dhe a është ende këtu?”. Regjistri i aktiveve, pra lista e pajisjeve dhe pasurive që zotëroni, ka të bëjë kryesisht me vendndodhjen dhe identitetin, e më pak me sasinë.

Shumë ekipe kanë nevojë për të dyja njëkohësisht. Një ekip mirëmbajtjeje kujdeset për trapanot dhe shkallët (pasuri) dhe vidat, filtrat e llambat që shkojnë me to (stok). Ndihmon kur të dyja gjenden në të njëjtin vend, kështu askush nuk mban dy lista.

Çfarë duhet të përfshihet në regjistrin e pasurive

Gjurmoni gjërat që do t’ju kushtonin kohë ose para nëse humbnin ose prisheshin pa e vënë re askush. Një regjistër praktik zakonisht mbulon këto grupe:

Grupi	Shembuj	Pse gjurmohet
Pajisje IT	Laptopë, monitorë, tabletë, ruterë	Kalojnë nga një person te tjetri; humbet lehtë gjurma
Pajisje AV dhe evenimentesh	Projektorë, altoparlantë, mikrofona, tavolina të palosshme	Largohen nga ndërtesa dhe duhet të kthehen
Vegla	Trapanot, shkallët, larëset me presion, testuesit	Ndahen mes vendndodhjeve dhe automjeteve
Mobilje dhe pajisje	Tavolina, karrige, rafte, tabela	Lëvizin mes dhomave gjatë ndryshimeve
Pajisje shtëpiake	Frigoriferë, ngrohëse, makina kafeje, lavatriçe	Kanë nevojë për shërbim; shpesh ndodhen në hapësira me qira ose të përbashkëta
Pjesë këmbimi	Filtra, llamba, rripa, çelësa	Të vogla, por mungesa e njërës ndalon një riparim

Lini jashtë atë që askush nuk do ta ndiente mungesën. Një regjistër që përpiqet të listojë çdo stapler bëhet tepër i gjatë për t’u mbajtur i përditësuar, dhe atëherë askush nuk i beson më.

Detajet që ia vlen të regjistrohen për çdo artikull

Për pasuritë, një grup i shkurtër dhe i qëndrueshëm detajesh është më i mirë se një fletë e gjerë me tridhjetë kolona që askush nuk i plotëson. Për çdo artikull, regjistroni:

• Një emër të qartë. Diçka që një koleg do ta njihte: “Projektor, salla e mbledhjeve” ose “Laptop 07”. Nëse keni disa njësi identike që doni t’i ndiqni veç e veç, jepini secilës numrin e vet në emër.
• Një përshkrim. Çdo gjë që dallon dy sende të ngjashme: madhësia, ngjyra, modeli, numri i pjesës, numri serial i shtypur në pjesën e pasme.
• Ku jeton. Dhoma, rafti, dollapi ose automjeti të cilit i përket, si “Dhoma 204” ose “Furgoni 2”, dhe ndërtesa ose vendndodhja ku ndodhet ai vend.
• Fotot. Një foto tregon gjendjen dhe e bën artikullin të lehtë për t’u gjetur. Zgjidh edhe pyetjen “a ishte kjo gërvishtje aty më parë?”.
• Etiketat. Etiketa të shkurtra për të grupuar artikuj nëpër dhoma: “IT”, “pajisje evenimentesh”, “ka nevojë për shërbim”, “huazuar”.
• Një etiketë mbi vetë sendin. Një etiketë QR ose barkod lidh sendin fizik me regjistrimin e tij.

Sende identike që nuk keni nevojë t’i dalloni ndonjëherë, si dyzet karrige të palosshme, mund të mbeten si një regjistrim i vetëm me një sasi. Ndani një artikull në regjistrime të numëruara vetëm kur duhet të dini ku ndodhet çdo njësi.

Jepini emër çdo vendi, pastaj etiketojeni

Gjurmimi i pajisjeve dështon më shpesh sepse “ku jeton” është i paqartë. “Depoja” nuk është një vend kur depoja ka gjashtë rafte dhe një kafaz.

Filloni duke listuar vendet tuaja para artikujve. Emërtoni çdo dhomë, dollap, raft, kafaz dhe automjet ashtu siç i quan tashmë ekipi juaj. Gruponi këto vende sipas ndërtesës ose vendndodhjes. Pastaj vendosni etiketë jo vetëm te artikujt, por edhe te çdo vend. Kur dikush skanon një raft, sheh gjithçka që duhet të jetë atje; kur skanon një artikull, sheh ku duhet të jetë ai.

Kjo e bën gjithashtu të lehtë regjistrimin e lëvizjeve. Kur projektori kalon nga Dhoma 204 te salla kryesore, regjistrimi duhet të ndryshojë në një hap, nga telefoni në dorë, jo në një tavolinë në fund të javës.

Mbani një histori, jo vetëm një pamje të çastit

Një regjistër që tregon vetëm gjendjen e sotme nuk mund t’u përgjigjet pyetjeve që dalin më vonë: kur u largua kjo nga depoja, kush e lëvizi dhe kur u pa për herë të fundit?

Një histori ndryshimesh u përgjigjet këtyre pyetjeve pa u mbështetur te kujtesa e askujt. Çdo ndryshim regjistron se çfarë ndryshoi, kush e bëri dhe kur. Nëse humbet një laptop, mund të shihni vendin e fundit të regjistruar dhe personin e fundit që preku regjistrimin. Kjo e kthen një bisedë të vështirë në një kontroll të shpejtë.

Historia ndihmon edhe kur njerëzit largohen. Regjistrimi i asaj që ndryshoi ai person duhet të mbetet edhe pas largimit të tij, kështu që njohuritë e tij për pajisjet nuk largohen bashkë me të.

Numëroni sipas një orari

Edhe një regjistër i mirë largohet nga realiteti me kalimin e kohës. Sendet lëvizen pa u përditësuar regjistrimi, huazohen dhe nuk kthehen, ose hidhen kur prishen. Një kontroll i rregullt e sjell listën përsëri në përputhje me realitetin.

Një rutinë e thjeshtë që funksionon për shumicën e ekipeve:

1. Zgjidhni një cikël. Kontrolloni më shpesh artikujt me vlerë të lartë ose që lëvizin shpesh, dhe më rrallë mobiljet.
2. Kaloni në një vend në herë. Skanoni etiketën e raftit ose të dhomës, shikoni listën dhe konfirmoni që çdo artikull është aty.
3. Rregulloni menjëherë ndryshimet. Vendosni sasinë e saktë, regjistroni lëvizjen, ose shënoni që diçka mungon.
4. Ndiqni boshllëqet. Çdo gjë që mungon merr një etiketë ose një shënim dhe një person përgjegjës për ta kërkuar.
5. Përditësoni fotot kur ndryshon gjendja. Një foto e re është raporti më i shpejtë i gjendjes.

Ndarja e kontrollit sipas vendit, në vend që të bëhet e gjithë ndërtesa në një ditë, e mban aq të vogël sa të kryhet vërtet.

Kur një fletëllogaritëse mjafton ende

Një fletëllogaritëse është një regjistër i mirë pasurish nëse e zotëron një person, lista është e shkurtër, gjithçka gjendet në një ndërtesë dhe sendet lëvizin rrallë. Nëse shtoni një rresht kur blini diçka dhe e fshini kur e hidhni, dhe kjo është gjithçka, një fletëllogaritëse e kryen punën pa kushtuar asgjë të re.

Fillon të bëhet e vështirë kur disa persona duhet ta përditësojnë, kur pajisjet lëvizin mes dhomave, vendndodhjeve ose automjeteve, kur doni foto, ose kur duhet të dini kush ndryshoi çfarë. Fletëllogaritëset gjithashtu nuk jetojnë mbi vetë pajisjen. Një etiketë që hap regjistrimin e artikullit në telefon është e vështirë të ndërtohet mbi një skedar.

Ku përshtatet Tana

Tana është një aplikacion inventari i përbashkët për ekipe. U krijua për stokun, por të njëjtat përbërës mbulojnë një regjistër praktik pasurish për pajisje dhe prona.

• Artikuj, magazina dhe vendndodhje. Çdo pajisje është një artikull me emër, përshkrim, foto dhe etiketa. Magazinat janë vendet ku jetojnë sendet, si një raft, një dhomë si “Dhoma 204” ose një automjet si “Furgoni 2”. Vendndodhjet grupojnë magazinat sipas ndërtesës ose vendit, me adresë dhe pikë në hartë.
• Etiketa QR. Printoni etiketa QR për artikujt dhe magazinat nga aplikacioni në ueb. Skanimi me kamerën e iPhone-it ose iPad-it, ose kamerën e shfletuesit në aplikacionin në ueb, hap atë artikull ose magazinë. Mund të bashkëngjitni gjithashtu barkodin e prodhuesit te një artikull.
• Lëvizjet dhe numërimet. Lëvizni një artikull mes magazinave në një hap, ose vendosni sasinë e saktë gjatë një numërimi.
• Historia. Tana regjistron kush ndryshoi çfarë, kur dhe në cilën magazinë, dhe e ruan atë regjistrim edhe pasi një anëtar largohet. Plani falas ruan 30 ditë histori; planet me pagesë e ruajnë deri në 10 vjet.
• Një listë e vetme dhe e freskët për ekipin. Të gjithë shohin të njëjtat shifra dhe mund të eksportoni një CSV që hapet në çdo fletëllogaritëse.

Për të qenë të qartë se çfarë nuk bën Tana: nuk llogarit amortizimin, nuk mban libra kontabël, nuk menaxhon huazime me marrje dhe kthim, dhe nuk gjurmon numrat serialë si fushë e veçantë. Nëse ju duhen këto për taksa ose kontabilitet, mbajini në mjetin që përdor kontabilisti juaj, dhe përdorni Tanën për pyetjen e përditshme se çfarë keni dhe ku ndodhet. Ka një plan falas, pa kërkuar kartë.

Pyetje të shpeshta

Çfarë është regjistri i pasurive?

Regjistri i pasurive është mbajtja e një regjistrimi të saktë dhe të përditësuar për pajisjet dhe pronat fizike që zotëron një organizatë, duke përfshirë ku ndodhet çdo artikull dhe në çfarë gjendjeje është. Ndryshon nga menaxhimi i stokut, i cili fokusohet te sasitë e sendeve që përdoren dhe riporositen.

Cili është ndryshimi mes regjistrit të pasurive dhe regjistrit të aktiveve fikse?

Në përdorim të përditshëm, të dyja janë lista të pajisjeve dhe pronave që zotëroni. Një regjistër aktivesh fikse për kontabilitet zakonisht përfshin detaje financiare, si kostoja e blerjes dhe amortizimi, që i menaxhon kontabilisti. Një regjistër operacional pasurish fokusohet te vendndodhja, gjendja dhe kush kujdeset për çdo artikull. Shumë organizata mbajnë të dyja dhe i krahasojnë me njëra-tjetrën.

Si ta filloj gjurmimin e pajisjeve?

Së pari, listoni vendet tuaja: dhoma, rafte, dollapë dhe automjete. Pastaj shtoni artikujt që do t’ju kushtonin kohë ose para nëse humbisnin, me emër, përshkrim, foto dhe vendin ku jetojnë. Etiketoni si vendet ashtu edhe artikujt që kushdo të mund t’i skanojë dhe kontrollojë.

Sa shpesh duhet të kontrollojmë inventarin e pajisjeve?

Kontrolloni më shpesh artikujt me vlerë të lartë dhe që lëvizin shpesh, dhe më rrallë mobiljet. Kontrolli i një dhome ose rafti në herë, sipas një cikli të rregullt, është më i lehtë për t’u mbajtur sesa një numërim i madh një herë në vit.

A mund ta përdor Tanën si regjistër pasurish?

Po, për anën praktike: çfarë zotëroni, ku ndodhet, si duket dhe kush ndryshoi regjistrimin. Tana nuk merret me amortizimin, kontabilitetin apo menaxhimin e huazimeve, kështu që mbajini ato në mjetet tuaja të kontabilitetit.