Demirbaş takibi nedir? Sahip olduğunuz ekipman ve varlıkları izlemenin yolu

Demirbaş takibi, kuruluşunuzun sahip olduğu fiziksel şeylerin güncel bir kaydını tutma pratiğidir: dizüstü bilgisayarlar, projektörler, aletler, mobilyalar, ev aletleri, araçlar ve bunları çalışır tutan yedek parçalar. İyi bir kayıt, herhangi bir ürünle ilgili üç soruyu saniyeler içinde yanıtlar: bize mi ait, şu anda nerede ve ne durumda?

Çoğu ekibin zaten bu listenin bir versiyonu vardır. Genellikle bir ofis taşınması veya denetim sırasında oluşturulmuş bir e-tablodur ve o zamandan beri yavaş yavaş gerçeklikten uzaklaşmıştır. Bu yazıda listede ne olması gerektiğini, doğru kalması için nasıl yapılandırılacağını ve basit bir e-tablonun ne zaman hâlâ yeterli olduğunu ele alıyoruz.

Demirbaş takibi stok takibiyle aynı şey değildir

Stok tükenir ve yeniden sipariş edilir. Demirbaş kalır. Bir kutu yazıcı kağıdı birkaç hafta içinde biter; yazıcı ise köşede yıllarca durur. Bu fark, neyi takip etmeniz gerektiğini değiştirir.

Stokta soru “kaç tane kaldı ve ne zaman yeniden sipariş vereceğiz?” şeklindedir. Demirbaşta ise sorular “nerede, kim taşıdı ve hâlâ elimizde mi?” şeklindedir. Varlık kaydı, yani sahip olduğunuz ekipman ve demirbaşların listesi, çoğunlukla konum ve kimlikle ilgilidir, miktarla daha az.

Birçok ekip her ikisine de aynı anda ihtiyaç duyar. Bir tesis yönetimi ekibi matkaplarla ve merdivenlerle (demirbaş) ile bunlara eşlik eden vidalar, filtreler ve ampullerle (stok) ilgilenir. İkisinin de aynı yerde olması, kimsenin iki liste tutmak zorunda kalmaması açısından yardımcı olur.

Bir varlık kaydında ne olmalı

Fark edilmeden kaybolduğunda veya bozulduğunda size zaman veya para kaybettirecek şeyleri takip edin. Pratik bir kayıt genellikle şu grupları kapsar:

Grup	Örnekler	Neden takip edilir
BT ekipmanları	Dizüstü bilgisayarlar, monitörler, tabletler, yönlendiriciler	Elden ele geçer; takibi kolayca kaybolur
AV ve etkinlik ekipmanları	Projektörler, hoparlörler, mikrofonlar, katlanır masalar	Binadan çıkar ve geri dönmesi gerekir
Aletler	Matkaplar, merdivenler, yüksek basınçlı yıkayıcılar, test cihazları	Farklı lokasyonlar ve araçlar arasında paylaşılır
Mobilya ve tesisat	Masalar, sandalyeler, raflar, beyaz tahtalar	Düzenlemeler sırasında odalar arasında taşınır
Ev aletleri	Buzdolapları, ısıtıcılar, kahve makineleri, çamaşır makineleri	Bakım gerektirir; genellikle kiralık veya ortak alanlarda bulunur
Yedek parçalar	Filtreler, ampuller, kayışlar, anahtarlar	Küçüktür ama biri eksik olduğunda bir onarımı durdurabilir

Kimsenin özlemeyeceği şeyleri listeden çıkarın. Her zımba telini listelemeye çalışan bir kayıt, güncel tutulamayacak kadar uzar ve sonunda kimse ona güvenmez.

Her ürün için kaydetmeye değer detaylar

Demirbaşta, kimsenin doldurmadığı otuz sütunlu geniş bir tablodan çok, kısa ve tutarlı bir detay seti daha iyi sonuç verir. Her ürün için şunları kaydedin:

• Açık bir isim. Bir çalışma arkadaşının hemen tanıyacağı bir şey: “Projektör, toplantı odası” veya “Dizüstü Bilgisayar 07” gibi. Ayrı ayrı takip etmek istediğiniz birden fazla özdeş birim varsa, her birinin adına kendi numarasını ekleyin.
• Bir açıklama. Benzer iki şeyi birbirinden ayıran her şey: boyut, renk, model, parça numarası, arkasına basılı seri numarası.
• Bulunduğu yer. Ait olduğu oda, raf, dolap veya araç, örneğin “Oda 204” veya “Van 2” ve bu yerin bulunduğu bina veya lokasyon.
• Fotoğraflar. Bir fotoğraf durumu gösterir ve ürünü kolayca tanınır kılar. “Bu çizik daha önce var mıydı?” sorusunu da çözer.
• Etiketler. Ürünleri odalar arasında gruplamak için kısa etiketler: “BT”, “etkinlik ekipmanı”, “bakım gerekiyor”, “ödünç verildi”.
• Ürünün üzerinde bir etiket. Bir QR kod veya barkod etiketi, fiziksel nesneyi kaydıyla birbirine bağlar.

Kırk katlanır sandalye gibi hiçbir zaman ayırt etmeniz gerekmeyen özdeş şeyler, bir miktarla tek bir kayıt olarak kalabilir. Bir ürünü yalnızca her birimin nerede olduğunu bilmeniz gerektiğinde numaralandırılmış kayıtlara ayırın.

Her yere bir isim verin, sonra etiketleyin

Ekipman takibi en çok “bulunduğu yer”in belirsiz olması nedeniyle başarısız olur. Depoda altı raf ve bir kafes varsa “depo” bir konum değildir.

Ürünlerden önce yerlerinizi listeleyerek başlayın. Her odayı, dolabı, rafı, kafesi ve aracı ekibinizin zaten kullandığı şekilde adlandırın. Bu yerleri bina veya lokasyona göre gruplandırın. Ardından sadece ürünleri değil, her yeri de etiketleyin. Biri bir rafı taradığında orada olması gereken her şeyi görür; bir ürünü taradığında ise nerede olması gerektiğini görür.

Bu, taşınmaların kaydedilmesini de kolaylaştırır. Projektör Oda 204’ten ana salona taşındığında, kayıt hafta sonunda bir masada değil, elinizdeki telefondan tek adımda değişmelidir.

Sadece anlık durumu değil, geçmişi de tutun

Yalnızca bugünkü durumu gösteren bir kayıt, daha sonra ortaya çıkan soruları yanıtlayamaz: bu ne zaman depodan çıktı, kim taşıdı ve en son ne zaman görüldü?

Değişiklik geçmişi, kimsenin hafızasına güvenmeden bu soruları yanıtlar. Her değişiklik neyin değiştiğini, kim tarafından ve ne zaman değiştirildiğini kaydeder. Bir dizüstü bilgisayar kaybolursa, son kaydedilen yeri ve kaydı en son değiştiren kişiyi görebilirsiniz. Bu, tuhaf bir konuşmayı hızlı bir kontrole dönüştürür.

Geçmiş, insanlar ayrıldığında da yardımcı olur. Bir kişinin değiştirdiği şeylerin kaydı, o kişi ayrıldıktan sonra da yerinde kalmalı, böylece ekipman hakkındaki bilgisi onunla birlikte gitmez.

Belirli bir döngüde sayım yapın

İyi bir kayıt bile zamanla gerçeklikten uzaklaşır. Şeyler kayıt güncellenmeden taşınır, ödünç alınır ve geri getirilmez veya bozulduğunda atılır. Düzenli bir kontrol, listeyi tekrar gerçeklikle uyumlu hale getirir.

Çoğu ekip için işe yarayan basit bir rutin:

1. Bir döngü seçin. Yüksek değerli veya sık taşınan ürünleri daha sık, mobilyaları daha az sık kontrol edin.
2. Bir seferde bir yeri gezin. Raf veya oda etiketini tarayın, listeye bakın ve her ürünün orada olduğunu doğrulayın.
3. Farklılıkları yerinde düzeltin. Tam sayıyı girin, taşımayı kaydedin veya bir şeyin eksik olduğunu not edin.
4. Eksikleri takip edin. Eksik olan her şey bir etiket veya not ve onu arayacak tek bir kişi alır.
5. Durum değiştiğinde fotoğrafları güncelleyin. Yeni bir fotoğraf en hızlı durum raporudur.

Kontrolü tüm binayı bir günde yapmak yerine yere göre bölmek, işi gerçekten yapılacak kadar küçük tutar.

Bir e-tablonun hâlâ yeterli olduğu durumlar

Bir e-tablo, tek bir kişi sahipse, liste kısaysa, her şey tek bir binadaysa ve nesneler nadiren taşınıyorsa iyi bir varlık kaydıdır. Bir şey satın aldığınızda bir satır ekleyip attığınızda sildiğinizde, hepsi bu kadarsa, bir e-tablo yeni bir maliyet getirmeden işi görür.

Birden fazla kişinin güncellemesi gerektiğinde, ekipman odalar, lokasyonlar veya araçlar arasında taşındığında, fotoğraf istediğinizde veya kimin neyi değiştirdiğini bilmeniz gerektiğinde zorlaşmaya başlar. E-tablolar da ekipmanın kendisinin üzerinde yaşamaz. Telefonla taranınca ürünün kaydını açan bir etiketi bir dosyanın üzerine inşa etmek kolay değildir.

Tana nereye uyuyor

Tana, ekipler için paylaşımlı bir stok takip uygulamasıdır. Stok için tasarlanmıştır ama aynı parçalar ekipman ve demirbaşlar için pratik bir varlık kaydını da kapsar.

• Ürünler, depolar ve konumlar. Her ekipman, adı, açıklaması, fotoğrafları ve etiketleri olan bir üründür. Depolar, eşyaların bulunduğu yerlerdir; bir raf, “Oda 204” gibi bir oda veya “Van 2” gibi bir araç gibi. Konumlar, depoları bina veya lokasyona göre gruplandırır ve bir adres ile harita üzerinde bir işaret içerebilir.
• QR etiketler. Ürünler ve depolar için QR etiketlerini web uygulamasından yazdırın. iPhone veya iPad kamerasıyla ya da web uygulamasındaki tarayıcı kamerasıyla taramak, o ürünü veya deposu açar. Bir ürüne üreticinin barkodunu da ekleyebilirsiniz.
• Taşımalar ve sayımlar. Bir ürünü depolar arasında tek adımda taşıyın veya sayım sırasında tam miktarı doğrudan girin.
• Geçmiş. Tana, kimin neyi, ne zaman ve hangi depoda değiştirdiğini kaydeder ve bir üye ayrıldıktan sonra da bu kaydı saklar. Ücretsiz plan 30 günlük geçmişi tutar; ücretli planlar 10 yıla kadar tutar.
• Ekip için tek bir güncel liste. Herkes aynı sayıları görür ve herhangi bir e-tabloda açılan bir CSV dışa aktarabilirsiniz.

Tana’nın yapmadıklarını da açıkça belirtelim: amortisman hesaplamaz, muhasebe kaydı tutmaz, teslim alma ve teslim etme şeklinde ödünç verme işlemlerini yönetmez ve seri numaralarını ayrı bir alan olarak takip etmez. Bunlara vergi veya muhasebe için ihtiyacınız varsa, bunları muhasebecinizin kullandığı araçta tutun ve Tana’yı neye sahip olduğunuz ve nerede olduğu gibi günlük soru için kullanın. Kart gerektirmeyen ücretsiz bir plan mevcuttur.

Sıkça sorulan sorular

Demirbaş takibi nedir?

Demirbaş takibi, bir kuruluşun sahip olduğu fiziksel ekipman ve demirbaşların, her ürünün nerede olduğu ve ne durumda olduğu dahil olmak üzere doğru ve güncel bir kaydını tutmaktır. Tükenen ve yeniden sipariş edilen şeylerin miktarına odaklanan stok yönetiminden farklıdır.

Varlık kaydı ile sabit kıymet listesi arasındaki fark nedir?

Günlük kullanımda ikisi de sahip olduğunuz ekipman ve demirbaşların listesidir. Muhasebe için bir sabit kıymet listesi genellikle satın alma maliyeti ve amortisman gibi muhasebecinizin yönettiği finansal detayları içerir. Operasyonel bir varlık kaydı ise konuma, duruma ve her üründen kimin sorumlu olduğuna odaklanır. Birçok kuruluş her ikisini de tutar ve birbirleriyle karşılaştırır.

Ekipman takibine nasıl başlarım?

Önce yerlerinizi listeleyin: odalar, raflar, dolaplar ve araçlar. Ardından kaybedilmesi zaman veya para kaybettirecek ürünleri isim, açıklama, fotoğraf ve ait olduğu yerle birlikte ekleyin. Herkesin tarayıp kontrol edebilmesi için hem yerleri hem de ürünleri etiketleyin.

Ekipman envanterimizi ne sıklıkla kontrol etmeliyiz?

Yüksek değerli ve sık taşınan ürünleri daha sık, mobilyaları daha az sık kontrol edin. Bir seferde bir odayı veya rafı, düzenli bir döngüyle kontrol etmek, yılda bir büyük sayımdan daha sürdürülebilirdir.

Tana’yı varlık kaydı olarak kullanabilir miyim?

Evet, pratik taraf için: neye sahip olduğunuz, nerede olduğu, nasıl göründüğü ve kaydı kimin değiştirdiği. Tana amortisman, muhasebe veya ödünç verme yönetimini ele almaz, bu yüzden bunları muhasebe araçlarınızda tutun.