Mitä on kalustonhallinta? Näin pidät kirjaa omistamastanne kalustosta ja omaisuudesta

Kalustonhallinta tarkoittaa ajan tasalla olevan luettelon pitämistä organisaationne omistamista fyysisistä esineistä: kannettavista tietokoneista, videotykeistä, työkaluista, huonekaluista, kodinkoneista, ajoneuvoista ja varaosista, jotka pitävät ne toimintakunnossa. Hyvä luettelo vastaa sekunneissa kolmeen kysymykseen mistä tahansa tavarasta: onko se meidän, missä se on juuri nyt, ja missä kunnossa se on?

Useimmilla tiimeillä on jo jonkinlainen versio tästä listasta. Se on yleensä taulukko, joka tehtiin toimiston muuton tai auditoinnin yhteydessä ja joka on sen jälkeen vähitellen etääntynyt todellisuudesta. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä listalle kuuluu, miten se kannattaa jäsentää, jotta se pysyy paikkansapitävänä, ja milloin tavallinen taulukko on edelleen oikea työkalu.

Kalustonhallinta ei ole sama asia kuin varastonhallinta

Varasto kuluu ja tilataan uudestaan. Kalusto pysyy. Laatikko tulostuspaperia katoaa muutamassa viikossa; tulostin seisoo nurkassa vuosia. Tämä ero muuttaa sitä, mitä kannattaa seurata.

Varaston kohdalla kysymys on «kuinka paljon on jäljellä ja milloin tilaamme lisää?». Kaluston kohdalla kysymykset ovat «missä se on, kuka sen siirsi ja onko se yhä täällä?». Omaisuusluettelo, eli lista omistamastanne kalustosta ja omaisuudesta, koskee ennen kaikkea sijaintia ja tunnistetta, paljon vähemmän määrää.

Monet tiimit tarvitsevat molempia yhtä aikaa. Kiinteistötiimi huolehtii porakoneista ja tikkaista (kalusto) sekä ruuveista, suodattimista ja lampuista, jotka kuuluvat niihin (varasto). On hyödyllistä, kun molemmat löytyvät samasta paikasta, ettei kenenkään tarvitse pitää kahta listaa.

Mitä omaisuusluetteloon kuuluu

Seuratkaa asioita, joiden katoaminen tai rikkoutuminen huomaamatta maksaisi teille aikaa tai rahaa. Käytännöllinen luettelo kattaa yleensä nämä ryhmät:

Ryhmä	Esimerkkejä	Miksi seurata
IT-laitteet	Kannettavat tietokoneet, näytöt, tabletit, reitittimet	Kulkevat henkilöltä toiselle; niiden jäljet katoavat helposti
AV- ja tapahtumakalusto	Videotykit, kaiuttimet, mikrofonit, kokoontaitettavat pöydät	Lähtevät rakennuksesta ja niiden pitää palata
Työkalut	Porakoneet, tikkaat, painepesurit, mittalaitteet	Jaetaan toimipisteiden ja ajoneuvojen kesken
Huonekalut ja kalusteet	Työpöydät, tuolit, hyllyt, valkotaulut	Siirtyvät huoneesta toiseen muutosten yhteydessä
Kodinkoneet	Jääkaapit, lämmittimet, kahvinkeittimet, pesukoneet	Vaativat huoltoa; sijaitsevat usein vuokra- tai yhteiskäyttötiloissa
Varaosat	Suodattimet, lamput, hihnat, avaimet	Pieniä, mutta yhdenkin puuttuminen voi pysäyttää korjauksen

Jättäkää pois se, mitä kukaan ei kaipaisi. Luettelo, joka yrittää listata jokaisen nitojan, kasvaa liian pitkäksi pysyäkseen ajan tasalla, eikä kukaan enää luota siihen.

Mitä jokaisesta tavarasta kannattaa kirjata

Kaluston kohdalla lyhyt, yhtenäinen joukko tietoja toimii paremmin kuin leveä taulukko, jossa on kolmekymmentä saraketta, joita kukaan ei täytä. Kirjatkaa jokaisesta tavarasta:

• Selkeä nimi. Jotain, jonka kollega tunnistaa heti: «Videotykki, neuvotteluhuone» tai «Kannettava 07». Jos omistatte useita identtisiä laitteita, joita haluatte seurata erikseen, antakaa kullekin oma numero nimen yhteyteen.
• Kuvaus. Mikä tahansa, joka erottaa kaksi samankaltaista asiaa: koko, väri, malli, osanumero, takana painettu sarjanumero.
• Sijainti. Huone, hylly, kaappi tai ajoneuvo, johon tavara kuuluu, esimerkiksi «Huone 204» tai «Pakettiauto 2», sekä rakennus tai toimipiste, jossa kyseinen paikka sijaitsee.
• Kuvat. Kuva näyttää kunnon ja tekee tavaran helposti tunnistettavaksi. Se ratkaisee myös kysymyksen «oliko tuo naarmu jo aiemmin siellä?».
• Tunnisteet. Lyhyet merkinnät tavaroiden ryhmittelyyn huoneiden yli: «IT», «tapahtumakalusto», «tarvitsee huollon», «laina».
• Tarra itse esineessä. QR- tai viivakooditarra yhdistää fyysisen esineen sen tietoihin.

Identtiset asiat, joita ei koskaan tarvitse erottaa toisistaan, kuten neljäkymmentä kokoontaitettavaa tuolia, voivat pysyä yhtenä merkintänä, jolla on määrä. Jakakaa tavara numeroiduiksi merkinnöiksi vain silloin, kun tarvitsette tietää, missä kukin yksikkö on.

Antakaa jokaiselle paikalle nimi ja merkitkää se sitten

Kaluston seuranta epäonnistuu useimmiten siksi, että «missä se on» on epämääräistä. «Varasto» ei ole sijainti, kun varastossa on kuusi hyllyä ja häkki.

Aloittakaa listaamalla paikkanne ennen tavaroitanne. Nimetkää jokainen huone, kaappi, hylly, häkki ja ajoneuvo samalla tavalla kuin tiiminne jo puhuu niistä. Ryhmitelkää nämä paikat rakennuksen tai toimipisteen mukaan. Antakaa sitten jokaiselle paikalle tarra, samoin kuin jokaiselle tavaralle. Kun joku skannaa hyllyn, hän näkee kaiken, mikä sinne kuuluu; kun hän skannaa tavaran, hän näkee, missä sen pitäisi olla.

Tämä helpottaa myös siirtojen kirjaamista. Kun videotykki siirtyy huoneesta 204 pääsaliin, tiedon pitäisi muuttua yhdellä askeleella, kädessä olevasta puhelimesta, ei viikon lopussa pöydän ääressä.

Pitäkää historiaa, ette pelkkää hetkikuvaa

Luettelo, joka näyttää vain tämänpäiväisen tilanteen, ei voi vastata kysymyksiin, jotka nousevat esiin myöhemmin: milloin tämä lähti varastosta, kuka sen siirsi, ja milloin sen näimme viimeksi?

Muutoshistoria vastaa näihin kysymyksiin ilman, että kenenkään tarvitsee muistaa. Jokainen muutos kirjaa, mikä muuttui, kuka sen teki ja milloin. Jos kannettava katoaa, näette viimeksi kirjatun sijainnin ja viimeisen henkilön, joka koski tietoon. Se muuttaa hankalan keskustelun nopeaksi tarkistukseksi.

Historia auttaa myös silloin, kun ihmiset lähtevät. Heidän tekemiensä muutosten tietojen pitäisi pysyä paikallaan lähdön jälkeenkin, jottei heidän tietonsa kalustosta katoa heidän mukanaan.

Laskekaa kalusto säännöllisesti

Jopa hyvä luettelo alkaa ajan myötä etääntyä todellisuudesta. Asioita siirretään päivittämättä tietoja, lainataan eikä palauteta, tai heitetään pois rikkoutuessaan. Säännöllinen tarkistus palauttaa listan vastaamaan todellisuutta.

Yksinkertainen rutiini, joka toimii useimmille tiimeille:

1. Valitkaa kierto. Tarkistakaa arvokkaat tai usein siirtyvät tavarat useammin ja huonekalut harvemmin.
2. Kiertäkää yksi paikka kerrallaan. Skannatkaa hyllyn tai huoneen tarra, katsokaa listaa ja varmistakaa, että jokainen tavara on paikallaan.
3. Korjatkaa erot heti paikan päällä. Asettakaa tarkka määrä, kirjatkaa siirto tai merkitkää, että jotain puuttuu.
4. Seuratkaa puutteita. Kaikki puuttuva saa tunnisteen tai muistiinpanon ja yhden henkilön etsimään sitä.
5. Päivittäkää kuvat, kun kunto muuttuu. Uusi kuva on nopein kuntoraportti.

Tarkistuksen jakaminen paikoittain koko rakennuksen läpikäymisen sijaan yhtenä päivänä pitää sen tarpeeksi pienenä, jotta se todella tapahtuu.

Milloin taulukko riittää vielä

Taulukko on hyvä omaisuusluettelo, jos sitä hallinnoi yksi henkilö, lista on lyhyt, kaikki on samassa rakennuksessa ja asiat liikkuvat harvoin. Jos lisäätte rivin ostaessanne jotain ja poistatte sen heittäessänne pois, eikä muuta tarvita, taulukko hoitaa tehtävän ilman uusia kustannuksia.

Se alkaa takkuilla, kun useamman ihmisen pitää päivittää sitä, kun kalusto siirtyy huoneiden, toimipisteiden tai ajoneuvojen välillä, kun haluatte kuvia, tai kun teidän pitää tietää, kuka muutti mitä. Taulukot eivät myöskään elä itse kaluston päällä. Tarraa, joka avaa tavaran tiedot puhelimessa, on vaikea rakentaa tiedoston varaan.

Mihin Tana sopii

Tana on tiimeille tarkoitettu jaettu varastonhallintasovellus. Se on rakennettu varastolle, mutta samat osat kattavat käytännöllisen omaisuusluettelon kalustolle ja omaisuudelle.

• Tavarat, varastot ja sijainnit. Jokainen kalustoyksikkö on tavara, jolla on nimi, kuvaus, kuvat ja tunnisteet. Varastot ovat paikkoja, joissa asiat sijaitsevat, kuten hylly, huone kuten «Huone 204» tai ajoneuvo kuten «Pakettiauto 2». Sijainnit ryhmittelevät varastot rakennuksen tai toimipisteen mukaan, osoitteen ja karttamerkin kanssa.
• QR-tarrat. Tulostakaa QR-tarrat tavaroille ja varastoille verkkosovelluksesta. Skannaus iPhonen tai iPadin kameralla, tai verkkosovelluksen selaimen kameralla, avaa kyseisen tavaran tai varaston. Voitte myös liittää valmistajan viivakoodin tavaraan.
• Siirrot ja laskennat. Siirtäkää tavara varastojen välillä yhdellä askeleella, tai asettakaa tarkka määrä tarkistuksen yhteydessä.
• Historia. Tana kirjaa, kuka muutti mitä, milloin ja missä varastossa, ja säilyttää tiedon jäsenen lähdettyä. Ilmainen suunnitelma säilyttää 30 päivän historian; maksulliset suunnitelmat jopa 10 vuoden ajan.
• Yksi ajantasainen lista koko tiimille. Kaikki näkevät samat luvut, ja voitte viedä CSV-tiedoston, joka avautuu missä tahansa taulukko-ohjelmassa.

Selkeyden vuoksi: Tana ei laske poistoja, ei pidä kirjanpitoa, ei hoida lainoja palautuksineen eikä seuraa sarjanumeroita erillisenä kenttänä. Jos tarvitsette näitä verotusta tai kirjanpitoa varten, pitäkää ne työkalussa, jota kirjanpitäjänne käyttää, ja käyttäkää Tanaa jokapäiväiseen kysymykseen siitä, mitä omistatte ja missä se on. Tarjolla on ilmainen suunnitelma, eikä korttia tarvita.

Usein kysyttyä

Mitä on kalustonhallinta?

Kalustonhallinta tarkoittaa tarkan, ajan tasalla olevan tiedon ylläpitämistä organisaation omistamasta fyysisestä kalustosta ja omaisuudesta, mukaan lukien se, missä kukin tavara sijaitsee ja missä kunnossa se on. Se eroaa varastonhallinnasta, joka keskittyy kuluvien ja uudelleen tilattavien asioiden määriin.

Mitä eroa on omaisuusluettelolla ja käyttöomaisuusluettelolla?

Arkikielessä molemmat ovat listoja omistamastanne kalustosta ja omaisuudesta. Kirjanpitoa varten laadittu käyttöomaisuusluettelo sisältää yleensä taloudellisia tietoja, kuten hankintahinnan ja poistot, joita kirjanpitäjänne hallinnoi. Operatiivinen omaisuusluettelo keskittyy sijaintiin, kuntoon ja siihen, kuka huolehtii kustakin tavarasta. Monet organisaatiot pitävät molempia ja vertaavat niitä toisiinsa.

Miten aloitan kaluston seurannan?

Listatkaa ensin paikkanne: huoneet, hyllyt, kaapit ja ajoneuvot. Lisätkää sitten tavarat, joiden katoaminen maksaisi teille aikaa tai rahaa, nimen, kuvauksen, kuvan ja vakiopaikan kanssa. Merkitkää sekä paikat että tavarat, jotta kuka tahansa voi skannata ja tarkistaa ne.

Kuinka usein kalustoluettelo pitäisi tarkistaa?

Tarkistakaa arvokkaat ja usein siirtyvät tavarat useammin, huonekalut harvemmin. Yhden huoneen tai hyllyn tarkistaminen kerrallaan säännöllisin väliajoin on helpompi pitää yllä kuin yksi suuri laskenta kerran vuodessa.

Voinko käyttää Tanaa omaisuusluettelona?

Kyllä, käytännön puolelle: mitä omistatte, missä se on, miltä se näyttää ja kuka muutti sen tietoja. Tana ei hoida poistoja, kirjanpitoa eikä lainauksia, joten pitäkää ne kirjanpitotyökaluissanne.