Što je evidencija opreme? Kako pratiti opremu i imovinu koju posjedujete

Evidencija opreme je praksa održavanja ažurnog zapisa o fizičkim stvarima koje posjeduje vaša organizacija: prijenosnim računalima, projektorima, alatima, namještaju, uređajima, vozilima i rezervnim dijelovima koji ih održavaju u pogonu. Dobar zapis u nekoliko sekundi odgovara na tri pitanja za bilo koji artikl: je li naš, gdje se trenutno nalazi i u kakvom je stanju?

Većina timova već ima neku verziju ovog popisa. Obično je riječ o tablici napravljenoj tijekom selidbe ureda ili revizije, koja se od tada postupno udaljava od stvarnosti. Ovaj članak opisuje što treba biti na popisu, kako ga strukturirati da ostane točan, i kada je obična tablica i dalje pravi alat.

Evidencija opreme nije isto što i zaliha

Zaliha se troši i naručuje ponovno. Oprema ostaje. Kutija papira za pisač nestane za nekoliko tjedana; pisač stoji u kutu godinama. Ta razlika mijenja što trebate pratiti.

Kod zalihe pitanje je „koliko je ostalo i kada naručiti ponovno?“. Kod opreme pitanja su „gdje se nalazi, tko ju je premjestio i je li još uvijek ovdje?“. Popis imovine, odnosno popis opreme i imovine koju posjedujete, uglavnom se odnosi na lokaciju i identitet, a mnogo manje na količinu.

Mnogim timovima treba oboje istovremeno. Tim za održavanje brine se o bušilicama i ljestvama (oprema) te o vijcima, filterima i žaruljama koji uz njih idu (zaliha). Pomaže kada oboje živi na istom mjestu, tako da nitko ne mora voditi dva popisa.

Što spada u popis imovine

Pratite stvari koje bi vas koštale vremena ili novca ako nestanu ili se pokvare a da nitko to ne primijeti. Praktičan popis obično obuhvaća ove skupine:

Skupina	Primjeri	Zašto pratiti
IT oprema	Prijenosna računala, monitori, tableti, ruteri	Prelaze s osobe na osobu; lako se izgubi trag
AV i oprema za događanja	Projektori, zvučnici, mikrofoni, sklopivi stolovi	Izlaze iz zgrade i moraju se vratiti
Alati	Bušilice, ljestve, perači pod visokim tlakom, mjerni uređaji	Dijele se između lokacija i vozila
Namještaj i inventar	Stolovi, stolice, police, bijele ploče	Premještaju se između prostorija pri preuređenjima
Uređaji	Hladnjaci, grijalice, aparati za kavu, perilice rublja	Trebaju servis; često se nalaze u iznajmljenim ili zajedničkim prostorima
Rezervni dijelovi	Filteri, žarulje, remeni, ključevi	Mali, ali nedostatak jednog može zaustaviti popravak

Izostavite ono što nikome ne bi nedostajalo. Popis koji pokušava navesti svaku heftalicu postane predugačak da bi ostao ažuran, i tada mu nitko ne vjeruje.

Podaci koje se isplati zabilježiti za svaki artikl

Za opremu, kratak i dosljedan skup podataka bolji je od širokog lista s trideset stupaca koje nitko ne popunjava. Za svaki artikl zabilježite:

• Jasan naziv. Nešto što će kolega odmah prepoznati: „Projektor, sala za sastanke“ ili „Laptop 07“. Ako posjedujete više identičnih jedinica koje želite pratiti pojedinačno, svakoj dodajte vlastiti broj u nazivu.
• Opis. Sve što razlikuje dvije slične stvari: veličinu, boju, model, broj dijela, serijski broj otisnut na poleđini.
• Gdje se nalazi. Prostorija, polica, ormar ili vozilo kojem pripada, primjerice „Soba 204“ ili „Kombi 2“, te zgrada ili lokacija na kojoj se to mjesto nalazi.
• Fotografije. Fotografija pokazuje stanje i olakšava prepoznavanje artikla. Također rješava pitanje „je li ta ogrebotina bila već prije?“.
• Oznake. Kratke oznake za grupiranje artikala preko prostorija: „IT“, „oprema za događanja“, „treba servis“, „posudba“.
• Naljepnica na samom predmetu. QR ili crtični kod povezuje fizički predmet s njegovim zapisom.

Identične stvari koje nikad ne trebate razlikovati, poput četrdeset sklopivih stolica, mogu ostati kao jedan unos s količinom. Podijelite artikl na numerirane unose samo kada trebate znati gdje se nalazi svaka jedinica.

Dajte ime svakom mjestu, a zatim ga označite

Praćenje opreme najčešće ne uspijeva jer je „gdje se nalazi“ nejasno. „Skladište“ nije lokacija kada skladište ima šest polica i kavez.

Počnite popisom svojih mjesta prije popisa artikala. Nazovite svaku prostoriju, ormar, policu, kavez i vozilo onako kako ih vaš tim već zove. Grupirajte ta mjesta po zgradi ili lokaciji. Zatim svakom mjestu dodajte oznaku, kao i svakom artiklu. Kada netko skenira policu, vidi sve što joj pripada; kada skenira artikl, vidi gdje bi trebao biti.

To također olakšava bilježenje premještanja. Kada projektor ide iz sobe 204 u glavnu dvoranu, zapis bi se trebao promijeniti u jednom koraku, s mobitela u ruci, a ne za stolom krajem tjedna.

Vodite povijest, ne samo trenutno stanje

Popis koji prikazuje samo današnje stanje ne može odgovoriti na pitanja koja se pojave kasnije: kada je ovo napustilo skladište, tko ga je premjestio i kada smo ga posljednji put vidjeli?

Povijest promjena odgovara na ta pitanja bez da se itko mora sjećati. Svaka promjena bilježi što se promijenilo, tko ju je napravio i kada. Ako laptop nestane, možete vidjeti posljednje zabilježeno mjesto i posljednju osobu koja je dirala zapis. To pretvara neugodan razgovor u brzu provjeru.

Povijest pomaže i kada ljudi odlaze. Zapis o tome što su promijenili trebao bi ostati i nakon njihova odlaska, tako da njihovo znanje o opremi ne ode s njima.

Provodite popis prema rasporedu

Čak i dobar popis s vremenom odstupi od stvarnosti. Stvari se premještaju bez ažuriranja zapisa, posude se pa ne vrate, ili se bace kad se pokvare. Redovita provjera vraća popis u sklad sa stvarnošću.

Jednostavna rutina koja djeluje za većinu timova:

1. Odaberite ciklus. Skupu ili često premještanu opremu provjeravajte češće, a namještaj rjeđe.
2. Prolazite jedno mjesto po jedno. Skenirajte oznaku police ili prostorije, pogledajte popis i potvrdite da je svaki artikl tamo.
3. Odmah ispravite razlike. Postavite točnu količinu, zabilježite premještaj ili napišite da nešto nedostaje.
4. Pratite nedostatke. Sve što nedostaje dobiva oznaku ili bilješku i jednu osobu zaduženu da to potraži.
5. Ažurirajte fotografije kad se stanje promijeni. Nova fotografija najbrže je izvješće o stanju.

Podjela provjere po mjestima, umjesto obilaska cijele zgrade u jednom danu, drži je dovoljno malom da se doista provodi.

Kada je tablica i dalje dovoljna

Tablica je dobar popis imovine ako je vodi jedna osoba, popis je kratak, sve se nalazi u jednoj zgradi, a stvari se rijetko premještaju. Ako dodate redak kada nešto kupite i obrišete ga kad to bacite, i to je sve, tablica obavlja posao bez ikakvog novog troška.

Počinje zapinjati kada je treba ažurirati više ljudi, kada se oprema premješta između prostorija, lokacija ili vozila, kada želite fotografije, ili kada trebate znati tko je što promijenio. Tablice se ni ne nalaze na samoj opremi. Oznaku koja na mobitelu otvara zapis artikla teško je izgraditi iznad datoteke.

Gdje se Tana uklapa

Tana je dijeljena aplikacija za inventar namijenjena timovima. Izgrađena je za zalihu, ali isti dijelovi pokrivaju praktičan popis imovine za opremu i imovinu.

• Artikli, skladišta i lokacije. Svaki komad opreme artikl je s nazivom, opisom, fotografijama i oznakama. Skladišta su mjesta na kojima stvari žive, poput police, prostorije kao što je „Soba 204“ ili vozila kao što je „Kombi 2“. Lokacije grupiraju skladišta po zgradi ili mjestu, s adresom i oznakom na karti.
• QR naljepnice. Ispišite QR naljepnice za artikle i skladišta iz web aplikacije. Skeniranje kamerom iPhonea ili iPada, ili kamerom preglednika u web aplikaciji, otvara taj artikl ili skladište. Artiklu možete dodati i crtični kod proizvođača.
• Premještanja i inventure. Premjestite artikl između skladišta u jednom koraku, ili tijekom provjere postavite točnu količinu.
• Povijest. Tana bilježi tko je što promijenio, kada i u kojem skladištu, i zadržava taj zapis nakon što član napusti tim. Besplatni plan čuva 30 dana povijesti; plaćeni planovi čuvaju je do 10 godina.
• Jedan živi popis za cijeli tim. Svi vide iste brojke, a možete izvesti CSV datoteku koja se otvara u bilo kojem tablicom.

Da bude jasno što Tana ne radi: ne izračunava amortizaciju, ne vodi knjigovodstvo, ne upravlja posudbom s vraćanjem i ne prati serijske brojeve kao zaseban podatak. Ako vam to treba za porezne ili knjigovodstvene svrhe, čuvajte to u alatu koji koristi vaš knjigovođa, a Tanu koristite za svakodnevno pitanje što posjedujete i gdje se to nalazi. Postoji besplatni plan, bez potrebe za karticom.

Često postavljana pitanja

Što je evidencija opreme?

Evidencija opreme znači održavanje točnog, ažurnog zapisa o fizičkoj opremi i imovini koju posjeduje organizacija, uključujući gdje se svaki artikl nalazi i u kakvom je stanju. Razlikuje se od upravljanja zalihama, koje se usredotočuje na količine stvari koje se troše i naručuju ponovno.

Koja je razlika između popisa imovine i popisa dugotrajne imovine?

U svakodnevnoj upotrebi, oba su popisi opreme i imovine koju posjedujete. Popis dugotrajne imovine za knjigovodstvene svrhe obično uključuje financijske podatke, poput nabavne cijene i amortizacije, kojima upravlja vaš knjigovođa. Operativni popis imovine usredotočen je na lokaciju, stanje i tko se brine za svaki artikl. Mnoge organizacije vode oba popisa i uspoređuju ih međusobno.

Kako početi pratiti opremu?

Prvo popišite svoja mjesta: prostorije, police, ormare i vozila. Zatim dodajte artikle čiji bi gubitak koštao vremena ili novca, s nazivom, opisom, fotografijom i stalnim mjestom. Označite i mjesta i artikle kako bi ih svatko mogao skenirati i provjeriti.

Koliko često trebamo provjeravati inventuru opreme?

Skupu i često premještanu opremu provjeravajte češće, a namještaj rjeđe. Provjera jedne prostorije ili police odjednom, u redovitom ciklusu, lakše se održava od jednog velikog popisa jednom godišnje.

Mogu li koristiti Tanu kao popis imovine?

Da, za praktičnu stranu: što posjedujete, gdje se to nalazi, kako izgleda i tko je promijenio zapis. Tana ne upravlja amortizacijom, knjigovodstvom ni posudbom, pa to zadržite u svojim knjigovodstvenim alatima.