Šta je evidencija opreme? Kako pratiti opremu i imovinu koju poseduje vaša firma

Evidencija opreme je praksa vođenja ažurnog zapisa o fizičkim stvarima koje vaša organizacija poseduje: laptopovima, projektorima, alatima, nameštaju, kućnim aparatima, vozilima i rezervnim delovima koji ih održavaju u funkciji. Dobar registar za nekoliko sekundi odgovara na tri pitanja o bilo kom predmetu: da li je naš, gde se trenutno nalazi i u kakvom je stanju.

Većina timova već ima neku verziju ovakvog spiska. Obično je to tabela napravljena prilikom selidbe kancelarije ili revizije, koja se od tada postepeno udaljava od stvarnosti. Ovaj članak objašnjava šta treba da bude na spisku, kako ga strukturirati da ostane tačan i kada je jednostavna tabela i dalje pravi alat.

Evidencija opreme nije isto što i zalihe

Zalihe se troše i ponovo naručuju. Oprema ostaje. Kutija papira za štampač nestane za nekoliko nedelja; štampač stoji u uglu godinama. Ta razlika menja šta treba pratiti.

Kod zaliha pitanje je “koliko nam je ostalo i kada da naručimo ponovo?”. Kod opreme pitanja su “gde se nalazi, ko ju je premestio i da li je i dalje kod nas?”. Registar imovine, odnosno spisak opreme i imovine koju posedujete, uglavnom se odnosi na lokaciju i identitet, a manje na količinu.

Mnogim timovima potrebno je oboje istovremeno. Tim za održavanje brine o bušilicama i lestvama (oprema) i zavrtnjima, filterima i sijalicama koji im pripadaju (zalihe). Pomaže kada su oboje na jednom mestu, tako da niko ne vodi dva spiska.

Šta treba da bude u registru imovine

Pratite ono što bi vas koštalo vremena ili novca ako nestane ili se pokvari a da niko to ne primeti. Praktičan registar obično obuhvata ove grupe:

Grupa	Primeri	Zašto pratiti
IT oprema	Laptopovi, monitori, tableti, ruteri	Prelazi iz ruke u ruku; lako se izgubi trag
AV i oprema za događaje	Projektori, zvučnici, mikrofoni, sklopivi stolovi	Napušta zgradu i mora da se vrati
Alati	Bušilice, lestve, perači pod pritiskom, testeri	Dele se između lokacija i vozila
Nameštaj i inventar	Stolovi, stolice, police, table	Sele se između prostorija prilikom promena
Kućni aparati	Frižideri, grejalice, aparati za kafu, veš mašine	Zahtevaju servis; često se nalaze u iznajmljenim ili zajedničkim prostorima
Rezervni delovi	Filteri, sijalice, kaiševi, ključevi	Mali su, ali nedostatak jednog zaustavlja popravku

Izostavite ono što niko ne bi primetio da nedostaje. Registar koji pokušava da navede svaku heftalicu postaje predugačak da bi se održavao ažurnim, i onda mu niko više ne veruje.

Detalji koje vredi zabeležiti za svaki predmet

Za opremu, kratak i dosledan skup detalja daje bolje rezultate od širokog lista sa trideset kolona koje niko ne popunjava. Za svaki predmet zabeležite:

• Jasno ime. Nešto što bi kolega odmah prepoznao: “Projektor, sala za sastanke” ili “Laptop 07”. Ako imate više identičnih uređaja koje želite da pratite pojedinačno, dodajte broj u ime svakog.
• Opis. Sve što razlikuje dve slične stvari: veličinu, boju, model, broj dela, serijski broj odštampan na poleđini.
• Mesto gde živi. Prostoriju, policu, ormar ili vozilo kom pripada, na primer “Soba 204” ili “Kombi 2”, i zgradu ili lokaciju u kojoj se to mesto nalazi.
• Fotografije. Fotografija pokazuje stanje i olakšava pronalaženje predmeta. Rešava i pitanje “da li je ova ogrebotina bila tu ranije?”.
• Oznake. Kratke oznake koje grupišu predmete kroz prostorije: “IT”, “oprema za događaje”, “potreban servis”, “pozajmljeno”.
• Nalepnicu na samom predmetu. QR ili bar-kod nalepnica povezuje fizičku stvar sa njenim zapisom.

Identične stvari koje nikada ne morate da razlikujete, poput četrdeset sklopivih stolica, mogu ostati kao jedan unos sa količinom. Delite predmet na numerisane unose samo kada treba da znate gde se nalazi svaka jedinica.

Dajte ime svakom mestu, pa ga onda označite

Praćenje opreme najčešće ne uspeva zato što je “mesto gde živi” nejasno. “Magacin” nije lokacija kada magacin ima šest polica i kavez.

Počnite tako što ćete prvo popisati mesta, pre predmeta. Nazovite svaku prostoriju, ormar, policu, kavez i vozilo onako kako ih tim već zove. Grupišite ta mesta prema zgradi ili lokaciji. Zatim označite nalepnicom ne samo predmete, već i svako mesto. Kada neko skenira policu, vidi sve što bi trebalo da bude tamo; kada skenira predmet, vidi gde bi trebalo da bude.

Ovo takođe olakšava beleženje premeštanja. Kada projektor pređe iz sobe 204 u glavnu salu, zapis treba da se promeni u jednom koraku, sa telefona u ruci, a ne za stolom krajem nedelje.

Vodite istoriju, ne samo trenutno stanje

Registar koji prikazuje samo današnje stanje ne može da odgovori na pitanja koja se pojave kasnije: kada je ovo napustilo magacin, ko ga je premestio i kada je poslednji put viđeno?

Istorija izmena odgovara na ta pitanja bez oslanjanja na nečije sećanje. Svaka izmena beleži šta se promenilo, ko je to uradio i kada. Ako laptop nestane, možete videti poslednje zabeleženo mesto i poslednju osobu koja je dirala zapis. Neprijatan razgovor postaje brza provera.

Istorija pomaže i kada ljudi napuste tim. Zapis o tome šta je ta osoba promenila treba da ostane i nakon njenog odlaska, tako da njeno znanje o opremi ne ode sa njom.

Prebrojavajte prema rasporedu

Čak i dobar registar vremenom odstupa od stvarnosti. Stvari se premeštaju bez ažuriranja zapisa, pozajmljuju se i ne vraćaju, ili se bacaju kada se pokvare. Redovna provera vraća spisak u sklad sa stvarnošću.

Jednostavna rutina koja funkcioniše za većinu timova:

1. Izaberite ciklus. Proveravajte skuplje ili često premeštane predmete češće, a nameštaj ređe.
2. Prolazite kroz jedno mesto odjednom. Skenirajte nalepnicu police ili prostorije, pogledajte spisak i potvrdite da je svaki predmet tu.
3. Odmah ispravite razlike. Postavite tačnu količinu, zabeležite premeštanje ili zabeležite da nešto nedostaje.
4. Pratite praznine. Sve što nedostaje dobija oznaku ili napomenu i jednu osobu zaduženu da to potraži.
5. Ažurirajte fotografije kada se stanje promeni. Nova fotografija je najbrži izveštaj o stanju.

Podela provere po mestima, umesto da se cela zgrada obradi za jedan dan, drži zadatak dovoljno malim da se zaista i sprovodi.

Kada je tabela i dalje dovoljna

Tabela je dobar registar imovine ako je vodi jedna osoba, spisak je kratak, sve se nalazi u jednoj zgradi, a stvari se retko premeštaju. Ako dodate red kada nešto kupite i obrišete ga kada ga bacite, i to je sve, tabela obavlja posao bez ikakvih novih troškova.

Počinje da bude teško kada treba da je ažurira više ljudi, kada se oprema premešta između prostorija, lokacija ili vozila, kada želite fotografije, ili kada treba da znate ko je šta promenio. Tabele takođe ne žive na samoj opremi. Nalepnicu koja otvara zapis predmeta na telefonu teško je izgraditi na osnovu fajla.

Gde se Tana uklapa

Tana je deljena aplikacija za upravljanje zalihama za timove. Napravljena je za zalihe, ali isti delovi pokrivaju praktičan registar imovine za opremu i imovinu.

• Artikli, skladišta i lokacije. Svaki komad opreme je artikal sa imenom, opisom, fotografijama i oznakama. Skladišta su mesta gde stvari žive, poput police, prostorije kao “Soba 204” ili vozila kao “Kombi 2”. Lokacije grupišu skladišta prema zgradi ili mestu, sa adresom i pinom na mapi.
• QR nalepnice. Štampajte QR nalepnice za artikle i skladišta iz veb aplikacije. Skeniranje kamerom iPhone-a ili iPad-a, ili kamerom pregledača u veb aplikaciji, otvara taj artikal ili skladište. Takođe možete da povežete proizvođačev bar-kod sa artiklom.
• Premeštanja i popisi. Premestite artikal između skladišta u jednom koraku, ili tokom popisa direktno unesite tačnu količinu.
• Istorija. Tana beleži ko je šta promenio, kada i u kom skladištu, i čuva taj zapis i nakon što član napusti tim. Besplatni plan čuva 30 dana istorije; plaćeni planovi je čuvaju do 10 godina.
• Jedan ažuran spisak za tim. Svi vide iste brojeve, a možete izvesti CSV koji se otvara u bilo kojoj tabeli.

Da bude jasno šta Tana ne radi: ne izračunava amortizaciju, ne vodi knjigovodstvo, ne upravlja pozajmljivanjem sa preuzimanjem i vraćanjem, i ne prati serijske brojeve kao posebno polje. Ako vam je to potrebno za poreze ili knjigovodstvo, zadržite to u alatu koji koristi vaš knjigovođa, a Tanu koristite za svakodnevno pitanje šta imate i gde se to nalazi. Postoji besplatan plan, bez potrebe za karticom.

Često postavljana pitanja

Šta je evidencija opreme?

Evidencija opreme je vođenje tačnog, ažurnog zapisa o fizičkoj opremi i imovini koju organizacija poseduje, uključujući gde se svaki predmet nalazi i u kakvom je stanju. Razlikuje se od upravljanja zalihama, koje se fokusira na količine stvari koje se troše i ponovo naručuju.

Koja je razlika između registra imovine i evidencije osnovnih sredstava?

U svakodnevnoj upotrebi, oba su spiskovi opreme i imovine koju posedujete. Evidencija osnovnih sredstava za knjigovodstvene svrhe obično uključuje finansijske detalje, poput nabavne cene i amortizacije, kojima upravlja knjigovođa. Operativni registar imovine se fokusira na lokaciju, stanje i osobu zaduženu za svaki predmet. Mnoge organizacije vode oba i povremeno ih upoređuju.

Kako da počnem da pratim opremu?

Prvo popišite svoja mesta: prostorije, police, ormare i vozila. Zatim dodajte predmete čiji bi gubitak koštao vremena ili novca, sa imenom, opisom, fotografijom i mestom gde pripadaju. Označite nalepnicama i mesta i predmete, tako da svako može da ih skenira i proveri.

Koliko često treba da proveravamo evidenciju opreme?

Proveravajte skuplje predmete i one koji se često premeštaju, češće, a nameštaj ređe. Proveravanje jedne prostorije ili police odjednom, u redovnom ciklusu, lakše je održati nego jedan veliki popis jednom godišnje.

Mogu li da koristim Tanu kao registar imovine?

Da, za praktičnu stranu: šta posedujete, gde se to nalazi, kako izgleda i ko je promenio zapis. Tana se ne bavi amortizacijom, knjigovodstvom ili upravljanjem pozajmicama, tako da to zadržite u svojim knjigovodstvenim alatima.