Τι είναι η διαχείριση απογραφής εξοπλισμού; Πώς να παρακολουθείτε τον εξοπλισμό και τα περιουσιακά στοιχεία που έχετε

Η διαχείριση απογραφής εξοπλισμού είναι η πρακτική της τήρησης ενός ενημερωμένου μητρώου για τα υλικά αντικείμενα που ανήκουν στον οργανισμό σας: φορητούς υπολογιστές, προτζέκτορες, εργαλεία, έπιπλα, οικιακές συσκευές, οχήματα και τα ανταλλακτικά που τα κρατούν σε λειτουργία. Ένα καλό μητρώο απαντά μέσα σε δευτερόλεπτα σε τρία ερωτήματα για κάθε είδος: το έχουμε εμείς, πού βρίσκεται αυτή τη στιγμή, και σε τι κατάσταση είναι;

Οι περισσότερες ομάδες έχουν ήδη κάποια μορφή αυτής της λίστας. Συνήθως είναι ένα υπολογιστικό φύλλο που φτιάχτηκε κατά τη μετακόμιση ενός γραφείου ή έναν έλεγχο, και έκτοτε έχει αρχίσει να αποκλίνει από την πραγματικότητα. Αυτό το άρθρο εξηγεί τι πρέπει να περιλαμβάνει η λίστα, πώς να τη δομήσετε ώστε να παραμένει ακριβής, και πότε ένα απλό υπολογιστικό φύλλο εξακολουθεί να είναι το κατάλληλο εργαλείο.

Η απογραφή εξοπλισμού δεν είναι το ίδιο με το απόθεμα

Το απόθεμα καταναλώνεται και παραγγέλνεται ξανά. Ο εξοπλισμός παραμένει. Ένα κουτί χαρτί εκτυπωτή εξαφανίζεται μέσα σε λίγες εβδομάδες· ο εκτυπωτής μένει στη γωνία για χρόνια. Αυτή η διαφορά αλλάζει τι πρέπει να παρακολουθείτε.

Με το απόθεμα, η ερώτηση είναι «πόσα έχουν απομείνει, και πότε θα παραγγείλουμε ξανά;». Με τον εξοπλισμό, οι ερωτήσεις είναι «πού βρίσκεται, ποιος το μετακίνησε, και είναι ακόμα εδώ;». Ένα μητρώο παγίων, δηλαδή η λίστα του εξοπλισμού και των περιουσιακών στοιχείων που έχετε, αφορά κυρίως την τοποθεσία και την ταυτότητα, και πολύ λιγότερο την ποσότητα.

Πολλές ομάδες χρειάζονται και τα δύο ταυτόχρονα. Μια ομάδα συντήρησης φροντίζει τα δράπανα και τις σκάλες (εξοπλισμό) καθώς και τις βίδες, τα φίλτρα και τους λαμπτήρες που τα συνοδεύουν (απόθεμα). Βοηθάει όταν και τα δύο βρίσκονται στο ίδιο σύστημα, ώστε κανείς να μη χρειάζεται να κρατά δύο λίστες.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα μητρώο παγίων

Παρακολουθείτε τα πράγματα που θα σας κόστιζαν χρόνο ή χρήμα αν χάνονταν ή χαλούσαν χωρίς να το προσέξει κανείς. Ένα πρακτικό μητρώο συνήθως καλύπτει αυτές τις κατηγορίες:

Κατηγορία	Παραδείγματα	Γιατί να το παρακολουθείτε
Εξοπλισμός IT	Φορητοί υπολογιστές, οθόνες, tablet, δρομολογητές	Περνούν από άτομο σε άτομο· εύκολα χάνεται το ίχνος τους
Εξοπλισμός εκδηλώσεων και AV	Προτζέκτορες, ηχεία, μικρόφωνα, πτυσσόμενα τραπέζια	Βγαίνουν από το κτίριο και πρέπει να επιστρέψουν
Εργαλεία	Δράπανα, σκάλες, πλυστικά μηχανήματα, όργανα μέτρησης	Χρησιμοποιούνται από κοινού μεταξύ τοποθεσιών και οχημάτων
Έπιπλα και εξοπλισμός χώρου	Γραφεία, καρέκλες, ράφια, πίνακες	Μετακινούνται μεταξύ δωματίων σε αλλαγές
Οικιακές συσκευές	Ψυγεία, θερμάστρες, καφετιέρες, πλυντήρια	Χρειάζονται σέρβις· βρίσκονται συχνά σε ενοικιαζόμενους ή κοινόχρηστους χώρους
Ανταλλακτικά	Φίλτρα, λαμπτήρες, ιμάντες, κλειδιά	Μικρά, αλλά η έλλειψη ενός μπορεί να σταματήσει μια επισκευή

Αφήστε έξω ό,τι δεν θα λείψει σε κανέναν. Ένα μητρώο που προσπαθεί να καταγράψει κάθε συρραπτικό γίνεται πολύ μεγάλο για να παραμένει ενημερωμένο, και τότε κανείς δεν το εμπιστεύεται.

Τα στοιχεία που αξίζει να καταγράφετε για κάθε είδος

Για τον εξοπλισμό, ένα σύντομο και σταθερό σύνολο στοιχείων είναι καλύτερο από ένα φαρδύ φύλλο με τριάντα στήλες που δεν συμπληρώνει κανείς. Για κάθε είδος, καταγράψτε:

• Ένα σαφές όνομα. Κάτι που ένας συνάδελφος θα αναγνωρίσει αμέσως: «Προτζέκτορας, αίθουσα συσκέψεων» ή «Φορητός 07». Αν έχετε πολλές πανομοιότυπες μονάδες που θέλετε να παρακολουθείτε ξεχωριστά, δώστε στην καθεμιά τον δικό της αριθμό μέσα στο όνομα.
• Περιγραφή. Οτιδήποτε ξεχωρίζει δύο παρόμοια πράγματα: μέγεθος, χρώμα, μοντέλο, κωδικό ανταλλακτικού, τον σειριακό αριθμό τυπωμένο στο πίσω μέρος.
• Πού βρίσκεται. Το δωμάτιο, το ράφι, το ντουλάπι ή το όχημα στο οποίο ανήκει, όπως «Δωμάτιο 204» ή «Όχημα 2», και το κτίριο ή την τοποθεσία στην οποία βρίσκεται αυτός ο χώρος.
• Φωτογραφίες. Μια φωτογραφία δείχνει την κατάσταση και κάνει το είδος εύκολα αναγνωρίσιμο. Λύνει επίσης το ερώτημα «αυτός ο γρατζουνισμός υπήρχε ήδη;».
• Ετικέτες. Σύντομες ενδείξεις για την ομαδοποίηση ειδών μεταξύ δωματίων: «IT», «εξοπλισμός εκδηλώσεων», «χρειάζεται σέρβις», «δανεικό».
• Ετικέτα πάνω στο ίδιο το αντικείμενο. Μια ετικέτα QR ή γραμμωτού κώδικα συνδέει το φυσικό αντικείμενο με την εγγραφή του.

Πανομοιότυπα αντικείμενα που δεν χρειάζεται ποτέ να ξεχωρίζετε, όπως σαράντα πτυσσόμενες καρέκλες, μπορούν να παραμείνουν ως μία εγγραφή με ποσότητα. Χωρίστε ένα είδος σε αριθμημένες εγγραφές μόνο όταν χρειάζεται να ξέρετε πού βρίσκεται η κάθε μονάδα.

Δώστε όνομα σε κάθε χώρο, και μετά βάλτε ετικέτα

Η παρακολούθηση εξοπλισμού αποτυγχάνει συχνότερα επειδή το «πού βρίσκεται» είναι ασαφές. «Η αποθήκη» δεν είναι τοποθεσία όταν η αποθήκη έχει έξι ράφια και ένα κλουβί.

Ξεκινήστε καταγράφοντας τους χώρους σας πριν από τα είδη σας. Ονομάστε κάθε δωμάτιο, ντουλάπι, ράφι, κλουβί και όχημα με τον τρόπο που η ομάδα σας τα αποκαλεί ήδη. Ομαδοποιήστε αυτούς τους χώρους ανά κτίριο ή τοποθεσία. Στη συνέχεια, δώστε ετικέτα σε κάθε χώρο, όπως και σε κάθε είδος. Όταν κάποιος σαρώνει ένα ράφι, βλέπει όλα όσα ανήκουν εκεί· όταν σαρώνει ένα είδος, βλέπει πού πρέπει να βρίσκεται.

Αυτό κάνει επίσης εύκολη την καταγραφή μετακινήσεων. Όταν ο προτζέκτορας πηγαίνει από το Δωμάτιο 204 στην κεντρική αίθουσα, η εγγραφή θα πρέπει να αλλάζει με ένα βήμα, από το κινητό στο χέρι σας, όχι από ένα γραφείο στο τέλος της εβδομάδας.

Κρατήστε ιστορικό, όχι μόνο μια στιγμιαία εικόνα

Ένα μητρώο που δείχνει μόνο τη σημερινή κατάσταση δεν μπορεί να απαντήσει στα ερωτήματα που προκύπτουν αργότερα: πότε έφυγε αυτό από την αποθήκη, ποιος το μετακίνησε, και πότε το είδαμε τελευταία φορά;

Ένα ιστορικό αλλαγών απαντά σε αυτά τα ερωτήματα χωρίς να χρειάζεται κανείς να θυμάται. Κάθε αλλαγή καταγράφει τι άλλαξε, ποιος το έκανε και πότε. Αν χαθεί ένας φορητός υπολογιστής, μπορείτε να δείτε την τελευταία καταγεγραμμένη τοποθεσία και το τελευταίο άτομο που άγγιξε την εγγραφή. Αυτό μετατρέπει μια αμήχανη συζήτηση σε έναν γρήγορο έλεγχο.

Το ιστορικό βοηθάει και όταν φεύγουν άνθρωποι. Η εγγραφή όσων άλλαξαν θα πρέπει να παραμένει και μετά την αποχώρησή τους, ώστε η γνώση τους για τον εξοπλισμό να μη φεύγει μαζί τους.

Κάντε καταμέτρηση σε τακτά διαστήματα

Ακόμα και ένα καλό μητρώο αποκλίνει με τον καιρό. Πράγματα μετακινούνται χωρίς να ενημερώνεται η εγγραφή, δανείζονται και δεν επιστρέφουν, ή πετιούνται όταν χαλάνε. Ένας τακτικός έλεγχος επαναφέρει τη λίστα σε συμφωνία με την πραγματικότητα.

Μια απλή ρουτίνα που λειτουργεί για τις περισσότερες ομάδες:

1. Επιλέξτε έναν κύκλο. Ελέγχετε τα ακριβά ή τα συχνά μετακινούμενα είδη πιο συχνά, και τα έπιπλα πιο αραιά.
2. Περάστε από έναν χώρο τη φορά. Σαρώστε την ετικέτα του ραφιού ή του δωματίου, κοιτάξτε τη λίστα και επιβεβαιώστε ότι κάθε είδος βρίσκεται εκεί.
3. Διορθώστε επιτόπου κάθε διαφορά. Ορίστε την ακριβή ποσότητα, καταγράψτε τη μετακίνηση, ή σημειώστε ότι κάτι λείπει.
4. Ακολουθήστε τα κενά. Ό,τι λείπει παίρνει μια ετικέτα ή σημείωση και ένα άτομο που θα το αναζητήσει.
5. Ενημερώστε τις φωτογραφίες όταν αλλάζει η κατάσταση. Μια νέα φωτογραφία είναι η γρηγορότερη αναφορά κατάστασης.

Ο διαμοιρασμός του ελέγχου ανά χώρο, αντί να γίνεται ολόκληρο το κτίριο σε μία μέρα, τον κρατά αρκετά μικρό ώστε να πραγματοποιείται πράγματι.

Πότε ένα υπολογιστικό φύλλο εξακολουθεί να αρκεί

Ένα υπολογιστικό φύλλο είναι ένα καλό μητρώο παγίων αν το διαχειρίζεται ένα μόνο άτομο, η λίστα είναι σύντομη, όλα βρίσκονται σε ένα κτίριο, και τα πράγματα σπάνια μετακινούνται. Αν προσθέτετε μια γραμμή όταν αγοράζετε κάτι και τη διαγράφετε όταν το πετάτε, και αυτό είναι όλο, ένα υπολογιστικό φύλλο κάνει τη δουλειά χωρίς κανένα νέο κόστος.

Αρχίζει να δυσκολεύει όταν πρέπει να το ενημερώνουν πολλά άτομα, όταν ο εξοπλισμός μετακινείται μεταξύ δωματίων, τοποθεσιών ή οχημάτων, όταν θέλετε φωτογραφίες, ή όταν χρειάζεται να ξέρετε ποιος άλλαξε τι. Τα υπολογιστικά φύλλα επίσης δεν βρίσκονται πάνω στον ίδιο τον εξοπλισμό. Μια ετικέτα που ανοίγει την εγγραφή ενός είδους σε ένα κινητό είναι δύσκολο να χτιστεί πάνω σε ένα αρχείο.

Πού ταιριάζει το Tana

Το Tana είναι μια κοινόχρηστη εφαρμογή απογραφής για ομάδες. Δημιουργήθηκε για το απόθεμα, αλλά τα ίδια στοιχεία καλύπτουν ένα πρακτικό μητρώο παγίων για εξοπλισμό και περιουσιακά στοιχεία.

• Είδη, αποθήκες και τοποθεσίες. Κάθε κομμάτι εξοπλισμού είναι ένα είδος με όνομα, περιγραφή, φωτογραφίες και ετικέτες. Οι αποθήκες είναι οι χώροι όπου βρίσκονται τα πράγματα, όπως ένα ράφι, ένα δωμάτιο όπως το «Δωμάτιο 204» ή ένα όχημα όπως το «Όχημα 2». Οι τοποθεσίες ομαδοποιούν τις αποθήκες ανά κτίριο ή σημείο, με διεύθυνση και καρφίτσα στον χάρτη.
• Ετικέτες QR. Εκτυπώστε ετικέτες QR για είδη και αποθήκες από την εφαρμογή ιστού. Η σάρωση με την κάμερα ενός iPhone ή iPad, ή με την κάμερα του προγράμματος περιήγησης στην εφαρμογή ιστού, ανοίγει το αντίστοιχο είδος ή την αποθήκη. Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε τον γραμμωτό κώδικα του κατασκευαστή σε ένα είδος.
• Μετακινήσεις και καταμετρήσεις. Μετακινήστε ένα είδος μεταξύ αποθηκών με ένα βήμα, ή ορίστε την ακριβή ποσότητα κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου.
• Ιστορικό. Το Tana καταγράφει ποιος άλλαξε τι, πότε και σε ποια αποθήκη, και διατηρεί αυτή την εγγραφή και μετά την αποχώρηση ενός μέλους. Το δωρεάν πλάνο κρατά 30 ημέρες ιστορικού· τα επί πληρωμή πλάνα το κρατούν έως και 10 χρόνια.
• Μία ζωντανή λίστα για όλη την ομάδα. Όλοι βλέπουν τους ίδιους αριθμούς, και μπορείτε να εξάγετε ένα αρχείο CSV που ανοίγει σε οποιοδήποτε πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων.

Για να είμαστε σαφείς σχετικά με το τι δεν κάνει το Tana: δεν υπολογίζει αποσβέσεις, δεν τηρεί λογιστικά αρχεία, δεν διαχειρίζεται δανεισμό και επιστροφή, ούτε παρακολουθεί σειριακούς αριθμούς ως ξεχωριστό πεδίο. Αν τα χρειάζεστε αυτά για φορολογικούς ή λογιστικούς λόγους, κρατήστε τα στο εργαλείο που χρησιμοποιεί ο λογιστής σας, και χρησιμοποιήστε το Tana για την καθημερινή ερώτηση του τι έχετε και πού βρίσκεται. Υπάρχει ένα δωρεάν πλάνο, χωρίς να απαιτείται κάρτα.

Συχνές ερωτήσεις

Τι είναι η διαχείριση απογραφής εξοπλισμού;

Η διαχείριση απογραφής εξοπλισμού είναι η τήρηση ενός ακριβούς, ενημερωμένου μητρώου του φυσικού εξοπλισμού και των περιουσιακών στοιχείων που ανήκουν σε έναν οργανισμό, συμπεριλαμβανομένου του πού βρίσκεται κάθε είδος και σε τι κατάσταση είναι. Διαφέρει από τη διαχείριση αποθέματος, η οποία επικεντρώνεται στις ποσότητες πραγμάτων που καταναλώνονται και παραγγέλνονται ξανά.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός μητρώου παγίων και μιας κατάστασης παγίων περιουσιακών στοιχείων;

Στην καθημερινή χρήση, και τα δύο είναι λίστες του εξοπλισμού και των περιουσιακών στοιχείων που έχετε. Μια κατάσταση παγίων για λογιστικούς σκοπούς συνήθως περιλαμβάνει οικονομικά στοιχεία, όπως το κόστος αγοράς και την απόσβεση, τα οποία διαχειρίζεται ο λογιστής σας. Ένα λειτουργικό μητρώο παγίων επικεντρώνεται στην τοποθεσία, την κατάσταση και το ποιος φροντίζει κάθε είδος. Πολλοί οργανισμοί τηρούν και τα δύο, και τα ελέγχουν μεταξύ τους.

Πώς ξεκινάω να παρακολουθώ τον εξοπλισμό;

Καταγράψτε πρώτα τους χώρους σας: δωμάτια, ράφια, ντουλάπια και οχήματα. Στη συνέχεια, προσθέστε τα είδη των οποίων η απώλεια θα σας κόστιζε χρόνο ή χρήμα, με όνομα, περιγραφή, φωτογραφία και σταθερή θέση. Βάλτε ετικέτες τόσο στους χώρους όσο και στα είδη, ώστε ο καθένας να μπορεί να τα σαρώνει και να τα ελέγχει.

Πόσο συχνά πρέπει να ελέγχουμε την απογραφή του εξοπλισμού μας;

Ελέγχετε τα ακριβά και τα συχνά μετακινούμενα είδη πιο συχνά, και τα έπιπλα πιο αραιά. Ο έλεγχος ενός δωματίου ή ραφιού τη φορά, σε τακτικό κύκλο, είναι ευκολότερος να διατηρηθεί από μία μεγάλη καταμέτρηση μία φορά τον χρόνο.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω το Tana ως μητρώο παγίων;

Ναι, για την πρακτική πλευρά: τι έχετε, πού βρίσκεται, πώς φαίνεται και ποιος άλλαξε την εγγραφή του. Το Tana δεν διαχειρίζεται αποσβέσεις, λογιστική ή δανεισμό, οπότε κρατήστε αυτά στα λογιστικά σας εργαλεία.