Hva er utstyrsregistrering? Slik holder du oversikt over utstyr og eiendeler dere eier

Utstyrsregistrering handler om å holde en oppdatert oversikt over de fysiske tingene organisasjonen eier: bærbare PC-er, prosjektorer, verktøy, møbler, hvitevarer, kjøretøy og reservedelene som holder dem i gang. Et godt register svarer på tre spørsmål om et hvilket som helst utstyr på sekunder: eier vi det, hvor er det akkurat nå, og i hvilken stand er det?

De fleste team har allerede en eller annen versjon av denne listen. Som regel er det et regneark laget under en kontorflytting eller en revisjon, og det har driftet fra virkeligheten siden. Denne artikkelen tar for seg hva som hører hjemme på listen, hvordan dere strukturerer den slik at den holder seg riktig, og når et enkelt regneark fortsatt er riktig verktøy.

Utstyr er ikke det samme som lagervarer

Lagervarer brukes opp og bestilles på nytt. Utstyr blir værende. En eske printerpapir er borte i løpet av noen uker; skriveren står i hjørnet i årevis. Den forskjellen endrer hva dere bør spore.

Med lagervarer er spørsmålet «hvor mange har vi igjen, og når bestiller vi mer?». Med utstyr er spørsmålene «hvor er det, hvem flyttet det, og er det fortsatt her?». Et utstyrsregister, altså listen over utstyret og eiendelene dere eier, handler mest om plassering og identitet, og mindre om antall.

Mange team trenger begge deler samtidig. En vaktmestertjeneste passer på boremaskiner og stiger (utstyr) og skruene, filtrene og lyspærene som hører til (lagervarer). Det hjelper når begge deler ligger på samme sted, så ingen sitter med to lister.

Hva hører hjemme i et utstyrsregister

Spor det som ville kostet dere tid eller penger dersom det forsvant eller gikk i stykker uten at noen la merke til det. Et register som fungerer i praksis dekker som regel disse gruppene:

Gruppe	Eksempler	Hvorfor spore det
IT-utstyr	Bærbare PC-er, skjermer, nettbrett, rutere	Går fra person til person; lett å miste oversikten
AV- og arrangementsutstyr	Prosjektorer, høyttalere, mikrofoner, klappbord	Forlater bygget og må komme tilbake
Verktøy	Boremaskiner, stiger, høytrykksspylere, testinstrumenter	Deles mellom lokasjoner og kjøretøy
Møbler og innredning	Pulter, stoler, hyller, tavler	Flyttes mellom rom ved endringer
Hvitevarer	Kjøleskap, ovner, kaffemaskiner, vaskemaskiner	Trenger service; står ofte i leide eller delte lokaler
Reservedeler	Filtre, pærer, reimer, nøkler	Små, men mangler én, stopper en reparasjon

Utelat det ingen ville savnet. Et register som prøver å liste opp hver eneste stiftemaskin blir for langt til å holde oppdatert, og da slutter alle å stole på det.

Detaljene som er verdt å registrere for hvert utstyr

For utstyr slår et kort, konsekvent sett med detaljer et bredt ark med tretti kolonner ingen fyller ut. Registrer dette for hvert utstyr:

• Et tydelig navn. Noe en kollega ville kjent igjen: «Prosjektor, møterom» eller «Bærbar 07». Har dere flere like enheter dere vil følge hver for seg, gi hver sin egen nummerering i navnet.
• En beskrivelse. Alt som skiller to like ting fra hverandre: størrelse, farge, modell, delenummer, serienummeret trykt på baksiden.
• Hvor det hører hjemme. Rommet, hyllen, skapet eller kjøretøyet det tilhører, som «Rom 204» eller «Bil 2», og bygningen eller stedet det er i.
• Bilder. Et bilde viser stand og gjør utstyret lett å kjenne igjen. Det avgjør også «var den ripen der fra før?».
• Tagger. Korte merkelapper som grupperer utstyr på tvers av rom: «IT», «arrangementsutstyr», «trenger service», «utlån».
• En etikett på selve tingen. En QR- eller strekkode-etikett kobler den fysiske tingen til registreringen.

Like ting dere aldri trenger å skille mellom, som førti klappstoler, kan holdes som én registrering med et antall. Del opp i nummererte enheter bare når dere trenger å vite hvor hver enkelt er.

Gi hvert sted et navn, og merk det

Utstyrssporing feiler oftest fordi «hvor det hører hjemme» er vagt. «Lageret» er ikke et sted når lageret har seks hyller og et bur.

Start med å liste opp stedene deres før utstyret. Navngi hvert rom, skap, hylle, bur og kjøretøy slik teamet allerede snakker om dem. Grupper stedene etter bygning eller lokasjon. Merk deretter hvert sted, i tillegg til hvert utstyr. Når noen skanner en hylle, ser de alt som hører hjemme der; når de skanner et utstyr, ser de hvor det skal være.

Dette gjør det også enkelt å registrere flyttinger. Når prosjektoren går fra Rom 204 til storsalen, bør registreringen endres i ett steg, fra mobilen i hånden, ikke fra et skrivebord fredag ettermiddag.

Ha en historikk, ikke bare et øyeblikksbilde

Et register som bare viser dagens tilstand kan ikke svare på spørsmålene som dukker opp senere: når forlot dette lageret, hvem flyttet det, og når så vi det sist?

En historikk over endringer svarer på disse spørsmålene uten at noen må huske. Hver endring registrerer hva som ble endret, av hvem og når. Hvis en bærbar PC blir borte, kan dere se det siste registrerte stedet og siste person som rørte registreringen. Det gjør en vanskelig samtale om til en rask sjekk.

Historikk hjelper også når folk slutter. Registreringen av hva de endret bør bli stående etter at de er borte, slik at deres kunnskap om utstyret ikke forsvinner med dem.

Tell etter en fast plan

Selv et godt register driver fra virkeligheten. Ting flyttes uten at noen oppdaterer registreringen, lånes bort og kommer ikke tilbake, eller kastes når de går i stykker. En jevnlig kontroll bringer listen tilbake i tråd med virkeligheten.

En enkel rutine som fungerer for de fleste team:

1. Velg en syklus. Sjekk utstyr med høy verdi eller som flyttes ofte, hyppigere, og møbler sjeldnere.
2. Gå gjennom ett sted om gangen. Skann hylle- eller rometiketten, se på listen, og bekreft at hvert utstyr er der.
3. Rett opp avvik med en gang. Sett riktig antall, registrer flyttingen, eller noter at noe mangler.
4. Følg opp det som mangler. Alt som mangler får en tagg eller notat og én ansvarlig som leter etter det.
5. Oppdater bilder når tilstanden endrer seg. Et nytt bilde er den raskeste tilstandsrapporten.

Å dele kontrollen opp etter sted, i stedet for å ta hele bygget på én dag, holder den liten nok til at den faktisk blir gjennomført.

Når et regneark fortsatt holder

Et regneark er et godt utstyrsregister hvis én person eier det, listen er kort, alt befinner seg i én bygning, og ting sjelden flyttes. Legger dere til en linje når dere kjøper noe og sletter den når dere kaster det, og det er alt, gjør et regneark jobben uten å koste noe nytt.

Det begynner å bli tungvint når flere personer trenger å oppdatere det, når utstyr flytter mellom rom, steder eller kjøretøy, når dere vil ha bilder, eller når dere trenger å vite hvem som endret hva. Regneark ligger heller ikke på selve utstyret. En etikett som åpner utstyrets registrering på en mobil, er vanskelig å bygge oppå en fil.

Hvor Tana passer inn

Tana er en delt lagerapp for team. Den ble laget for lagervarer, men de samme byggeklossene dekker et praktisk utstyrsregister for utstyr og eiendeler.

• Varer, lagre og plasseringer. Hvert utstyr er en vare med navn, beskrivelse, bilder og tagger. Lagre er stedene ting befinner seg, som en hylle, et rom som «Rom 204» eller et kjøretøy som «Bil 2». Plasseringer grupperer lagre etter bygning eller sted, med adresse og kartnål.
• QR-etiketter. Skriv ut QR-etiketter for varer og lagre fra nettappen. Skanning med kamera på iPhone eller iPad, eller nettleserkameraet i nettappen, åpner den varen eller det lageret. Dere kan også legge en produsents strekkode til en vare.
• Flyttinger og opptellinger. Flytt en vare mellom lagre i ett steg, eller sett nøyaktig antall under en opptelling.
• Historikk. Tana registrerer hvem som endret hva, når og i hvilket lager, og beholder den registreringen etter at et medlem slutter. Gratisplanen beholder 30 dagers historikk; betalte planer beholder den i opptil 10 år.
• Én levende liste for teamet. Alle ser de samme tallene, og dere kan eksportere en CSV som åpnes i ethvert regneark.

For å være tydelig på hva Tana ikke gjør: den beregner ikke avskrivninger, fører ikke regnskap, håndterer ikke inn- og utlån, og sporer ikke serienummer som et eget felt. Trenger dere det for skatt eller regnskap, behold det i verktøyet regnskapsføreren deres bruker, og bruk Tana til det daglige spørsmålet om hva dere har og hvor det er. Det finnes en gratisplan, uten krav om kort.

Ofte stilte spørsmål

Hva er utstyrsregistrering?

Utstyrsregistrering er å holde en nøyaktig, oppdatert oversikt over det fysiske utstyret og eiendelene en organisasjon eier, inkludert hvor hvert stykke er og i hvilken stand det er i. Det skiller seg fra lagerstyring, som handler om mengder av ting som brukes opp og bestilles på nytt.

Hva er forskjellen på et utstyrsregister og et anleggsregister?

I dagligtale er begge lister over utstyret og eiendelene dere eier. Et anleggsregister for regnskapsformål inneholder vanligvis finansielle detaljer, som innkjøpskostnad og avskrivning, som regnskapsføreren forvalter. Et driftsmessig utstyrsregister fokuserer på plassering, tilstand og hvem som har ansvar for hvert utstyr. Mange organisasjoner fører begge, og avstemmer dem mot hverandre.

Hvordan begynner jeg å spore utstyr?

List opp stedene deres først: rom, hyller, skap og kjøretøy. Legg så til utstyret som ville kostet tid eller penger å miste, med navn, beskrivelse, bilde og fast plass. Merk både steder og utstyr slik at hvem som helst kan skanne og sjekke dem.

Hvor ofte bør vi telle opp utstyret vårt?

Sjekk utstyr med høy verdi og som flyttes ofte, oftere, og møbler sjeldnere. Å sjekke ett rom eller én hylle om gangen, etter en fast syklus, er lettere å holde ved like enn én stor opptelling i året.

Kan jeg bruke Tana som utstyrsregister?

Ja, for den praktiske siden: hva dere eier, hvor det er, hvordan det ser ut, og hvem som endret registreringen. Tana håndterer ikke avskrivning, regnskap eller utlån, så hold det i regnskapsverktøyene deres.