Quản lý tài sản là gì? Cách theo dõi thiết bị và tài sản doanh nghiệp sở hữu

Quản lý tài sản là việc duy trì một bản ghi luôn cập nhật về những thứ vật lý mà tổ chức của bạn sở hữu: laptop, máy chiếu, dụng cụ, đồ nội thất, thiết bị gia dụng, xe cộ và những phụ tùng thay thế giúp chúng hoạt động. Một sổ tài sản tốt trả lời được ba câu hỏi về bất kỳ món đồ nào chỉ trong vài giây: có phải của mình không, hiện đang ở đâu, và đang trong tình trạng thế nào.

Hầu hết các đội ngũ đã có sẵn một phiên bản nào đó của danh sách này. Thường đó là một bảng tính được lập khi chuyển văn phòng hoặc kiểm toán, và từ đó nó dần dần lệch khỏi thực tế. Bài viết này bàn về những gì nên có trong sổ tài sản, cách xây dựng cấu trúc để nó luôn đúng với thực tế, và khi nào một bảng tính đơn giản vẫn là công cụ phù hợp.

Quản lý tài sản không giống với quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho được dùng hết rồi đặt lại. Tài sản thì ở lại. Một hộp giấy in biến mất sau vài tuần; máy in vẫn đứng yên ở góc phòng suốt nhiều năm. Sự khác biệt đó thay đổi những gì đáng để theo dõi.

Với hàng tồn kho, câu hỏi là “còn lại bao nhiêu và khi nào đặt thêm?”. Với tài sản, câu hỏi là “nó đang ở đâu, ai đã di chuyển nó, và nó có còn ở đây không?”. Sổ tài sản, tức danh sách thiết bị và tài sản mà bạn sở hữu, chủ yếu nói về vị trí và định danh, chứ không phải số lượng.

Nhiều đội ngũ cần cả hai cùng lúc. Bộ phận hậu cần chăm sóc máy khoan và thang (tài sản) cùng với ốc vít, bộ lọc và bóng đèn đi kèm (hàng tồn kho). Sẽ hữu ích khi cả hai nằm cùng một chỗ, để không ai phải giữ hai danh sách riêng.

Những gì nên có trong sổ tài sản

Hãy theo dõi những thứ sẽ khiến bạn tốn thời gian hoặc tiền bạc nếu chúng biến mất hoặc hỏng mà không ai để ý. Một sổ tài sản thực tế thường bao gồm các nhóm sau:

Nhóm	Ví dụ	Vì sao cần theo dõi
Thiết bị IT	Laptop, màn hình, máy tính bảng, router	Luân chuyển qua tay nhiều người; dễ mất dấu
Thiết bị âm thanh và sự kiện	Máy chiếu, loa, micro, bàn xếp	Rời khỏi tòa nhà và phải quay lại
Dụng cụ	Máy khoan, thang, máy rửa áp lực, đồng hồ đo	Dùng chung giữa các địa điểm và xe cộ
Nội thất và trang thiết bị	Bàn, ghế, kệ, bảng trắng	Di chuyển giữa các phòng khi bố trí lại
Thiết bị gia dụng	Tủ lạnh, máy sưởi, máy pha cà phê, máy giặt	Cần bảo trì; thường đặt ở không gian thuê hoặc dùng chung
Phụ tùng thay thế	Bộ lọc, bóng đèn, dây curoa, chìa khóa	Nhỏ, nhưng thiếu một cái có thể làm dừng cả việc sửa chữa

Hãy bỏ qua những thứ mà không ai nhớ nếu thiếu. Một sổ tài sản cố liệt kê từng cái ghim bấm sẽ trở nên quá dài để duy trì cập nhật, và rồi không ai còn tin vào nó nữa.

Những chi tiết đáng ghi lại cho mỗi món đồ

Với tài sản, một bộ chi tiết ngắn gọn và nhất quán hiệu quả hơn một bảng rộng với ba mươi cột mà không ai điền. Với mỗi món đồ, hãy ghi lại:

• Một cái tên rõ ràng. Thứ mà đồng nghiệp có thể nhận ra ngay: “Máy chiếu, phòng họp” hoặc “Laptop 07”. Nếu bạn có nhiều thiết bị giống hệt nhau muốn theo dõi riêng lẻ, hãy đánh số cho từng cái trong tên.
• Một mô tả. Bất cứ điều gì phân biệt hai thứ giống nhau: kích thước, màu sắc, mẫu mã, mã số phụ tùng, số seri in ở mặt sau.
• Nơi nó thuộc về. Phòng, kệ, tủ hoặc xe mà nó thuộc về, ví dụ “Phòng 204” hoặc “Xe tải 2”, và tòa nhà hay địa điểm nơi chỗ đó nằm.
• Ảnh chụp. Một bức ảnh cho thấy tình trạng và giúp dễ nhận ra món đồ. Nó cũng giải quyết câu hỏi “vết xước này có từ trước không?”.
• Thẻ. Những nhãn ngắn để nhóm các món đồ qua nhiều phòng: “IT”, “thiết bị sự kiện”, “cần bảo trì”, “đang cho mượn”.
• Một nhãn dán trên chính món đồ. Nhãn mã QR hoặc mã vạch kết nối vật thể với bản ghi của nó.

Những thứ giống hệt nhau mà bạn không bao giờ cần phân biệt, như bốn mươi chiếc ghế xếp, có thể để chung một mục với số lượng. Chỉ tách một món đồ thành các mục có đánh số khi bạn cần biết vị trí của từng cái.

Đặt tên cho từng vị trí, rồi dán nhãn

Việc theo dõi thiết bị thường thất bại nhất vì “nơi nó thuộc về” quá mơ hồ. “Kho” không phải là một vị trí khi kho có sáu kệ và một lồng chứa.

Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê các vị trí trước khi liệt kê các món đồ. Đặt tên cho từng phòng, tủ, kệ, lồng chứa và xe theo cách đội ngũ của bạn vẫn thường gọi. Nhóm các vị trí đó theo tòa nhà hoặc địa điểm. Sau đó dán nhãn cho từng vị trí, cũng như từng món đồ. Khi ai đó quét một chiếc kệ, họ sẽ thấy mọi thứ đáng lẽ phải ở đó; khi quét một món đồ, họ sẽ thấy nó đáng lẽ ở đâu.

Điều này cũng giúp việc ghi lại di chuyển trở nên dễ dàng. Khi máy chiếu chuyển từ Phòng 204 sang hội trường chính, bản ghi nên thay đổi trong một bước, ngay từ điện thoại trên tay, chứ không phải ở bàn làm việc vào cuối tuần.

Lưu giữ lịch sử, không chỉ là một bức ảnh chụp nhanh

Một sổ tài sản chỉ hiển thị tình trạng hôm nay không thể trả lời những câu hỏi xuất hiện sau này: món này rời kho khi nào, ai đã di chuyển nó, và lần cuối cùng nhìn thấy nó là khi nào.

Lịch sử thay đổi trả lời những câu hỏi đó mà không cần ai phải nhớ. Mỗi thay đổi ghi lại điều gì đã thay đổi, ai đã làm và khi nào. Nếu một chiếc laptop biến mất, bạn có thể xem vị trí được ghi nhận cuối cùng và người cuối cùng đã chạm vào bản ghi. Điều đó biến một cuộc trò chuyện khó xử thành một lần kiểm tra nhanh.

Lịch sử cũng hữu ích khi có người rời đội ngũ. Bản ghi những gì người đó đã thay đổi nên vẫn còn nguyên sau khi họ rời đi, để kiến thức của họ về thiết bị không mất đi cùng với họ.

Kiểm đếm theo lịch trình

Ngay cả một sổ tài sản tốt cũng sẽ dần lệch khỏi thực tế theo thời gian. Đồ đạc bị di chuyển mà không cập nhật bản ghi, bị mượn mà không trả lại, hoặc bị vứt bỏ khi hỏng. Một cuộc kiểm tra định kỳ đưa danh sách trở lại đúng với thực tế.

Một quy trình đơn giản phù hợp với hầu hết các đội ngũ:

1. Chọn một chu kỳ. Kiểm tra những món đồ giá trị cao hoặc thường xuyên di chuyển nhiều hơn, và đồ nội thất ít thường xuyên hơn.
2. Đi qua từng vị trí một. Quét nhãn kệ hoặc phòng, nhìn vào danh sách và xác nhận từng món đồ có ở đó.
3. Sửa ngay những khác biệt tại chỗ. Đặt lại số lượng chính xác, ghi lại việc di chuyển, hoặc ghi chú rằng có thứ gì đó bị thiếu.
4. Theo sát những khoảng trống. Bất cứ thứ gì bị thiếu sẽ được gắn thẻ hoặc ghi chú, và giao cho một người chịu trách nhiệm tìm kiếm.
5. Cập nhật ảnh khi tình trạng thay đổi. Một bức ảnh mới là báo cáo tình trạng nhanh nhất.

Chia việc kiểm tra theo từng vị trí, thay vì làm cả tòa nhà trong một ngày, giữ cho công việc đủ nhỏ để thực sự được thực hiện.

Khi nào bảng tính vẫn đủ dùng

Một bảng tính là một sổ tài sản tốt nếu một người phụ trách nó, danh sách ngắn, mọi thứ nằm trong một tòa nhà, và đồ đạc hiếm khi di chuyển. Nếu bạn thêm một dòng khi mua thứ gì đó và xóa nó khi vứt bỏ, chỉ vậy thôi, thì một bảng tính hoàn thành nhiệm vụ mà không tốn thêm chi phí nào.

Nó bắt đầu gặp khó khăn khi nhiều người cần cập nhật nó, khi thiết bị di chuyển giữa các phòng, địa điểm hoặc xe cộ, khi bạn muốn có ảnh, hoặc khi bạn cần biết ai đã thay đổi gì. Bảng tính cũng không nằm trên chính thiết bị. Một nhãn mà khi quét bằng điện thoại sẽ mở ra bản ghi của món đồ rất khó để xây dựng dựa trên một tệp tin.

Tana phù hợp ở đâu

Tana là một ứng dụng quản lý tồn kho dùng chung cho đội ngũ. Nó được xây dựng cho hàng tồn kho, nhưng những thành phần tương tự cũng bao quát một sổ tài sản thực tế cho thiết bị và tài sản.

• Vật phẩm, kho chứa và vị trí. Mỗi thiết bị là một vật phẩm có tên, mô tả, ảnh và thẻ. Kho chứa là nơi mọi thứ được cất giữ, như một chiếc kệ, một phòng như “Phòng 204” hoặc một chiếc xe như “Xe tải 2”. Vị trí nhóm các kho chứa theo tòa nhà hoặc địa điểm, kèm địa chỉ và ghim trên bản đồ.
• Nhãn QR. In nhãn QR cho vật phẩm và kho chứa ngay từ ứng dụng web. Quét bằng camera iPhone hoặc iPad, hoặc camera trình duyệt trong ứng dụng web, sẽ mở vật phẩm hoặc kho chứa đó. Bạn cũng có thể gắn mã vạch của nhà sản xuất vào một vật phẩm.
• Di chuyển và kiểm đếm. Di chuyển một vật phẩm giữa các kho chứa chỉ trong một bước, hoặc nhập trực tiếp số lượng chính xác khi kiểm đếm.
• Lịch sử. Tana ghi lại ai đã thay đổi gì, khi nào và ở kho chứa nào, và giữ lại bản ghi đó sau khi một thành viên rời đi. Gói miễn phí lưu giữ lịch sử 30 ngày; các gói trả phí lưu giữ tới 10 năm.
• Một danh sách cập nhật duy nhất cho cả đội ngũ. Mọi người đều thấy cùng một con số, và bạn có thể xuất tệp CSV mở được trên bất kỳ bảng tính nào.

Để rõ ràng về những gì Tana không làm: nó không tính khấu hao, không ghi sổ kế toán, không quản lý việc cho mượn theo kiểu nhận và trả, và không theo dõi số seri như một trường riêng biệt. Nếu bạn cần những thứ đó cho mục đích thuế hoặc kế toán, hãy giữ chúng trong công cụ mà kế toán của bạn đang dùng, và dùng Tana cho câu hỏi hằng ngày về việc bạn có gì và nó ở đâu. Có một gói miễn phí, không cần thẻ.

Câu hỏi thường gặp

Quản lý tài sản là gì?

Quản lý tài sản là việc duy trì một bản ghi chính xác, luôn cập nhật về thiết bị và tài sản vật lý mà một tổ chức sở hữu, bao gồm cả vị trí và tình trạng của từng món đồ. Nó khác với quản lý tồn kho, vốn tập trung vào số lượng những thứ được dùng hết và đặt lại.

Sự khác biệt giữa sổ tài sản và sổ tài sản cố định là gì?

Trong cách dùng thông thường, cả hai đều là danh sách thiết bị và tài sản mà bạn sở hữu. Một sổ tài sản cố định phục vụ kế toán thường bao gồm các chi tiết tài chính, như chi phí mua sắm và khấu hao, do kế toán quản lý. Một sổ tài sản vận hành tập trung vào vị trí, tình trạng và người phụ trách từng món đồ. Nhiều tổ chức duy trì cả hai và đối chiếu chúng với nhau.

Tôi nên bắt đầu theo dõi thiết bị từ đâu?

Trước tiên hãy liệt kê các vị trí: phòng, kệ, tủ và xe cộ. Sau đó thêm những món đồ mà việc mất chúng sẽ tốn thời gian hoặc tiền bạc, kèm theo tên, mô tả, ảnh và vị trí thuộc về. Dán nhãn cho cả vị trí lẫn món đồ để bất kỳ ai cũng có thể quét và kiểm tra chúng.

Chúng tôi nên kiểm tra kho thiết bị bao lâu một lần?

Kiểm tra những món đồ giá trị cao và thường xuyên di chuyển thường xuyên hơn, đồ nội thất thì ít thường xuyên hơn. Kiểm tra từng phòng hoặc từng kệ một lần, theo một chu kỳ đều đặn, dễ duy trì hơn so với một lần kiểm kê lớn mỗi năm.

Tôi có thể dùng Tana làm sổ tài sản không?

Có, cho khía cạnh thực tế: bạn có gì, nó ở đâu, trông như thế nào, và ai đã thay đổi bản ghi. Tana không xử lý khấu hao, kế toán hay quản lý cho mượn, vì vậy hãy giữ những việc đó trong các công cụ kế toán của bạn.