Какво е инвентаризация на имущество? Как да следите оборудването и активите, които притежавате

Инвентаризацията на имущество е практиката да поддържате актуален запис на физическите вещи, които организацията ви притежава: лаптопи, проектори, инструменти, мебели, уреди, превозни средства и резервните части, които ги поддържат в изправност. Добрият запис отговаря за секунди на три въпроса за всеки артикул: наши ли са, къде се намират в момента и в какво състояние са?

Повечето екипи вече имат някаква версия на този списък. Обикновено това е таблица, направена при преместване на офиса или одит, която оттогава постепенно се разминава с реалността. Тази статия разглежда какво трябва да съдържа списъкът, как да го структурирате, за да остане верен, и кога обикновената таблица все още е подходящият инструмент.

Инвентаризацията на имущество не е същото като складовата наличност

Складовата наличност се изразходва и поръчва отново. Имуществото остава. Кутия хартия за принтер изчезва за няколко седмици; принтерът стои в ъгъла с години. Тази разлика променя какво трябва да следите.

При наличностите въпросът е „колко остават и кога да поръчаме отново?“. При имуществото въпросите са „къде се намира, кой го е местил и все още ли е тук?“. Регистърът на активите — списъкът на оборудването и имуществото, което притежавате — се отнася най-вече до местоположение и идентичност, и много по-малко до количество.

Много екипи се нуждаят и от двете едновременно. Екипът по поддръжка се грижи за бормашините и стълбите (имущество), както и за винтовете, филтрите и крушките към тях (наличности). Помага, когато и двете се съхраняват на едно място, за да не се налага да се поддържат два отделни списъка.

Какво трябва да съдържа регистърът на активите

Следете нещата, които биха ви стрували време или пари, ако изчезнат или се повредят, без някой да забележи. Практичният регистър обикновено обхваща следните групи:

Група	Примери	Защо се следи
ИТ оборудване	Лаптопи, монитори, таблети, рутери	Преминават от човек на човек; лесно се губи следата им
AV и оборудване за събития	Проектори, тонколони, микрофони, сгъваеми маси	Напускат сградата и трябва да се върнат
Инструменти	Бормашини, стълби, водоструйки, тестери	Използват се съвместно между обекти и превозни средства
Мебели и обзавеждане	Бюра, столове, стелажи, бели дъски	Преместват се между стаите при промени
Уреди	Хладилници, отоплители, кафемашини, перални	Нуждаят се от обслужване; често са в наети или общи помещения
Резервни части	Филтри, крушки, ремъци, ключове	Малки, но липсата на един може да спре ремонт

Оставете извън списъка нещата, които никой няма да забележи, че липсват. Регистър, който се опитва да изброи всеки телбод, става твърде дълъг, за да се поддържа актуален, и тогава никой не му вярва.

Данните, които си струва да записвате за всеки артикул

За имущество кратък и последователен набор от данни е по-добър от широк лист с трийсет колони, които никой не попълва. За всеки артикул записвайте:

• Ясно име. Нещо, което колега веднага ще разпознае: „Проектор, заседателна зала“ или „Лаптоп 07“. Ако притежавате няколко еднакви устройства, които искате да следите поотделно, дайте на всяко свой номер в името.
• Описание. Всичко, което разграничава две сходни неща: размер, цвят, модел, номер на частта, серийният номер, отпечатан отзад.
• Местоположение. Стаята, рафтът, шкафът или превозното средство, към което принадлежи, например „Стая 204“ или „Бус 2“, и сградата или обекта, в който се намира това място.
• Снимки. Снимката показва състоянието и улеснява разпознаването на артикула. Тя решава и въпроса „тази драскотина отпреди ли беше?“.
• Тагове. Кратки етикети за групиране на артикули между стаите: „ИТ“, „оборудване за събития“, „нуждае се от обслужване“, „за заемане“.
• Етикет върху самия артикул. QR или баркод етикет свързва физическата вещ с нейния запис.

Идентични неща, които никога не се налага да разграничавате, например четиридесет сгъваеми стола, могат да останат като едно вписване с количество. Разделяйте артикул на номерирани вписвания само когато трябва да знаете къде се намира всяка бройка.

Дайте име на всяко място, после го етикетирайте

Проследяването на оборудване се проваля най-често, защото „къде се намира“ е неясно. „Складовото помещение“ не е местоположение, когато то има шест рафта и клетка.

Започнете, като изброите местата си, преди артикулите. Наименувайте всяка стая, шкаф, рафт, клетка и превозно средство по начина, по който екипът ви вече ги нарича. Групирайте тези места по сграда или обект. После дайте етикет на всяко място, както и на всеки артикул. Когато някой сканира рафт, вижда всичко, което принадлежи там; когато сканира артикул, вижда къде трябва да бъде.

Това улеснява и записването на премествания. Когато проекторът се премести от стая 204 в главната зала, записът трябва да се промени с една стъпка, от телефона в ръката ви, а не на бюро в края на седмицата.

Пазете история, а не само моментна снимка

Регистър, който показва само днешното състояние, не може да отговори на въпросите, които изникват по-късно: кога напусна склада, кой го е местил и кога последно е бил видян?

История на промените отговаря на тези въпроси, без някой да трябва да помни. Всяка промяна записва какво се е променило, кой я е направил и кога. Ако лаптоп изчезне, можете да видите последното място, на което е бил записан, и последния човек, докоснал записа. Това превръща неловкия разговор в бърза проверка.

Историята помага и когато хора напускат екипа. Записът за това какво са променили трябва да остане на място след тяхното напускане, за да не изчезнат знанията им за оборудването заедно с тях.

Правете преброявания по график

Дори добрият регистър се разминава с реалността с времето. Нещата се местят, без някой да обнови записа, заемат се и не се връщат, или се изхвърлят при повреда. Редовната проверка връща списъка в съответствие с действителността.

Прост режим, който работи за повечето екипи:

1. Изберете цикъл. Проверявайте скъпите или често местените артикули по-често, а мебелите — по-рядко.
2. Обхождайте по едно място наведнъж. Сканирайте етикета на рафта или стаята, погледнете списъка и потвърдете, че всеки артикул е там.
3. Коригирайте разликите веднага. Задайте точното количество, запишете преместването или отбележете, че нещо липсва.
4. Проследете липсите. Всичко липсващо получава таг или бележка и един човек, който да го потърси.
5. Обновявайте снимките при промяна в състоянието. Новата снимка е най-бързият отчет за състоянието.

Разделянето на проверката по места, вместо обхождане на цялата сграда за един ден, я прави достатъчно малка, за да се случва наистина.

Кога една таблица все още е достатъчна

Таблицата е добър регистър на активите, ако само един човек я поддържа, списъкът е кратък, всичко се намира в една сграда и нещата рядко се местят. Ако добавяте ред, когато купите нещо, и го изтривате, когато го изхвърлите — и това е всичко — таблицата върши работа и не струва нищо допълнително.

Тя започва да не достига, когато няколко души трябва да я обновяват, когато оборудването се мести между стаи, обекти или превозни средства, когато искате снимки или когато трябва да знаете кой какво е променил. Таблиците също не се залепват върху самото оборудване — етикет, който отваря записа на артикула на телефона, е трудно да се изгради върху файл.

Къде се вписва Tana

Tana е споделено приложение за инвентаризация за екипи. Създадено е за складови наличности, но същите елементи покриват практичен регистър на активи за оборудване и имущество.

• Артикули, складове и локации. Всяка единица оборудване е артикул с име, описание, снимки и тагове. Складовете са местата, където живеят нещата — например рафт, стая като „Стая 204“ или превозно средство като „Бус 2“. Локациите групират складовете по сграда или обект, с адрес и точка на картата.
• QR етикети. Отпечатвайте QR етикети за артикули и складове от уеб приложението. Сканирането им с камерата на iPhone или iPad, или с камерата на браузъра в уеб приложението, отваря съответния артикул или склад. Можете също да прикачите баркод на производителя към артикул.
• Премествания и преброявания. Преместете артикул между складове с една стъпка или задайте точното количество по време на проверка.
• История. Tana записва кой какво е променил, кога и в кой склад, и пази този запис след напускането на член. Безплатният план пази 30 дни история; платените планове — до 10 години.
• Един актуален списък за целия екип. Всички виждат едни и същи числа, а можете да изнесете CSV файл, който се отваря във всяка таблична програма.

За да сме ясни какво Tana не прави: не изчислява амортизация, не води счетоводни записи, не управлява получаване и връщане при заемане, нито следи серийни номера като отделно поле. Ако тези неща са ви нужни за данъчни или счетоводни цели, пазете ги в инструмента, който вашият счетоводител използва, а Tana използвайте за ежедневния въпрос какво притежавате и къде се намира. Има безплатен план, без нужда от карта.

Често задавани въпроси

Какво е инвентаризация на имущество?

Инвентаризацията на имущество е поддържането на точен и актуален запис на физическото оборудване и имущество, което организацията притежава, включително къде се намира всеки артикул и в какво състояние е. Тя се различава от управлението на складови наличности, което се фокусира върху количествата неща, които се изразходват и поръчват отново.

Каква е разликата между регистър на активите и опис на дълготрайни активи?

В ежедневната употреба и двете са списъци на оборудването и имуществото, което притежавате. Описът на дълготрайните активи за счетоводни цели обикновено включва финансови данни, като покупна цена и амортизация, които се управляват от счетоводителя ви. Оперативният регистър на активите се фокусира върху местоположение, състояние и кой се грижи за всеки артикул. Много организации поддържат и двата и ги сверяват един с друг.

Как да започна да следя оборудването?

Първо изброете местата си: стаи, рафтове, шкафове и превозни средства. После добавете артикулите, чиято загуба би ви струвала време или пари, с име, описание, снимка и определено място. Етикетирайте както местата, така и артикулите, за да могат всички да ги сканират и проверяват.

Колко често трябва да проверявам инвентара на оборудването си?

Проверявайте скъпите и често местените артикули по-често, а мебелите — по-рядко. Проверката на една стая или рафт наведнъж, по редовен график, е по-лесна за поддържане от едно голямо преброяване веднъж годишно.

Мога ли да използвам Tana като регистър на активите?

Да, за практическата страна: какво притежавате, къде се намира, как изглежда и кой е променил записа му. Tana не обработва амортизация, счетоводство или заемане, така че пазете тези неща във вашите счетоводни инструменти.