Mi az eszköznyilvántartás? Hogyan kövesse nyomon a tulajdonában lévő eszközöket és berendezéseket

Az eszköznyilvántartás azt jelenti, hogy naprakész nyilvántartást vezet a szervezete tulajdonában lévő fizikai dolgokról: laptopokról, projektorokról, szerszámokról, bútorokról, háztartási gépekről, járművekről és az őket üzemben tartó alkatrészekről. Egy jó nyilvántartás másodpercek alatt választ ad három kérdésre bármely tétellel kapcsolatban: a miénk-e, most éppen hol van, és milyen állapotban van?

A legtöbb csapatnak már van valamilyen verziója ennek a listának. Ez általában egy táblázat, amely egy irodaköltözés vagy egy audit során készült, és azóta fokozatosan eltávolodott a valóságtól. Ez a cikk bemutatja, mi tartozik a listára, hogyan érdemes felépíteni, hogy pontos maradjon, és mikor még mindig egy egyszerű táblázat a megfelelő eszköz.

Az eszköznyilvántartás nem ugyanaz, mint a készletkezelés

A készlet elfogy és újrarendelik. Az eszköz megmarad. Egy doboz nyomtatópapír néhány hét alatt eltűnik; a nyomtató évekig ugyanabban a sarokban áll. Ez a különbség megváltoztatja, mit kell nyomon követni.

A készletnél a kérdés az, hogy „mennyi maradt, és mikor rendeljünk újra?”. Az eszközöknél a kérdések: „hol van, ki mozgatta, és még mindig itt van?”. Az eszközregiszter, vagyis a tulajdonában lévő eszközök és berendezések listája, elsősorban a helyszínről és az azonosításról szól, sokkal kevésbé a mennyiségről.

Sok csapatnak egyszerre van szüksége mindkettőre. Egy üzemeltetési csapat felügyeli a fúrógépeket és létrákat (eszközök), valamint a hozzájuk tartozó csavarokat, szűrőket és izzókat (készlet). Segít, ha mindkettő ugyanott található, hogy senkinek se kelljen két listát vezetnie.

Mi tartozik egy eszközregiszterbe

Kövesse nyomon azokat a dolgokat, amelyek elvesztése vagy észrevétlen meghibásodása időbe vagy pénzbe kerülne. Egy gyakorlatias regiszter általában ezeket a csoportokat fedi le:

Csoport	Példák	Miért érdemes nyomon követni
IT-eszközök	Laptopok, monitorok, táblagépek, routerek	Emberről emberre vándorolnak; könnyű elveszteni a nyomukat
AV- és rendezvénytechnika	Projektorok, hangszórók, mikrofonok, összecsukható asztalok	Elhagyják az épületet, és vissza kell térniük
Szerszámok	Fúrógépek, létrák, nagynyomású mosók, mérőműszerek	Telephelyek és járművek között osztják meg őket
Bútorok és berendezési tárgyak	Íróasztalok, székek, polcok, fehértáblák	Átrendezéskor szobák között mozognak
Háztartási gépek	Hűtőszekrények, fűtőtestek, kávéfőzők, mosógépek	Karbantartást igényelnek; gyakran bérelt vagy közös terekben találhatók
Alkatrészek	Szűrők, izzók, szíjak, kulcsok	Kicsik, de egy hiányzó darab megállíthat egy javítást

Hagyja ki, ami senkinek sem hiányozna. Az a nyilvántartás, amely minden egyes tűzőgépet fel akar sorolni, túl hosszúvá válik ahhoz, hogy naprakész maradjon, és akkor már senki sem bízik benne.

Milyen adatokat érdemes rögzíteni minden tételnél

Az eszközöknél egy rövid, egységes adathalmaz jobban működik, mint egy harminc oszlopos, kitöltetlen táblázat. Minden tételnél rögzítse:

• Egyértelmű nevet. Valamit, amit egy kolléga azonnal felismer: „Projektor, tárgyaló” vagy „Laptop 07”. Ha több azonos eszköze van, amelyeket külön szeretne nyomon követni, adjon mindegyiknek saját számot a névben.
• Leírást. Bármit, ami megkülönböztet két hasonló dolgot: méret, szín, típus, cikkszám, a hátoldalra nyomtatott sorozatszám.
• A helyét. A szobát, polcot, szekrényt vagy járművet, amelyhez tartozik, például „204-es szoba” vagy „2-es kisbusz”, valamint az épületet vagy telephelyet, ahol ez a hely található.
• Fényképeket. Egy fénykép megmutatja az állapotot, és könnyen felismerhetővé teszi a tételt. Azt a kérdést is eldönti, hogy „az a karcolás már korábban is ott volt?”.
• Címkéket. Rövid jelölések a tételek szobákon átívelő csoportosítására: „IT”, „rendezvénytechnika”, „szervizre szorul”, „kölcsönadva”.
• Címkét magán a tárgyon. Egy QR- vagy vonalkód-címke köti össze a fizikai tárgyat a rögzített adataival.

Az azonos dolgok, amelyeket sosem kell megkülönböztetni, mint negyven összecsukható szék, maradhatnak egy tételként, mennyiséggel megadva. Csak akkor bontson egy tételt számozott bejegyzésekre, ha tudnia kell, hol van az egyes darab.

Adjon nevet minden helynek, majd címkézze fel

Az eszközkövetés leggyakrabban azért hiúsul meg, mert a „hol van” bizonytalan. A „raktár” nem helyszín, ha a raktárnak hat polca és egy rácsos tárolója van.

Kezdje azzal, hogy felsorolja a helyeit, még a tételei előtt. Nevezze el minden szobáját, szekrényét, polcát, rácsos tárolóját és járművét úgy, ahogy a csapata már most is hívja őket. Csoportosítsa ezeket a helyeket épület vagy telephely szerint. Ezután adjon címkét minden helynek, csakúgy, mint minden tételnek. Amikor valaki beolvas egy polcot, mindent lát, ami oda tartozik; amikor egy tételt olvas be, látja, hol kellene lennie.

Ez a mozgások rögzítését is megkönnyíti. Amikor a projektor a 204-es szobából a főterembe kerül, a rögzített adatnak egy lépésben kell megváltoznia, a kezében lévő telefonról, nem pedig egy íróasztalnál a hét végén.

Vezessen előzményeket, ne csak pillanatképet

Az a nyilvántartás, amely csak a mai állapotot mutatja, nem tud válaszolni a később felmerülő kérdésekre: mikor hagyta el ez a raktárt, ki mozgatta, és mikor láttuk utoljára?

A változások előzményei anélkül válaszolnak ezekre a kérdésekre, hogy bárkinek emlékeznie kellene rá. Minden változás rögzíti, mi változott, ki tette, és mikor. Ha egy laptop eltűnik, láthatja az utoljára rögzített helyet és az utolsó személyt, aki hozzányúlt a rögzített adathoz. Ez egy kínos beszélgetést gyors ellenőrzéssé alakít.

Az előzmények akkor is segítenek, amikor emberek távoznak. Annak rögzítése, hogy mit változtattak, a távozásuk után is a helyén kell maradnia, hogy az eszközökkel kapcsolatos tudásuk ne velük együtt tűnjön el.

Számoljon rendszeres ütemterv szerint

Még egy jó nyilvántartás is eltávolodik a valóságtól idővel. A dolgokat elmozdítják anélkül, hogy bárki frissítené a rögzített adatot, kölcsönadják és nem hozzák vissza, vagy kidobják, amikor elromlanak. A rendszeres ellenőrzés visszahozza a listát a valósággal összhangba.

Egy egyszerű rutin, amely a legtöbb csapatnál működik:

1. Válasszon ciklust. A drága vagy gyakran mozgatott tételeket ellenőrizze gyakrabban, a bútorokat ritkábban.
2. Járjon végig egy helyet egyszerre. Olvassa be a polc vagy szoba címkéjét, nézze meg a listát, és erősítse meg, hogy minden tétel ott van.
3. Azonnal javítsa a különbségeket. Állítsa be a pontos mennyiséget, rögzítse a mozgást, vagy jegyezze fel, hogy valami hiányzik.
4. Kövesse nyomon a hiányokat. Ami hiányzik, kap egy címkét vagy megjegyzést, és egy embert, aki megkeresi.
5. Frissítse a fényképeket, ha az állapot változik. Egy új fénykép a leggyorsabb állapotjelentés.

Az ellenőrzés helyenkénti felosztása, ahelyett hogy egy nap alatt bejárnák az egész épületet, elég kicsiben tartja ahhoz, hogy valóban megtörténjen.

Mikor elég még mindig egy táblázat

Egy táblázat jó eszközregiszter, ha egyetlen ember kezeli, a lista rövid, minden egy épületben van, és a dolgok ritkán mozognak. Ha sort ad hozzá vásárláskor, és törli, amikor kidobja, és ennyi az egész, egy táblázat elvégzi a feladatot minden új költség nélkül.

Akkor kezd nehézkessé válni, amikor több embernek kell frissítenie, amikor az eszközök szobák, telephelyek vagy járművek között mozognak, amikor fényképeket szeretne, vagy amikor tudnia kell, ki mit változtatott. A táblázatok emellett nem élnek magán az eszközön. Nehéz egy fájlra építve olyan címkét készíteni, amely egy telefonon megnyitja a tétel rögzített adatait.

Hol illeszkedik a Tana

A Tana egy csapatoknak szánt, megosztott készletkezelő alkalmazás. Készletre épült, de ugyanazok az elemek egy gyakorlatias eszközregisztert is lefednek az eszközök és berendezések számára.

• Tételek, tárolók és helyszínek. Minden eszköz egy tétel, névvel, leírással, fényképekkel és címkékkel. A tárolók azok a helyek, ahol a dolgok élnek, például egy polc, egy szoba, mint a „204-es szoba”, vagy egy jármű, mint a „2-es kisbusz”. A helyszínek épület vagy telephely szerint csoportosítják a tárolókat, címmel és térképes jelöléssel.
• QR-címkék. Nyomtasson QR-címkéket a tételekhez és tárolókhoz a webalkalmazásból. Ha valaki beolvassa egyet egy iPhone vagy iPad kamerájával, vagy a webalkalmazás böngészőkamerájával, megnyílik az adott tétel vagy tároló. Egy gyártói vonalkódot is hozzácsatolhat egy tételhez.
• Mozgatások és leltározás. Mozgasson egy tételt tárolók között egyetlen lépésben, vagy ellenőrzéskor állítsa be a pontos mennyiséget.
• Előzmények. A Tana rögzíti, ki mit változtatott, mikor és melyik tárolóban, és megőrzi ezt a rögzített adatot azután is, hogy egy tag távozott. Az ingyenes csomag 30 napig őrzi az előzményeket; a fizetős csomagok akár 10 évig.
• Egyetlen élő lista az egész csapatnak. Mindenki ugyanazokat a számokat látja, és exportálhat egy CSV-fájlt, amely bármely táblázatkezelőben megnyílik.

Hogy egyértelmű legyen, mit nem csinál a Tana: nem számol amortizációt, nem vezet könyvelést, nem kezel kölcsönzést visszavétellel, és nem követi a sorozatszámokat külön mezőként. Ha ezekre adó- vagy könyvelési célból van szüksége, tartsa őket abban az eszközben, amelyet a könyvelője használ, a Tanát pedig a mindennapi kérdésre használja: mije van, és hol van. Van ingyenes csomag, kártya nélkül.

Gyakran ismételt kérdések

Mi az eszköznyilvántartás?

Az eszköznyilvántartás egy pontos, naprakész nyilvántartás vezetését jelenti a szervezet tulajdonában lévő fizikai eszközökről és berendezésekről, beleértve azt is, hogy hol található az egyes tétel, és milyen állapotban van. Ez különbözik a készletkezeléstől, amely az elfogyó és újrarendelt dolgok mennyiségére összpontosít.

Mi a különbség az eszközregiszter és a tárgyi eszköz nyilvántartás között?

A mindennapi használatban mindkettő a tulajdonában lévő eszközök és berendezések listája. A könyvelési célú tárgyi eszköz nyilvántartás általában pénzügyi adatokat is tartalmaz, például a beszerzési árat és az amortizációt, amelyeket a könyvelője kezel. Az operatív eszközregiszter a helyszínre, az állapotra és arra összpontosít, hogy ki gondozza az egyes tételeket. Sok szervezet mindkettőt vezeti, és időnként egyezteti őket egymással.

Hogyan kezdjek hozzá az eszközök nyomon követéséhez?

Először sorolja fel a helyeit: szobákat, polcokat, szekrényeket és járműveket. Ezután adja hozzá azokat a tételeket, amelyek elvesztése időbe vagy pénzbe kerülne, névvel, leírással, fényképpel és állandó hellyel. Címkézze fel mind a helyeket, mind a tételeket, hogy bárki be tudja olvasni és ellenőrizni tudja őket.

Milyen gyakran érdemes ellenőrizni az eszközleltárt?

A drága és gyakran mozgatott tételeket ellenőrizze gyakrabban, a bútorokat ritkábban. Egy szoba vagy polc egyszerre történő ellenőrzése, rendszeres ciklus szerint, könnyebben fenntartható, mint egy nagy, évente egyszeri leltár.

Használhatom a Tanát eszközregiszterként?

Igen, a gyakorlati oldalra: mije van, hol van, hogyan néz ki, és ki változtatta meg a rögzített adatait. A Tana nem kezeli az amortizációt, a könyvelést vagy a kölcsönzést, ezért ezeket tartsa meg a könyvelési eszközeiben.