Brakuje rąk do pracy? Jak zarządzać magazynem w małym zespole

Kiedy zespołowi brakuje rąk do pracy, to zarządzanie magazynem zwykle pierwsze wypada z harmonogramu. Nikt nie podejmuje decyzji, żeby przestać liczyć towar – po prostu zawsze znajdzie się coś pilniejszego. Sposobem na utrzymanie porządku w magazynie przy mniejszej liczbie osób nie jest praca ciężej. To usunięcie pracy, która istnieje wyłącznie z powodu tego, jak prowadzona jest ewidencja: powrotu do biura, żeby zaktualizować arkusz, jednej osoby, którą wszyscy muszą pytać, czy pełnej inwentaryzacji, która pochłania cały weekend.

Ten artykuł opisuje nawyki, które pozwalają małemu zespołowi rzetelnie zarządzać magazynem. Żaden z nich nie wymaga dodatkowych osób, a większość działa niezależnie od tego, czy używacie papieru, arkusza kalkulacyjnego czy aplikacji.

Dlaczego magazyn cierpi pierwszy, gdy brakuje ludzi

Praca związana z magazynem łatwo daje się odłożyć, ponieważ koszt jej pominięcia pojawia się dopiero później. Dzisiejsza pominięta aktualizacja staje się brakiem towaru w przyszłym tygodniu albo podwójnym zamówieniem w przyszłym miesiącu. Kiedy mniej osób obsługuje to samo obciążenie pracą, zadania z odroczonym kosztem po cichu znikają z listy.

Efekt to znajomy schemat. Stany na papierze coraz bardziej odbiegają od tego, co naprawdę jest na regale. Ludzie przestają ufać liczbom, więc idą sprawdzić sami, co zabiera jeszcze więcej czasu. Zamówienia składane są “na wszelki wypadek”, a pieniądze kończą w kartonach na zapleczu magazynu.

Przerwanie tego schematu zaczyna się od zobaczenia, gdzie naprawdę ucieka czas.

Przestańcie polegać na jednej osobie, która to wszystko wie

W wielu małych zespołach cały obraz stanów magazynowych istnieje tylko w głowie jednej osoby. Wie ona, że zapasowa taśma pakowa leży w busie, że rękawice kończą się co kilka tygodni i do którego dostawcy zadzwonić. To działa, dopóki ta osoba jest na urlopie, zwolnieniu lekarskim albo nie odejdzie z firmy.

Gdy brakuje personelu, wiedza trzymana przez jedną osobę to największe ryzyko, jakie macie. Rozwiązaniem jest zapisanie kilku kluczowych informacji dla każdego przedmiotu:

• gdzie jest przechowywany, z dokładnością do regału lub pudła
• ile zwykle chcecie mieć na stanie
• przy jakim poziomie należy zamówić więcej
• jak zamówić więcej (dostawca, kod produktu, kto zatwierdza)

To nie musi być instrukcja. Krótka notatka przy każdym przedmiocie wystarczy, żeby każdy w zespole mógł przejąć zadanie. Gdy informacja jest gdzieś wspólnie dostępna, praca może przechodzić między ludźmi zamiast czekać na jedną konkretną osobę.

Nie każdy przedmiot zasługuje na taką samą uwagę

Mały zespół nie może pilnować wszystkiego jednakowo i nie powinien nawet próbować. Niektóre przedmioty są drogie, niektóre zatrzymują pracę, gdy się skończą, a niektóre są tanie i łatwo je kupić w najbliższym sklepie.

Podzielcie przedmioty na ogólne grupy:

• Krytyczne: ich brak zatrzymuje pracę lub oznacza utratę sprzedaży. Pilnujcie ich uważnie i ustalcie poziomy zamawiania.
• Wartościowe: kosztowne przedmioty, których utrata lub nadmierne zamówienie boli. Liczcie je częściej.
• Rutynowe: tanie materiały eksploatacyjne. Wystarczy prosty sygnał “kończy się”.

To dobrze znana koncepcja stojąca za analizą ABC i nie potrzeba wzoru, żeby z niej skorzystać. Ograniczoną uwagę poświęćcie dwóm pierwszym grupom, a trzecia niech radzi sobie sama dzięki lekkiej kontroli.

Zapisujcie stan tam, gdzie się zmienia, a nie później

Najdroższym nawykiem w gospodarce magazynowej jest zapisywanie zmian po fakcie. Ktoś zabiera trzy kartony rękawic, zamierza później zaktualizować arkusz i o tym zapomina. Pomnóżcie to przez pracowity tydzień, a wasze liczby stają się fikcją.

Przy mniejszej liczbie osób chcecie, żeby każda zmiana zajmowała sekundy i działa się przy regale. To oznacza, że:

• ewidencja jest dostępna z miejsca, gdzie znajduje się towar, z telefonu lub tabletu
• wyjęcie lub dołożenie czegoś to jedna prosta czynność
• nikt nie musi pamiętać zestawu zmian do wpisania na koniec dnia

Kiedy zapisywanie jest szybkie, ludzie to robią. Kiedy oznacza to podejście do komputera i otwarcie pliku, odkładają to na później, a zespołowi z brakami kadrowymi zawsze znajdzie się powód, żeby odłożyć.

Niech magazyn sam mówi wam, kiedy zamówić

Sprawdzanie regałów “czy czegoś nie brakuje” to praca, na którą mały zespół nie może sobie pozwolić. Odwróćcie to: ustalcie próg dla każdego ważnego przedmiotu i niech system informuje was, gdy stan spadnie poniżej niego.

Dobry sygnał niskiego stanu robi trzy rzeczy. Dociera do osoby zamawiającej bez konieczności samodzielnego szukania. Pokazuje tylko to, co wymaga uwagi, a nie całą listę. I mówi, jak zamówić więcej, dzięki czemu zadanie można przekazać komukolwiek, kto ma czas.

To zamienia zamawianie z patrolowania w reagowanie. Czas poświęcacie tylko na przedmioty, które tego naprawdę wymagają.

Skróćcie czas inwentaryzacji, licząc mądrzej

Pełna inwentaryzacja to często największy pojedynczy blok pracy magazynowej w roku i ten, którego zespoły z brakami kadrowymi obawiają się najbardziej. Można skrócić czas inwentaryzacji bez utraty dokładności.

Liczcie według miejsca przechowywania. Zorganizujcie towar według miejsc przechowywania (regał, szafka, bus) i liczcie jedno miejsce naraz. Każde liczenie jest małe i zawsze wiecie, która część budynku jest już zrobiona.

Oznaczcie regały i przedmioty etykietami. Kod QR lub kod kreskowy na regale lub pudle oznacza, że osoba licząca może od razu otworzyć właściwy zapis, zamiast szukać go po nazwie.

Wpisujcie policzoną liczbę, a nie różnicę. Podczas liczenia zapisujcie to, co faktycznie widzicie. Wyliczanie “mieliśmy dwanaście, teraz jest dziewięć, więc minus trzy” zaprasza błędy.

Liczcie po trochu i często. Zamiast jednego wyczerpującego liczenia w roku, liczcie przedmioty krytyczne i wartościowe według stałej rotacji. Zwykle nazywa się to liczeniem cyklicznym. Stany pozostają dokładne przez cały rok, a roczna inwentaryzacja, jeśli nadal jest potrzebna, przynosi mniej niespodzianek.

Podzielcie pracę. Gdy wszyscy liczą do tego samego wspólnego zapisu, dwie osoby mogą liczyć dwa pomieszczenia jednocześnie bez łączenia arkuszy później.

Szybkie podsumowanie: co zmienić najpierw

Zadanie	Powolny sposób	Sposób wymagający mniej wysiłku
Wiedza, gdzie co jest	Zapytaj jedyną osobę, która wie	Wspólny zapis z miejscem przechowywania i notatką dla każdego przedmiotu
Zapisywanie zużycia	Aktualizacja arkusza na koniec dnia	Jedno dotknięcie przy regale, w momencie zdarzenia
Zauważanie niskich stanów	Obchód regałów i sprawdzanie wzrokiem	Próg dla każdego przedmiotu i alert
Zamawianie	Pamiętanie dostawcy	Notatka “jak zamówić”, którą każdy może wykonać
Inwentaryzacja	Jedno duże liczenie, łączone ręcznie	Liczenie według miejsc, skanowanie etykiet, liczenie cykliczne
Ustalanie, co poszło nie tak	Zgadywanie	Historia tego, kto co zmienił i kiedy

Wybierzcie wiersz, który dziś kosztuje wasz zespół najwięcej czasu, i zacznijcie od niego. Nie musicie zmieniać wszystkiego naraz.

Kiedy papier lub arkusz kalkulacyjny wciąż wystarczą

Narzędzie nie zawsze jest odpowiedzią. Jeśli jedna osoba zarządza pojedynczą szafką z zapasami, tabliczka na drzwiach może w zupełności wystarczyć. Jeśli stan magazynowy zmienia się rzadko i liczycie go raz na kwartał, dobrze prowadzony arkusz kalkulacyjny może służyć wam przez lata.

Sygnały, że go przerośliście, są bardzo praktyczne: liczby aktualizuje więcej niż jedna osoba, towar leży w więcej niż jednym miejscu, ludzie ciągle pytają “czy to jest aktualne?”, a inwentaryzacja za każdym razem trwa dłużej. Gdy się pojawiają, koszt ręcznej metody jest opłacany godzinami pracy, których już nie macie.

Gdzie w tym wszystkim pasuje Tana

Tana to wspólna aplikacja do zarządzania magazynem dla zespołów. Cały zespół widzi te same, aktualne liczby, więc nie trzeba ścigać się za oryginałem ani polegać na jednej osobie trzymającej cały obraz w głowie.

• Zapis przy regale: użyj − i +, żeby jednym dotknięciem wyjąć lub dodać towar, a = ustawia dokładnie policzoną ilość podczas inwentaryzacji.
• Magazyny: zapisujcie stan według regału, pudła, pomieszczenia lub pojazdu; suma dla przedmiotu to ich łączna liczba. Przenoście towar między magazynami, gdy się przemieszcza.
• Alerty o niskim stanie: ustawcie próg dla każdego przedmiotu (lub domyślny dla zespołu) i otrzymujcie powiadomienia na stronie głównej, e-mailem, push, a opcjonalnie na kanale Slack. Każdy przedmiot może mieć notatkę “jak zamówić”.
• Etykiety QR i kody kreskowe: drukujcie etykiety QR z aplikacji webowej dla przedmiotów i magazynów oraz skanujcie je aparatem iPhone’a lub iPada bądź kamerą przeglądarki. Standardowe kody kreskowe produktów można przypisać do przedmiotów.
• Historia: sprawdźcie, kto zmienił jaką ilość, kiedy i w którym magazynie.
• Łatwy start: wklejcie od razu do 200 nazw przedmiotów, po jednej w linii. Eksportujcie stan magazynowy do CSV, kiedy potrzebujecie arkusza kalkulacyjnego.

Tana działa na iPhonie, iPadzie i Macu oraz w przeglądarce na dowolnym komputerze. Dostępny jest darmowy plan bez podawania karty oraz płatne plany rozliczane za zespół, gdy potrzebujecie więcej.

Najczęściej zadawane pytania

Jak mały zespół może zarządzać magazynem bez zatrudniania kolejnych osób?

Usuńcie pracę, która wynika z samej metody ewidencji. Prowadźcie jeden wspólny zapis, rejestrujcie zmiany przy regale w momencie ich wystąpienia, ustalcie progi zamawiania, żeby niski stan sam do was docierał, i zastąpcie jedną dużą inwentaryzację małymi, regularnymi liczeniami.

Jaki jest najszybszy sposób na skrócenie czasu inwentaryzacji?

Liczcie jedno miejsce przechowywania naraz, używajcie etykiet, żeby właściwy zapis otwierał się od razu, i wpisujcie policzoną ilość zamiast obliczać różnice. Liczenie przedmiotów krytycznych w rotacji sprawia też, że coroczna inwentaryzacja jest mniejsza i szybsza.

Które przedmioty powinien najczęściej sprawdzać zespół z brakami kadrowymi?

Te, których brak zatrzymuje pracę, oraz te drogie. Tanie materiały eksploatacyjne zwykle mogą polegać na prostym sygnale niskiego stanu zamiast regularnego liczenia.

Czy arkusz kalkulacyjny wystarczy małemu zespołowi?

Może wystarczyć, jeśli prowadzi go jedna osoba, a towar znajduje się w jednym miejscu. Gdy aktualizuje go kilka osób albo towar jest rozproszony po pomieszczeniach, lokalizacjach czy pojazdach, wspólna aplikacja, którą wszyscy aktualizują bezpośrednio, zwykle oszczędza więcej czasu, niż kosztuje.

Co dzieje się z wiedzą o magazynie, gdy ktoś odchodzi?

Jeśli istniała tylko w jego głowie, odchodzi razem z nim. Zapisanie, gdzie przechowywany jest każdy przedmiot, jaki jest jego próg zamawiania i jak zamówić więcej, we wspólnym zapisie dostępnym dla całego zespołu, zatrzymuje tę wiedzę w zespole.