Nedostatek lidí? Jak řídit sklad s malým týmem

Když je váš tým personálně poddimenzovaný, sklad je obvykle první věc, která začne pokulhávat. Nikdo se nerozhodne přestat počítat zásoby; prostě je vždy něco naléhavějšího. Způsob, jak udržet sklad pod kontrolou s méně lidmi, není pracovat víc. Je to odstranit práci, která existuje jen kvůli způsobu, jakým sklad sledujete: cesta zpátky do kanceláře aktualizovat tabulku, jediný člověk, na kterého se všichni musí ptát, celková inventura, která sežere celý víkend.

Tento článek prochází návyky, které malému týmu umožní spravovat sklad spolehlivě. Žádný z nich nevyžaduje další lidi a většina funguje bez ohledu na to, zda používáte papír, tabulku nebo aplikaci.

Proč sklad trpí jako první, když je málo lidí

Skladová práce se snadno odkládá, protože cena za její přeskočení přijde později. Dnešní zmeškaná aktualizace se příští týden promění ve vyprodané zásoby nebo příští měsíc v duplicitní objednávku. Když stejné množství práce nese méně lidí, úkoly s odloženou cenou tiše vypadávají ze seznamu.

Výsledkem je známý vzorec. Evidované stavy se vzdalují od toho, co skutečně leží na regálu. Lidé přestanou číslům věřit, a tak si to jdou ověřit sami, což zabere ještě víc času. Objednává se „pro jistotu” a peníze nakonec leží v krabicích vzadu ve skladu.

Prolomení tohoto vzorce začíná tím, že zjistíte, kam čas skutečně mizí.

Přestaňte se spoléhat na jediného člověka, který to ví

V mnoha malých týmech drží celkový přehled o skladu jen jeden člověk v hlavě. Ví, že náhradní balicí páska je v dodávce, že rukavice docházejí každých pár týdnů a kterému dodavateli zavolat. To funguje, dokud není na dovolené, nemocný nebo neodejde.

Když je personálu málo, znalost soustředěná v jedné osobě je vaše největší riziko. Řešením je zapsat si k jednotlivým položkám těch pár důležitých věcí:

• kde se uchovává, až na úroveň regálu nebo krabice
• kolik jich běžně chcete mít na skladě
• hranici, při které je třeba objednat další
• jak objednat (dodavatel, kód produktu, kdo schvaluje)

Nemusí jít o žádnou příručku. Krátká poznámka u každé položky stačí, aby úkol zvládl kdokoli z týmu. Jakmile informace leží na společném místě, práce se může přesouvat mezi lidmi místo čekání na jednoho z nich.

Ne každá položka si zaslouží stejnou pozornost

Malý tým nemůže hlídat všechno stejně a ani by se o to neměl snažit. Některé položky jsou drahé, jiné zastaví práci, když dojdou, a další jsou levné a snadno se doplní v nejbližším obchodě.

Rozdělte položky do hrubých skupin:

• Kritické: jejich nedostatek zastaví práci nebo ztratí zakázku. Sledujte je pozorně a nastavte bod objednání.
• Cenné: drahé položky, kde ztráta nebo přeobjednání bolí. Počítejte je častěji.
• Běžné: levný spotřební materiál. Stačí jednoduchý signál „dochází”.

Toto je dobře známá myšlenka za ABC analýzou a k jejímu použití nepotřebujete žádný vzorec. Omezenou pozornost věnujte prvním dvěma skupinám a třetí nechte fungovat s lehkou kontrolou.

Zaznamenávejte zásoby tam, kde se pohybují, ne později

Nejdražším návykem ve skladovém hospodářství je zaznamenávat změny dodatečně. Někdo vezme tři krabice rukavic, chce si to později zapsat do tabulky, a zapomene. Vynásobte to rušným týdnem a vaše čísla se stanou fikcí.

S menším počtem lidí chcete, aby každá změna trvala vteřiny a proběhla přímo u regálu. To znamená:

• záznam je dostupný z místa, kde se zásoby nacházejí, na telefonu nebo tabletu
• vyjmutí nebo vložení něčeho je jedna drobná akce
• nikdo si nemusí pamatovat várku změn, které zapíše na konci dne

Když je zaznamenávání rychlé, lidé ho dělají. Když znamená jít k počítači a otevřít soubor, odkládají ho, a personálně poddimenzovaný tým má na odkládání vždycky důvod.

Nechte zásoby, ať vám samy řeknou, kdy objednat

Kontrola regálů „jestli něco nedochází” je práce, kterou si malý tým nemůže dovolit. Otočte to: u každé důležité položky určete hranici a nechte systém, ať vám řekne, když pod ni zásoba klesne.

Dobrý signál nízkého stavu zásob dělá tři věci. Dostane se k člověku, který objednává, aniž by ho musel hledat. Ukáže jen to, co vyžaduje pozornost, ne celý seznam. A řekne, jak objednat, takže úkol lze předat komukoli, kdo má čas.

Tím se objednávání mění z obchůzky na reakci. Čas trávíte jen u položek, které to potřebují.

Zkraťte dobu inventury chytřejším počítáním

Celková inventura bývá jednorázově největší kus skladové práce za rok a přesně toho se personálně poddimenzované týmy obávají nejvíc. Dobu inventury můžete zkrátit, aniž byste obětovali přesnost.

Počítejte podle místa. Uspořádejte zásoby podle úložiště (regál, skříň, dodávka) a počítejte vždy jedno úložiště za druhým. Každé počítání je malé a vždy víte, která část budovy je hotová.

Označte regály a položky štítky. QR kód nebo čárový kód na regálu nebo krabici znamená, že počítající může okamžitě otevřít správný záznam místo hledání podle názvu.

Zadávejte spočítané množství, ne rozdíl. Při počítání zapisujte to, co skutečně vidíte. Výpočet „měli jsme dvanáct, teď je jich devět, tedy mínus tři” zve chyby.

Počítejte málo a často. Místo jednoho vyčerpávajícího ročního počítání počítejte kritické a cenné položky v pravidelné rotaci. Tomu se obvykle říká cyklické počítání. Čísla zůstávají přesná celý rok a roční inventura, pokud ji stále potřebujete, přináší méně překvapení.

Rozdělte práci. Když všichni zapisují do stejného sdíleného záznamu, dva lidé mohou počítat dvě místnosti současně, aniž by pak museli slučovat tabulky.

Rychlý přehled: co změnit nejdřív

Úkol	Pomalá cesta	Méně náročná cesta
Vědět, kde co je	Zeptat se jediného, kdo to ví	Sdílený záznam s úložištěm a poznámkou u každé položky
Zaznamenávání spotřeby	Aktualizovat tabulku na konci dne	Jedno klepnutí u regálu, hned jak se to stane
Zjištění nízkého stavu	Projít regály a podívat se	Hranice u každé položky a upozornění
Objednávání	Pamatovat si dodavatele	Poznámka „jak objednat”, kterou zvládne kdokoli
Inventura	Jedno velké počítání, ručně sloučené	Počítání podle úložiště, skenování štítků, cyklické počítání
Zjišťování, co se pokazilo	Odhad	Historie, kdo co změnil a kdy

Vyberte řádek, který dnes stojí váš tým nejvíc času, a začněte tam. Nemusíte měnit všechno najednou.

Kdy papír nebo tabulka ještě stačí

Nástroj není vždy tou pravou odpovědí. Pokud jeden člověk spravuje jednu skříň se zásobami, možná stačí lístek na dveřích. Pokud se vaše zásoby mění zřídka a počítáte je jednou za čtvrtletí, dobře vedená tabulka vám může sloužit léta.

Známky, že jste je přerostli, jsou praktické: čísla aktualizuje víc než jeden člověk, zásoby leží na více než jednom místě, lidé se pořád ptají „je tohle aktuální?“, nebo inventura trvá pokaždé déle. Když se tyto známky objeví, cena ruční metody se platí pracovními hodinami personálu, kterých už nemáte nazbyt.

Kde zapadá Tana

Tana je sdílená skladová aplikace pro týmy. Celý tým vidí stejná aktuální čísla, takže neexistuje žádná hlavní kopie, kterou by bylo třeba honit, ani jediný člověk, který drží celý přehled.

• Zaznamenávejte u regálu: pomocí − a + vyjměte nebo přidejte zásobu jedním klepnutím a pomocí = nastavte přesně spočítané množství při inventuře.
• Sklady: zaznamenávejte zásoby podle regálu, krabice, místnosti nebo vozidla; celkové množství položky je jejich součet. Při přesunu zásob je přesuňte mezi sklady.
• Upozornění na nízký stav: nastavte hranici pro každou položku (nebo výchozí hodnotu pro tým) a dostávejte upozornění na domovské stránce, e-mailem a push notifikací, případně i do kanálu Slack. Ke každé položce lze přidat poznámku „jak objednat”.
• QR štítky a čárové kódy: tiskněte QR štítky z webové aplikace pro položky i sklady a skenujte je fotoaparátem iPhonu, iPadu nebo fotoaparátem v prohlížeči. K položkám lze přiřadit běžné čárové kódy produktů.
• Historie: vidíte, kdo jaké množství změnil, kdy a ve kterém skladu.
• Snadný začátek: vložte najednou až 200 názvů položek, jeden na řádek. Zásoby kdykoli exportujte do CSV, když potřebujete tabulku.

Tana běží na iPhonu, iPadu a Macu i v prohlížeči na jakémkoli počítači. Existuje bezplatný plán bez nutnosti karty a placené plány pro tým, když potřebujete víc.

Často kladené otázky

Jak může malý tým řídit sklad bez najímání dalších lidí?

Odstraňte práci, která vzniká ze samotného způsobu sledování. Udržujte jeden sdílený záznam, zaznamenávejte změny u regálu v okamžiku, kdy nastanou, nastavte hranice pro objednávání, aby vás nízký stav sám upozornil, a nahraďte jedno velké počítání malými, pravidelnými.

Jaký je nejrychlejší způsob, jak zkrátit dobu inventury?

Počítejte vždy jedno úložiště po druhém, používejte štítky, aby se hned otevřel správný záznam, a zadávejte spočítané množství místo počítání rozdílů. Pravidelné počítání kritických položek navíc zmenší a zrychlí roční inventuru.

Které položky by měl personálně poddimenzovaný tým kontrolovat nejčastěji?

Položky, jejichž nedostatek zastaví práci, a položky, které jsou drahé. Levný spotřební materiál se obvykle může spolehnout na jednoduchý signál nízkého stavu místo pravidelného počítání.

Stačí malému týmu tabulka?

Může stačit, pokud ji spravuje jeden člověk a zásoby leží na jednom místě. Jakmile ji začne aktualizovat víc lidí nebo se zásoby rozprostřou po místnostech, pobočkách či vozidlech, sdílená aplikace, kterou aktualizuje celý tým přímo, obvykle ušetří víc času, než kolik stojí.

Co se stane s naší znalostí skladu, když někdo odejde?

Pokud žila jen v jeho hlavě, odejde s ním. Zapsání, kde se každá položka uchovává, jaký má bod objednání a jak se objednává, do záznamu sdíleného celým týmem, tuto znalost udrží v týmu.