Henkilöstöpula? Näin hoidat varastonhallinnan pienellä tiimillä

Kun tiimissä on henkilöstöpula, varasto on yleensä ensimmäinen asia, joka pääsee lipsumaan. Kukaan ei päätä lopettaa laskemista; jotain kiireellisempää löytyy vain aina. Tapa pitää varasto hallinnassa pienemmällä porukalla ei ole se, että tehdään enemmän töitä. Se on sen työn poistaminen, jota syntyy vain siitä tavasta, jolla varastoa seurataan: matka takaisin toimistoon päivittämään lappua, se yksi ihminen, jolta kaikkien on pakko kysyä, koko inventaario, joka syö koko viikonlopun.

Tässä artikkelissa käydään läpi tavat, joilla pieni tiimi voi hallita varastoa luotettavasti. Mikään niistä ei vaadi lisää henkilöstöä, ja useimmat toimivat käytettiinpä paperia, taulukkolaskentaa tai sovellusta.

Miksi varasto kärsii ensimmäisenä, kun väkeä on liian vähän

Varastotyötä on helppo lykätä, koska sen laiminlyönnin hinta näkyy vasta myöhemmin. Tänään unohtunut päivitys muuttuu ensi viikolla loppuneeksi tuotteeksi tai ensi kuussa tuplatilaukseksi. Kun sama työmäärä on harvempien harteilla, tehtävät, joiden hinta tulee viiveellä, putoavat listalta huomaamatta.

Lopputulos on tuttu kaava. Kirjatut saldot alkavat erota siitä, mitä hyllyllä todella on. Ihmiset lakkaavat luottamasta lukuihin ja käyvät tarkistamassa itse, mikä vie entistä enemmän aikaa. Tilataan “varmuuden vuoksi”, ja rahat päätyvät laatikoihin varaston perälle makaamaan.

Tämän kierteen katkaiseminen alkaa siitä, että näkee, mihin aika oikeasti kuluu.

Lopeta luottaminen siihen yhteen, joka tietää

Monessa pienessä tiimissä koko varaston kuva on vain yhden ihmisen päässä. Hän tietää, että varapakkausteippi on pakettiautossa, että käsineet loppuvat muutaman viikon välein ja kenelle toimittajalle pitää soittaa. Se toimii, kunnes hän on lomalla, sairaana tai lähtee talosta.

Kun väkeä on niukasti, yhteen ihmiseen kasautunut tieto on suurin riskisi. Ratkaisu on kirjoittaa muistiin ne muutamat tärkeät asiat jokaisesta tuotteesta:

• missä sitä säilytetään, aina hyllyn tai laatikon tarkkuudella
• kuinka monta niitä normaalisti halutaan olevan varastossa
• raja, jonka kohdalla pitää tilata lisää
• miten tilataan lisää (toimittaja, tuotekoodi, kuka hyväksyy)

Tähän ei tarvita käsikirjaa. Lyhyt muistiinpano jokaisen tuotteen vieressä riittää siihen, että kuka tahansa tiimistä voi ottaa tehtävän hoitaakseen. Kun tieto on jaetussa paikassa, työ voi liikkua ihmiseltä toiselle sen sijaan, että se odottaa yhtä tiettyä henkilöä.

Kaikki tuotteet eivät ansaitse samaa huomiota

Pieni tiimi ei voi valvoa kaikkea yhtä tarkasti, eikä sen pidäkään yrittää. Osa tuotteista on kalliita, osa pysäyttää työn loppuessaan, ja osa on halpoja ja helposti korvattavissa lähikaupasta.

Jaa tuotteesi karkeisiin ryhmiin:

• Kriittiset: loppuminen pysäyttää työn tai menettää myynnin. Seuraa näitä tarkasti ja aseta tilauspisteet.
• Arvokkaat: kalliit tuotteet, joissa hävikki tai liikatilaus sattuu. Laske näitä useammin.
• Rutiinit: halvat kulutustarvikkeet. Yksinkertainen “vähissä”-signaali riittää.

Tämä on tuttu ajatus ABC-analyysin takana, eikä sen käyttämiseen tarvita kaavaa. Käytä rajallinen huomiosi kahteen ensimmäiseen ryhmään ja anna kolmannen pärjätä kevyellä tarkistuksella.

Kirjaa varasto siellä missä se liikkuu, ei jälkikäteen

Kallein tapa varastonhallinnassa on kirjata muutokset jälkikäteen. Joku ottaa kolme laatikkoa käsineitä, aikoo päivittää lapun myöhemmin, ja unohtaa. Kerro tämä kiireisellä viikolla, ja luvuistasi tulee tarua.

Kun väkeä on vähän, jokaisen muutoksen halutaan vievän sekunteja ja tapahtuvan hyllyn ääressä. Se tarkoittaa:

• kirjaus on tavoitettavissa sieltä, missä varasto on, puhelimella tai tabletilla
• jonkin ottaminen tai lisääminen on yksi pieni toimenpide
• kenenkään ei tarvitse muistaa nippua muutoksia syötettäväksi päivän päätteeksi

Kun kirjaaminen on nopeaa, ihmiset tekevät sen. Kun se tarkoittaa kävelyä tietokoneelle ja tiedoston avaamista, se lykkääntyy, ja henkilöstöpulasta kärsivällä tiimillä on aina syy lykätä.

Anna varaston kertoa, milloin pitää tilata lisää

Hyllyjen tarkistaminen “katsotaan onko jotain vähissä” on työtä, johon pienellä tiimillä ei ole varaa. Käännä asetelma toisin päin: päätä kynnysarvo jokaiselle tärkeälle tuotteelle, ja anna järjestelmän kertoa, kun saldo laskee sen alle.

Hyvä vähäisen saldon signaali tekee kolme asiaa. Se tavoittaa tilaavan henkilön ilman, että hänen tarvitsee etsiä sitä. Se näyttää vain sen, mikä vaatii huomiota, ei koko listaa. Ja se kertoo, miten tilataan lisää, jotta tehtävä voidaan antaa kenelle tahansa, jolla on aikaa.

Tämä muuttaa lisätilaamisen partioinnista reagoinniksi. Käytät aikaa vain niihin tuotteisiin, jotka sitä tarvitsevat.

Lyhennä inventaarioaikaa laskemalla älykkäämmin

Koko varaston inventaario on usein vuoden suurin yksittäinen varastotyön möhkäle, ja se, jota henkilöstöpulasta kärsivät tiimit pelkäävät eniten. Inventaarioaikaa voi lyhentää tarkkuudesta tinkimättä.

Laske sijainnin mukaan. Järjestä varasto säilytyspaikan mukaan (hylly, kaappi, pakettiauto) ja laske yksi paikka kerrallaan. Jokaisesta laskennasta tulee pieni, ja tiedät aina, mikä osa tiloista on jo valmis.

Merkitse hyllyt ja tuotteet tarroilla. QR-koodi tai viivakooditarra hyllyssä tai laatikossa tarkoittaa, että laskija voi avata oikean tiedon heti sen sijaan, että etsisi sitä nimellä.

Syötä laskettu määrä, ei erotusta. Kirjaa laskiessasi se, mitä oikeasti näet. Sen laskeminen “meillä oli kaksitoista, nyt on yhdeksän, eli miinus kolme” kutsuu virheitä.

Laske vähän ja usein. Yhden uuvuttavan vuosittaisen laskennan sijaan laske kriittiset ja arvokkaat tuotteesi säännöllisessä kierrossa. Tätä kutsutaan yleensä jatkuvaksi inventoinniksi. Luvut pysyvät tarkkoina ympäri vuoden, ja vuosittainen inventaario, jos sitä vielä tarvitaan, tuo vähemmän yllätyksiä.

Jaa työ. Kun kaikki laskevat samaan jaettuun tietoon, kaksi ihmistä voi laskea kaksi huonetta samaan aikaan ilman, että lappuja pitää yhdistää jälkikäteen.

Nopea yhteenveto: mitä muuttaa ensin

Tehtävä	Hidas tapa	Vähemmän vaivaa vaativa tapa
Tavaroiden sijainnin tietäminen	Kysytään siltä yhdeltä, joka tietää	Jaettu tieto säilytyspaikasta ja muistiinpanoista jokaiselle tuotteelle
Käytön kirjaaminen	Lapun päivittäminen päivän päätteeksi	Yksi napautus hyllyllä, heti kun tapahtuu
Vähäisen saldon huomaaminen	Hyllyjen kiertäminen ja katsominen	Kynnysarvo jokaiselle tuotteelle ja hälytys
Lisätilaaminen	Toimittajan muistaminen	Kaikkien seurattavissa oleva “miten tilataan”-muistiinpano
Inventaario	Yksi iso laskenta, koottu käsin	Laskenta sijainnin mukaan, tarrojen skannaus, jatkuva inventointi
Vian selvittäminen	Arvaaminen	Historia siitä, kuka muutti mitä ja milloin

Valitse rivi, joka vie tiimiltäsi eniten aikaa juuri nyt, ja aloita siitä. Kaikkea ei tarvitse muuttaa kerralla.

Milloin paperi tai taulukko riittää edelleen

Työkalu ei aina ole vastaus. Jos yksi ihminen hoitaa yhtä ainoaa tarvikekaappia, ovessa oleva paperi voi riittää täysin. Jos varastosi muuttuu harvoin ja lasket sen kerran neljänneksessä, hyvin ylläpidetty taulukko voi palvella sinua vuosia.

Merkit siitä, että olet kasvanut niistä ulos, ovat käytännöllisiä: useampi kuin yksi ihminen päivittää lukuja, varastoa on useammassa kuin yhdessä paikassa, ihmiset kysyvät jatkuvasti “onko tämä ajan tasalla?”, tai inventaario vie joka kerta enemmän aikaa. Kun näitä merkkejä ilmenee, käsityön hinta maksetaan henkilöstötunneissa, joita ei enää ole ylimääräisenä.

Mihin Tana sopii

Tana on tiimeille tarkoitettu jaettu varastosovellus. Koko tiimi näkee samat reaaliaikaiset luvut, joten mitään päärekisteriä ei tarvitse metsästää eikä kenenkään tarvitse yksin kantaa koko kuvaa.

• Kirjaa hyllyllä: käytä − ja + -painikkeita ottaaksesi tai lisätäksesi varastoa yhdellä napautuksella, ja = -merkkiä asettaaksesi tarkan lasketun määrän inventaarion aikana.
• Varastot: kirjaa varasto hyllyn, laatikon, huoneen tai ajoneuvon mukaan; tuotteen kokonaismäärä on niiden summa. Siirrä varastoa varastojen välillä, kun se liikkuu.
• Vähäisen saldon hälytykset: aseta kynnysarvo jokaiselle tuotteelle (tai tiimin oletusarvo) ja saa ilmoitus etusivulla, sähköpostilla ja push-ilmoituksena, ja valinnaisesti Slack-kanavassa. Jokaisella tuotteella voi olla “miten tilataan”-muistiinpano.
• QR-tarrat ja viivakoodit: tulosta QR-tarrat verkkosovelluksesta tuotteille ja varastoille, ja skannaa iPhonen tai iPadin kameralla tai selaimen kameralla. Tuotteisiin voi liittää yleisiä tuoteviivakoodeja.
• Historia: näe, kuka muutti mitäkin määrää, milloin ja missä varastossa.
• Nopea aloitus: liitä kerralla jopa 200 tuotenimeä, yksi per rivi. Vie varasto CSV-tiedostoksi aina kun tarvitset taulukkolaskentaa.

Tana toimii iPhonella, iPadilla ja Macilla sekä selaimessa millä tahansa tietokoneella. Tarjolla on ilmainen käyttöönotto ilman korttia, ja maksulliset tiimikohtaiset paketit, kun tarvitset enemmän.

Usein kysytyt kysymykset

Miten pieni tiimi voi hallita varastoa ilman lisää henkilöstöä?

Poista se työ, joka syntyy itse seurantatavasta. Pidä yksi jaettu tieto, kirjaa muutokset hyllyllä heti kun ne tapahtuvat, aseta tilausrajat, jotta vähäinen saldo tulee ilmi itsestään, ja korvaa yksi iso inventaario pienillä, säännöllisillä laskennoilla.

Mikä on nopein tapa lyhentää inventaarioaikaa?

Laske yksi varasto kerrallaan, käytä tarroja, jotta oikea tieto avautuu heti, ja syötä laskettu määrä sen sijaan, että laskisit erotuksia. Kriittisten tuotteiden laskeminen kierrossa tekee myös vuosittaisesta inventaariosta pienemmän ja nopeamman.

Mitä tuotteita henkilöstöpulasta kärsivän tiimin kannattaa tarkistaa useimmin?

Tuotteet, joiden loppuminen pysäyttää työn, ja tuotteet, jotka ovat kalliita. Halvat kulutustarvikkeet voivat yleensä luottaa yksinkertaiseen vähäisen saldon signaaliin säännöllisen laskennan sijaan.

Riittääkö taulukkolaskenta pienelle tiimille?

Se voi riittää, jos yksi ihminen ylläpitää sitä ja varasto on yhdessä paikassa. Kun useampi ihminen alkaa päivittää sitä tai varasto on levinnyt huoneisiin, toimipisteisiin tai ajoneuvoihin, jaettu sovellus, jota koko tiimi päivittää suoraan, säästää yleensä enemmän aikaa kuin se maksaa.

Mitä varastotiedollemme tapahtuu, kun joku lähtee?

Jos se asui vain hänen päässään, se lähtee hänen mukanaan. Kirjaamalla jokaisen tuotteen sijainnin, tilauspisteen ja tilaustavan koko tiimin jakamaan tietoon tieto pysyy tiimissä.