Thiếu nhân sự vẫn quản lý kho tốt: Cách làm cho đội nhóm nhỏ

Khi đội nhóm thiếu người, quản lý kho thường là việc bị bỏ bê đầu tiên. Không ai chủ động quyết định ngừng kiểm đếm; chỉ là lúc nào cũng có việc gấp hơn. Cách giữ kho trong tầm kiểm soát với ít người hơn không phải là làm việc chăm chỉ hơn. Đó là loại bỏ những công việc chỉ tồn tại vì cách bạn theo dõi kho hàng: việc quay lại văn phòng để cập nhật một bảng tính, một người duy nhất mà ai cũng phải hỏi, hay đợt kiểm kê toàn bộ ngốn hết cả một cuối tuần.

Bài viết này trình bày những thói quen giúp một đội nhóm nhỏ quản lý kho một cách đáng tin cậy. Không thói quen nào cần thêm nhân sự, và hầu hết đều áp dụng được dù bạn dùng giấy, bảng tính hay ứng dụng.

Tại sao quản lý kho là việc bị bỏ bê đầu tiên khi thiếu người

Công việc kho dễ bị trì hoãn vì cái giá phải trả khi bỏ qua nó chỉ đến sau này. Một lần quên cập nhật hôm nay sẽ trở thành hết hàng vào tuần sau, hoặc đặt hàng trùng vào tháng sau. Khi ít người hơn phải gánh cùng một khối lượng công việc, những việc có cái giá đến chậm sẽ âm thầm rơi khỏi danh sách.

Kết quả là một chu trình quen thuộc. Số liệu trên sổ sách ngày càng lệch xa so với thực tế trên kệ. Mọi người không còn tin vào con số nữa, nên phải tự đi kiểm tra, càng tốn thêm thời gian. Đơn hàng được đặt “cho chắc”, và tiền cuối cùng nằm im trong các thùng hàng ở góc kho.

Muốn phá vỡ vòng lặp này, trước hết phải nhìn ra thời gian thực sự đang trôi đi đâu.

Đừng phụ thuộc vào người duy nhất biết mọi thứ

Ở nhiều đội nhóm nhỏ, toàn bộ bức tranh về kho hàng chỉ nằm trong đầu một người. Người đó biết cuộn băng keo dự phòng để trong xe tải, găng tay hết cứ vài tuần một lần, và cần gọi nhà cung cấp nào. Điều đó vẫn ổn cho đến khi người ấy nghỉ phép, ốm, hoặc nghỉ việc.

Khi nhân sự eo hẹp, kiến thức nằm trong đầu một người là rủi ro lớn nhất bạn đang gánh. Cách khắc phục là ghi lại vài điều quan trọng cho mỗi vật phẩm:

• nó được cất ở đâu, chi tiết đến từng kệ hoặc thùng
• bình thường cần giữ bao nhiêu trong tay
• ngưỡng nào cần đặt hàng bổ sung
• cách đặt hàng lại (nhà cung cấp, mã sản phẩm, ai duyệt)

Việc này không cần phải là một cuốn sổ tay. Một ghi chú ngắn bên cạnh mỗi vật phẩm là đủ để bất kỳ ai trong đội đều có thể tiếp nhận công việc. Khi thông tin nằm ở một nơi được chia sẻ, công việc có thể chuyển từ người này sang người khác thay vì phải chờ đúng một người.

Không phải vật phẩm nào cũng cần quan tâm như nhau

Một đội nhóm nhỏ không thể theo dõi mọi thứ đều nhau, và cũng không nên cố làm vậy. Một số vật phẩm đắt tiền, một số làm gián đoạn công việc khi hết, và một số rẻ và dễ mua lại ở cửa hàng gần nhất.

Hãy phân loại vật phẩm của bạn thành các nhóm sơ bộ:

• Thiết yếu: hết hàng sẽ làm gián đoạn công việc hoặc mất một đơn bán hàng. Theo dõi sát và đặt ngưỡng đặt hàng lại.
• Có giá trị: vật phẩm đắt tiền mà việc thất thoát hay đặt quá nhiều đều gây tổn thất. Kiểm đếm những món này thường xuyên hơn.
• Thông thường: vật tư tiêu hao giá rẻ. Chỉ cần một tín hiệu đơn giản “sắp hết” là đủ.

Đây chính là ý tưởng quen thuộc đằng sau phân tích ABC, và bạn không cần công thức nào để áp dụng nó. Hãy dồn sự chú ý có hạn của mình vào hai nhóm đầu, và để nhóm thứ ba tự vận hành với một lần kiểm tra nhẹ nhàng.

Ghi nhận tồn kho ngay tại nơi nó thay đổi, không phải sau đó

Thói quen tốn kém nhất trong quản lý kho là ghi nhận thay đổi sau khi sự việc đã xảy ra. Ai đó lấy ba thùng găng tay, định bụng sẽ cập nhật bảng tính sau, rồi quên mất. Nhân điều đó với một tuần bận rộn, và số liệu của bạn trở thành hư cấu.

Khi ít người hơn, bạn muốn mỗi lần thay đổi chỉ mất vài giây và diễn ra ngay tại kệ hàng. Điều đó có nghĩa là:

• có thể truy cập bản ghi từ nơi hàng hóa đang ở, qua điện thoại hoặc máy tính bảng
• lấy ra hay thêm vào một thứ gì đó chỉ là một thao tác nhỏ duy nhất
• không ai phải nhớ một loạt thay đổi để nhập vào cuối ngày

Khi việc ghi nhận nhanh chóng, mọi người sẽ làm. Khi nó có nghĩa là phải đi đến máy tính và mở một tệp, họ sẽ trì hoãn, và một đội nhóm thiếu người luôn có lý do để trì hoãn.

Để kho hàng tự báo cho bạn biết khi nào cần đặt hàng

Việc đi kiểm tra kệ hàng “xem có gì sắp hết không” là công việc mà một đội nhóm nhỏ không kham nổi. Hãy đảo ngược lại: đặt một ngưỡng cho mỗi vật phẩm quan trọng, và để hệ thống báo cho bạn khi tồn kho giảm xuống dưới mức đó.

Một tín hiệu tồn kho thấp tốt sẽ làm được ba việc. Nó đến được với người đặt hàng mà không cần họ phải tự đi tìm. Nó chỉ hiển thị những gì cần chú ý, chứ không phải toàn bộ danh sách. Và nó cho biết cách đặt hàng lại, để công việc có thể giao cho bất kỳ ai đang rảnh tay.

Điều này biến việc đặt hàng từ một cuộc tuần tra thành một phản ứng. Bạn chỉ dành thời gian cho những vật phẩm thực sự cần đến nó.

Rút ngắn thời gian kiểm kê bằng cách đếm thông minh hơn

Một đợt kiểm kê toàn bộ thường là khối công việc kho lớn nhất trong năm, và cũng là việc mà các đội nhóm thiếu người sợ nhất. Bạn có thể rút ngắn thời gian kiểm kê mà không làm giảm độ chính xác.

Kiểm đếm theo vị trí lưu trữ. Sắp xếp hàng hóa theo nơi lưu trữ (một kệ, một tủ, một xe tải) và kiểm đếm từng nơi một. Mỗi lần đếm trở nên nhỏ gọn, và bạn luôn biết phần nào của tòa nhà đã xong.

Dán nhãn cho kệ và vật phẩm. Mã QR hoặc mã vạch trên kệ hoặc thùng hàng nghĩa là người kiểm đếm có thể mở đúng bản ghi ngay lập tức thay vì phải tìm theo tên.

Nhập số lượng đã đếm được, không phải chênh lệch. Khi kiểm đếm, hãy ghi lại đúng những gì bạn thực sự thấy. Việc tính toán “chúng ta có mười hai, giờ còn chín, vậy là trừ ba” dễ dẫn đến sai sót.

Đếm ít nhưng thường xuyên. Thay vì một lần kiểm đếm mệt mỏi mỗi năm, hãy kiểm đếm các vật phẩm thiết yếu và có giá trị theo vòng quay đều đặn. Cách này thường được gọi là kiểm kê theo chu kỳ. Số liệu tổng vẫn chính xác suốt năm, và đợt kiểm kê hằng năm, nếu vẫn cần, sẽ ít bất ngờ hơn.

Chia nhỏ công việc. Khi mọi người cùng đếm vào một bản ghi chung, hai người có thể đếm hai phòng cùng lúc mà không cần gộp bảng tính lại sau đó.

Tóm tắt nhanh: nên thay đổi điều gì trước

Công việc	Cách làm chậm chạp	Cách làm ít tốn công hơn
Biết đồ vật ở đâu	Hỏi người duy nhất biết	Bản ghi chung có vị trí lưu trữ và ghi chú cho từng vật phẩm
Ghi nhận sử dụng	Cập nhật bảng tính vào cuối ngày	Một chạm ngay tại kệ hàng, đúng lúc xảy ra
Phát hiện tồn kho thấp	Đi dọc kệ hàng để quan sát	Ngưỡng cho từng vật phẩm và cảnh báo
Đặt hàng lại	Nhớ nhà cung cấp	Ghi chú “cách đặt hàng lại” mà ai cũng làm theo được
Kiểm kê	Một đợt đếm lớn, gộp thủ công	Đếm theo vị trí, quét nhãn, kiểm kê theo chu kỳ
Tìm ra chuyện gì đã sai	Đoán mò	Lịch sử ai đã thay đổi gì, và khi nào

Hãy chọn dòng đang tốn nhiều thời gian nhất của đội bạn hiện nay và bắt đầu từ đó. Bạn không cần thay đổi mọi thứ cùng một lúc.

Khi nào giấy tờ hoặc bảng tính vẫn ổn

Một công cụ không phải lúc nào cũng là câu trả lời. Nếu một người quản lý một tủ vật tư duy nhất, một tấm bảng kẹp treo trên cửa có thể là tất cả những gì bạn cần. Nếu hàng hóa của bạn ít khi thay đổi và bạn kiểm đếm mỗi quý một lần, một bảng tính được duy trì tốt có thể phục vụ bạn tốt trong nhiều năm.

Những dấu hiệu cho thấy bạn đã vượt qua giới hạn của chúng khá thực tế: có nhiều hơn một người cập nhật số liệu, hàng hóa nằm ở nhiều hơn một nơi, mọi người liên tục hỏi “cái này đã cập nhật chưa?”, hoặc đợt kiểm kê ngày càng mất nhiều thời gian hơn. Khi những dấu hiệu này xuất hiện, cái giá của phương pháp thủ công đang được trả bằng số giờ làm việc mà bạn không còn dư dả.

Tana phù hợp ở đâu

Tana là ứng dụng quản lý kho được chia sẻ dành cho đội nhóm. Cả đội đều thấy cùng một số liệu cập nhật theo thời gian thực, nên không có bản chính nào để phải đi tìm, và không một người nào phải một mình gánh toàn bộ bức tranh.

• Ghi nhận ngay tại kệ hàng: dùng − và + để lấy ra hoặc thêm vào hàng hóa chỉ với một chạm, và = để đặt đúng số lượng đã kiểm đếm trong đợt kiểm kê.
• Kho chứa: ghi nhận hàng hóa theo từng kệ, thùng, phòng hoặc xe; tổng số của vật phẩm là tổng của tất cả các kho chứa đó. Di chuyển hàng hóa giữa các kho chứa khi nó thực sự được chuyển đi.
• Cảnh báo tồn kho thấp: đặt một ngưỡng cho từng vật phẩm (hoặc một mức mặc định cho cả đội) và nhận cảnh báo trên trang chủ, qua email và thông báo đẩy, và tùy chọn cả trên một kênh Slack. Mỗi vật phẩm có thể có ghi chú “cách đặt hàng lại”.
• Nhãn QR và mã vạch: in nhãn QR từ ứng dụng web cho vật phẩm và kho chứa, rồi quét bằng camera iPhone, iPad hoặc camera trình duyệt. Mã vạch sản phẩm thông thường cũng có thể được gắn vào vật phẩm.
• Lịch sử: xem ai đã thay đổi số lượng nào, khi nào, và ở kho chứa nào.
• Dễ bắt đầu: dán cùng lúc tối đa 200 tên vật phẩm, mỗi tên một dòng. Xuất tồn kho ra CSV bất cứ khi nào bạn cần một bảng tính.

Tana chạy trên iPhone, iPad và Mac, và trên trình duyệt của bất kỳ máy tính nào. Có gói miễn phí không yêu cầu thẻ, và các gói trả phí tính theo đội khi bạn cần thêm.

Câu hỏi thường gặp

Làm sao một đội nhóm nhỏ có thể quản lý kho mà không cần tuyển thêm người?

Loại bỏ công việc phát sinh từ chính phương pháp theo dõi. Duy trì một bản ghi chung duy nhất, ghi nhận thay đổi ngay tại kệ hàng khi nó xảy ra, đặt ngưỡng đặt hàng để tồn kho thấp tự tìm đến bạn, và thay thế một đợt kiểm kê lớn bằng các đợt đếm nhỏ, đều đặn.

Cách nhanh nhất để rút ngắn thời gian kiểm kê là gì?

Đếm từng vị trí lưu trữ một lần, dùng nhãn để bản ghi đúng mở ra ngay lập tức, và nhập số lượng đã đếm được thay vì tính toán chênh lệch. Việc kiểm đếm các vật phẩm thiết yếu theo vòng quay cũng giúp đợt kiểm kê hằng năm nhỏ hơn và nhanh hơn.

Đội nhóm thiếu người nên kiểm tra vật phẩm nào thường xuyên nhất?

Những vật phẩm làm gián đoạn công việc khi hết, và những vật phẩm đắt tiền. Vật tư tiêu hao giá rẻ thường có thể chỉ cần dựa vào tín hiệu tồn kho thấp đơn giản thay vì kiểm đếm đều đặn.

Bảng tính có đủ tốt cho một đội nhóm nhỏ không?

Có thể đủ, nếu một người duy trì nó và hàng hóa nằm ở một nơi. Ngay khi nhiều người cùng cập nhật, hoặc hàng hóa trải rộng trên nhiều phòng, địa điểm hay xe cộ, một ứng dụng chung mà mọi người cập nhật trực tiếp thường tiết kiệm nhiều thời gian hơn công sức bỏ ra.

Chuyện gì xảy ra với kiến thức về kho hàng khi có người nghỉ việc?

Nếu kiến thức đó chỉ nằm trong đầu họ, nó sẽ ra đi cùng họ. Việc ghi lại nơi cất giữ mỗi vật phẩm, ngưỡng đặt hàng lại và cách đặt hàng lại, trong một bản ghi mà cả đội cùng chia sẻ, sẽ giữ kiến thức đó lại trong đội.