Nedostatok ľudí? Ako riadiť zásoby s malým tímom

Keď má tím nedostatok ľudí, riadenie zásob je zvyčajne prvé, čo začne zaostávať. Nikto sa nerozhodne prestať počítať zásoby; jednoducho je vždy niečo naliehavejšie. Spôsob, ako udržať zásoby pod kontrolou s menším počtom ľudí, nie je pracovať tvrdšie. Je to odstránenie práce, ktorá existuje len kvôli spôsobu, akým sa zásoby sledujú: cesta späť do kancelárie kvôli aktualizácii tabuľky, jeden človek, ktorého sa musí opýtať každý, celá inventúra, ktorá zoberie celý víkend.

Tento článok popisuje návyky, ktoré umožňujú malému tímu spoľahlivo riadiť zásoby. Žiadny z nich nevyžaduje ďalších ľudí a väčšina funguje bez ohľadu na to, či používate papier, tabuľku alebo aplikáciu.

Prečo zásoby trpia ako prvé, keď chýbajú ľudia

Prácu so zásobami je ľahké odkladať, pretože náklady na jej vynechanie prídu neskôr. Dnešná chýbajúca aktualizácia sa budúci týždeň zmení na vypredaný tovar alebo budúci mesiac na duplicitnú objednávku. Keď rovnakú pracovnú záťaž zvláda menej ľudí, úlohy s oneskoreným nákladom potichu vypadnú zo zoznamu.

Výsledkom je známy vzorec. Čísla na papieri sa čoraz viac vzďaľujú od toho, čo skutočne je na regáli. Ľudia prestanú číslam veriť, tak si to idú overiť sami, čo zaberie ešte viac času. Objednávky sa zadávajú „pre istotu” a peniaze nakoniec ležia v krabiciach vzadu v sklade.

Prelomiť tento vzorec začína pochopením, kam čas skutočne mizne.

Prestaňte sa spoliehať na jediného človeka, ktorý to vie

V mnohých malých tímoch má celkový obraz o zásobách v hlave len jeden človek. Vie, že náhradná baliaca páska je vo dodávke, že rukavice dochádzajú každých pár týždňov a ktorému dodávateľovi zavolať. To funguje, kým je táto osoba na dovolenke, práceneschopná alebo neodíde z firmy.

Keď je personálu málo, vedomosti sústredené v jednom človeku sú vaše najväčšie riziko. Riešením je napísať si k jednotlivým položkám tie najdôležitejšie veci:

• kde sa uchováva, až po úroveň regálu alebo krabice
• koľko bežne treba mať poruke
• pri akom množstve treba objednať ďalšie
• ako ich objednať (dodávateľ, kód produktu, kto schvaľuje)

Nemusí to byť manuál. Krátka poznámka pri každej položke stačí na to, aby úlohu prevzal ktokoľvek z tímu. Keď sú informácie na zdieľanom mieste, práca sa môže presúvať medzi ľuďmi namiesto čakania na jedného konkrétneho človeka.

Nie každá položka si zaslúži rovnakú pozornosť

Malý tím nemôže sledovať všetko rovnako a ani by sa o to nemal snažiť. Niektoré položky sú drahé, niektoré po vypredaní zastavia prácu a niektoré sú lacné a ľahko dostupné v najbližšom obchode.

Rozdeľte položky do hrubých skupín:

• Kritické: ak dôjdu, zastaví to prácu alebo príde o predaj. Sledujte ich pozorne a určte si objednávacie limity.
• Hodnotné: nákladné položky, kde strata alebo nadmerná objednávka bolí. Počítajte ich častejšie.
• Bežné: lacný spotrebný materiál. Stačí jednoduchý signál „dochádza”.

Toto je známa myšlienka stojaca za ABC analýzou a na jej použitie nepotrebujete žiadny vzorec. Obmedzenú pozornosť venujte prvým dvom skupinám a tretiu nechajte fungovať s ľahkou kontrolou.

Zaznamenávajte zásoby tam, kde sa hýbu, nie neskôr

Najnákladnejším návykom pri riadení zásob je zaznamenávanie zmien dodatočne. Niekto vezme tri škatule rukavíc, myslí si, že tabuľku aktualizuje neskôr, a zabudne na to. Vynásobte to rušným týždňom a vaše čísla sú fikcia.

S menším počtom ľudí chcete, aby každá zmena zabrala pár sekúnd a odohrala sa priamo pri regáli. To znamená, že:

• záznam je dostupný z miesta, kde sa zásoby nachádzajú, na telefóne alebo tablete
• vybratie alebo pridanie niečoho je jedna malá akcia
• nikto si nemusí pamätať dávku zmien na zadanie na konci dňa

Keď je zaznamenávanie rýchle, ľudia to robia. Keď to znamená ísť k počítaču a otvoriť súbor, odkladajú to, a tím s nedostatkom ľudí má na odkladanie vždy dôvod.

Nechajte zásoby povedať vám, kedy objednať

Kontrolovanie regálov, „či niečo nechýba”, je práca, ktorú si malý tím nemôže dovoliť. Otočte to: určte prah pre každú dôležitú položku a nechajte systém, aby vám povedal, keď zásoby klesnú pod túto úroveň.

Dobrý signál nízkeho stavu robí tri veci. Dostane sa k osobe, ktorá objednáva, bez toho, aby ho musela hľadať. Ukazuje len to, čo potrebuje pozornosť, nie celý zoznam. A hovorí, ako objednať, takže úlohu možno odovzdať komukoľvek voľnému.

Toto mení objednávanie z pochôdzky na reakciu. Čas trávite len na položkách, ktoré to skutočne potrebujú.

Skráťte čas inventúry šikovnejším počítaním

Celá inventúra je často najväčším jednotlivým blokom práce so zásobami za rok, a tou, ktorej sa tímy s nedostatkom ľudí obávajú najviac. Čas inventúry môžete skrátiť bez toho, aby ste znížili presnosť.

Počítajte podľa miesta uskladnenia. Usporiadajte zásoby podľa miesta uskladnenia (regál, skrinka, dodávka) a počítajte jedno miesto naraz. Každé počítanie je malé a vždy viete, ktorá časť budovy je hotová.

Označte regály a položky štítkami. QR kód alebo čiarový kód na regáli alebo krabici znamená, že ten, kto počíta, môže hneď otvoriť správny záznam namiesto hľadania podľa názvu.

Zadávajte spočítané množstvo, nie rozdiel. Pri počítaní zaznamenávajte to, čo skutočne vidíte. Výpočet „mali sme dvanásť, teraz je deväť, takže mínus tri” pozýva chyby.

Počítajte po troche a často. Namiesto jedného vyčerpávajúceho počítania za rok počítajte kritické a hodnotné položky pravidelne v rotácii. Zvyčajne sa to nazýva cyklická inventúra. Súčty zostávajú presné počas celého roka a ročná inventúra, ak ju ešte potrebujete, prináša menej prekvapení.

Rozdeľte si prácu. Keď všetci počítajú do rovnakého zdieľaného záznamu, dvaja ľudia môžu súčasne počítať dve miestnosti bez toho, aby museli neskôr spájať tabuľky.

Rýchly prehľad: čo zmeniť ako prvé

Úloha	Pomalý spôsob	Menej náročný spôsob
Vedieť, kde čo je	Opýtať sa jediného človeka, ktorý to vie	Zdieľaný záznam s miestom uskladnenia a poznámkou pre každú položku
Zaznamenávanie spotreby	Aktualizovať tabuľku na konci dňa	Jedno klepnutie pri regáli, hneď ako sa to stane
Zisťovanie nízkeho stavu	Prejsť sa po regáloch a pozrieť sa	Prah pre každú položku a upozornenie
Objednávanie	Pamätať si dodávateľa	Poznámka „ako objednať”, ktorú môže nasledovať ktokoľvek
Inventúra	Jedno veľké počítanie, ručne spojené	Počítanie podľa miesta, skenovanie štítkov, cyklická inventúra
Zisťovanie, čo sa pokazilo	Hádať	História, kto čo a kedy zmenil

Vyberte si riadok, ktorý dnes stojí váš tím najviac času, a začnite tam. Nemusíte meniť všetko naraz.

Kedy papier alebo tabuľka stále stačia

Nástroj nie je vždy odpoveďou. Ak jeden človek spravuje jedinú skrinku so zásobami, tabuľa na dverách môže byť všetko, čo potrebujete. Ak sa vaše zásoby menia zriedkavo a počítate ich raz za štvrťrok, dobre vedená tabuľka vám môže slúžiť roky.

Znaky, že ste z toho vyrástli, sú praktické: čísla aktualizuje viac ako jeden človek, zásoby sú na viac ako jednom mieste, ľudia sa neustále pýtajú „je toto aktuálne?“, alebo inventúra trvá zakaždým dlhšie. Keď sa objavia, náklady na manuálnu metódu sa platia pracovnými hodinami, ktoré už nemáte navyše.

Kde zapadá Tana

Tana je zdieľaná aplikácia na správu zásob pre tímy. Celý tím vidí rovnaké aktuálne čísla, takže neexistuje žiadna hlavná kópia, za ktorou by ste sa museli naháňať, ani jeden človek, ktorý drží celý obraz v hlave.

• Záznam pri regáli: použite − a + na vybratie alebo pridanie zásob jedným klepnutím a = na nastavenie presného spočítaného množstva počas inventúry.
• Sklady: zaznamenávajte zásoby podľa regálu, krabice, miestnosti alebo vozidla; celkové množstvo položky je ich súčet. Pri presune zásob ich presuňte medzi skladmi.
• Upozornenia na nízky stav: nastavte prah pre každú položku (alebo predvolenú hodnotu pre tím) a dostávajte upozornenia na domovskej stránke, e-mailom a push notifikáciou, prípadne aj v kanáli Slack. Každá položka môže mať poznámku „ako objednať”.
• QR štítky a čiarové kódy: tlačte QR štítky z webovej aplikácie pre položky a sklady a skenujte ich fotoaparátom iPhonu, iPadu alebo cez fotoaparát v prehliadači. K položkám možno priradiť bežné čiarové kódy produktov.
• História: zistite, kto zmenil aké množstvo, kedy a v ktorom sklade.
• Jednoduchý začiatok: vložte naraz až 200 názvov položiek, každý na samostatný riadok. Kedykoľvek potrebujete tabuľku, exportujte zásoby do CSV.

Tana funguje na iPhone, iPade a Macu a v prehliadači na akomkoľvek počítači. Existuje bezplatný plán bez potreby karty a platené plány za tím, keď potrebujete viac.

Často kladené otázky

Ako môže malý tím riadiť zásoby bez najímania ďalších ľudí?

Odstráňte prácu, ktorá vzniká zo samotnej metódy sledovania. Udržujte jeden zdieľaný záznam, zaznamenávajte zmeny pri regáli hneď, ako sa stanú, nastavte objednávacie prahy, aby sa nízky stav sám hlásil, a nahraďte jednu veľkú inventúru malými, pravidelnými počítaniami.

Aký je najrýchlejší spôsob, ako skrátiť čas inventúry?

Počítajte jedno miesto uskladnenia naraz, používajte štítky, aby sa správny záznam otvoril okamžite, a zadávajte spočítané množstvo namiesto výpočtu rozdielov. Počítanie kritických položiek v rotácii tiež zmenší a zrýchli ročnú inventúru.

Ktoré položky by mal tím s nedostatkom ľudí kontrolovať najčastejšie?

Položky, ktoré po vypredaní zastavia prácu, a drahé položky. Lacný spotrebný materiál sa zvyčajne zaobíde s jednoduchým signálom nízkeho stavu namiesto pravidelného počítania.

Stačí malému tímu tabuľka?

Môže stačiť, ak ju spravuje jeden človek a zásoby sú na jednom mieste. Keď ju aktualizuje viacero ľudí alebo sú zásoby rozmiestnené v miestnostiach, prevádzkach či vozidlách, zdieľaná aplikácia, ktorú aktualizujú všetci priamo, zvyčajne ušetrí viac času, ako stojí.

Čo sa stane s vedomosťami o zásobách, keď niekto odíde?

Ak existovali len v jeho hlave, odídu s ním. Zapísanie miesta uskladnenia každej položky, jej objednávacieho limitu a spôsobu objednania do záznamu, ktorý zdieľa celý tím, uchová tieto vedomosti v tíme.