Mungesë personeli? Si të menaxhoni stokun me një ekip të vogël

Kur ekipi ka mungesë personeli, menaxhimi i stokut zakonisht është gjëja e parë që lihet pas dore. Askush nuk vendos ta ndalojë numërimin; thjesht gjithmonë ka diçka më urgjente. Mënyra për të mbajtur stokun nën kontroll me më pak njerëz nuk është të punosh më shumë. Është të heqësh punën që ekziston vetëm për shkak të mënyrës si gjurmohet stoku: ecja mbrapsht në zyrë për të përditësuar një fletë, personi i vetëm të cilit të gjithë duhet t’i drejtohen, apo inventari i plotë që ha një fundjavë të tërë.

Ky artikull kalon nëpër zakonet që i lejojnë një ekipi të vogël të menaxhojë stokun në mënyrë të besueshme. Asnjë prej tyre nuk kërkon staf shtesë, dhe shumica funksionojnë pavarësisht nëse përdorni letër, një fletëllogaritëse apo një aplikacion.

Pse stoku vuan i pari kur mungon personeli

Puna me stokun është e lehtë për t’u shtyrë, sepse kostoja e mospërmbushjes së saj vjen më vonë. Një përditësim i humbur sot bëhet mungesë stoku javën tjetër, ose porosi e dyfishtë muajin tjetër. Kur më pak njerëz mbajnë të njëjtin volum pune, detyrat me kosto të vonuar bien qetësisht nga lista.

Rezultati është një model i njohur. Numrat në letër largohen gjithnjë e më shumë nga ajo që gjendet realisht në raft. Njerëzit pushojnë t’u besojnë numrave, prandaj shkojnë të shohin vetë, gjë që merr edhe më shumë kohë. Porositë bëhen “për çdo rast”, dhe paratë përfundojnë të mbyllura në kuti në fund të magazinës.

Për ta thyer këtë model, fillimisht duhet të shihni ku po shkon me të vërtetë koha.

Ndaloni së mbështeturi te i vetmi person që di

Në shumë ekipe të vogla, pamja e plotë e stokut mbahet vetëm në kokën e një personi. Ai person e di se shiriti rezervë i paketimit është në furgon, se dorezat mbarojnë çdo pak javë, dhe cilit furnizues t’i telefonojnë. Kjo funksionon deri sa ai person është me pushime, sëmurë, ose largohet nga puna.

Kur personeli është i pakët, njohuria e mbajtur nga një person i vetëm është rreziku juaj më i madh. Zgjidhja është të shkruani disa gjëra thelbësore për çdo artikull:

• ku ruhet, deri në nivelin e raftit ose kutisë
• sa zakonisht duhet të keni në dorë
• pikën në të cilën duhet të riporositni
• si të riporositet (furnizuesi, kodi i produktit, kush e miraton)

Kjo nuk ka nevojë të jetë një manual. Një shënim i shkurtër pranë çdo artikulli mjafton që kushdo në ekip ta marrë përsipër detyrën. Sapo informacioni gjendet diku i përbashkët, puna mund të kalojë nga një person te tjetri, në vend që të presë vetëm një person.

Jo çdo artikull meriton të njëjtën vëmendje

Një ekip i vogël nuk mund t’i ndjekë të gjitha me të njëjtën kujdes, dhe as nuk duhet të provojë. Disa artikuj janë të shtrenjtë, disa e ndalojnë punën kur mbarojnë, dhe disa janë të lirë e lehtë të zëvendësohen te dyqani i lagjes.

Ndajini artikujt në grupe të përafërta:

• Kritikë: mbarimi ndal punën ose humb një shitje. Vëzhgojini nga afër dhe caktoni pikat e riporosisë.
• Me vlerë: artikuj të shtrenjtë ku humbja ose porositja e tepërt dhemb. Numërojini më shpesh.
• Rutinë: konsumueshme me kosto të ulët. Mjafton një sinjal i thjeshtë “po mbaron”.

Kjo është ideja e njohur pas analizës ABC, dhe nuk keni nevojë për ndonjë formulë për ta përdorur. Përqendroni vëmendjen tuaj të kufizuar te dy grupet e para dhe lëreni të tretin të kujdeset vetë me një kontroll të lehtë.

Regjistroni stokun aty ku lëviz, jo më vonë

Zakoni më i kushtueshëm në menaxhimin e stokut është regjistrimi i ndryshimeve pasi kanë ndodhur. Dikush merr tri kuti doreza, mendon ta përditësojë fletën më vonë, dhe e harron. Shumëzojeni këtë me një javë të ngarkuar, dhe numrat tuaj bëhen fiksion.

Me më pak njerëz, doni që çdo ndryshim të zgjasë sekonda dhe të ndodhë te rafti. Kjo do të thotë:

• regjistrimi është i arritshëm nga vendi ku ndodhet stoku, në telefon ose tablet
• nxjerrja ose shtimi i diçkaje është një veprim i vetëm i vogël
• askush nuk duhet të mbajë mend një sërë ndryshimesh për t’i futur në fund të ditës

Kur regjistrimi është i shpejtë, njerëzit e bëjnë atë. Kur do të thotë të ecësh drejt një kompjuteri dhe të hapësh një skedar, ata e shtyjnë, dhe një ekip me mungesë personeli gjithmonë ka një arsye për ta shtyrë.

Lëreni stokun t’ju tregojë kur të riporositni

Kontrollimi i rafteve “për të parë nëse diçka po mbaron” është punë që një ekip i vogël nuk mund ta përballojë. Ktheni logjikën: caktoni një prag për çdo artikull të rëndësishëm, dhe lëreni sistemin t’ju thotë kur stoku bie nën të.

Një sinjal i mirë për stok të ulët bën tri gjëra. Arrin te personi që porosit pa e kërkuar vetë. Tregon vetëm atë që kërkon vëmendje, jo të gjithë listën. Dhe thotë si të riporositet, kështu që detyra mund t’i kalohet kujtdo që është i lirë.

Kjo e kthen riporosjen nga një patrullim në një përgjigje. Shpenzoni kohë vetëm te artikujt që kanë vërtet nevojë.

Shkurtoni kohën e inventarit duke numëruar më mençur

Inventari i plotë shpesh është blloku më i madh i vetëm i punës me stokun gjatë vitit, dhe ai që ekipet me mungesë personeli e kanë më frikë. Mund ta shkurtoni kohën e inventarit pa ulur saktësinë.

Numëroni sipas vendit të ruajtjes. Organizoni stokun sipas vendruajtjes (një raft, një dollap, një furgon) dhe numëroni një vendruajtje në herë. Çdo numërim bëhet i vogël, dhe gjithmonë e dini cila pjesë e ndërtesës është përfunduar.

Etiketoni raftet dhe artikujt. Një kod QR ose barkod në një raft apo kuti do të thotë që numëruesi mund të hapë menjëherë regjistrimin e duhur, në vend që ta kërkojë me emër.

Futni numrin e numëruar, jo diferencën. Kur numëroni, regjistroni atë që shihni realisht. Llogaritja “kishim dymbëdhjetë, tani janë nëntë, pra minus tre” fton gabime.

Numëroni pak e shpesh. Në vend të një numërimi lodhshëm në vit, numëroni artikujt kritikë dhe me vlerë sipas një rotacioni të rregullt. Kjo quhet zakonisht inventar ciklik. Totalet mbeten të sakta gjatë gjithë vitit, dhe numërimi vjetor, nëse ende ju duhet, sjell më pak surpriza.

Ndajeni punën. Kur të gjithë numërojnë në të njëjtin regjistrim të përbashkët, dy njerëz mund të numërojnë dy dhoma njëkohësisht pa pasur nevojë të bashkojnë fletët më vonë.

Përmbledhje e shpejtë: çfarë të ndryshoni së pari

Detyra	Mënyra e ngadaltë	Mënyra me më pak përpjekje
Dija se ku janë gjërat	Pyet personin e vetëm që e di	Regjistrim i përbashkët me vendruajtjen dhe shënime për çdo artikull
Regjistrimi i përdorimit	Përditësimi i fletës në fund të ditës	Një prekje te rafti, kur ndodh
Vënia re e stokut të ulët	Ecje nëpër rafte dhe shikim	Një prag për çdo artikull dhe një njoftim
Riporosia	Mbajtja mend e furnizuesit	Një shënim “si të riporositet” që kushdo mund ta ndjekë
Inventari	Një numërim i madh, i bashkuar dorazi	Numërim sipas vendruajtjes, skanim etiketash, inventar ciklik
Zbulimi i asaj që shkoi keq	Hamendësim	Një histori se kush ndryshoi çfarë, dhe kur

Zgjidhni rreshtin që sot i kushton ekipit tuaj më shumë kohë, dhe filloni prej andej. Nuk keni nevojë të ndryshoni gjithçka menjëherë.

Kur letra ose fletëllogaritësja ende mjaftojnë

Një mjet nuk është gjithmonë përgjigja. Nëse një person menaxhon një dollap të vetëm me furnizime, një tabelë me fletë e varur te dera mund të jetë e gjitha çfarë ju duhet. Nëse stoku juaj ndryshon rrallë dhe e numëroni një herë në tremujor, një fletëllogaritëse e mbajtur mirë mund t’ju shërbejë për vite me radhë.

Shenjat që i keni tejkaluar janë praktike: më shumë se një person po përditëson numrat, stoku ndodhet në më shumë se një vend, njerëzit vazhdojnë të pyesin “a është kjo e përditësuar?”, ose inventari zgjat më shumë çdo herë. Kur shfaqen këto shenja, kostoja e metodës manuale po paguhet me orë pune që tashmë nuk i keni.

Ku përshtatet Tana

Tana është një aplikacion i përbashkët për menaxhimin e stokut për ekipe. Të gjithë në ekip shohin të njëjtat numra të përditësuar, kështu që nuk ka kopje kryesore për të ndjekur, as një person të vetëm që mban të gjithë pamjen.

• Regjistrim te rafti: përdorni − dhe + për të nxjerrë ose shtuar stok me një prekje, dhe = për të caktuar sasinë e saktë të numëruar gjatë një inventari.
• Magazinat: regjistroni stokun sipas raftit, kutisë, dhomës ose automjetit; totali i artikullit është shuma e tyre. Lëvizni stokun mes magazinave kur ai lëviz vërtet.
• Njoftimet për stok të ulët: caktoni një prag për çdo artikull (ose një vlerë të parazgjedhur për ekipin) dhe merrni njoftim në faqen kryesore, me email dhe push, dhe opsionalisht në një kanal Slack. Çdo artikull mund të mbajë një shënim “si të riporositet”.
• Etiketa QR dhe barkode: printoni etiketa QR nga aplikacioni web për artikujt dhe magazinat, dhe skanoni me kamerën e iPhone-it ose iPad-it apo me kamerën e shfletuesit. Barkodet e zakonshme të produkteve mund t’u bashkëngjiten artikujve.
• Historiku: shihni kush ndryshoi cilën sasi, kur, dhe në cilën magazinë.
• Fillim i lehtë: ngjitni menjëherë deri në 200 emra artikujsh, një për rresht. Eksportoni stokun në CSV sa herë ju duhet një fletëllogaritëse.

Tana funksionon në iPhone, iPad dhe Mac, si dhe në shfletues në çdo kompjuter. Ka një plan falas pa kërkuar kartë, dhe plane me pagesë për ekip kur ju duhet më shumë.

Pyetje të shpeshta

Si mund ta menaxhojë stokun një ekip i vogël pa punësuar staf shtesë?

Hiqni punën që vjen nga vetë mënyra e gjurmimit. Mbajeni një regjistrim të vetëm të përbashkët, regjistroni ndryshimet te rafti sapo ndodhin, caktoni pragje riporosie që stoku i ulët t’ju vijë vetë, dhe zëvendësoni një inventar të madh me numërime të vogla e të rregullta.

Cila është mënyra më e shpejtë për të shkurtuar kohën e inventarit?

Numëroni një vendruajtje në herë, përdorni etiketa që regjistrimi i duhur të hapet menjëherë, dhe futni sasinë e numëruar në vend që të llogarisni diferenca. Numërimi i artikujve kritikë me rotacion e bën edhe numërimin vjetor më të vogël dhe më të shpejtë.

Cilët artikuj duhet t’i kontrollojë më shpesh një ekip me mungesë personeli?

Artikujt që e ndalin punën kur mbarojnë, dhe ata të shtrenjtët. Konsumueshmet me kosto të ulët mund të mbështeten zakonisht te një sinjal i thjeshtë stoku i ulët, në vend të numërimeve të rregullta.

A mjafton një fletëllogaritëse për një ekip të vogël?

Mund të mjaftojë, nëse e mban një person i vetëm dhe stoku gjendet në një vend. Sapo disa njerëz ta përditësojnë, ose stoku të shpërndahet nëpër dhoma, njësi apo automjete, një aplikacion i përbashkët që të gjithë e përditësojnë drejtpërdrejt zakonisht kursen më shumë kohë sesa kushton.

Çfarë ndodh me njohuritë e stokut kur dikush largohet?

Nëse ato ekzistonin vetëm në kokën e tij, largohen bashkë me të. Shkrimi i vendit ku ruhet çdo artikull, i pikës së riporosisë dhe mënyrës së riporosisë, në një regjistrim që e ndan i gjithë ekipi, e mban këtë njohuri brenda ekipit.