Nedostatak radne snage? Kako voditi zalihe sa malim timom

Kada je tim malobrojan, vođenje zaliha je obično prvo što počne da zaostaje. Niko ne odlučuje da prestane da broji robu; jednostavno uvek postoji nešto hitnije. Način da se zalihe drže pod kontrolom sa manje ljudi nije da se radi napornije. To je uklanjanje posla koji postoji samo zbog načina na koji se zalihe prate: odlazak nazad u kancelariju da se ažurira tabela, jedna osoba koju svi moraju da pitaju, celokupan popis koji pojede ceo vikend.

Ovaj članak prolazi kroz navike koje omogućavaju malom timu da pouzdano vodi zalihe. Nijedna od njih ne zahteva dodatne zaposlene, a većina funkcioniše bilo da koristite papir, tabelu ili aplikaciju.

Zašto zalihe prve trpe kada nedostaje ljudi

Posao oko zaliha je lako odložiti jer se cena preskakanja pojavljuje kasnije. Propušteno ažuriranje danas postaje nestašica robe sledeće nedelje, ili duplirana narudžbina sledećeg meseca. Kada manje ljudi nosi isti obim posla, zadaci sa odloženom cenom tiho ispadaju sa liste.

Rezultat je poznat obrazac. Brojke na papiru sve više odstupaju od onoga što je zaista na polici. Ljudi prestaju da veruju brojkama, pa idu da provere sami, što oduzima još više vremena. Narudžbine se prave “za svaki slučaj”, a novac na kraju leži u kutijama u dnu magacina.

Prekidanje tog obrasca počinje sagledavanjem gde vreme zapravo odlazi.

Prestanite da se oslanjate na jednu osobu koja sve zna

U mnogim malim timovima, celokupnu sliku o zalihama u glavi nosi jedna osoba. Ona zna da je rezervna traka za pakovanje u kombiju, da rukavice ponestaju svakih nekoliko nedelja, i kog dobavljača treba pozvati. To funkcioniše dok je ta osoba na odmoru, bolovanju ili dok ne ode iz firme.

Kada je radne snage malo, znanje koje drži jedna osoba je najveći rizik koji imate. Rešenje je da zapišete nekoliko važnih stvari za svaki artikal:

• gde se čuva, do nivoa police ili kutije
• koliko obično treba imati na raspolaganju
• tačku na kojoj treba naručiti dodatnu količinu
• kako naručiti (dobavljač, šifra proizvoda, ko odobrava)

Ovo ne mora da bude priručnik. Kratka beleška pored svakog artikla dovoljna je da bilo ko u timu preuzme zadatak. Kada informacija postoji na zajedničkom mestu, posao može da se seli između ljudi umesto da čeka jednu konkretnu osobu.

Ne zaslužuje svaki artikal istu pažnju

Mali tim ne može podjednako da prati sve, i ne treba ni da pokušava. Neki artikli su skupi, neki zaustavljaju rad kada ponestanu, a neki su jeftini i lako se nabavljaju u obližnjoj radnji.

Podelite artikle u grube grupe:

• Kritični: nestašica zaustavlja posao ili košta prodaje. Pratite ih pažljivo i odredite tačke za naručivanje.
• Vredni: skupi artikli kod kojih gubitak ili prekomerna narudžbina bole. Brojite ih češće.
• Rutinski: jeftini potrošni materijal. Dovoljan je jednostavan signal “ponestaje”.

Ovo je poznata ideja iza ABC analize, i ne treba vam nikakva formula da je primenite. Usmerite ograničenu pažnju na prve dve grupe, a treću pustite da se snalazi uz laganu proveru.

Evidentirajte zalihe tamo gde se kreću, a ne kasnije

Najskuplja navika u vođenju zaliha je evidentiranje promena naknadno. Neko uzme tri kutije rukavica, namerava da kasnije ažurira tabelu, i zaboravi. Pomnožite to sa jednom užurbanom nedeljom i vaše brojke postaju fikcija.

Sa manje ljudi, želite da svaka promena traje sekunde i da se dešava tačno kod police. To znači da:

• evidencija je dostupna sa mesta gde se zalihe nalaze, sa telefona ili tableta
• vađenje ili dodavanje nečega je jedna mala radnja
• niko ne mora da pamti niz promena koje treba uneti na kraju dana

Kada je evidentiranje brzo, ljudi to i rade. Kada znači odlazak do računara i otvaranje fajla, oni to odlažu, a tim sa nedostatkom ljudi uvek ima razlog da odloži.

Neka vam zalihe same kažu kada da naručite

Proveravanje polica “da vidite da li nešto nedostaje” je posao koji mali tim ne može sebi da priušti. Okrenite to naopako: odredite prag za svaki važan artikal, i neka vam sistem javi kada zalihe padnu ispod njega.

Dobar signal o niskim zalihama radi tri stvari. Stiže do osobe koja naručuje, bez potrebe da ona sama traži. Prikazuje samo ono što zahteva pažnju, a ne celu listu. I govori kako da se naruči, tako da zadatak može da se prepusti bilo kome ko je slobodan.

Ovo pretvara naručivanje iz obilaska u odgovor. Vreme trošite samo na artikle kojima je to zaista potrebno.

Skratite vreme popisa brojeći pametnije

Celokupan popis je često najveći pojedinačni blok posla oko zaliha u godini, i onaj kojeg se timovi sa nedostatkom ljudi najviše plaše. Vreme popisa možete skratiti bez smanjenja tačnosti.

Brojte po mestu skladištenja. Organizujte zalihe po mestu skladištenja (polica, orman, kombi) i brojte jedno mesto po jedno. Svako brojanje postaje malo, i uvek znate koji deo prostora je gotov.

Označite police i artikle nalepnicama. QR kod ili barkod na polici ili kutiji znači da onaj ko broji može odmah da otvori pravu evidenciju umesto da je traži po imenu.

Unosite izbrojanu količinu, a ne razliku. Prilikom brojanja, zapisujte ono što zaista vidite. Računanje “imali smo dvanaest, sada je devet, znači minus tri” poziva na greške.

Brojte malo i često. Umesto jednog iscrpljujućeg brojanja godišnje, brojite kritične i vredne artikle po redovnoj rotaciji. Ovo se obično naziva ciklični popis. Ukupne vrednosti ostaju tačne tokom cele godine, a godišnji popis, ako vam je i dalje potreban, donosi manje iznenađenja.

Podelite posao. Kada svi unose u istu deljenu evidenciju, dvoje ljudi može istovremeno da broji dve prostorije bez naknadnog spajanja tabela.

Brzi pregled: šta prvo promeniti

Zadatak	Spori način	Način sa manje truda
Znati gde se šta nalazi	Pitati jedinu osobu koja zna	Deljena evidencija sa mestom skladištenja i beleškom po artiklu
Evidentiranje potrošnje	Ažuriranje tabele na kraju dana	Jedan dodir kod police, u trenutku kada se desi
Uočavanje niskih zaliha	Obilazak polica i provera pogledom	Prag za svaki artikal i obaveštenje
Naručivanje	Pamćenje dobavljača	Beleška “kako naručiti” koju svako može da isprati
Popis	Jedno veliko brojanje, ručno sabrano	Brojanje po mestu skladištenja, skeniranje nalepnica, ciklični popis
Otkrivanje šta je pošlo naopako	Nagađanje	Istorija ko je šta promenio, i kada

Izaberite red koji vašem timu danas oduzima najviše vremena i počnite od njega. Ne morate sve da menjate odjednom.

Kada su papir ili tabela i dalje dovoljni

Alat nije uvek odgovor. Ako jedna osoba upravlja jednim ormanom sa zalihama, tabla okačena na vratima može biti sve što vam treba. Ako se vaše zalihe retko menjaju i brojite ih jednom u kvartalu, dobro vođena tabela može vam dobro služiti godinama.

Znaci da ste ih prerasli su prilično praktični: brojke ažurira više od jedne osobe, zalihe se nalaze na više od jednog mesta, ljudi stalno pitaju “da li je ovo ažurno?”, ili popis traje sve duže svaki put. Kada se ti znaci pojave, cena ručnog metoda se plaća radnim satima koje više nemate na raspolaganju.

Gde se Tana uklapa

Tana je deljena aplikacija za vođenje zaliha za timove. Ceo tim vidi iste, ažurne brojke, tako da ne postoji glavna kopija koju treba juriti, niti jedna osoba koja nosi celu sliku.

• Evidentiranje kod police: koristite − i + da jednim dodirom izvadite ili dodate zalihe, a = da postavite tačnu izbrojanu količinu tokom popisa.
• Skladišta: evidentirajte zalihe po polici, kutiji, prostoriji ili vozilu; ukupna količina artikla je njihov zbir. Premeštajte zalihe između skladišta kada se zaista premeštaju.
• Obaveštenja o niskim zalihama: postavite prag za svaki artikal (ili podrazumevanu vrednost za tim) i dobijajte obaveštenja na početnoj stranici, imejlom i push obaveštenjem, a po želji i na Slack kanalu. Svaki artikal može imati belešku “kako naručiti”.
• QR nalepnice i barkodovi: štampajte QR nalepnice iz veb aplikacije za artikle i skladišta, i skenirajte ih kamerom iPhone-a ili iPad-a ili kamerom pregledača. Uobičajeni barkodovi proizvoda mogu se povezati sa artiklima.
• Istorija: proverite ko je promenio koju količinu, kada, i u kom skladištu.
• Lak početak: nalepite odjednom do 200 naziva artikala, po jedan u redu. Izvezite zalihe u CSV kad god vam zatreba tabela.

Tana radi na iPhone-u, iPad-u i Mac-u, kao i u pregledaču na bilo kom računaru. Postoji besplatan plan bez potrebe za karticom, i plaćeni planovi po timu kada vam zatreba više.

Često postavljana pitanja

Kako mali tim može da vodi zalihe bez zapošljavanja dodatnih ljudi?

Uklonite posao koji dolazi iz samog načina praćenja. Održavajte jednu deljenu evidenciju, evidentirajte promene kod police čim se dese, postavite pragove za naručivanje da bi vam niske zalihe same stigle, i zamenite jedan veliki popis malim, redovnim brojanjima.

Koji je najbrži način da se skrati vreme popisa?

Brojte jedno mesto skladištenja po jedno, koristite nalepnice da bi se prava evidencija odmah otvorila, i unosite izbrojanu količinu umesto da računate razlike. Brojanje kritičnih artikala u rotaciji takođe čini godišnji popis manjim i bržim.

Koje artikle tim sa nedostatkom ljudi treba najčešće da proverava?

Artikle koji zaustavljaju posao kada ponestanu, i skupe artikle. Jeftin potrošni materijal se obično može osloniti na jednostavan signal niskih zaliha umesto na redovna brojanja.

Da li je tabela dovoljno dobra za mali tim?

Može biti, ako je održava jedna osoba i zalihe se nalaze na jednom mestu. Čim je ažurira više ljudi ili su zalihe raspoređene po prostorijama, lokacijama ili vozilima, deljena aplikacija koju svi direktno ažuriraju obično štedi više vremena nego što košta.

Šta se dešava sa znanjem o zalihama kada neko ode?

Ako je postojalo samo u njegovoj glavi, odlazi sa njim. Zapisivanje gde se čuva svaki artikal, njegove tačke za naručivanje i načina naručivanja, u evidenciji koju deli ceo tim, čuva to znanje unutar tima.