Létszámhiány? Így kezelheted a készletet kis csapattal

Amikor a csapatod létszámhiánnyal küzd, a készletnyilvántartás rendszerint az első, ami elcsúszik. Senki sem dönti el tudatosan, hogy abbahagyja a számolást; egyszerűen mindig akad valami sürgősebb. A kevesebb emberrel is kézben tartható készlet titka nem a keményebb munka. Az a lényeg, hogy megszüntessük azt a munkát, ami csak a nyilvántartás módja miatt létezik: a séta vissza az irodába egy táblázat frissítéséhez, az az egy ember, akitől mindenkinek kérdeznie kell, a teljes leltár, ami egy egész hétvégét felemészt.

Ez a cikk azokat a szokásokat veszi sorra, amelyekkel egy kis csapat megbízhatóan tudja kezelni a készletet. Egyikhez sem kell plusz munkaerő, és a legtöbb működik akár papíron, akár táblázatban, akár egy alkalmazásban dolgoztok.

Miért a készlet szenved elsőként, ha kevés az ember

A készletezési munkát könnyű halogatni, mert a kihagyás ára csak később jelentkezik. A ma elmulasztott frissítés jövő héten kifogyott árukészletté válik, vagy jövő hónapban dupla rendeléssé. Amikor kevesebb ember viszi ugyanazt a munkamennyiséget, a késleltetett költségű feladatok csendben lekerülnek a listáról.

Az eredmény egy ismerős minta. A nyilvántartott mennyiségek egyre inkább eltérnek attól, ami valójában a polcon van. Az emberek elveszítik a bizalmukat a számokban, ezért maguk mennek megnézni, ami még több időt visz el. „Biztos, ami biztos” alapon rendelnek, és a pénz végül dobozokban áll a raktár hátsó részében.

Ennek a mintának a megtörése azzal kezdődik, hogy meglátjuk, valójában hová megy az idő.

Ne támaszkodj arra az egy emberre, aki tudja

Sok kis csapatban a teljes készletkép csak egyetlen ember fejében létezik. Ő tudja, hogy a tartalék csomagolószalag a kisbuszban van, hogy a kesztyű néhány hetente elfogy, és melyik beszállítót kell felhívni. Ez addig működik, amíg szabadságra nem megy, meg nem betegszik, vagy fel nem mond.

Amikor kevés a személyzet, az egy emberre koncentrálódó tudás a legnagyobb kockázatod. A megoldás az, hogy leírod a néhány fontos dolgot minden egyes tételnél:

• hol tárolják, egészen a polcig vagy dobozig
• általában mennyit szeretnétek belőle kéznél tartani
• azt a pontot, ahol újra kell rendelni
• hogyan kell újrarendelni (beszállító, termékkód, ki hagyja jóvá)

Ehhez nem kell kézikönyv. Egy rövid feljegyzés minden tétel mellett elég ahhoz, hogy a csapat bármelyik tagja átvehesse a feladatot. Amint az információ egy közös helyen él, a munka emberek között mozoghat ahelyett, hogy egyvalakire várna.

Nem minden tétel érdemel egyforma figyelmet

Egy kis csapat nem tud mindent egyformán szemmel tartani, és nem is kellene megpróbálnia. Néhány tétel drága, néhány leállítja a munkát, ha elfogy, néhány pedig olcsó és könnyen pótolható a sarki boltból.

Oszd durva csoportokba a tételeidet:

• Kritikus: kifogyása leállítja a munkát vagy elbukik egy eladást. Kövesd szorosan, és állíts be újrarendelési pontokat.
• Értékes: drága tételek, ahol a veszteség vagy a túlrendelés fájdalmas. Számold gyakrabban.
• Rutin: olcsó fogyóeszközök. Elég egy egyszerű „fogyóban van” jelzés.

Ez az ABC-elemzés mögötti jól ismert gondolat, és nincs szükség képletre a használatához. Korlátozott figyelmedet az első két csoportra fordítsd, a harmadikat pedig hagyd, hogy egy könnyed ellenőrzéssel elboldoguljon.

A készletet ott rögzítsd, ahol mozog, ne később

A legdrágább szokás a készletkezelésben az, hogy a változásokat utólag rögzítik. Valaki kivesz három doboz kesztyűt, azt tervezi, hogy később frissíti a táblázatot, és elfelejti. Szorozd meg ezt egy mozgalmas héttel, és a számaid fikcióvá válnak.

Kevesebb emberrel azt szeretnéd, hogy minden változás másodpercekig tartson, és a polcnál történjen. Ez azt jelenti:

• a nyilvántartás elérhető onnan, ahol a készlet van, telefonon vagy táblagépen
• valamit kivenni vagy betenni egyetlen apró művelet
• senkinek sem kell egy csomó változásra emlékeznie, hogy a nap végén beírja azokat

Ha a rögzítés gyors, az emberek megcsinálják. Ha az azt jelenti, hogy oda kell sétálni egy számítógéphez és meg kell nyitni egy fájlt, elhalasztják, a létszámhiányos csapatnak pedig mindig van oka a halogatásra.

Hagyd, hogy a készlet szóljon, mikor kell rendelni

A polcok „megnézzük, fogy-e valami” típusú átvizsgálása olyan munka, amit egy kis csapat nem engedhet meg magának. Fordítsd meg: határozz meg egy küszöbértéket minden fontos tételhez, és hagyd, hogy a rendszer szóljon, amikor a készlet ez alá csökken.

Egy jó alacsonykészlet-jelzés három dolgot tesz. Eljut a rendelést végző emberhez anélkül, hogy neki utána kellene néznie. Csak azt mutatja, ami figyelmet igényel, nem a teljes listát. És megmondja, hogyan kell rendelni, így a feladatot bárkire rá lehet bízni, aki ráér.

Ez az újrarendelést őrjáratból válasszá alakítja. Csak azokra a tételekre fordítasz időt, amelyeknek szükségük van rá.

Csökkentsd a leltár idejét okosabb számolással

A teljes leltár gyakran az év legnagyobb egyben elvégzendő készletmunkája, és amitől a létszámhiányos csapatok a legjobban tartanak. A leltár idejét úgy is csökkentheted, hogy nem áldozod fel a pontosságot.

Helyszín szerint számolj. Rendezd a készletet tárolóhely szerint (polc, szekrény, kisbusz), és egyszerre egy helyet számolj. Így minden számolás kicsi lesz, és mindig tudod, melyik része van kész az épületnek.

Címkézd a polcokat és a tételeket. Egy QR-kód vagy vonalkód címke egy polcon vagy dobozon azt jelenti, hogy a számoló azonnal megnyithatja a megfelelő rekordot ahelyett, hogy név szerint keresné.

A megszámolt mennyiséget írd be, ne a különbséget. Számoláskor azt rögzítsd, amit valóban látsz. A „tizenkettő volt, most kilenc van, tehát mínusz három” kiszámolása hibákra ad okot.

Számolj keveset, de gyakran. Egy kimerítő éves számolás helyett a kritikus és értékes tételeidet rendszeres forgásban számold. Ezt szokás ciklikus leltárnak nevezni. A számok pontosak maradnak egész évben, és az éves leltár, ha még mindig szükség van rá, kevesebb meglepetést tartogat.

Oszd meg a munkát. Amikor mindenki ugyanabba a közös nyilvántartásba számol, két ember egyszerre tud két helyiséget megszámolni anélkül, hogy utána táblázatokat kellene összefésülni.

Gyors összefoglaló: mit érdemes elsőként megváltoztatni

Feladat	A lassú módszer	A kevesebb erőfeszítést igénylő módszer
Tudni, hol van valami	Megkérdezni az egy embert, aki tudja	Közös nyilvántartás tárolóhellyel és jegyzettel minden tételhez
A felhasználás rögzítése	Táblázat frissítése a nap végén	Egy koppintás a polcnál, abban a pillanatban
Alacsony készlet észrevétele	Végigjárni a polcokat és megnézni	Küszöbérték minden tételhez és riasztás
Újrarendelés	Fejben tartani a beszállítót	„Hogyan rendelj újra” jegyzet, amit bárki követhet
Leltár	Egy nagy számolás, kézzel összefésülve	Helyszín szerinti számolás, címkék beolvasása, ciklikus leltár
Kideríteni, mi ment félre	Találgatás	Előzmény arról, ki mit változtatott, és mikor

Válaszd ki azt a sort, ami ma a legtöbb időt viszi el a csapatodtól, és onnan indulj. Nem kell mindent egyszerre megváltoztatni.

Amikor a papír vagy a táblázat még mindig megfelel

Egy eszköz nem mindig a megoldás. Ha egyetlen ember kezel egyetlen kellékszekrényt, egy ajtóra akasztott lap lehet minden, amire szükséged van. Ha a készleted ritkán változik, és negyedévente egyszer számolod, egy jól karbantartott táblázat évekig kiszolgálhat.

A jelek, hogy kinőttétek őket, gyakorlatiasak: több mint egy ember frissíti a számokat, a készlet több mint egy helyen van, az emberek folyton azt kérdezik, „ez naprakész?”, vagy a leltár minden alkalommal tovább tart. Amikor ezek a jelek megjelennek, a kézi módszer ára olyan munkaórákban fizetendő, amelyekből már nincs fölösleged.

Hol jön képbe a Tana

A Tana egy csapatoknak szóló, megosztott készletkezelő alkalmazás. Az egész csapat ugyanazokat az élő számokat látja, így nincs mesterpéldány, amit kergetni kellene, és nincs egyetlen ember sem, aki az egész képet a fejében hordozná.

• Rögzíts a polcnál: használd a − és + jeleket a készlet egy koppintással történő kivételéhez vagy hozzáadásához, és az = jelet a pontosan megszámolt mennyiség beállításához leltár közben.
• Tárolók: rögzítsd a készletet polc, doboz, helyiség vagy jármű szerint; a tétel összesített mennyisége ezek összege. Mozgasd a készletet a tárolók között, amikor mozog.
• Alacsonykészlet-riasztások: állíts be küszöbértéket minden tételhez (vagy alapértelmezett csapatértéket), és kapj értesítést a kezdőlapon, e-mailben és push üzenetben, opcionálisan egy Slack-csatornán is. Minden tételhez tartozhat egy „hogyan rendelj újra” jegyzet.
• QR-címkék és vonalkódok: nyomtass QR-címkéket a webalkalmazásból a tételekhez és tárolókhoz, és olvasd be az iPhone vagy iPad kamerájával, vagy a böngésző kamerájával. Gyakori termékvonalkódok hozzárendelhetők a tételekhez.
• Előzmények: lásd, ki milyen mennyiséget változtatott, mikor és melyik tárolóban.
• Gyors kezdés: illessz be akár 200 tételnevet egyszerre, soronként egyet. Exportáld a készletet CSV-be, amikor táblázatra van szükséged.

A Tana fut iPhone-on, iPadon és Macen, valamint a böngészőben bármilyen számítógépen. Van ingyenes csomag kártya nélkül, és fizetős, csapatonkénti csomagok, ha többre van szükséged.

Gyakran ismételt kérdések

Hogyan tudja egy kis csapat kezelni a készletet anélkül, hogy több embert venne fel?

Szüntesd meg azt a munkát, ami magából a nyilvántartás módjából fakad. Tarts fenn egy közös nyilvántartást, rögzítsd a változásokat a polcnál, abban a pillanatban, amikor megtörténnek, állíts be újrarendelési küszöböket, hogy az alacsony készlet magától eljusson hozzád, és cseréld le az egy nagy leltárt kis, rendszeres számolásokra.

Mi a leggyorsabb módja a leltár idejének csökkentésének?

Egyszerre egy tárolót számolj, használj címkéket, hogy a megfelelő nyilvántartás azonnal megnyíljon, és a megszámolt mennyiséget írd be a különbségek kiszámolása helyett. A kritikus tételek forgó rendszerű számolása is kisebbé és gyorsabbá teszi az éves leltárt.

Melyik tételeket érdemes leggyakrabban ellenőriznie egy létszámhiányos csapatnak?

Azokat, amelyek kifogyása leállítja a munkát, és azokat, amelyek drágák. Az olcsó fogyóeszközök rendszerint megelégedhetnek egy egyszerű alacsonykészlet-jelzéssel a rendszeres számolás helyett.

Elég egy táblázat egy kis csapatnak?

Lehet elég, ha egy ember tartja karban, és a készlet egy helyen van. Amint több ember kezdi frissíteni, vagy a készlet helyiségek, telephelyek vagy járművek között oszlik meg, egy megosztott alkalmazás, amit az egész csapat közvetlenül frissít, rendszerint több időt takarít meg, mint amennyibe kerül.

Mi történik a készletről szerzett tudásunkkal, ha valaki távozik?

Ha az csak a fejében élt, vele együtt távozik. Ha leírjátok, hol tárolják az egyes tételeket, mi az újrarendelési pontjuk és hogyan kell rendelni őket, egy olyan nyilvántartásban, amit az egész csapat megoszt, ez a tudás a csapatban marad.