Έλλειψη προσωπικού; Πώς να διαχειριστείτε το απόθεμα με μικρή ομάδα

Όταν η ομάδα σας έχει έλλειψη προσωπικού, το απόθεμα είναι συνήθως το πρώτο πράγμα που παραμελείται. Κανείς δεν αποφασίζει να σταματήσει να μετράει· απλώς πάντα υπάρχει κάτι πιο επείγον. Ο τρόπος να κρατήσετε το απόθεμα υπό έλεγχο με λιγότερους ανθρώπους δεν είναι να δουλεύετε πιο σκληρά. Είναι να αφαιρέσετε τη δουλειά που υπάρχει μόνο επειδή έτσι παρακολουθείτε το απόθεμα: η επιστροφή στο γραφείο για να ενημερωθεί ένα φύλλο, το ένα άτομο που πρέπει να ρωτήσει όλος ο κόσμος, η πλήρης απογραφή που καταναλώνει ολόκληρο ένα σαββατοκύριακο.

Αυτό το άρθρο παρουσιάζει τις συνήθειες που επιτρέπουν σε μια μικρή ομάδα να διαχειρίζεται το απόθεμα αξιόπιστα. Καμία δεν χρειάζεται επιπλέον προσωπικό, και οι περισσότερες λειτουργούν είτε χρησιμοποιείτε χαρτί, υπολογιστικό φύλλο ή εφαρμογή.

Γιατί το απόθεμα πάσχει πρώτο όταν λείπει προσωπικό

Η δουλειά του αποθέματος αναβάλλεται εύκολα επειδή το κόστος της παράλειψης εμφανίζεται αργότερα. Μια ενημέρωση που χάνεται σήμερα γίνεται έλλειψη αποθέματος την επόμενη εβδομάδα, ή διπλή παραγγελία τον επόμενο μήνα. Όταν λιγότεροι άνθρωποι κουβαλούν τον ίδιο φόρτο εργασίας, οι εργασίες με καθυστερημένο κόστος φεύγουν σιωπηλά από τη λίστα.

Το αποτέλεσμα είναι ένα γνώριμο μοτίβο. Οι καταμετρήσεις απομακρύνονται από αυτό που πραγματικά υπάρχει στο ράφι. Ο κόσμος σταματά να εμπιστεύεται τους αριθμούς, οπότε πηγαίνει να δει μόνος του, κάτι που τρώει ακόμα περισσότερο χρόνο. Γίνονται παραγγελίες «για κάθε ενδεχόμενο», και τα χρήματα καταλήγουν κλειδωμένα σε κουτιά στο βάθος της αποθήκης.

Το να σπάσετε αυτό το μοτίβο ξεκινά βλέποντας πού πραγματικά πηγαίνει ο χρόνος.

Σταματήστε να βασίζεστε στο ένα άτομο που ξέρει

Σε πολλές μικρές ομάδες, ένα μόνο άτομο κρατά όλη την εικόνα του αποθέματος στο μυαλό του. Ξέρει ότι η εφεδρική κολλητική ταινία είναι στο φορτηγάκι, ότι τα γάντια τελειώνουν κάθε λίγες εβδομάδες, και ποιον προμηθευτή να καλέσει. Αυτό λειτουργεί μέχρι να πάρει άδεια, να αρρωστήσει ή να φύγει.

Όταν το προσωπικό είναι λιγοστό, η γνώση που κρατά ένα μόνο άτομο είναι ο μεγαλύτερος κίνδυνος που έχετε. Η λύση είναι να καταγράψετε τα λίγα σημαντικά πράγματα για κάθε είδος:

• πού φυλάσσεται, μέχρι το ράφι ή το κουτί
• πόσα θέλετε συνήθως να έχετε διαθέσιμα
• το σημείο στο οποίο πρέπει να ξαναπαραγγείλετε
• πώς να το παραγγείλετε ξανά (προμηθευτής, κωδικός προϊόντος, ποιος εγκρίνει)

Δεν χρειάζεται εγχειρίδιο. Ένα σύντομο σημείωμα δίπλα σε κάθε είδος αρκεί για να μπορέσει οποιοσδήποτε στην ομάδα να αναλάβει την εργασία. Μόλις η πληροφορία βρεθεί κάπου κοινόχρηστα, η δουλειά μπορεί να μετακινείται ανάμεσα στους ανθρώπους αντί να περιμένει έναν συγκεκριμένο.

Δεν αξίζουν όλα τα είδη την ίδια προσοχή

Μια μικρή ομάδα δεν μπορεί να παρακολουθεί τα πάντα εξίσου, ούτε πρέπει να το προσπαθεί. Κάποια είδη είναι ακριβά, κάποια σταματούν τη δουλειά όταν τελειώσουν, και κάποια είναι φθηνά και εύκολα αντικαταστάσιμα από το κοντινό μαγαζί.

Χωρίστε τα είδη σας σε χοντρικές ομάδες:

• Κρίσιμα: η έλλειψή τους σταματά τη δουλειά ή χάνει μια πώληση. Παρακολουθήστε τα στενά και ορίστε σημεία επαναπαραγγελίας.
• Πολύτιμα: ακριβά είδη όπου η απώλεια ή η υπερβολική παραγγελία πονάει. Μετρήστε τα πιο συχνά.
• Καθημερινά: φθηνά αναλώσιμα. Ένα απλό σήμα «τελειώνει» αρκεί.

Αυτή είναι η γνωστή ιδέα πίσω από την ανάλυση ABC, και δεν χρειάζεστε τύπο για να τη χρησιμοποιήσετε. Δώστε την περιορισμένη προσοχή σας στις δύο πρώτες ομάδες και αφήστε την τρίτη να φροντίζει τον εαυτό της με έναν ελαφρύ έλεγχο.

Καταγράψτε το απόθεμα εκεί που κινείται, όχι αργότερα

Η πιο ακριβή συνήθεια στον έλεγχο αποθέματος είναι η καταγραφή αλλαγών εκ των υστέρων. Κάποιος παίρνει τρία κουτιά γάντια, σκοπεύει να ενημερώσει το φύλλο αργότερα, και το ξεχνά. Πολλαπλασιάστε αυτό επί μια πολυάσχολη εβδομάδα, και οι αριθμοί σας γίνονται φαντασία.

Με λιγότερους ανθρώπους, θέλετε κάθε αλλαγή να διαρκεί δευτερόλεπτα και να συμβαίνει στο ράφι. Αυτό σημαίνει:

• η καταγραφή είναι προσβάσιμη από εκεί που βρίσκεται το απόθεμα, από κινητό ή tablet
• το να βγάλετε ή να βάλετε κάτι είναι μία μικρή ενέργεια
• κανείς δεν χρειάζεται να θυμάται μια δέσμη αλλαγών για να τις καταχωρήσει στο τέλος της ημέρας

Όταν η καταγραφή είναι γρήγορη, ο κόσμος τη κάνει. Όταν σημαίνει να περπατήσει κανείς μέχρι έναν υπολογιστή και να ανοίξει ένα αρχείο, το αναβάλλει, και μια ομάδα με έλλειψη προσωπικού έχει πάντα λόγο να αναβάλλει.

Αφήστε το απόθεμα να σας πει πότε να παραγγείλετε ξανά

Το να ελέγχετε τα ράφια «για να δείτε αν κάτι λιγοστεύει» είναι δουλειά που μια μικρή ομάδα δεν μπορεί να αντέξει. Αντιστρέψτε το: αποφασίστε ένα κατώφλι για κάθε σημαντικό είδος, και αφήστε το σύστημα να σας πει όταν το απόθεμα πέσει κάτω από αυτό.

Ένα καλό σήμα χαμηλού αποθέματος κάνει τρία πράγματα. Φτάνει στο άτομο που παραγγέλνει χωρίς να χρειάζεται να ψάξει. Δείχνει μόνο ό,τι χρειάζεται προσοχή, όχι όλη τη λίστα. Και λέει πώς να παραγγελθεί ξανά, ώστε η εργασία να μπορεί να ανατεθεί σε όποιον είναι διαθέσιμος.

Αυτό μετατρέπει την επαναπαραγγελία από περιπολία σε απόκριση. Ξοδεύετε χρόνο μόνο στα είδη που το χρειάζονται.

Μειώστε τον χρόνο απογραφής μετρώντας πιο έξυπνα

Μια πλήρης απογραφή είναι συχνά το μεγαλύτερο μεμονωμένο κομμάτι δουλειάς αποθέματος στη χρονιά, και αυτό που φοβούνται περισσότερο οι ομάδες με έλλειψη προσωπικού. Μπορείτε να μειώσετε τον χρόνο απογραφής χωρίς να θυσιάσετε την ακρίβεια.

Μετρήστε ανά τοποθεσία. Οργανώστε το απόθεμα ανά χώρο αποθήκευσης (ένα ράφι, ένα ντουλάπι, ένα φορτηγάκι) και μετρήστε έναν χώρο τη φορά. Κάθε καταμέτρηση γίνεται μικρή, και ξέρετε πάντα ποιο τμήμα του κτιρίου έχει ολοκληρωθεί.

Βάλτε ετικέτες σε ράφια και είδη. Μια ετικέτα QR ή barcode σε ένα ράφι ή κουτί σημαίνει ότι ο μετρητής μπορεί να ανοίξει αμέσως τη σωστή καταχώριση αντί να την αναζητά με το όνομα.

Καταχωρίστε τον αριθμό που μετρήσατε, όχι τη διαφορά. Όταν μετράτε, καταγράψτε αυτό που πραγματικά βλέπετε. Το να υπολογίζετε «είχαμε δώδεκα, τώρα υπάρχουν εννέα, άρα μείον τρία» προσκαλεί λάθη.

Μετρήστε λίγο και συχνά. Αντί για μία εξαντλητική ετήσια καταμέτρηση, μετρήστε τα κρίσιμα και πολύτιμα είδη σας σε τακτική εναλλαγή. Αυτό συνήθως λέγεται κυκλική καταμέτρηση. Οι αριθμοί παραμένουν ακριβείς όλη τη χρονιά, και η ετήσια καταμέτρηση, αν εξακολουθείτε να τη χρειάζεστε, έχει λιγότερες εκπλήξεις.

Μοιράστε τη δουλειά. Όταν όλοι μετρούν στην ίδια κοινόχρηστη καταχώριση, δύο άτομα μπορούν να μετρήσουν δύο δωμάτια ταυτόχρονα χωρίς να χρειάζεται μετά να συγχωνεύσουν φύλλα.

Μια γρήγορη περίληψη: τι να αλλάξετε πρώτα

Εργασία	Ο αργός τρόπος	Ο τρόπος με λιγότερη προσπάθεια
Να ξέρετε πού είναι τα πράγματα	Ρωτήστε το ένα άτομο που ξέρει	Μια κοινόχρηστη καταχώριση με χώρο αποθήκευσης και σημειώσεις ανά είδος
Καταγραφή χρήσης	Ενημέρωση φύλλου στο τέλος της ημέρας	Ένα άγγιγμα στο ράφι, τη στιγμή που συμβαίνει
Εντοπισμός χαμηλού αποθέματος	Περπατήστε τα ράφια και κοιτάξτε	Ένα κατώφλι ανά είδος και ειδοποίηση
Επαναπαραγγελία	Θυμηθείτε τον προμηθευτή	Ένα σημείωμα «πώς να παραγγείλετε» που μπορεί να ακολουθήσει ο καθένας
Απογραφή	Μία μεγάλη καταμέτρηση, συγχωνευμένη με το χέρι	Μέτρηση ανά τοποθεσία, σάρωση ετικετών, κυκλική καταμέτρηση
Εύρεση του τι πήγε στραβά	Μαντεψιά	Ιστορικό του ποιος άλλαξε τι, και πότε

Επιλέξτε τη γραμμή που κοστίζει περισσότερο χρόνο στην ομάδα σας σήμερα και ξεκινήστε από εκεί. Δεν χρειάζεται να αλλάξετε τα πάντα ταυτόχρονα.

Πότε το χαρτί ή ένα υπολογιστικό φύλλο είναι ακόμα εντάξει

Ένα εργαλείο δεν είναι πάντα η απάντηση. Αν ένα άτομο διαχειρίζεται ένα μόνο ντουλάπι προμηθειών, ένα πινακάκι στην πόρτα μπορεί να είναι το μόνο που χρειάζεστε. Αν το απόθεμά σας αλλάζει σπάνια και το μετράτε μία φορά το τρίμηνο, ένα καλά τηρημένο υπολογιστικό φύλλο μπορεί να σας εξυπηρετεί χρόνια.

Τα σημάδια ότι τα έχετε ξεπεράσει είναι πρακτικά: περισσότερα από ένα άτομα ενημερώνουν τους αριθμούς, το απόθεμα βρίσκεται σε περισσότερα από ένα μέρη, ο κόσμος συνεχίζει να ρωτά «είναι ενημερωμένο αυτό;», ή η απογραφή διαρκεί περισσότερο κάθε φορά. Όταν εμφανιστούν αυτά, το κόστος της χειροκίνητης μεθόδου πληρώνεται σε ώρες προσωπικού που δεν σας περισσεύουν πια.

Πού ταιριάζει η Tana

Η Tana είναι μια κοινόχρηστη εφαρμογή αποθέματος για ομάδες. Όλη η ομάδα βλέπει τους ίδιους ζωντανούς αριθμούς, οπότε δεν υπάρχει κύριο αντίγραφο να κυνηγήσετε ούτε ένα μόνο άτομο να κρατά όλη την εικόνα.

• Καταγραφή στο ράφι: χρησιμοποιήστε − και + για να βγάλετε ή να προσθέσετε απόθεμα με ένα άγγιγμα, και = για να ορίσετε την ακριβή μετρημένη ποσότητα κατά την απογραφή.
• Αποθήκες: καταγράψτε το απόθεμα ανά ράφι, κουτί, δωμάτιο ή όχημα· το σύνολο του είδους είναι το άθροισμα. Μετακινήστε απόθεμα ανάμεσα σε αποθήκες όταν μετακινείται.
• Ειδοποιήσεις χαμηλού αποθέματος: ορίστε ένα κατώφλι ανά είδος (ή μια προεπιλογή για την ομάδα) και λάβετε ειδοποίηση στην αρχική σελίδα, μέσω email και push, και προαιρετικά σε ένα κανάλι Slack. Κάθε είδος μπορεί να φέρει ένα σημείωμα «πώς να παραγγείλετε».
• Ετικέτες QR και barcodes: εκτυπώστε ετικέτες QR από την εφαρμογή ιστού για είδη και αποθήκες, και σαρώστε με την κάμερα του iPhone ή iPad ή την κάμερα του προγράμματος περιήγησης. Κοινά barcodes προϊόντων μπορούν να συνδεθούν με είδη.
• Ιστορικό: δείτε ποιος άλλαξε ποια ποσότητα, πότε και σε ποια αποθήκη.
• Γρήγορο ξεκίνημα: επικολλήστε έως 200 ονόματα ειδών ταυτόχρονα, ένα ανά γραμμή. Εξάγετε το απόθεμα σε CSV όποτε χρειαστείτε υπολογιστικό φύλλο.

Η Tana λειτουργεί σε iPhone, iPad και Mac, καθώς και στο πρόγραμμα περιήγησης σε οποιονδήποτε υπολογιστή. Υπάρχει δωρεάν πλάνο χωρίς κάρτα και επί πληρωμή πλάνα ανά ομάδα όταν χρειάζεστε περισσότερα.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς μπορεί μια μικρή ομάδα να διαχειριστεί το απόθεμα χωρίς να προσλάβει περισσότερους ανθρώπους;

Αφαιρέστε τη δουλειά που προκύπτει από την ίδια τη μέθοδο παρακολούθησης. Κρατήστε μία κοινόχρηστη καταχώριση, καταγράψτε τις αλλαγές στο ράφι τη στιγμή που συμβαίνουν, ορίστε κατώφλια επαναπαραγγελίας ώστε το χαμηλό απόθεμα να έρχεται σε εσάς, και αντικαταστήστε μία μεγάλη απογραφή με μικρές, τακτικές καταμετρήσεις.

Ποιος είναι ο γρηγορότερος τρόπος να μειώσετε τον χρόνο απογραφής;

Μετρήστε μία αποθήκη τη φορά, χρησιμοποιήστε ετικέτες ώστε να ανοίγει αμέσως η σωστή καταχώριση, και καταχωρίστε τη μετρημένη ποσότητα αντί να υπολογίζετε διαφορές. Η κυκλική μέτρηση κρίσιμων ειδών κάνει επίσης την ετήσια καταμέτρηση μικρότερη και γρηγορότερη.

Ποια είδη πρέπει να ελέγχει πιο συχνά μια ομάδα με έλλειψη προσωπικού;

Είδη που σταματούν τη δουλειά όταν τελειώνουν, και είδη που είναι ακριβά. Τα φθηνά αναλώσιμα μπορούν συνήθως να βασίζονται σε ένα απλό σήμα χαμηλού αποθέματος αντί για τακτική καταμέτρηση.

Είναι αρκετό ένα υπολογιστικό φύλλο για μια μικρή ομάδα;

Μπορεί να είναι, αν το διατηρεί ένα άτομο και το απόθεμα βρίσκεται σε ένα μέρος. Μόλις αρχίσουν να το ενημερώνουν αρκετά άτομα ή το απόθεμα απλωθεί σε δωμάτια, τοποθεσίες ή οχήματα, μια κοινόχρηστη εφαρμογή που ενημερώνει απευθείας όλη η ομάδα συνήθως εξοικονομεί περισσότερο χρόνο απ’ όσο κοστίζει.

Τι απογίνεται η γνώση μας για το απόθεμα όταν κάποιος φεύγει;

Αν υπήρχε μόνο στο μυαλό του, φεύγει μαζί του. Το να καταγράψετε πού φυλάσσεται κάθε είδος, το σημείο επαναπαραγγελίας του και πώς να το παραγγείλετε, σε μια καταχώριση που μοιράζεται όλη η ομάδα, κρατά αυτή τη γνώση μέσα στην ομάδα.