Nedostatak osoblja? Kako voditi zalihe s malim timom

Kad je vaš tim malobrojan, zalihe su obično prvo što zapušta. Nitko ne odluči prestati brojati; jednostavno uvijek postoji nešto hitnije. Način da zalihe držite pod kontrolom s manje ljudi nije raditi napornije. To je uklanjanje posla koji postoji samo zbog načina na koji se zalihe prate: put natrag u ured da se ažurira tablica, ona jedna osoba koju svi moraju pitati, potpuni popis koji pojede cijeli vikend.

Ovaj članak prolazi kroz navike koje malom timu omogućuju pouzdano vođenje zaliha. Nijedna od njih ne zahtijeva dodatno osoblje, a većina funkcionira bez obzira koristite li papir, tablicu ili aplikaciju.

Zašto zalihe prve trpe kad nedostaje ljudi

Posao oko zaliha lako je odgoditi jer se cijena preskakanja pojavljuje kasnije. Propušteno ažuriranje danas pretvara se u nestašicu sljedeći tjedan, ili u dvostruku narudžbu sljedeći mjesec. Kad manje ljudi nosi isti opseg posla, zadaci s odgođenom cijenom tiho ispadaju s popisa.

Rezultat je poznat obrazac. Evidentirana stanja odmiču se od onoga što se stvarno nalazi na polici. Ljudi prestaju vjerovati brojkama, pa idu sami provjeriti, što oduzima još više vremena. Naručuje se “za svaki slučaj”, a novac na kraju stoji zaključan u kutijama u dnu skladišta.

Prekidanje tog obrasca počinje uočavanjem gdje vrijeme zapravo odlazi.

Prestanite se oslanjati na jednu osobu koja zna

U mnogim malim timovima cijela slika zaliha nalazi se u glavi samo jedne osobe. Ona zna da je rezervna traka za pakiranje u kombiju, da rukavice nestaju svakih nekoliko tjedana i kojeg dobavljača treba zvati. To funkcionira dok ta osoba ne ode na godišnji, razboli se ili napusti posao.

Kad je osoblja malo, znanje koncentrirano kod jedne osobe najveći je rizik koji imate. Rješenje je zapisati nekoliko važnih stvari za svaki artikl:

• gdje se čuva, do razine police ili kutije
• koliko ga obično želite imati na raspolaganju
• prag pri kojem treba naručiti novu količinu
• kako ga naručiti (dobavljač, šifra proizvoda, tko odobrava)

Za to nije potreban priručnik. Kratka bilješka uz svaki artikl dovoljna je da bilo tko u timu preuzme zadatak. Čim informacija postoji na zajedničkom mjestu, posao se može seliti između ljudi umjesto čekanja jedne osobe.

Ne zaslužuju svi artikli istu pažnju

Mali tim ne može jednako pratiti baš sve, i ne bi ni trebao pokušavati. Neki artikli su skupi, neki zaustavljaju posao kad nestanu, a neki su jeftini i lako ih je nabaviti u obližnjoj trgovini.

Podijelite artikle u grube skupine:

• Kritični: nestašica zaustavlja posao ili gubi prodaju. Pratite ih pomno i postavite točke za naručivanje.
• Vrijedni: skupi artikli kod kojih gubitak ili prekomjerna narudžba boli. Brojite ih češće.
• Uobičajeni: jeftin potrošni materijal. Dovoljan je jednostavan signal “pri kraju”.

Ovo je poznata ideja iza ABC analize, a za njezinu primjenu nije potrebna nikakva formula. Ograničenu pažnju usmjerite na prve dvije skupine, a treću prepustite laganoj provjeri.

Bilježite zalihe tamo gdje se kreću, ne kasnije

Najskuplja navika u kontroli zaliha jest bilježenje promjena naknadno. Netko uzme tri kutije rukavica, namjerava kasnije ažurirati tablicu, i zaboravi. Pomnožite to s napornim tjednom, i vaše brojke postaju izmišljotina.

S manje ljudi želite da svaka promjena traje sekunde i da se dogodi kraj police. To znači:

• evidencija je dostupna s mjesta gdje se zaliha nalazi, s mobitela ili tableta
• vađenje ili dodavanje nečega jedna je mala radnja
• nitko ne mora pamtiti hrpu promjena koje treba unijeti na kraju dana

Kad je bilježenje brzo, ljudi ga rade. Kad znači hodanje do računala i otvaranje datoteke, odgađaju ga, a tim s nedostatkom osoblja uvijek ima razlog za odgađanje.

Neka vam zaliha kaže kad treba naručiti

Provjeravanje polica “da vidimo je li nešto pri kraju” posao je koji si mali tim ne može priuštiti. Okrenite to: odredite prag za svaki važan artikl, i neka vas sustav obavijesti kad zaliha padne ispod njega.

Dobar signal niske zalihe radi tri stvari. Stiže do osobe koja naručuje bez da ga ona mora tražiti. Prikazuje samo ono što zahtijeva pažnju, ne cijeli popis. I govori kako naručiti, tako da se zadatak može prepustiti bilo kome tko je slobodan.

To pretvara naručivanje iz obilaska u odgovor. Vrijeme trošite samo na artikle kojima je to potrebno.

Skratite vrijeme popisa brojeći pametnije

Potpuni popis često je najveći pojedinačni dio posla sa zalihama u godini, i onaj kojeg se timovi s nedostatkom osoblja najviše boje. Vrijeme popisa možete skratiti bez smanjenja točnosti.

Brojite po lokaciji. Organizirajte zalihu prema mjestu skladištenja (polica, ormar, kombi) i brojite jedno mjesto po jedno. Svako brojanje postaje malo, i uvijek znate koji je dio prostora završen.

Označite police i artikle. QR kod ili naljepnica s crtičnim kodom na polici ili kutiji znače da onaj tko broji može odmah otvoriti pravu evidenciju umjesto da je traži po nazivu.

Unesite izbrojanu količinu, a ne razliku. Pri brojanju bilježite ono što stvarno vidite. Računanje “imali smo dvanaest, sad ih je devet, znači minus tri” poziva na pogreške.

Brojite malo i često. Umjesto jednog iscrpljujućeg godišnjeg brojanja, brojite kritične i vrijedne artikle u redovitoj rotaciji. To se obično naziva ciklički popis. Brojke ostaju točne tijekom cijele godine, a godišnji popis, ako vam još treba, donosi manje iznenađenja.

Podijelite posao. Kad svi broje u istu zajedničku evidenciju, dvije osobe mogu istovremeno brojati dvije prostorije bez potrebe da kasnije spajaju tablice.

Brzi pregled: što promijeniti prvo

Zadatak	Spori način	Način s manje truda
Znati gdje se stvari nalaze	Pitati jedinu osobu koja zna	Zajednička evidencija s mjestom skladištenja i bilješkama po artiklu
Bilježenje potrošnje	Ažuriranje tablice na kraju dana	Jedan dodir kraj police, u trenutku kad se dogodi
Uočavanje niske zalihe	Obilazak polica i gledanje	Prag po artiklu i upozorenje
Naručivanje	Pamćenje dobavljača	Bilješka “kako naručiti” koju svatko može pratiti
Popis	Jedno veliko brojanje, ručno spajano	Brojanje po lokaciji, skeniranje naljepnica, ciklički popis
Otkrivanje što je pošlo po zlu	Nagađanje	Povijest tko je što promijenio i kada

Odaberite redak koji vašem timu danas oduzima najviše vremena i počnite od njega. Ne morate sve promijeniti odjednom.

Kad su papir ili tablica i dalje sasvim u redu

Alat nije uvijek odgovor. Ako jedna osoba upravlja jednim ormarom s potrepštinama, ploča na vratima može biti sve što vam treba. Ako se vaša zaliha rijetko mijenja i brojite je jednom u tromjesečju, dobro vođena tablica može vam poslužiti godinama.

Znakovi da ste ih prerasli praktični su: brojke ažurira više od jedne osobe, zaliha se nalazi na više od jednog mjesta, ljudi neprestano pitaju “je li ovo ažurno?”, ili popis svaki put traje dulje. Kad se ti znakovi pojave, cijena ručne metode plaća se satima osoblja koje više nemate na pretek.

Gdje se Tana uklapa

Tana je dijeljena aplikacija za zalihe namijenjena timovima. Cijeli tim vidi iste podatke uživo, tako da ne postoji glavni primjerak kojeg treba tražiti niti jedna osoba koja nosi cijelu sliku.

• Bilježite kraj police: koristite − i + za vađenje ili dodavanje zalihe jednim dodirom, i = za postavljanje točno izbrojane količine tijekom popisa.
• Skladišta: bilježite zalihu po polici, kutiji, prostoriji ili vozilu; ukupna količina artikla njihov je zbroj. Premještajte zalihu između skladišta kad se ona kreće.
• Upozorenja o niskoj zalihi: postavite prag za svaki artikl (ili zadanu vrijednost za tim) i primajte obavijest na početnoj stranici, putem e-pošte i push obavijesti, te po želji u Slack kanalu. Svaki artikl može nositi bilješku “kako naručiti”.
• QR naljepnice i crtični kodovi: ispišite QR naljepnice iz web aplikacije za artikle i skladišta, i skenirajte ih kamerom iPhonea ili iPada ili kamerom preglednika. Uobičajeni crtični kodovi proizvoda mogu se povezati s artiklima.
• Povijest: vidite tko je promijenio koju količinu, kada i u kojem skladištu.
• Brzi početak: zalijepite do 200 naziva artikala odjednom, jedan po retku. Izvezite zalihu u CSV kad god vam zatreba tablica.

Tana radi na iPhoneu, iPadu i Macu, te u pregledniku na bilo kojem računalu. Postoji besplatni plan bez potrebe za karticom, i plaćeni planovi po timu kada vam zatreba više.

Često postavljana pitanja

Kako mali tim može voditi zalihe bez zapošljavanja više ljudi?

Uklonite posao koji proizlazi iz samog načina praćenja. Održavajte jednu zajedničku evidenciju, bilježite promjene kraj police u trenutku kad se dogode, postavite pragove za naručivanje kako bi vas niska zaliha sama obavijestila, i zamijenite jedan veliki popis malim, redovitim brojanjima.

Koji je najbrži način za skraćivanje vremena popisa?

Brojite jedno skladište po jedno, koristite naljepnice kako bi se ispravna evidencija odmah otvorila, i unosite izbrojanu količinu umjesto izračunavanja razlika. Brojanje kritičnih artikala u rotaciji također čini godišnji popis manjim i bržim.

Koje artikle tim s nedostatkom osoblja treba najčešće provjeravati?

Artikle čiji nedostatak zaustavlja posao, i artikle koji su skupi. Jeftin potrošni materijal obično se može osloniti na jednostavan signal niske zalihe umjesto redovitog brojanja.

Je li tablica dovoljna za mali tim?

Može biti, ako je održava jedna osoba i zaliha se nalazi na jednom mjestu. Čim je počne ažurirati više ljudi ili se zaliha rasporedi po prostorijama, lokacijama ili vozilima, dijeljena aplikacija koju cijeli tim ažurira izravno obično uštedi više vremena nego što košta.

Što se događa s našim znanjem o zalihama kad netko ode?

Ako je postojalo samo u njegovoj glavi, ono odlazi s njim. Zapisivanje gdje se svaki artikl čuva, njegove točke naručivanja i načina naručivanja, u evidenciji koju dijeli cijeli tim, zadržava to znanje unutar tima.