Διαχείριση αποθέματος με πολλαπλές αποθήκες και υποκαταστήματα

Η διαχείριση αποθέματος με πολλαπλές αποθήκες σταματά να λειτουργεί τη στιγμή που δύο υποκαταστήματα κρατούν το καθένα το δικό του υπολογιστικό φύλλο: το ίδιο είδος δείχνει «διαθέσιμο» σε μια καρτέλα και «εξαντλημένο» σε μια άλλη, και κανείς δεν μπορεί να πει ποιος αριθμός είναι ο τρέχων. Η λύση δεν είναι ένα μεγαλύτερο υπολογιστικό φύλλο. Είναι ένα σύστημα όπου κάθε υποκατάστημα καταγράφει στην ίδια λίστα, ώστε ένα υποκατάστημα να είναι απλώς ένα ακόμη σημείο όπου μπορεί να βρίσκεται απόθεμα, όχι μια ξεχωριστή καταμέτρηση.

Το μοτίβο ισχύει είτε έχετε πολλαπλές αποθήκες, δύο γραφεία, ένα κατάστημα με την αποθήκη του, μια αποθήκη με τρία βανάκια, ή μια δωδεκάδα αποθηκευτικών χώρων σε μια πόλη: μοντελοποιήστε πού βρίσκεται το απόθεμα σε δύο επίπεδα, κρατήστε ένα συνολικό άθροισμα, και κάντε τη μεταφορά αποθέματος ανάμεσα σε υποκαταστήματα ένα καταγεγραμμένο βήμα και όχι μια εκτίμηση.

Γιατί τα υπολογιστικά φύλλα ανά υποκατάστημα αποκλίνουν

Ένα υπολογιστικό φύλλο ανά υποκατάστημα αποκλίνει επειδή τίποτα δεν κρατά τα αντίγραφα συγχρονισμένα. Το φύλλο του υποκαταστήματος Βόρεια ζει στον υπολογιστή του υποκαταστήματος Βόρεια, ενημερωμένο όταν κάποιος το θυμηθεί· το υποκατάστημα Νότια δεν το βλέπει ποτέ. Η διαχείριση αποθέματος με πολλές αποθήκες σε υπολογιστικό φύλλο κρύβει επίσης τις μεταφορές: το απόθεμα που φεύγει από ένα υποκατάστημα και φτάνει σε ένα άλλο καταγράφεται μία φορά, στην καλύτερη περίπτωση, οπότε τα σύνολα σταματούν αθόρυβα να βγαίνουν σωστά. Μέσα σε λίγες εβδομάδες, ο «επίσημος» αριθμός είναι απλώς μια εκτίμηση κολλημένη από όποιο φύλλο άνοιξε τελευταίος κάποιος.

Μοντελοποιήστε το «πού» σε δύο επίπεδα: υποκατάστημα και ράφι

Η λύση είναι να σταματήσετε να αντιμετωπίζετε το «ποιο υποκατάστημα» και το «ποιο ράφι» ως το ίδιο ερώτημα. Δώστε σε κάθε σημείο που κρατά απόθεμα δύο επίπεδα: το ίδιο το υποκατάστημα - ένα κτίριο, ένα παράρτημα, μια αποθήκη ή κατάστημα, με διεύθυνση αν χρειάζεται να το βρουν - και την αποθήκη μέσα σε αυτό, όπως ένα ράφι, ένα κουτί, ένα δωμάτιο ή ένα όχημα. Η διαχείριση αποθέματος για ένα μόνο υποκατάστημα είναι απλώς οι αποθήκες εκείνου του υποκαταστήματος· προσθέτετε δεύτερο υποκατάστημα και προσθέτετε αποθήκες κάτω από το δεύτερο υποκατάστημα, ποτέ δεύτερο υπολογιστικό φύλλο. Δώστε σε κάθε αποθήκη ένα όνομα που δηλώνει και το υποκατάστημά της («Βόρεια, ράφι Α», «Νότια, ράφι Α»), ώστε κανείς να μην αναπληρώνει τη λάθος.

Ένα σύνολο, και ένας αριθμός για κάθε υποκατάστημα

Μόλις οι αποθήκες ομαδοποιηθούν έτσι, παίρνετε δύο αριθμούς δωρεάν. Το σύνολο του είδους είναι το άθροισμα σε όλες τις αποθήκες, όπου κι αν βρίσκονται - ο αριθμός για την αναπαραγγελία. Ο αριθμός κάθε υποκαταστήματος είναι απλώς το άθροισμα των αποθηκών εκείνου του υποκαταστήματος - ο αριθμός για το «το έχουμε εδώ;». Η διαχείριση αποθέματος με πολλαπλές αποθήκες μπερδεύει μόνο όταν ένα εργαλείο δείχνει τον έναν αριθμό και τον παρουσιάζει ως όλη την εικόνα· βλέποντας και τους δύο, κανείς δεν αναρωτιέται «έχουμε περισσότερο κάπου αλλού;».

Μεταφορά αποθέματος ανάμεσα σε υποκαταστήματα

Μια μεταφορά αποθέματος ανάμεσα σε υποκαταστήματα είναι δύο κινήσεις αποθέματος, όχι ένα κλικ που τηλεμεταφέρει ένα είδος. Μειώστε την ποσότητα στην αποθήκη αποστολής και αυξήστε την κατά το ίδιο ποσό στην αποθήκη παραλαβής. Η καταγραφή και των δύο μισών, έστω και χειρόγραφα, σημαίνει ότι το ιστορικό δείχνει πού πήγε και πότε, αντί ένας αριθμός να πέφτει σε ένα υποκατάστημα χωρίς εξήγηση.

	Ένα υποκατάστημα	Πολλά υποκαταστήματα
Ονόματα ραφιών	«Ράφι Α» αρκεί	Βάλτε το υποκατάστημα στο όνομα: «Βόρεια, ράφι Α»
Μια μεταφορά	Σπάνια, προφανής	Συνήθης - καταγράψτε και τις δύο πλευρές
«Το έχουμε;»	Ένας αριθμός	Σύνολο, συν έναν αριθμό ανά υποκατάστημα
Ποιος καταγράφει	Όποιος είναι εκεί	Ένα ορισμένο άτομο ανά υποκατάστημα

Ποιος καταγράφει τι, και ονόματα που κρατούν όσο μεγαλώνετε

Αποφασίστε νωρίς ποιος καταγράφει το απόθεμα σε κάθε υποκατάστημα, και συμφωνήστε σε ονόματα πριν πολλαπλασιαστούν οι αποθήκες. Μια σύντομη λίστα:

• Χρησιμοποιήστε ένα μοτίβο παντού: υποκατάστημα, μετά θέση («Βόρεια, ράφι Α», «Νότια, βανάκι 2»).
• Κρατήστε το αρκετά σύντομο για μια τυπωμένη ετικέτα.
• Ονομάστε τα υποκαταστήματα όπως η ομάδα σας ήδη τα λέει (το όνομα του παραρτήματος, όχι έναν εσωτερικό κωδικό).
• Ορίστε ένα άτομο ανά υποκατάστημα που κρατά τα ονόματα και τις αναθέσεις τακτοποιημένα όσο μεγαλώνει.

Πότε ένα υπολογιστικό φύλλο εξακολουθεί να αρκεί

Αν λειτουργείτε ένα μόνο υποκατάστημα, ένα άτομο κάνει όλη την καταμέτρηση, και τίποτα δεν μετακινείται ανάμεσα σε σημεία, ένα κοινόχρηστο φύλλο εξακολουθεί να είναι λογική επιλογή. Η διαχείριση αποθέματος με πολλαπλές αποθήκες αποδίδει μόλις ανοίξει δεύτερο υποκατάστημα, απόθεμα ταξιδεύει ανάμεσα σε υποκαταστήματα, ή περισσότερα από ένα άτομα πρέπει να εμπιστεύονται τον ίδιο αριθμό χωρίς να τηλεφωνούν για να επιβεβαιώσουν.

Πού ταιριάζει το Tana

Το Tana μοντελοποιεί αυτό με αποθήκες - ένα ράφι, ένα κουτί, ένα δωμάτιο ή ένα όχημα, με το απόθεμα καταγεγραμμένο ανά αποθήκη - ομαδοποιημένες κάτω από προαιρετικές τοποθεσίες, ένα κτίριο ή υποκατάστημα με διεύθυνση και σημάδι στον χάρτη. Το σύνολο ενός είδους είναι το άθροισμα σε όλες τις αποθήκες όλων των τοποθεσιών. Μετακινήστε απόθεμα ανάμεσα σε αποθήκες μειώνοντας τη μία και αυξάνοντας την άλλη· και οι δύο αλλαγές παραμένουν στο ιστορικό του είδους, μαζί με το ποιος τις έκανε και πότε. Τα ονόματα αποθηκών είναι μοναδικά εντός μιας ομάδας, πράγμα που αποτρέπει τη σύγχυση «Βόρεια, ράφι Α» με το δίδυμό του σε άλλο υποκατάστημα. Όλη η ομάδα βλέπει τους ίδιους αριθμούς σε πραγματικό χρόνο τη στιγμή που αλλάζουν.

Ένα όριο ειδοποίησης χαμηλού αποθέματος ορίζεται ανά είδος στο σύνολό του σε όλες τις αποθήκες μαζί, όχι ανά υποκατάστημα· αν μια συγκεκριμένη αποθήκη με χαμηλό απόθεμα έχει μεγαλύτερη σημασία από το σύνολο της ομάδας, ελέγξτε απευθείας εκείνη την αποθήκη. Η εξαγωγή CSV απαριθμεί είδος, αποθήκη, τοποθεσία και ποσότητα μαζί, ώστε μια καταμέτρηση πολλών υποκαταστημάτων να ανοίγει πάντα ως ένα υπολογιστικό φύλλο όταν το χρειάζεστε.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να παρακολουθώ απόθεμα σε δύο υποκαταστήματα χωρίς δύο ξεχωριστά συστήματα;

Ναι. Ρυθμίστε κάθε υποκατάστημα ως ομάδα αποθηκών στην ίδια ομάδα, και το σύνολο κάθε είδους προσθέτει ήδη και τα δύο. Δεν τηρείτε ποτέ δύο λίστες.

Πώς καταγράφω μια μεταφορά αποθέματος ανάμεσα σε υποκαταστήματα;

Μειώστε την ποσότητα στην αποθήκη αποστολής και αυξήστε την στην αποθήκη παραλαβής κατά το ίδιο ποσό. Και οι δύο αλλαγές παραμένουν στο ιστορικό του είδους, ώστε να βλέπετε πού μετακινήθηκε το απόθεμα και πότε.

Πρέπει κάθε υποκατάστημα να χρησιμοποιεί την ίδια σύμβαση ονομασίας αποθηκών;

Ναι. Συμφωνήστε σε ένα μοτίβο, υποκατάστημα και μετά θέση («Βόρεια, ράφι Α»), πριν αποκτήσετε πολλά υποκαταστήματα, ώστε κάθε όνομα να είναι μοναδικό και ευανάγνωστο σε μια ετικέτα.

Μια ειδοποίηση χαμηλού αποθέματος εφαρμόζεται ανά υποκατάστημα ή σε όλη την ομάδα;

Σε όλη την ομάδα: ένα όριο ελέγχεται στο σύνολο του είδους σε όλες τις αποθήκες στις οποίες βρίσκεται, όχι σε ένα μόνο υποκατάστημα ξεχωριστά.