Työkalujen hallinta rakennus- ja asennustiimeille: autot, työmaat ja laatikot

Työkalujen hallinta tarkoittaa, että tiedät aina, missä autossa, työmaalla tai laatikossa jokin työkalu on, sen sijaan että kysyisit ympäriltä, kunnes joku muistaa. Sähköasentajilla, putkimiehillä, rakentajilla ja huoltotiimeillä työkalut ja pienosat liikkuvat auton, työmaan ja varaston välillä useita kertoja päivässä, ja kirjanpito auttaa vain, jos se pysyy mukana.

Tämä opas käy läpi, mitä työkalujen hallintasovellukselta kannattaa vaatia, miten pidetään auton varasto ja työmaan tavarat hallinnassa ilman ylimääräistä paperityötä, ja milloin yksinkertainen lista on edelleen oikea ratkaisu.

Miksi työkalut ja auton varasto katoavat

Työkaluseuranta ja auton varasto katoavat, koska mikään ei kirjaa sitä hetkeä, kun jokin liikkuu. Pora siirtyy autosta työmaalle jonkun laukussa, ja ainoa muistiinpano on muisti; kukaan ei kirjaa kolmea ruuvia tai kourallista nippusiteitä ylös, niin laatikko tyhjenee ilman varoitusta.

Ratkaisu ei ole tiukempi sääntö merkitsemisestä. Se on tehdä kirjaamisesta tarpeeksi nopeaa päivitettäväksi juuri siinä paikassa, missä työkalu on, niin että siirron kirjaaminen maksaa vähemmän kuin sen jättäminen tekemättä.

Mitä työkalujen hallintasovelluksen pitää osata

Työkalujen hallintasovellus ansaitsee paikkansa vain, jos sen päivittäminen on nopeampaa kuin olla vaivautumatta. Katso näitä:

• Päivitykset puhelimesta, auton tai laatikon vierestä, yhdellä tai kahdella napautuksella.
• Yksi lista kaikista työkaluista, autoista, työmaista ja laatikoista – ei erillistä taulukkoa per auto.
• Selkeä “missä se on nyt”, joka päivittyy työkalua siirtämällä, ei tekstiä muokkaamalla.
• Kulutustarvikkeet seurattuna kuin työkalut, varoituksella ennen kuin ne loppuvat.
• Kirjaus siitä, kuka siirsi tai laski jotain, ja milloin.

Auton varasto: osa, joka loppuu huomaamatta

Auton varasto on pääosin pienosia – liittimiä, nippusiteitä, ruuveja, teippiä – ja se vähenee muutama kerrallaan, mikä on juuri se syy, että se jää huomaamatta, kunnes työ pysähtyy auton tyhjyyden takia.

Kalustonhallinta, joka kattaa kulutustarvikkeet hälytysrajalla per tavara, huomaa tämän ennen kuin se maksaa matkan takaisin varastolle. Täydennyksestä tulee lyhyt lista arvauksen sijaan.

Työmaan varastonhallinta: erota auto ja työmaa toisistaan

Auto, työmaa ja laatikko pitävät kukin varastoa eri syystä, ja niiden yhdistäminen yhdeksi listaksi piilottaa sen, mikä on olennaista.

Pitää varastoa	Tyypillinen käyttö	Tyypillinen siirto
Auto	Työkalut ja osat sen ajoneuvon töihin	Lastataan varastolla, täydennetään työn jälkeen
Työmaa tai kontti	Laitteet, jotka jäävät työn keston ajaksi	Toimitetaan alussa, kerätään lopussa
Laatikko tai pakki	Sarja, joka kulkee henkilön tai tiimin mukana	Liikkuu auton ja työmaan välillä päivittäin

Kun jokainen pysyy omana kirjanpitonaan ja tavaraa siirretään niiden välillä sen uudelleen kirjoittamisen sijaan, työmaan varastonhallinta vastaa kysymykseen, mitä paikalla todella on.

Työkalujen saaminen mukaan, kun työ loppuu

Työkalujen saaminen mukaan valmiilta työmaalta on helpompaa, kun kirjanpito jo kertoo, mitä sen pitäisi sisältää. Tarkista ennen lähtöä, mitä työmaalla on verrattuna siihen kirjanpitoon, merkitse puuttuvat paikan päällä, ja siirrä tiimin mukana palaava tavara auton kirjanpitoon saman tien. Samana päivänä löytynyt puute on nopea korjata; viikkojen päästä löytynyt puute on arvausta.

Milloin jaettu lista tai ilmoitustaulu riittää edelleen

Jaettu taulukkolaskenta, autossa oleva ilmoitustaulu tai paperilista toimii edelleen yhden tai kahden hengen toiminnassa, jossa on yksi auto ja pieni, vakaa työkaluvalikoima.

Se lakkaa riittämästä, kun useampi ihminen jakaa samat työkalut, varasto on useammassa autossa tai työmaalla, tai kadonnut työkalu tarkoittaa korvaavan ostamista ennen kuin kukaan selvittää, minne vanha päätyi.

Mihin Tana sopii

Tana on tiimeille tarkoitettu jaettu varastosovellus, ja se kattaa kirjanpidon puolen työkalujen ja auton varaston hallinnasta.

• Perusta varasto jokaiselle autolle, työmaalle, kontille tai laatikolle; varasto kirjataan varastopaikkakohtaisesti, ja tavaran kokonaismäärä on niiden summa. Työmaa voi olla myös sijainti, jolla on osoite ja kartan merkki.
• “Kenellä se on” vastataan siirtämällä varastoa varastojen välillä – autoon, tiimin laatikkoon tai nimetyn henkilön varastoon – ei luovutusominaisuudella; Tana ei kohdista tavaroita henkilöille eikä seuraa GPS-sijaintia.
• Historia näyttää, kuka muutti mitäkin määrää, milloin ja missä varastossa.
• Tulosta QR-etiketit laatikoille, pakeille ja tavaroille; skannaaminen avaa sen tiedot iPhonen, iPadin tai verkkosovelluksen kameralla.
• Vähäisen varaston hälytykset per tavara kattavat auton kulutustarvikkeet kuten liittimet, nippusiteet ja ruuvit etusivulla, sähköpostilla tai push-ilmoituksella, tai Slack-kanavassa.

Tanalla on ilmainen taso ilman korttia ja maksullisia tasoja tiimiä kohden.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä työkalujen hallintasovelluksen pitäisi tehdä pienelle tiimille?

Anna jonkun päivittää varastoa puhelimesta yhdellä tai kahdella napautuksella, näytä mikä auto, työmaa tai laatikko pitää hallussaan mitä työkalua juuri nyt, ja varoita ennen kuin auton kulutustarvikkeet loppuvat. Jos se on hitaampaa kuin olla vaivautumatta, se ei pysy ajan tasalla.

Voiko auton varastoa seurata ilman GPS:ää?

Kyllä. Sen seuraaminen, mitä autossa on ja mitä on käytetty, ei vaadi ajoneuvon paikantamista – kirjanpito per auto, joka päivitetään kun varastoa lastataan tai käytetään, vastaa varastokysymykseen yksinään.

Miten seuraan, kenellä työkalu on?

Anna jokaiselle henkilölle tai autolle oma varasto, ja siirrä työkalut siihen. Historia näyttää sitten, kuka siirsi mitä ja milloin, vastaten “kenellä se on” -kysymykseen ilman erillistä luovutusominaisuutta.

Tarvitsenko viivakoodeja rakennusalan kalustoseurantaan?

Et, mutta niistä on apua. QR-etiketti laatikossa, pakissa tai tavarassa tekee siirron kirjaamisesta yhtä nopeaa kuin skannaus, ja osat, joissa on valmistajan viivakoodi, voi skannata sillä.