Quản lý dụng cụ cho đội xây dựng và kỹ thuật: xe, công trình và hộp dụng cụ

Quản lý dụng cụ là luôn biết dụng cụ đang ở xe nào, công trình nào hay hộp nào, thay vì phải hỏi khắp nơi đến khi có người nhớ ra. Với thợ điện, thợ ống nước, thợ xây và các đội bảo trì, dụng cụ và vật tư nhỏ di chuyển giữa xe, công trình và kho nhiều lần mỗi ngày, và việc ghi chép chỉ có ích nếu nó theo kịp những lần di chuyển đó.

Bài viết này nói về những gì một ứng dụng quản lý dụng cụ cần làm được, cách giữ tồn kho trên xe và tại công trình luôn rõ ràng mà không tốn thêm công sức hành chính, và khi nào một danh sách đơn giản vẫn là lựa chọn đúng.

Vì sao dụng cụ và vật tư trên xe hay bị thất lạc

Việc theo dõi dụng cụ và vật tư trên xe bị thất lạc vì không có gì ghi lại thời điểm một thứ di chuyển. Một chiếc máy khoan đi từ xe đến công trình trong túi của ai đó, và bản ghi duy nhất là trí nhớ; chẳng ai ghi lại ba con vít hay một nắm dây rút, nên một hộp cạn dần mà không có cảnh báo.

Giải pháp không phải là quy định ghi nhãn nghiêm ngặt hơn. Giải pháp là làm cho việc ghi chép nhanh đến mức có thể cập nhật ngay tại nơi dụng cụ đang nằm, để việc ghi lại một lần di chuyển tốn ít công hơn là bỏ qua nó.

Một ứng dụng quản lý dụng cụ cần làm được gì

Một ứng dụng quản lý dụng cụ chỉ đáng dùng nếu việc cập nhật nó nhanh hơn là không cập nhật. Hãy tìm những điều sau:

• Cập nhật từ điện thoại, ngay cạnh xe hoặc hộp dụng cụ, chỉ với một hoặc hai lần chạm.
• Một danh sách duy nhất cho tất cả dụng cụ, xe, công trình và hộp chứa - không phải một bảng tính riêng cho mỗi xe.
• Trạng thái “đang ở đâu” rõ ràng, được cập nhật bằng cách di chuyển dụng cụ, không phải sửa chữ.
• Vật tư tiêu hao được theo dõi như dụng cụ, có cảnh báo trước khi hết.
• Bản ghi về việc ai đã di chuyển hoặc kiểm đếm thứ gì, và khi nào.

Tồn kho trên xe: phần hao hụt âm thầm nhất

Tồn kho trên xe chủ yếu là vật tư nhỏ - khớp nối, dây rút, vít, băng dính - và nó hao hụt từng chút một, đó chính là lý do khiến nó dễ bị bỏ qua cho đến khi một công việc bị đình trệ vì xe đã hết hàng.

Việc quản lý thiết bị có bao gồm vật tư tiêu hao, với một ngưỡng cho mỗi mặt hàng, sẽ phát hiện ra điều này trước khi phải mất một chuyến quay về kho. Việc đặt hàng lại trở thành một danh sách ngắn thay vì một phỏng đoán.

Quản lý kho công trình: tách riêng xe và công trình

Một chiếc xe, một công trình và một hộp dụng cụ đều giữ tồn kho vì những lý do khác nhau, và việc trộn chúng vào một danh sách duy nhất sẽ che mất điều quan trọng.

Giữ tồn kho	Mục đích sử dụng điển hình	Di chuyển điển hình
Xe	Dụng cụ và vật tư cho các công việc của xe đó	Nạp tại kho, bổ sung sau mỗi công việc
Công trình hoặc container	Thiết bị để lại trong suốt thời gian làm việc	Giao lúc bắt đầu, thu hồi khi kết thúc
Hộp hoặc túi dụng cụ	Một bộ đồ nghề đi theo một người hoặc một nhóm	Di chuyển giữa xe và công trình hằng ngày

Giữ mỗi loại là một bản ghi riêng, và di chuyển tồn kho giữa chúng thay vì nhập lại từ đầu, là cách giúp việc quản lý kho công trình trả lời được câu hỏi “thực sự còn gì ở đó.”

Thu hồi dụng cụ khi công việc kết thúc

Việc thu hồi dụng cụ từ một công trình đã hoàn tất sẽ dễ hơn khi bản ghi đã nói rõ những gì cần phải có ở đó. Trước khi rời đi, hãy kiểm tra những gì đang có tại công trình so với bản ghi đó, ghi chú ngay những gì bị thiếu, và chuyển những gì trở về cùng đội vào bản ghi của xe ngay lập tức. Một thiếu sót phát hiện trong ngày là một sửa lỗi nhanh; một thiếu sót phát hiện vài tuần sau chỉ còn là phỏng đoán.

Khi nào một danh sách dùng chung hay bảng ghi vẫn còn đủ

Một bảng tính dùng chung, một tấm bảng trong xe, hay một danh sách trên giấy vẫn ổn với một hoạt động một hoặc hai người, một xe, và một bộ dụng cụ nhỏ, ổn định.

Nó không còn đủ nữa khi nhiều người cùng dùng chung dụng cụ, tồn kho nằm rải rác ở nhiều xe hoặc nhiều công trình, hoặc một dụng cụ bị mất đồng nghĩa với việc phải mua đồ mới trước khi ai đó tìm ra cái cũ đã đi đâu.

Tana phù hợp ở đâu

Tana là ứng dụng quản lý kho dùng chung cho nhóm, và nó đảm nhận phần ghi chép trong việc quản lý dụng cụ và tồn kho trên xe.

• Thiết lập một kho cho mỗi xe, công trình, container hoặc hộp dụng cụ; tồn kho được ghi theo từng kho, và tổng số lượng của một dụng cụ là tổng của tất cả. Một công trình cũng có thể là một vị trí với địa chỉ và một điểm trên bản đồ.
• “Ai đang giữ nó” được trả lời bằng cách di chuyển tồn kho giữa các kho - một chiếc xe, hộp dụng cụ của một nhóm, hoặc kho riêng của một người được chỉ định - không phải một tính năng cho mượn; Tana không gán vật phẩm cho người cụ thể và không theo dõi vị trí GPS.
• Lịch sử cho thấy ai đã thay đổi số lượng nào, khi nào, và ở kho nào.
• In nhãn QR cho hộp dụng cụ, túi đồ và vật phẩm; quét nhãn sẽ mở bản ghi của nó từ camera của iPhone, iPad hoặc ứng dụng web.
• Cảnh báo tồn kho thấp cho mỗi mặt hàng bao gồm vật tư tiêu hao trên xe như khớp nối, dây rút và vít, hiển thị trên trang chủ, qua email hoặc thông báo đẩy, hoặc đăng lên một kênh Slack.

Tana có một gói miễn phí không cần thẻ, và các gói trả phí tính theo nhóm.

Câu hỏi thường gặp

Một ứng dụng quản lý dụng cụ nên làm gì cho một đội nhỏ?

Cho phép ai đó cập nhật tồn kho từ điện thoại chỉ với một hoặc hai lần chạm, hiển thị xe, công trình hoặc hộp dụng cụ nào đang giữ từng dụng cụ ngay lúc này, và cảnh báo trước khi vật tư tiêu hao trên xe hết. Nếu việc này chậm hơn là không cập nhật, nó sẽ không được giữ đúng thực tế.

Tôi có thể theo dõi tồn kho trên xe mà không cần GPS không?

Có. Theo dõi những gì một chiếc xe đang giữ và những gì đã dùng không cần xác định vị trí của xe - một bản ghi cho mỗi xe, được cập nhật khi tồn kho được nạp hoặc dùng, tự nó đã trả lời được câu hỏi về tồn kho.

Làm thế nào để theo dõi ai đang giữ một dụng cụ?

Cho mỗi người hoặc mỗi xe một kho riêng, và chuyển dụng cụ vào đó. Lịch sử sau đó sẽ cho thấy ai đã chuyển gì và khi nào, trả lời câu hỏi “ai đang giữ nó” mà không cần một tính năng cho mượn riêng.

Tôi có cần mã vạch để quản lý thiết bị xây dựng không?

Không cần, nhưng chúng sẽ giúp ích. Một nhãn QR trên hộp dụng cụ, túi đồ hoặc vật phẩm giúp việc ghi lại một lần di chuyển nhanh như một lần quét, và những vật tư đã có mã vạch của nhà sản xuất có thể được quét bằng mã vạch đó.