Αναλώσιμα οδοντιατρείου: μια λίστα που αντέχει μια γεμάτη ημέρα

Τα αναλώσιμα οδοντιατρείου κρατούν ορατό ό,τι χρησιμοποιεί ένα οδοντιατρείο κάθε μέρα — γάντια, μάσκες, σαλιάρες ασθενών, σύνθετη ρητίνη, φύσιγγες αναισθητικού, υλικό αποτυπώματος — ώστε ένας θάλαμος να μη σταματά ποτέ στη μέση ενός ραντεβού και μια αποθήκη να μη γεμίζει ποτέ αθόρυβα με υλικά ιατρείου που κανείς δεν είχε ζητήσει. Το να έχετε μια λίστα είναι εύκολο· το να την κρατάτε ακριβή σε μια γεμάτη μέρα με ραντεβού είναι το δύσκολο κομμάτι.

Μια ματιά στο συρτάρι και μια καλή μνήμη λειτουργούν μέχρι να υπάρξει δεύτερος θάλαμος ή δεύτερο άτομο που παραγγέλνει ξανά. Παρακάτω: τι πρέπει να καταγράφει μια λίστα αποθέματος οδοντιατρείου, πώς να ξεχωρίσετε το απόθεμα του θαλάμου από αυτό της αποθήκης, ποιος πρέπει να παραγγέλνει ξανά, και πώς να αποφύγετε τόσο την εξάντληση όσο και την υπερπαραγγελία.

Τι πρέπει να περιέχει μια λίστα αποθέματος οδοντιατρείου

Μια λίστα αναλωσίμων οδοντιατρείου κάνει τη δουλειά της όταν απαντά στο “πόσο, και πού” χωρίς να χρειάζεται βόλτα μέχρι το ντουλάπι:

Στήλη	Γιατί έχει σημασία
Όνομα είδους	Γάντια, μάσκες, σαλιάρες, απόχρωση σύνθετης ρητίνης, τύπος αναισθητικού, υλικό αποτυπώματος
Πού φυλάσσεται	Θάλαμος, ντουλάπι, ή ράφι αποθήκης
Διαθέσιμη ποσότητα	Αυτό που υπάρχει στην πραγματικότητα, όχι αυτό που παραγγέλθηκε
Σημείο αναπαραγγελίας	Το επίπεδο που ενεργοποιεί νέα παραγγελία
Πώς να παραγγελθεί ξανά	Προμηθευτής, μέγεθος συσκευασίας, ποιος κάνει την παραγγελία

Ορισμένα αναλώσιμα ρυθμίζονται ανάλογα με το πού ασκείτε το επάγγελμα και μπορεί να χρειάζονται παρακολούθηση ημερομηνίας λήξης ή παρτίδας ως μέρος της δικής σας διαδικασίας συμμόρφωσης — κρατήστε αυτό ξεχωριστά από την καθημερινή λίστα.

Απόθεμα θαλάμου έναντι αποθέματος αποθήκης

Ένας θάλαμος πρέπει να κρατά μόνο όσα χρησιμοποιούνται δίπλα στην καρέκλα σε μία ή δύο μέρες: ανοιγμένα κουτιά γαντιών και μασκών, σαλιάρες, τις φύσιγγες αναισθητικού που χρησιμοποιούνται τώρα, τις αποχρώσεις σύνθετης ρητίνης που χρησιμοποιούνται πιο συχνά. Κρατήστε το ελαφρύ, ώστε μια γρήγορη ματιά να δείχνει τι εξαντλείται.

Η αποθήκη κρατά τον όγκο: κλειστά κουτιά, εφεδρικές φύσιγγες, ανοιχτό υλικό αποτυπώματος. Οι αποφάσεις αναπαραγγελίας ανήκουν εδώ, όχι στην καρέκλα — η καταμέτρηση της αποθήκης είναι αυτή που πρέπει να ενεργοποιεί νέα παραγγελία, γιατί αντικατοπτρίζει τι έχει μείνει σε όλο το οδοντιατρείο.

Ποιος παραγγέλνει ξανά, και πώς να αποφύγετε την εξάντληση στη μέση της ημέρας

Δώστε σαφή ευθύνη αναπαραγγελίας αναλωσίμων οδοντιατρείου σε ένα ή δύο άτομα. Η δουλειά όλων των άλλων είναι μικρότερη: να επισημάνουν ένα είδος ως χαμηλό τη στιγμή που το προσέξουν, όχι στο τέλος της μέρας.

Δύο μοτίβα προκαλούν ελλείψεις στη μέση της μέρας: κανείς δεν έχει την ευθύνη της αναπαραγγελίας, οπότε ένα χαμηλό είδος περνάει απαρατήρητο, ή όλοι παραγγέλνουν αυθόρμητα, με αποτέλεσμα οι φύσιγγες να αναπληρώνονται δύο φορές ενώ οι σαλιάρες τελειώνουν. Ένα σημείο αναπαραγγελίας ανά είδος, ορατό σε όποιον το επισημαίνει, λύνει και τα δύο — οποιοσδήποτε μπορεί να δει “χαμηλό”, μόνο ο υπεύθυνος αποφασίζει “παραγγελία”.

Αποφύγετε και την υπερπαραγγελία

Η εξάντληση δεν είναι το μόνο πρόβλημα. Η υπερπαραγγελία δεσμεύει χρήμα και χώρο σε σύνθετη ρητίνη ή υλικό αποτυπώματος που μένουν μήνες, και υλικά ιατρείου που κρατιούνται πολύ καιρό μπορούν ακόμη να πάνε χαμένα.

Ορίστε ένα σημείο αναπαραγγελίας ανά είδος αντί να παραγγέλνετε με το μάτι, και επανεξετάστε περιστασιακά τα είδη που κινούνται αργά — αν μια απόχρωση παραμένει πάντα αμετακίνητη ανάμεσα σε παραγγελίες, χαμηλώστε το σημείο αναπαραγγελίας της αντί να την αναπληρώσετε στο παλιό επίπεδο.

Μια ρουτίνα απογραφής οδοντιατρείου που χωράει γύρω από τα ραντεβού

Μια ρουτίνα απογραφής λειτουργεί μόνο αν παίρνει λεπτά, όχι ένα απόγευμα.

• Μετράτε πάντα με την ίδια σειρά — δωμάτιο προς δωμάτιο, ράφι προς ράφι.
• Μετράτε τα ανοιγμένα κουτιά όπως και τα σφραγισμένα· ένα μισοχρησιμοποιημένο κουτί είναι ακόμη απόθεμα.
• Μετράτε πριν τακτοποιηθεί μια νέα παράδοση, όχι μετά που έχει ήδη αναμειχθεί.
• Καταγράψτε τον αριθμό που πραγματικά μετρήσατε, ακόμη και αν δεν ταιριάζει με το αναμενόμενο.

Πότε ένα χαρτί εξακολουθεί να αρκεί

Ένας μόνο θάλαμος, ένα άτομο που παραγγέλνει, και μια σύντομη λίστα υλικών ιατρείου μπορούν να λειτουργήσουν μια χαρά σε χαρτί ή σε υπολογιστικό φύλλο, όσο αυτό το άτομο είναι πάντα εκείνο που αναπληρώνει.

Σταματά να αρκεί μόλις προστεθεί δεύτερος θάλαμος, δεύτερο άτομο που παραγγέλνει, ή απογευματινό προσωπικό — τότε κανείς δεν έχει πια ολόκληρη την εικόνα στο μυαλό του, και εκεί τα αναλώσιμα τελειώνουν χωρίς προειδοποίηση.

Πού ταιριάζει το Tana

Το Tana είναι μια κοινόχρηστη εφαρμογή αποθεμάτων για ομάδες, και καλύπτει το κομμάτι παρακολούθησης αποθέματος αυτού του οδηγού.

• Οι αποθήκες ταιριάζουν στο οδοντιατρείο σας: κάθε θάλαμος, κάθε ντουλάπι, και η αποθήκη. Το απόθεμα καταγράφεται ανά αποθήκη· το σύνολο ενός είδους είναι το άθροισμά τους.
• Καταγράψτε τη χρήση με − και τις παραδόσεις με + με ένα άγγιγμα· το = ορίζει τον ακριβή μετρημένο αριθμό κατά την απογραφή. Μετακινήστε απόθεμα από την αποθήκη στον θάλαμο όταν αναπληρώνεται.
• Ένα όριο χαμηλού αποθέματος ανά είδος είναι το σημείο αναπαραγγελίας σας, εμφανίζεται στην αρχική σελίδα και μέσω email, push, ή σε ένα κανάλι Slack. Προσθέστε προμηθευτή και μέγεθος συσκευασίας στη σημείωση πώς να παραγγελθεί ξανά του είδους.
• Εκτυπώστε ετικέτες QR για συρτάρια και ντουλάπια· η σάρωση ανοίγει την αντίστοιχη αποθήκη, ώστε το απόθεμα να ενημερώνεται επί τόπου.
• Το ιστορικό καταγράφει ποιος άλλαξε ποια ποσότητα, πότε, σε ποια αποθήκη· οι ρόλοι (ιδιοκτήτης, διαχειριστής, μέλος) ελέγχουν ποιος μπορεί να κάνει τι.

Το Tana δεν παρακολουθεί ημερομηνίες λήξης ή αριθμούς παρτίδας/σειράς· διαχειριστείτε αυτή την ιχνηλασιμότητα μέσω της δικής σας διαδικασίας συμμόρφωσης, παράλληλα. Υπάρχει ένα δωρεάν πλάνο χωρίς κάρτα, και επί πληρωμή πλάνα ανά ομάδα.

Συχνές ερωτήσεις

Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια λίστα αναλωσίμων οδοντιατρείου;

Τουλάχιστον: όνομα είδους, πού φυλάσσεται, διαθέσιμη ποσότητα, ένα σημείο αναπαραγγελίας, και πώς να παραγγελθεί ξανά. Προσθέστε παρακολούθηση ημερομηνίας λήξης ή παρτίδας ξεχωριστά, αν ρυθμιζόμενα υλικά το απαιτούν εκεί που ασκείτε το επάγγελμα.

Ποιος πρέπει να είναι υπεύθυνος για την αναπαραγγελία αναλωσίμων οδοντιατρείου;

Ένα ή δύο άτομα, ξεκάθαρα. Όλοι οι υπόλοιποι πρέπει να επισημαίνουν ένα είδος ως χαμηλό χωρίς να κάνουν οι ίδιοι την παραγγελία — αυτό αποφεύγει διπλές παραγγελίες και είδη που κανείς δεν προσέχει ότι έχουν τελειώσει.

Παρακολουθεί το Tana ημερομηνίες λήξης ή αριθμούς παρτίδας;

Όχι. Το Tana παρακολουθεί την ποσότητα ανά αποθήκη, τις ειδοποιήσεις χαμηλού αποθέματος, και το ιστορικό. Οι ημερομηνίες λήξης και η ιχνηλασιμότητα παρτίδων για ρυθμιζόμενα υλικά περνούν από τη δική σας διαδικασία, ξεχωριστά από το Tana.

Μπορεί ένα μικρό οδοντιατρείο να τα βγάλει πέρα με ένα υπολογιστικό φύλλο;

Ναι, αν ένα άτομο χειρίζεται την παραγγελία για έναν μόνο θάλαμο. Μόλις προστεθεί δεύτερος θάλαμος, δεύτερο άτομο που παραγγέλνει, ή βάρδιες που δεν επικαλύπτονται, μια κοινόχρηστη εφαρμογή που ενημερώνεται από κινητό είναι πιο εύκολο να παραμείνει ακριβής.