歯科医院の在庫管理：忙しい一日でも崩れないリストの作り方

歯科医院の在庫管理は、グローブ、マスク、エプロン、コンポジットレジン、麻酔カートリッジ、印象材といった毎日使う歯科材料を見える状態に保ち、診療室が診療の途中で品切れにならず、収納がいつの間にか誰も必要としないクリニックの消耗品でいっぱいにならないようにするものです。リストを作るのは簡単ですが、予約でいっぱいの一日を通して正確に保つのは難しい部分です。

引き出しを覗いて記憶で管理するやり方は、診療室が二つになるか、発注する人が二人になるまでは成立します。この記事では、歯科医院の在庫管理リストに記録すべきこと、診療室の在庫と収納の在庫をどう分けるか、誰が発注を担うべきか、そして品切れと抱えすぎの両方を避ける方法を紹介します。

歯科医院の在庫管理リストに載せるもの

歯科材料の在庫管理リストは、棚を確認しに行かなくても「どれだけ、どこに」に答えられるときに役立ちます。

列	重要な理由
アイテム名	グローブ、マスク、エプロン、コンポジットレジンのシェード、麻酔の種類、印象材
保管場所	診療室、キャビネット、または収納の棚
在庫数量	発注した数ではなく、実際にある数
発注点	新しい発注を促す水準
発注メモ	仕入先、パッケージサイズ、誰が発注するか

一部の消耗品は診療する地域の規制対象で、独自のコンプライアンス対応として有効期限やロット管理が必要な場合があります。それは日々のこのリストとは分けて管理してください。

診療室の在庫と収納の在庫

診療室に置くのは、1〜2日でチェアサイドで使い切る分だけにします。開封済みのグローブとマスクの箱、エプロン、使用中の麻酔カートリッジ、よく使うコンポジットレジンのシェードです。軽めに保つことで、ひと目で品薄が分かります。

収納には大部分を置きます。未開封のケース、麻酔の予備カートリッジ、未開封の印象材です。発注の判断はここで行うもので、チェアサイドではありません。医院全体の残りを反映しているのは収納の在庫数なので、新しい発注は収納の数に基づいて行います。

誰が発注を担うか、そして診療中の品切れを避ける方法

歯科材料の発注責任は、一人か二人に明確に任せます。それ以外の人の役割はもっと単純で、気づいた時点で品薄を知らせることだけで、一日の終わりに知らせるのではありません。

診療中の欠品には二つのパターンがあります。発注の担当者がいないために品薄が見過ごされるパターンと、全員がばらばらに発注してしまい、カートリッジが二重に補充される一方でエプロンが切れてしまうパターンです。アイテムごとに一つの発注点を決め、気づいた人なら誰でも見られるようにすれば、両方解決します。誰でも「品薄」に気づけますが、「発注する」と決めるのは担当者だけです。

抱えすぎも避ける

品切れだけが問題ではありません。抱えすぎはコンポジットレジンや印象材に資金とキャビネットの場所を何か月も縛りつけ、長く置きすぎたクリニックの消耗品も結局無駄になることがあります。

感覚で発注するのではなく、アイテムごとに発注点を決め、動きの遅いものはときどき見直しましょう。あるシェードが発注のたびにずっと動かないなら、以前の水準まで補充するのではなく、発注点を下げます。

歯科医院の棚卸、診療の合間に収まるルーティン

歯科医院の棚卸は、数分で終わる仕組みでなければ続きません。

• 毎回同じ順番で数えます。部屋ごと、棚ごとに回ります。
• 開封済みの箱も未開封の箱と同じように数えます。半分使った箱も在庫です。
• 新しい納品物を収納する前に数えます。混ざってしまった後ではありません。
• 期待していた数と違っても、実際に数えた数をそのまま記録します。

クリップボードでまだ十分なとき

診療室が一つ、発注する人が一人、歯科材料のリストが短いなら、紙やExcelでも問題なく運用できます。その人がいつも補充を担っている限りは大丈夫です。

二つ目の診療室、二人目の発注担当者、あるいは夜間のスタッフが加わると、それでは足りなくなります。そうなると、誰も全体を把握できなくなり、消耗品が前触れなく切れるようになります。

Tanaでできること

Tanaはチームで使う在庫管理アプリで、このガイドの在庫管理の部分を担います。

• ストレージを医院に合わせて設定できます。診療室ごと、キャビネットごと、そして収納です。在庫はストレージごとに記録され、アイテムの合計はその和になります。
• 使ったら**−、納品されたら+をワンタップで記録できます。棚卸では=**で数えた数をそのまま設定できます。収納から診療室へ、補充のたびに在庫を移動できます。
• アイテムごとのアラート閾値を発注点として設定できます。残りわずかになるとホーム画面、メール、プッシュ通知で知らせ、Slackのチャンネルにも投稿できます。仕入先やパッケージサイズは、アイテムの発注メモに書いておけます。
• 引き出しやキャビネット用のQRラベルを印刷し、スキャンすればそのストレージが開き、その場で在庫を更新できます。
• 履歴には、誰がいつどのストレージでどの数量を変えたかが残ります。ロール（オーナー、管理者、メンバー）が、誰が何をできるかを決めます。

Tanaは有効期限やロット・シリアル番号の管理には対応していません。そのトレーサビリティは、別途ご自身のコンプライアンス対応で管理してください。クレジットカード登録不要の無料プランがあり、有料プランはチーム単位です。

よくある質問

歯科医院の在庫管理リストには何を載せるべきですか？

最低限、アイテム名、保管場所、在庫数量、発注点、発注メモが必要です。診療する地域で規制対象の材料があれば、有効期限やロット管理は別途追加してください。

歯科材料の発注は誰が担当すべきですか？

一人か二人に明確に任せます。それ以外の人は、自分で発注せずに品薄を知らせるだけにしましょう。これにより、発注の重複や、誰も気づかないまま切れてしまうアイテムを防げます。

Tanaで有効期限やロット番号を管理できますか？

いいえ。Tanaが記録するのは、ストレージごとの在庫数量、在庫が少なくなったときのアラート、そして履歴です。規制対象の材料の有効期限やロットのトレーサビリティは、Tanaとは別にご自身の管理方法で対応してください。

小規模な医院ならExcelだけで十分ですか？

診療室が一つで、発注を一人が担当しているなら十分です。二つ目の診療室、二人目の発注担当者、あるいは重ならないシフトが加わったら、スマートフォンから更新できる共有の仕組みのほうが正確さを保ちやすくなります。