牙科诊所库存清单：忙碌一天也不出岔子的方法

牙科诊所库存管理，就是让诊所每天都要用到的东西——手套、口罩、胸巾、复合树脂色号、麻醉药筒、印模材料——始终看得清楚，这样诊疗室不会在治疗中途断供，库房也不会悄悄堆满没人需要的耗材。列一份清单很容易，难的是在忙碌的一整天里让它始终对得上实际情况。

开抽屉看一眼、靠记忆判断，在只有一个诊疗室、一个人负责补货的时候还凑合。一旦多了一个诊疗室或多了一个人负责补货，这套方法就不够用了。下面依次说清楚：牙科用品清单该记哪些内容，诊疗室的库存和库房的库存怎么分开，该由谁来补货，以及怎样同时避免断货和囤积过多。

牙科用品清单该记哪些内容

一份牙科用品清单，只有在不用跑去柜子前就能回答“有多少、放在哪”的时候，才算真正好用：

列	为什么重要
物品名称	手套、口罩、胸巾、复合树脂色号、麻醉类型、印模材料
存放位置	诊疗室、柜子，或库房的货架
现有数量	实际剩下的量，不是已经下单的量
补货点	触发新一轮补货的数量
补货方式	供应商、包装规格、由谁下单

有些耗材在你执业的地区受到监管，可能需要作为你自己合规流程的一部分，单独追踪保质期或批号——把这部分和这张日常清单分开管理。

诊疗室库存与库房库存

诊疗室里只该放一两天内就要用掉的东西：已经打开的手套和口罩、胸巾、正在使用的麻醉药筒、医生最常拿的那几种复合树脂色号。数量保持精简，这样一眼扫过去就能看出什么快用完了。

库房存放大批量的耗材：未开封的整箱物品、备用麻醉药筒、未开封的印模材料。补货的决定应该在这里做，而不是在诊疗椅边——应该由库房数出来的数量来触发新一轮补货，因为它反映的是整个诊所还剩多少。

该由谁来补货，如何避免治疗中途断货

把补货的责任清楚地交给一到两个人。其他人的工作简单得多：一发现某个物品库存偏低，就立刻标记出来，不用等到一天结束。

治疗中途断货，往往出自两种模式：没人负责补货，一个库存偏低的物品就被忽略了；或者每个人都各自下单，结果麻醉药筒被重复补了两次，胸巾却用光了。给每个物品设一个补货点，让发现问题的人都能看到，这两个问题就都能解决——谁都能标记“偏低”，但只有负责的人来决定“下单”。

也要避免囤积过多

断货不是唯一的问题。囤积过多会把钱和柜子空间压在几个月都用不完的复合树脂或印模材料上，而囤得太久的诊所耗材，最后还是可能白白浪费。

给每个物品设一个补货点，不要靠感觉下单，并且时常回顾那些动得慢的物品——如果某个色号每次补货时都原封不动地放在那里，就该降低它的补货点，而不是继续补到原来的数量。

一套能插进诊疗间隙的盘点流程

牙科诊所的盘点流程只有在几分钟就能做完、而不是要花一整个下午时，才真正有用。

• 每次都按同样的顺序数——一个房间一个房间、一个货架一个货架。
• 打开过的包装和密封的包装都要数；用了一半的包装仍然算库存。
• 在新到货上架之前数，不要等它和原有库存混到一起之后再数。
• 实际数出来的数字就直接记下来，就算和预期不一样也照实记。

什么时候一块夹板和一支笔还够用

只有一个诊疗室、一个人负责下单，耗材种类也不多的小诊所，用纸或表格就能运作得不错——前提是那个人一直都是负责补货的人。

一旦多了第二个诊疗室、多了一个负责补货的人，或者加了晚班人员，这种方法就不够用了。那时就没有一个人能把全局记在脑子里，耗材也就会在毫无预警的情况下用完。

Tana 能帮上什么

Tana 是面向团队的共享库存应用，覆盖的正是经营这家诊所中“记录库存”这部分。

• 按你的诊所设置存放点：每个诊疗室、柜子，以及库房。库存按每个存放点分别记录，某个物品的总量就是各存放点之和。
• 用一次点击记录用掉的量（−）和到货的量（+）。盘点时用 = 直接设定数出来的准确数量。补货时可以把库存从库房移到诊疗室。
• 为每个物品设一个库存偏低提醒阈值作为补货点。Tana 会在首页、邮件和推送里提示库存偏低的物品，也可以发到 Slack 频道。把供应商和包装规格信息写进该物品的补货说明里。
• 为抽屉和柜子打印 QR 标签，扫描一下就能打开对应的存放点，当场更新库存。
• 每一次改动都会保存在历史记录里：谁在哪个存放点改了哪个数量、什么时候改的；角色（所有者、管理员、成员）决定谁能做什么。

Tana 不追踪保质期或批号/序列号；这部分追踪请通过你自己的合规流程来处理，和 Tana 并行使用。有一个无需绑卡的免费方案，付费方案按团队计费。

常见问题

牙科用品清单该包含哪些内容？

至少要有：物品名称、存放位置、现有数量、补货点，以及补货方式。如果你执业地区的监管要求对受管制材料做保质期或批号追踪，请单独补充这部分。

牙科耗材的补货该由谁负责？

明确交给一到两个人。其他人只负责标记库存偏低的物品，不要自己下单——这样可以避免重复下单，也能避免有物品用完了却没人发现。

Tana 会追踪保质期或批号吗？

不会。Tana 记录的是按存放点划分的数量、库存偏低提醒，以及历史记录。受管制材料的保质期和批号追踪，需要通过你自己的流程来处理，和 Tana 分开。

小诊所能不能只靠表格管理？

可以，只要有一个人负责一个诊疗室的全部补货。一旦多了第二个诊疗室、多了一个负责补货的人，或者出现不重叠的班次，用手机随时更新的共享系统就会更靠得住。