Hammashoitolan tarvikeluettelo, joka kestää kiireisen päivän

Hammashoitolan tarvikeluettelo pitää näkyvillä sen, mitä vastaanotto käyttää päivittäin – käsineet, maskit, potilasliinat, komposiittisävyt, puudutepatruunat, jäljennösmateriaali – jotta hoitohuone ei pysähdy kesken hoidon ja varasto ei täyty hiljaa tarvikkeista, joita kukaan ei tarvinnut. Luettelon tekeminen on helppoa; sen pitäminen totuudenmukaisena koko kiireisen hoitopäivän ajan on vaikea osa.

Laatikon vilkaisu ja hyvä muisti riittävät, kunnes tulee toinen hoitohuone tai toinen tilaaja. Alla käydään läpi, mitä hammashoitolan tarvikeluettelon pitäisi seurata, miten hoitohuoneen tarvikkeet erotetaan varaston tarvikkeista, kuka tilaa lisää, ja miten vältetään sekä loppuminen että ylitilaaminen.

Mitä hammashoitolan tarvikeluetteloon kuuluu

Hammashoitolan tarvikeluettelo ansaitsee paikkansa, kun se vastaa “kuinka paljon ja missä” käymättä kaapilla:

Sarake	Miksi se on tärkeä
Tarvikkeen nimi	Käsineet, maskit, potilasliinat, komposiittisävy, puudutustyyppi, jäljennösmateriaali
Missä säilytetään	Hoitohuone, kaappi tai varaston hylly
Määrä varastossa	Mitä on oikeasti jäljellä, ei mitä on tilattu
Tilauspiste	Taso, joka laukaisee uuden tilauksen
Miten tilata lisää	Toimittaja, pakkauskoko, kuka tekee tilauksen

Osa kulutustarvikkeista on säädeltyjä siellä, missä toimit, ja ne voivat vaatia viimeisen käyttöpäivän tai erän seurantaa osana omaa vaatimustenmukaisuusprosessiasi – pidä se erillään tästä päivittäisestä luettelosta.

Hoitohuoneen tarvikkeet vs. varaston tarvikkeet

Hoitohuoneessa kannattaa pitää vain sitä, mitä käytetään tuolin ääressä päivän tai parin aikana: avatut käsine- ja maskipakkaukset, potilasliinat, käytössä olevat puudutepatruunat, komposiittisävyt, joihin hammaslääkäri tarttuu useimmin. Pidä määrä pienenä, jotta nopea vilkaisu näyttää, mikä on vähissä.

Varastossa säilytetään pääosa: avaamattomat laatikot, varapatruunat, avaamaton jäljennösmateriaali. Tilauspäätökset kuuluvat tähän, ei tuolin ääreen – varaston laskettu määrä on se, jonka pitäisi laukaista uusi tilaus, koska se kuvastaa, mitä koko vastaanotolla on jäljellä.

Kuka tilaa lisää, ja miten vältetään loppuminen kesken päivän

Anna yhdelle tai kahdelle henkilölle selkeä vastuu hammastarvikkeiden tilaamisesta. Kaikkien muiden tehtävä on pienempi: merkitse tarvike vähissä olevaksi sillä hetkellä, kun huomaat sen – ei päivän päätteeksi.

Kaksi kaavaa aiheuttaa puutteita kesken päivän: kukaan ei omista tilaamista, jolloin vähissä oleva tarvike jää huomaamatta, tai kaikki tilaavat omin päin, jolloin puudutepatruunoita täydennetään kahdesti ja potilasliinat loppuvat. Yksi tilauspiste per tarvike, näkyvissä sille, joka sen huomaa, korjaa molemmat – kuka tahansa voi huomata “vähissä”, vain vastuuhenkilö päättää “tilaa”.

Vältä myös ylitilaamista

Loppuminen ei ole ainoa virhe. Ylitilaaminen sitoo rahaa ja kaappitilaa komposiitteihin tai jäljennösmateriaaliin, jotka jäävät seisomaan kuukausiksi, ja liian pitkään varastoidut hammashoitolan tarvikkeet voivat yhä mennä hukkaan.

Aseta tilauspiste per tarvike sen sijaan, että tilaat mutu-tuntumalla, ja tarkista hitaasti liikkuvat tarvikkeet silloin tällöin – jos sävy jää koskemattomaksi tilausten välillä, laske sen tilauspistettä sen vanhan tason palauttamisen sijaan.

Inventaario, joka mahtuu hoitopäivän lomaan

Hammashoitolan inventaario toimii vain, jos se vie minuutteja, ei iltapäivää.

• Laske aina samassa järjestyksessä – huone huoneelta, hylly hyllyltä.
• Laske avatut pakkaukset yhtä lailla kuin sinetöidyt; puoliksi käytetty pakkaus on silti varastoa.
• Laske ennen kuin uusi toimitus laitetaan hyllyyn, ei sen jälkeen, kun se on sekoittunut joukkoon.
• Kirjaa luku, jonka oikeasti laskit, vaikka se ei täsmäisikään odotettuun.

Milloin paperilista ja kynä riittävät edelleen

Yksi hoitohuone, yksi tilaaja ja lyhyt luettelo pienen hammashoitolan tarvikkeista voi toimia hyvin paperilla tai taulukkolaskennassa, kunhan se henkilö on aina se, joka täydentää varastoa.

Se lakkaa riittämästä, kun mukaan tulee toinen hoitohuone, toinen tilaaja tai iltavuoron henkilökunta – silloin kukaan yksittäinen henkilö ei pidä koko kuvaa päässään, ja se on hetki, jolloin tarvikkeet loppuvat varoittamatta.

Mihin Tana sopii

Tana on tiimeille tarkoitettu jaettu varastosovellus, ja se kattaa tämän oppaan varaston seurantaan liittyvän osan.

• Varastot vastaavat vastaanottoasi: jokainen hoitohuone, kaappi ja varastohuone. Varasto kirjataan varastopaikkakohtaisesti, ja tarvikkeen kokonaismäärä on niiden summa.
• Kirjaa käyttö −-merkillä ja toimitukset +-merkillä yhdellä napautuksella. = asettaa tarkalleen lasketun määrän inventaarion aikana. Siirrä varastoa varastohuoneesta hoitohuoneeseen, kun se täydennetään.
• Vähissä olevan varaston hälytysraja per tarvike on tilauspisteesi, näkyvissä etusivulla ja sähköpostitse, push-ilmoituksena tai Slack-kanavalla. Kirjoita toimittaja- ja pakkauskokotiedot tarvikkeen miten tilata lisää -muistiinpanoon.
• Tulosta QR-etiketit laatikoille ja kaapeille; etiketin skannaaminen avaa kyseisen varaston, jolloin varaston saldon voi päivittää paikan päällä.
• Historia tallentaa, kuka muutti mitä määrää, milloin ja missä varastossa; roolit (omistaja, admin, jäsen) määrittävät, kuka voi tehdä mitä.

Tana ei seuraa viimeisiä käyttöpäiviä eikä erä- tai sarjanumeroita; hoida se seuranta omalla vaatimustenmukaisuusprosessillasi sen rinnalla. Tarjolla on ilmainen taso ilman korttia ja maksullisia tasoja tiimiä kohden.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä hammashoitolan tarvikeluetteloon pitäisi sisältyä?

Vähintään: tarvikkeen nimi, missä se säilytetään, määrä varastossa, tilauspiste ja miten se tilataan lisää. Lisää viimeisen käyttöpäivän tai erän seuranta erikseen, jos säädellyt materiaalit sitä vaativat siellä, missä toimit.

Kenen pitäisi vastata hammastarvikkeiden tilaamisesta?

Yhden tai kahden henkilön, selkeästi. Kaikkien muiden pitäisi merkitä tarvike vähissä olevaksi tilaamatta sitä itse – se estää päällekkäiset tilaukset ja tarvikkeet, joiden loppumista kukaan ei huomaa.

Seuraako Tana viimeisiä käyttöpäiviä tai eränumeroita?

Ei. Tana kirjaa määrät varastopaikkakohtaisesti, vähissä olevan varaston hälytykset ja historian. Säädeltyjen materiaalien viimeiset käyttöpäivät ja erien jäljitettävyys kuuluvat omaan prosessiisi, erillään Tanasta.

Voiko pieni hammashoitola pärjätä taulukkolaskennalla?

Kyllä, jos yksi henkilö hoitaa tilaamisen yhdelle hoitohuoneelle. Kun mukaan tulee toinen hoitohuone, toinen tilaaja tai vuorot, jotka eivät mene päällekkäin, jaettu järjestelmä, jota päivitetään puhelimesta, on helpompi pitää luotettavana.