Точка заказа: как понять, когда дозаказывать каждый товар

Точка заказа — это уровень запаса, который говорит «заказывайте это сейчас», заданный так, чтобы новая поставка пришла до того, как запас закончится полностью. Если задать её правильно, товар спокойно ждёт, пока не достигнет своего числа, а потом просто попадает в следующий заказ — без необходимости держать это в памяти.

Это касается любого запаса, который вы заказываете регулярно, — упаковочные материалы, моющие средства, запчасти, офисные расходники. Ниже: формула, решённый пример, как точка заказа соотносится с нормативным остатком и минимальным запасом, и как задавать и пересматривать числа.

Формула точки заказа

У точки заказа две части: то, что вы израсходуете, ожидая следующую поставку, плюс страховой запас на случай медленной доставки или напряжённого периода.

Точка заказа = (темп расхода × время ожидания поставки) + страховой запас

• Темп расхода: сколько товара вы обычно используете в день или в неделю.
• Время ожидания поставки: сколько времени проходит от размещения заказа до получения запаса на руки.
• Страховой запас: запас на случай задержек или более напряжённого периода, чем обычно.

Статистика не нужна. Приблизительных чисел за последние недели достаточно; скорректируйте их, когда увидите, как они себя ведут.

Небольшой решённый пример

Допустим, ваша команда использует 2 коробки упаковочного материала в неделю, а поставщику нужно 5 дней на доставку.

Расход во время ожидания: 2 коробки ÷ 7 дней × 5 дней ≈ 1,4, округляем до 2. Добавьте страховой запас в 1 коробку на случай задержки поставки.

Точка заказа = 2 + 1 = 3 коробки. Когда запас падает до 3, размещайте заказ — не больше, чем сложение двух чисел.

Нормативный остаток, точка заказа и минимальный запас

Эти три термина постоянно путают. Вот на что отвечает каждый:

Термин	На какой вопрос отвечает	В примере выше
Точка заказа	Когда размещать следующий заказ?	3 коробки
Нормативный остаток	Сколько должно быть на полке после пополнения?	например, 10 коробок: заказывайте нормативный остаток минус то, что осталось
Минимальный запас	Какой порог, ниже которого я никогда не хочу опускаться?	Обычно просто страховой запас, например 1 коробка

Многие команды используют «точку заказа» и «минимальный запас» как одно и то же число, и это нормально, если все понимают это одинаково. Полезное различие: минимум — это дно, а точка заказа задана намеренно немного выше него, чтобы оставалось время заказать до того, как дно будет достигнуто.

Составьте лист нормативных остатков

Лист нормативных остатков — это просто список, одна строка на каждый заказываемый товар, с числами выше рядом с ним:

• Название товара и единица, в которой вы его считаете (коробка, упаковка, мешок)
• Темп расхода, время ожидания поставки, страховой запас
• Точка заказа и нормативный остаток
• Где хранится

Начните с товаров, отсутствие которых больнее всего бьёт по работе или которые вы заказываете чаще всего. Полка редко используемых запчастей может оставаться неформальной.

Установка и пересмотр порогов

Задайте первые числа по обычной недавней неделе, а не напряжённой, затем следите, что происходит:

• Заказываете раньше, чем планировали? Расход вырос или ожидание стало дольше — поднимите точку заказа.
• Запас всё ещё высокий, когда приходит следующая поставка? Числа слишком щедрые — снизьте их.
• Пересматривайте при изменении срока поставки у поставщика, когда сезон или акция меняют расход, или после любого случая, когда запас закончился.

Относитесь к порогам как к настройке, которую подстраиваете несколько раз в год, а не как к константе.

Когда простого способа достаточно

Если вы заказываете всего несколько товаров, заказ всегда размещает один человек, и у него уже есть чутьё на то, когда что-то заканчивается, точка заказа «в голове» работает нормально. Записывать её стоит, когда запас пополняет больше одного человека, когда какой-то товар уже застал вас врасплох, или когда кому-то ещё нужно разместить заказ без предварительных расспросов.

Где здесь подходит Tana

Tana — это общее приложение для учёта запасов для команд, и она покрывает часть «скажи мне, когда дозаказать».

Задайте порог низкого остатка для каждого товара — вашу точку заказа — плюс порог по умолчанию для товаров, которые вы не настроили индивидуально. Когда запас достигает этого порога, Tana поднимает оповещение о низком запасе на любом плане: главная страница, письмо, push, и опционально канал в Slack. Фильтр показывает только то, что заканчивается. У каждого товара есть заметка «как дозаказать» с поставщиком, обычным объёмом заказа или нормативным остатком, плюс ссылки на магазины для поиска в интернет-магазинах. Записывайте расход одним касанием, а история того, кто что взял и когда, — это большая часть того, что нужно, чтобы оценить темп расхода.

Tana не рассчитывает точку заказа и не размещает заказы автоматически; вы задаёте порог, а оповещение сообщает вам, когда он достигнут.

Часто задаваемые вопросы

Какая формула у точки заказа?

Точка заказа = (темп расхода × время ожидания поставки) + страховой запас. Умножьте, сколько вы используете в день, на число дней доставки, затем добавьте буфер на задержки или напряжённые периоды.

В чём разница между точкой заказа и нормативным остатком?

Точка заказа — это когда вы заказываете; нормативный остаток — это количество, до которого вы пополняете запас. Когда товар достигает точки заказа, заказывайте нормативный остаток минус то, что ещё осталось на полке.

Минимальный запас — это то же самое, что точка заказа?

Часто используют как одно и то же, но чище относиться к минимуму как к дну, ниже которого вы никогда не хотите опускаться, с точкой заказа, заданной немного выше него, чтобы оставалось время заказать заранее.

Как понять, правильно ли задана моя точка заказа?

Если вы делаете срочные заказы или запас заканчивается до прихода поставки, поднимите её. Если запас всё ещё высокий, когда приходит следующая поставка, снизьте её. Проверяйте снова при изменении сроков поставки или расхода.