Как снизить затраты на склад: где на самом деле утекают деньги

Самый быстрый способ снизить складские расходы — не искать одну большую экономию, а закрыть мелкие утечки. Деньги уходят через товар, который лежит слишком долго, вещи, которые заканчиваются в самый неподходящий момент, покупки, сделанные заново, потому что никто не знал, что нужное уже есть на полке, и часы, потраченные на поиски. Каждая утечка сама по себе невелика. Вместе они превращаются в реальные расходы, которые редко попадают в какой-либо отчёт.

Эта статья показывает, откуда берутся такие потери, как они выглядят в обычный рабочий день и какие простые привычки их закрывают. Ничего из этого не требует склада или финансового отдела. Всё работает одинаково — для кладовой в клинике, мастерской, школьной канцелярии или небольшого интернет-магазина.

Откуда на самом деле берутся складские расходы

Складские расходы — это всё, что вы платите за хранение запасов, помимо цены в счёте. Часть затрат очевидна, например место на полке. Большая часть скрыта во времени, потерях и решениях в последний момент. Вот карта типичных утечек и привычка, которая закрывает каждую из них.

Утечка	Как это выглядит	Привычка, которая её закрывает
Излишки товара	Коробки одного и того же товара, которые никто не открывал месяцами	Знать, что есть в наличии, прежде чем заказывать
Дефицит товара	Работа останавливается, кто-то срочно едет за покупкой	Порог низкого запаса на важных товарах
Повторные закупки	«Я не знал, что у нас уже есть три таких»	Один общий список, который может проверить каждый
Время на поиски	Долгие поиски зарядки или запчасти	Определённое место хранения для каждого товара
Потери и порча	Товар пропадает, портится или ломается в углу	Журнал изменений — кто и что менял — и регулярные пересчёты
Медленная инвентаризация	Инвентаризация, съедающая целые выходные	Подсчёт по хранилищам, по фиксированному порядку действий

Излишки товара: деньги, тихо лежащие на полке

Излишки товара — это запас, купленный раньше, чем он понадобился, и каждый день ожидания что-то стоит. Обычно это называют затратами на хранение запасов: место, которое товар занимает, деньги, замороженные в нём, и риск того, что он повредится, испортится или просто перестанет быть нужным.

Излишки товара редко возникают из-за плохого решения. Они возникают из-за неопределённости. Когда никто не уверен, сколько пачек бумаги для принтера ещё осталось, безопасным выбором кажется заказать побольше.

Чтобы сократить излишки товара:

• Проверяйте перед заказом. Сделайте так, чтобы на вопрос «сколько у нас сейчас есть?» любой мог ответить за пару секунд.
• Смотрите на реальный расход. Даже приблизительное понимание того, как быстро расходуется товар, достаточно, чтобы заказывать разумно.
• Будьте осторожны с оптовыми скидками. Скидка экономит деньги только в том случае, если вы успеете использовать товар до того, как он испортится, сломается или выйдет из употребления.
• Избавляйтесь от мёртвого запаса. Товары, которые долго не двигались с места, занимают место, где мог бы быть запас, который действительно нужен.

Дефицит товара обходится дороже, чем сам товар

Дефицит — обратная проблема, и часто более дорогая. Когда заканчиваются перчатки, упаковочный скотч или ключевая запчасть, цена самого товара — наименьшая часть издержек. Настоящая цена — это остановленная работа, срочная поездка в магазин, экспресс-доставка, клиент, который ждёт или уходит, или встреча, которую приходится переносить.

Дефицит возникает, когда никто не замечает, что запас снижается. Человек, взявший последнюю коробку, предполагает, что кто-то другой закажет ещё. Никто этого не делает.

Решение — установить точку повторного заказа: количество для каждого важного товара, при достижении которого кто-то делает новый заказ. Узнайте, сколько обычно занимает поставка пополнения и сколько вы расходуете за это время, затем добавьте небольшой запас на всякий случай. Запишите это число и убедитесь, что нужный человек получает сигнал, когда запас доходит до него.

Повторные закупки: покупка того, что у вас уже есть

Повторные закупки — одна из самых простых утечек, которую можно остановить, и одна из самых частых. Кому-то нужен HDMI-кабель, он не находится, и человек покупает новый. Через две недели три кабеля обнаруживаются в ящике в другой комнате.

Это происходит потому, что информация о запасах живёт в головах людей или в таблице, которую обновляет только один человек. Когда списку не доверяют, люди сначала покупают, а потом спрашивают.

Чтобы перестать покупать одно и то же дважды:

• Ведите один список, который видит и может обновлять вся команда, а не копии на разных компьютерах.
• Давайте каждому товару одно название, чтобы «HDMI-кабель», «HDMI-шнур» и «кабель для монитора» не превращались в три разные позиции.
• Записывайте где хранится товар, а не только сколько его есть.
• Сделайте так, чтобы проверить список было быстрее, чем заказать новый товар.

Время на поиски — тоже расход

Каждая минута, потраченная на поиски чего-либо, оплачивается, даже если она никогда не появится в счёте. Техник, ищущий запчасть, или учитель, ищущий проектор: небольшие задержки, которые повторяются каждый день.

Время на поиски в основном возникает из-за того, что никто не знает, где находятся вещи. Общего количества недостаточно. «У нас четыре проектора» никому не поможет, если неизвестно, в какой они комнате.

Дайте каждому товару своё место. Называйте хранилища понятно: полка, коробка, комната, машина. Записывайте остаток по каждому хранилищу и подписывайте само хранилище, чтобы люди могли проверить, что там должно быть. Когда что-то перемещается, фиксируйте перемещение. Цель — чтобы любой, включая нового сотрудника, мог найти товар, ни у кого не спрашивая.

Потери, порча и запас, который никто не может объяснить

Часть запаса просто исчезает. Его берут взаймы и не возвращают, используют без записи, ломают и выбрасывают, или он портится в дальнем углу полки. Когда подсчёт не совпадает со списком, а причина никому не известна, эта разница — потерянные деньги.

Здесь помогают две привычки. Во-первых, ведите журнал изменений: кто что взял, когда и откуда. Он показывает закономерности, например хранилище, в котором постоянно чего-то не хватает. Во-вторых, пересчитывайте регулярно. Короткие, частые пересчёты самых важных товаров позволяют заметить проблему, пока она ещё небольшая.

Для товаров с ограниченным сроком годности ставьте самый старый запас вперёд и используйте его первым. Это простое правило, но оно предотвращает немало ненужных потерь.

Более быстрая инвентаризация снижает затраты на труд

Инвентаризация, на которую несколько человек тратят целый день, обходится дорого, а когда она тяжела, её начинают пропускать. Тогда записи расходятся с реальностью, и все остальные утечки усиливаются.

Сделайте пересчёт более коротким и частым:

• Считайте по одному хранилищу за раз, а не всё здание сразу.
• Дорогие и быстро расходуемые товары считайте чаще, а дешёвые и медленно расходуемые — реже.
• Записывайте посчитанное количество сразу, а не считайте разницу на бумаге, чтобы потом ввести её позже.
• Используйте этикетки или штрихкоды, чтобы нужный товар находился сразу, без поиска по длинному списку.

Когда таблицы или бумажного листа всё ещё достаточно

Не каждой команде нужна система учёта запасов, чтобы сократить расходы. Если один человек управляет небольшим количеством товаров в одном месте и больше никому эти цифры не нужны, таблица или бумажный лист на полке могут работать хорошо. Привычки из этой статьи важнее самого инструмента.

Старый способ начинает стоить денег, когда товар забирает больше людей, чем обновляет список, когда запас лежит в нескольких комнатах или точках, или когда единственный человек, знающий цифры, отсутствует. Именно тогда повторные закупки, дефицит и время на поиски начинают расти, потому что списку больше не доверяют.

При чём здесь Tana

Tana — это общее приложение для учёта запасов для команд. Оно поддерживает описанные выше привычки, не меняя того, как вы работаете:

• Все видят одни и те же актуальные цифры. Когда кто-то фиксирует остаток одним нажатием − или +, вся команда видит это сразу, что убирает большинство причин для повторных закупок.
• Запас фиксируется по хранилищу — полке, коробке, комнате или автомобилю, — а товар можно перемещать между хранилищами. Общее количество товара — это сумма по всем хранилищам, поэтому вы знаете и сколько есть, и где именно.
• Оповещения о низком запасе срабатывают при пороге, который вы задаёте для каждого товара, — на главной странице, по email и push-уведомлением, а также, по желанию, в канале Slack. К каждому товару можно добавить заметку «как заказать повторно».
• Названия товаров уникальны в пределах команды, поэтому одна и та же вещь не попадает в список три раза.
• Журнал изменений показывает, кто изменил какое количество, когда и в каком хранилище.
• Для инвентаризации используется знак =, чтобы установить точно посчитанное количество. QR-метки, распечатанные из веб-приложения, и обычные штрихкоды товаров открывают нужный товар или хранилище при сканировании камерой iPhone, iPad или браузера.
• Экспорт в CSV открывается в любой таблице, если вы хотите просмотреть запасы в другом месте.

Tana работает на iPhone, iPad, Mac и в браузере, есть бесплатный тариф без привязки карты.

Часто задаваемые вопросы

Что такое затраты на хранение запасов?

Это то, во что обходится хранение запасов со временем, помимо цены покупки: занимаемое место, замороженные в товаре деньги и риск порчи, потери, устаревания или того, что товар станет никому не нужен.

Что дешевле — держать больше запасов или меньше?

Ни одна из крайностей не самая дешёвая. Слишком большой запас увеличивает затраты на хранение и потери; слишком маленький вызывает дефицит, срочные закупки и остановку работы. Цель — держать запас, достаточный на время, пока приходит пополнение, плюс небольшой запас на всякий случай, для тех товаров, которые действительно важны.

Как отучить команду покупать то, что у нас уже есть?

Ведите один общий список, который каждый может быстро проверить, давайте каждому товару одно понятное название и записывайте, где он хранится. Когда проверить список быстрее, чем купить новое, повторные закупки сокращаются сами собой.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Дорогие и быстро расходуемые товары считайте часто, а дешёвые и медленно расходуемые — реже. Короткие пересчёты по одному хранилищу за раз легче поддерживать регулярно, и проблемы обнаруживаются раньше.

Нужна ли программа учёта запасов, чтобы снизить складские расходы?

Не всегда. Один человек, управляющий небольшим количеством товаров в одном месте, вполне может обойтись таблицей. Программа помогает, когда запас делят несколько человек, товар лежит в нескольких местах или нужны оповещения и журнал изменений.