Giữ công trường không dừng lại.

Thiếu một khớp nối là buổi sáng đơn giản biến thành chuyến quay lại xưởng. Với một nhà thầu địa phương, vật tư hiếm khi nằm yên một chỗ: keo ở trên xe, vít trên kệ xưởng, còn bạt che thì để lại ở công trường hôm qua. Cái khó là nhớ được có gì trước khi lên đường. Tana giúp bạn ghi vật tư và hàng tiêu hao theo đúng nơi chúng đang nằm, cho đội một điểm khởi đầu để biết hôm nay cần chất gì lên xe.

Tạo nơi lưu trữ khớp với những chỗ đội bạn vốn đã dùng. Một chiếc xe, một tủ công trường và một giá trong xưởng đều có thể giữ số lượng riêng của cùng một mặt hàng. Dùng vị trí để gom các nơi lưu trữ theo tòa nhà hoặc công trường, và ghi kích cỡ hay thông số hữu ích vào tên mặt hàng. Ảnh giúp đồng nghiệp nhận ra bao bì của một loại keo hay khớp nối cụ thể. Khi ấy, xem bản ghi sẽ trả lời một câu hỏi thực tế: số lượng đó nằm trên kệ xưởng, hay được ghi ở nơi khác?

Ghi nhận hàng khi nhập và trừ dần theo mức sử dụng. Khi chuyển tồn kho giữa các nơi, hãy giữ bản ghi của cả hai khớp với chuyển động thật. Thống nhất một số lượng nghĩa là một gói, một tuýp hay một cái, để các con số vẫn dễ hiểu với cả đội. Đặt ngưỡng tồn thấp cho hàng tiêu hao hằng ngày như găng tay và vít, để nhận ra tổng đã ghi đang ở mức thấp. Hãy dùng thông tin ấy cùng với yêu cầu của công việc kế tiếp khi quyết định mua gì hay mang gì về xưởng.

Hãy bắt đầu với một chiếc xe hoặc chiếc kệ hay khiến bạn mua trùng nhất. Dán nhãn QR cho nơi lưu trữ, làm cho các mặt hàng quen thuộc tìm được bằng tìm kiếm, và dùng CSV đã lọc để kiểm đếm trước một tuần bận rộn. Thứ bạn dựng nên là một bản ghi tồn kho thực dụng: đó là vật tư gì, còn bao nhiêu, và chiếc xe hay giá nào đang giữ nó. Giá trị của nó nằm ở chỗ dễ chia sẻ — nhất là khi người cầm thùng hàng cuối cùng đã ở một công trường khác và không thể nghe máy.