Giữ công việc không dừng lại.

Một thí nghiệm có thể mất nhiều ngày chuẩn bị, vậy mà thiếu một vật tư hằng ngày vẫn đủ làm gián đoạn kế hoạch. Găng tay, ống mẫu, đầu côn và đồ vệ sinh chia giữa các bàn thí nghiệm và kho dùng chung, và trong tuần thì nhiều người khác nhau đến lấy. Tana giúp phòng thí nghiệm giữ một bản ghi chung cho những vật ấy, cho các nhà nghiên cứu một chỗ để kiểm tra đã đếm được gì và nó thuộc về đâu trước khi bắt đầu chuẩn bị vật liệu cho một buổi làm việc mới.

Hãy dựng tồn kho quanh cách sắp xếp lưu trữ mà phòng thí nghiệm vốn đang dùng. Đặt tên rõ ràng cho các kệ, ngăn kéo và khu vật tư, và tách các sản phẩm khi kích cỡ hay mã có ý nghĩa. Thêm ảnh để phân biệt bao bì giống nhau. Khi ghi tồn hóa chất, hãy dùng chính những mã nhận dạng mà đội bạn đã quen, để việc tìm kiếm dẫn tới đúng chiếc kệ. Số lượng thuộc về từng nơi lưu trữ cụ thể, nên tổng của một mặt hàng có thể xem cạnh số lượng thực sự được ghi gần chiếc bàn mà người ta định làm việc.

Khi hàng về, hãy cộng số lượng vào nơi nó được cất. Ghi lại mức tiêu thụ và cập nhật các nơi lưu trữ liên quan khi vật tư di chuyển. Thống nhất đơn vị đếm trước khi nhiều người bắt đầu nhập số lượng: một giá đỡ, một hộp và một ống lẻ không được mang cùng một nghĩa trong bản ghi. Ngưỡng hướng sự chú ý tới những mặt hàng có tổng đã ghi giảm xuống. Cả nhóm có thể dùng gợi ý đó để xem lại tồn kho thật và công việc sắp tới, rồi quyết định cần bổ sung gì.

Một bước đầu hữu ích là một chiếc kệ vật tư dùng chung. Dán mã QR cho nơi lưu trữ, làm cho các mặt hàng tìm được, và xuất CSV đã lọc để kiểm đếm định kỳ. Tana là một lớp thực dụng cho tồn kho hằng ngày: vật tư tiêu hao, số lượng đã đếm, và chiếc kệ hay ngăn kéo đang giữ nó. Trong phạm vi ấy, nó giúp các đồng nghiệp để lại thông tin rõ hơn cho nhau và khiến việc kiểm tra thường lệ bớt phụ thuộc vào trí nhớ của người mở chiếc hộp sau cùng.